4. Оформление служебных документов
4.1. Документы (сопроводительные письма, обращения, запросы, служебные записки, заявления, заявки и т.п.) должны излагаться четко, последовательно, кратко и оформляться в соответствии с установленными в данном разделе требованиями.
4.2. Обязательными реквизитами документов являются: наименование судебного участка (ФИО мирового судьи) - автора документа. Название вида документа (кроме писем), дата и индекс документа, текст, подпись, печать (в случаях, когда это необходимо).
4.3. Наименование судебного участка на сопроводительных письмах и иных исходящих документах должно соответствовать наименованию, закрепленному в Законе города Москвы от 15 октября 2003 года N 60 "О создании судебных участков и должностей мировых судей города Москвы".
Справочные данные о судебном участке в обязательном порядке должны включать в себя: почтовый адрес, номера телефонов, факсов (приложение 2).
4.4. Не допускается использование на служебных документах изображения гербов Российской Федерации и города Москвы.
4.5. Документы оформляются в текстовом редакторе с использованием Times New Roman размером 12-14 кеглей с одинарным межстрочным интервалом.
Каждый лист документа должен иметь поля не менее:
20 мм - левое;
10 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее.
При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.
Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.
Реквизиты документов отделяются друг от друга двумя или тремя строчными интервалами.
4.6. Текст документа, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы и т.п. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).
Обязательно указывается дата и номер исходящего документа, на который дается ответ.
4.7. Отметка о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 1 экз.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: 1. Копия решения на 3 л. в 1 экз.
2. Исполнительный лист на 4 л. в 1 экз.
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.
Отметка о наличии приложения печатается от границы левого поля документа, через 1 строку после текста документа.
4.8. Служебные документы на судебном участке подписывает мировой судья или работник аппарата и мировой судья.
В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
Наименование должности печатается от границы левого поля документа. Расшифровка подписи - на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией, например:
Мировой судья Личная подпись А.А. Борисов
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии, например:
Председатель комиссии Личная подпись В.Д. Прохоров
Члены комиссии Личная подпись А.Н. Соколов
Личная подпись А.С. Красавин
Личная подпись О.И. Иванова
4.9. Датой документа является дата его подписания и регистрации, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. Например, 5 июня 2011 г. или 05.06.2011.
4.10. Документы адресуются в организации (органы), их структурные подразделения, должностным лицам.
Наименование органа исполнительной власти города Москвы, организации (структурного подразделения) указывается в именительном падеже, наименование должности и фамилия адресата - в дательном. При этом при адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией, например:
Управление по обеспечению
деятельности мировых судей
города Москвы
Начальнику финансового отдела
Инициалы, фамилия
Если в качестве адресата выступает руководитель органа (организации), то наименование органа (организации) входит в наименование должности адресата, например:
Начальнику Управления по обеспечению
деятельности мировых судей города Москвы
В.В. Регнацкому
При адресовании документа физическому лицу инициалы указываются после фамилии, например:
Иванову В.П.
При направлении документа нескольким адресатам, они все указываются в документе один под другим без слова "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом. При этом адресат в каждом экземпляре документа отмечается.
В составе реквизита "Адресат" должен входить почтовый адрес, при этом установлен следующий порядок написания:
- при адресовании документа юридическому лицу - полное или краткое наименование, физическому лицу - фамилия, имя, отчество;
- название улицы, номер дома, номер квартиры;
- название населенного пункта (город, поселок и т.п.);
- название района;
- название республики, края, области, автономного округа (области);
- название страны (для международных почтовых отправлений);
- почтовый индекс.
Например:
Всероссийский научно-исследовательский институт
документоведения и архивного дела
Профсоюзная улица, д. 82,
Москва, 117393
Адрес не проставляется на документах, направляемых в органы, должностным лицам государственной власти Российской Федерации и органы, должностным лицам государственной власти города Москвы (Московская городская Дума, Правительство Москвы, органы исполнительной власти).
|
