ПРАВИТЕЛЬСТВО МОСКВЫ
УПРАВЛЕНИЕ ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ МИРОВЫХ СУДЕЙ
ГОРОДА МОСКВЫ
ПРИКАЗ
от 7 августа 2014 г. N 79
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО СУДЕБНОМУ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
У МИРОВОГО СУДЬИ ГОРОДА МОСКВЫ
В целях совершенствования документационного обеспечения деятельности мировых судей города Москвы и установления единых требований к ведению судебного делопроизводства на судебных участках мировых судей города Москвы приказываю:
1. Утвердить Инструкцию по судебному делопроизводству у мирового судьи города Москвы (далее - Инструкция).
2. Отделу материально-технического обеспечения (отв. В.А. Бочарников) организовать работу по размещению Инструкции в справочно-правовых системах "Гарант" и "КонсультантПлюс".
3. Организационно-аналитическому отделу (отв. А.Н. Полиц) обеспечить методическую помощь сотрудникам аппаратов судебных участков мировых судей города Москвы по применению Инструкции в практической деятельности.
4. Признать утратившим силу приказ Управления по обеспечению деятельности мировых судей города Москвы от 31 августа 2006 года N 57 "Об утверждении Инструкции".
5. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя начальника Управления А.А. Крупина.
Начальник Управления
В.В. Регнацкий
СОГЛАСОВАНО
Председатель Московского
городского суда
О.А. Егорова
ИНСТРУКЦИЯ
ПО СУДЕБНОМУ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ У МИРОВОГО СУДЬИ ГОРОДА МОСКВЫ
Инструкция по судебному делопроизводству у мирового судьи города Москвы (далее - Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения деятельности мировых судей и их аппаратов.
Настоящая Инструкция, являясь основным нормативно-методическим документом, определяет и устанавливает единую систему организации и порядок ведения судебного делопроизводства на судебных участках мировых судей города Москвы, предусматривая учет и ведение документооборота, единые требования к оформлению процессуальных и иных документов, обеспечение оптимального порядка передачи и движения процессуальных и иных документов, порядок текущего хранения судебных дел, документации и передачи их в архив судебного участка мирового судьи города Москвы (далее - судебный участок).
Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами вычислительной, компьютерной и электронной техники.
1. Общие положения
1.1. Инструкция устанавливает единую систему документационного производства, обязательную для всех работников аппарата мирового судьи (далее - работники аппарата).
1.2. Инструкция разработана на основании национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2013 "СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 29.04.2003 N 36, Инструкции по ведению судебной статистики, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 29.12.2007 N 169, и в соответствии с федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России, постановлениями Президиума Совета судей Российской Федерации.
Процессуальные документы мирового судьи оформляются в соответствии с процессуальным законодательством.
Организационно-распорядительные документы судебного участка оформляются в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
1.3. Правила и порядок работы с документами, установленные настоящей Инструкцией, обязательны для работников аппаратов. Все работники ответственны за выполнение требований Инструкции, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в них информации.
1.4. Мировой судья организует работу аппарата и осуществляет общее руководство.
Мировой судья систематически проверяет состояние делопроизводства и своевременно принимает меры к исправлению выявленных недостатков.
1.5. Помощник мирового судьи контролирует ведение делопроизводства на судебном участке и знакомит других работников аппарата с настоящей Инструкцией и иными нормативно-методическими документами по делопроизводству.
1.6. Обязанности, права и ответственность работников аппарата мирового судьи определяются их должностными регламентами.
1.7. Прием граждан на судебном участке производится в соответствии с правилами внутреннего распорядка соответствующего районного суда города Москвы на основании Типовых правил внутреннего распорядка суда, утвержденных постановлением Совета судей Российской Федерации от 18 апреля 2003 г. N 101.
2. Общие вопросы организации работы на судебном участке
2.1. Каждый работник аппарата мирового судьи, являясь государственным гражданским служащим города Москвы, должен осознавать свою ответственность перед государством, обществом и гражданами, способствовать формированию в общественном сознании уважительного отношения к суду, уверенности в справедливости, беспристрастности и независимости судебной власти.
2.2. Внешний вид работников аппарата мирового судьи должен соответствовать общепринятому деловому стилю, быть опрятным.
2.3. Работники аппарата мирового судьи обязаны представляться, когда их об этом спрашивают. Таблички с указанием фамилии, имени и отчества работников аппарата должны быть в обязательном порядке установлены на столе в наиболее видимом для посетителей месте. Возможно ношение бейджей.
2.4. Работники аппарата обязаны соблюдать требования служебной этики, как при общении с гражданами, так и между собой.
2.5. В рабочих кабинетах необходимо поддерживать чистоту и порядок.
Не допускается, чтобы служебные помещения, особенно где хранятся судебные дела, материалы и другие документы, оставались без присмотра. При выходе сотрудников из помещений необходимо закрывать двери на ключ.
Судебные дела, находящиеся в производстве, бланки строгой отчетности и вещественные доказательства должны храниться в металлических шкафах, которые опечатываются. Не допускается складирование дел пачками на столах, на полу служебных помещений, в том числе в зале судебных заседаний.
2.6. В помещениях архива запрещается хранить посторонние предметы, складировать коробки.
Помещения архива должны быть закрыты и опечатываться после каждого посещения. Доступ в архивы посторонних лиц запрещен.
3. Номенклатура дел. Ведение нарядов, журналов
3.1. Заведующим канцелярией к началу года составляется номенклатура нарядов, карточек, книг и журналов учета делопроизводства, которая утверждается мировым судьей (приложение 1). Дополнения в номенклатуру вносятся с разрешения мирового судьи и заверяются подписью мирового судьи и заведующего канцелярией.
Вторые и последующие тома нарядов, журналов и книг вносятся в номенклатуру по мере их заведения.
3.2. Все служебные документы подшиваются в наряды, которые заводятся по предметному (тематическому) принципу с учетом установленных сроков хранения документов. Наряды, как правило, заводятся на один год в соответствии с номенклатурой. Вся переписка по одному и тому же вопросу подшивается в одном наряде в хронологическом порядке поступления и исполнения документов по данному вопросу.
Подшивка должна производиться систематически. Не допускается накапливание и длительное хранение неподшитых служебных документов.
3.3. Документы в наряд подшиваются так, чтобы сохранилась полная возможность свободного чтения текста, а листы не выступали за края обложки. В случаях когда текст на документах расположен близко к краю листа, к такому листу для подшивки его в наряд (дело) подклеивается полоска бумаги.
3.4. На всех подшитых в наряд документах в правом верхнем углу проставляется порядковый номер. Нумерация листов в каждом томе наряда начинается с первого номера. Чистые листы в нарядах не нумеруются.
3.4.1. Лист, сложенный и подшитый за середину, нумеруется как два отдельных листа. Лист, сложенный в несколько раз и прошитый за один край, нумеруется на верхней складке как один лист. Карты, схемы, чертежи, фотоснимки и другие материалы, которые невозможно или нецелесообразно подшивать в наряд, могут храниться при наряде в отдельных пакетах (конвертах). При подшивке документов металлические скрепления (булавки, скрепки и т.п.) удаляются. Подшивка в наряд черновиков и лишних экземпляров не допускается.
3.4.2. Подлинные личные документы в наряды не подшиваются, а возвращаются их владельцам. При необходимости в наряд подшиваются только заверенные копии этих документов.
3.4.3. Каждый наряд может содержать не более 250 листов. Если документов больше, заводится очередной том наряда. Том второй может быть начат лишь после окончания тома первого, дата начала второго тома не должна быть более ранней, чем дата окончания тома первого. На томах должен быть общий заголовок по сводной номенклатуре дел.
3.5. На обложке наряда проставляются его номер и наименование согласно номенклатуре, название судебного участка, дата начала и окончания, количество листов и приложений, срок хранения в архиве. Если наряд состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома указывается количество томов этого наряда, а на последующих томах - номер очередного тома.
Наименование наряда должно быть кратким, ясным и в то же время полно отражать содержание подшитых в нем документов. Присваивать нарядам наименования, которые не определяют содержание подшитых в них документов ("Разная переписка", "По разным вопросам" и т.п.), запрещается.
Если наряду нельзя дать одно общее наименование, то заголовок составляется путем обобщения сходных документов, подшитых в нем, или перечисления наиболее важных документов.
3.6. На обложках журналов (книг) указываются те же данные, что и на обложках нарядов, кроме количества приложений. Журналы (книги) должны быть пронумерованы по листам. Записи в журналах учета (книгах) производятся ручкой. Всякое исправление должно быть оговорено и заверено подписью. Подчистки не допускаются.
3.7. В конце каждого наряда подшивается чистый лист для заверительной надписи (форма N 56), которая отражает количество пронумерованных в деле листов (указывается цифрами и прописью). Заверительная надпись в журналах (книгах) делается на последней странице. Заверительная надпись подписывается заведующим канцелярией и скрепляется печатью "Для пакетов".
3.8. Приказы, издаваемые мировым судьей, регистрируются в отдельной книге. Порядок ознакомления с приказами устанавливается мировым судьей. Об отмене, изменении и дополнении приказа делается соответствующая отметка на приказе.
Отметки должны вноситься своевременно, аккуратно и только ручкой.
4. Оформление служебных документов
4.1. Документы (сопроводительные письма, обращения, запросы, служебные записки, заявления, заявки и т.п.) должны излагаться четко, последовательно, кратко и оформляться в соответствии с установленными в данном разделе требованиями.
4.2. Обязательными реквизитами документов являются: наименование судебного участка (ФИО мирового судьи) - автора документа. Название вида документа (кроме писем), дата и индекс документа, текст, подпись, печать (в случаях, когда это необходимо).
4.3. Наименование судебного участка на сопроводительных письмах и иных исходящих документах должно соответствовать наименованию, закрепленному в Законе города Москвы от 15 октября 2003 года N 60 "О создании судебных участков и должностей мировых судей города Москвы".
Справочные данные о судебном участке в обязательном порядке должны включать в себя: почтовый адрес, номера телефонов, факсов (приложение 2).
4.4. Не допускается использование на служебных документах изображения гербов Российской Федерации и города Москвы.
4.5. Документы оформляются в текстовом редакторе с использованием Times New Roman размером 12-14 кеглей с одинарным межстрочным интервалом.
Каждый лист документа должен иметь поля не менее:
20 мм - левое;
10 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее.
При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.
Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.
Реквизиты документов отделяются друг от друга двумя или тремя строчными интервалами.
4.6. Текст документа, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы и т.п. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).
Обязательно указывается дата и номер исходящего документа, на который дается ответ.
4.7. Отметка о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 1 экз.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: 1. Копия решения на 3 л. в 1 экз.
2. Исполнительный лист на 4 л. в 1 экз.
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.
Отметка о наличии приложения печатается от границы левого поля документа, через 1 строку после текста документа.
4.8. Служебные документы на судебном участке подписывает мировой судья или работник аппарата и мировой судья.
В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
Наименование должности печатается от границы левого поля документа. Расшифровка подписи - на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией, например:
Мировой судья Личная подпись А.А.Борисов
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии, например:
Председатель комиссии Личная подпись В.Д.Прохоров
Члены комиссии Личная подпись А.Н.Соколов
Личная подпись А.С.Красавин
Личная подпись О.И.Иванова
4.9. Датой документа является дата его подписания и регистрации, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. Например, 5 июня 2011 г. или 05.06.2011.
4.10. Документы адресуются в организации (органы), их структурные подразделения, должностным лицам.
Наименование органа исполнительной власти города Москвы, организации (структурного подразделения) указывается в именительном падеже, наименование должности и фамилия адресата - в дательном. При этом при адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией, например:
Управление по обеспечению
деятельности мировых судей
города Москвы
Начальнику финансового отдела
Инициалы, фамилия
Если в качестве адресата выступает руководитель органа (организации), то наименование органа (организации) входит в наименование должности адресата, например:
Начальнику Управления по обеспечению
деятельности мировых судей города Москвы
В.В. Регнацкому
При адресовании документа физическому лицу инициалы указываются после фамилии, например:
|
