Организация формирования Карт внутреннего финансового контроля

Приложение

к письму Комитета государственного

финансового контроля Санкт-Петербурга

от 23.06.2014 № 10-09-647/14-0-0

Организация формирования

Карт внутреннего финансового контроля
При осуществлении внутреннего финансового контроля (далее – ВФК) целесообразно для каждой внутренней бюджетной процедуры и составляющих ее операций сформировать:

- процесс, определяющий общие характеристики процесса и его содержание (оформляется по желанию);

- основные риски и показатели, необходимые для контроля (оформляется по желанию);

- Карту ВФК, включающую основные показатели контроля, контрольные действия и их осуществление;

- Журнал ВФК, регистрирующий отклонения от показателей, включающий корректировочные действия и их результат.

С целью практического применения ниже предлагаются образцы и примеры составления.

Так, для формирования Карты ВФК и осуществления ВФК целесообразно представить каждую отдельную бюджетную процедуру (составляющие ее операции) как процесс, включающий следующие характеристики: входные потоки, выходные потоки, ресурсы и управляющие воздействия.
Процесс бюджетной процедуры (операции) (образец)

Характеристика процесса	Пояснения для заполнения
1	2
Наименование процедуры (операции)	Процедура (операция), наименование которой определено в п.2.1 «Положения о ВФК», обязательная для ведения ВФК
Цель (результат) процедуры (операции)	Определяется необходимым результатом процесса. Какой итог необходимо достичь при надлежащем ведении дела
Содержание (при необходимости раскрыть более подробно перечень производимых операций); ответственное лицо; периодичность выполнения	Составляющие операции бюджетной процедуры – действия по формированию документов, необходимых для выполнения бюджетной процедуры, и иные управленческие решения, осуществляемые администратором в рамках его полномочий; Должностное лицо, внутренними регулятивами определенное ответственным за выполнение операции и периодичность осуществления операции
Владелец процедуры (операции)	Лицо, отвечающее за результат процедуры, как правило, руководитель администратора
Руководитель процедуры (операции)	Лицо, возглавляющее подразделение администратора, в котором формируется результат процедуры
Управляющие воздействия (нормативно-правовые	Нормативно-правовые документы: кодексы, законы, положения, государственные программы, административные регламенты и др.
1	2
документы, регламентирующие бюджетную процедуру)	Локальные акты администратора: приказы, распоряжения, положения, должностные инструкции и др.
Поставщики, в том числе по видам входных потоков:	Конкретные субъекты (внешние организации, внутренние отделы или лица), предоставляющие различные объекты входа. Объект входа – объект, поступающий извне для данного процесса и подлежащий преобразованию для получения результата.
Первичные документы	Объект входа обязательно должен иметь требования к его характеристикам – т.е. должны быть установлены критерии для объектов входа.
Информационные базы
Другие виды входных потоков (например, вспомогательные расчеты, результаты испытаний и подобное)
Ресурсы для процедуры (операции), в том числе по видам ресурсов:	Это то, что обеспечивает реализацию процесса. В классическом представлении ресурсы включают персонал, помещение, оборудование, внутренние информационные базы и другую инфраструктуру
Персонал (ФИО, должность и квалификация исполнителя)	Для каждого ресурса должны быть критерии, которые устанавливает администратор применительно к специфике своей деятельности
Компьютерная техника, программное обеспечение
Другие ресурсы
Выход процедуры (операции)	Это результат преобразования в ходе процесса, и имеющий требования к результату. Выход соответствует целям процесса.
Потребители, в том числе по видам потребителей:	Субъекты, потребляющие различные выходы (результаты) операций. У каждого выхода есть свой потребитель (или несколько потребителей) внутреннего и внешнего происхождения, которые являются получателями и пользователями результатов процессов.
Структурные подразделения государственного органа	Например, бюджетные отчеты необходимы следующим пользователям: Комитет финансов, администрации, население и пр.
Государственные органы
Подведомственные организации (учреждения)
Предприятия и организации
Другие потребители
Параметры (показатели) процедуры (операции)	Характеристики процесса, предлежащие планированию, контролю и мониторингу
Промежуточные показатели в ходе выполнения процедуры (операции)	Показатели (соответствия) качества управляющих воздействий; Показатели качества входных потоков; Показатели качества ресурсов; Промежуточные результаты по этапам текущей работы.
Показатели результативности процедуры (операции)	Абсолютные – это, собственно, достигнутые результативные показатели; Относительные показывают степень соответствия достижения фактических показателей запланированным показателям (эталонам)
1	2
Риски процедуры (операции)	Рассматриваются отдельно в Картах рисков (таблица №2). В настоящую Карту вписываются только основные виды рисков
Показатели для контроля процедуры (операции)	Рассматриваются отдельно в Картах ВФК (таблица №3). В настоящую Карту вписываются только основные показатели контроля.

Владелец, руководитель процесса бюджетной процедуры формирует классификацию рисков, которые будут составлять угрозу выполнения бюджетных процедур и которыми можно будет управлять в рамках полномочий. Классификация управляемых рисков (и возможных негативных событий) может быть привязана к характеристикам процесса: входам, управляющим воздействиям, событиям в течение процесса, ресурсам.

Для оценки рисков по каждому из них указывается значимость последствий, вероятность их возникновения и меры реагирования. Контрольные процедуры, включая конкретные действия по показателям контроля, проводятся для высоко вероятных событий, независимо от значимости их последствий.

На основе анализа рисков вырабатывается необходимость контрольных процедур, контрольные объекты – контрольные показатели. Для этих целей используется механизм составления простой матрицы оценки рисков и реагирования на них:

Значимость	Значительные последствия и низкая вероятность	Значительные последствия и высокая вероятность
	План действий в чрезвычайной ситуации	Контрольные процедуры
	Незначительные последствия и низкая вероятность	Незначительные последствия и высокая вероятность
	Допускается	Контрольные процедуры
	Вероятность

После этого прогнозируются риски:
Риски бюджетной процедуры (операции) (образец)

Ранг (иерархия) рисков	Наименование риска	Событие, ведущее к риску	Контрольные процедуры	Контрольные показатели
1	2	3	4	5
Значительные последствия и высокая вероятность	1. 2. …	1. 2. …	Необходимы	Показатель А Показатель В …
				Показатель К
Незначительные последствия и высокая вероятность	1. 2. …	1. 2. …	Необходимы	Показатель L Показатель M …
				Показатель Z
Значительные последствия и низкая вероятность	1. 2. …	1. 2. …	Нет	Нет
1	2	3	4	5
Незначительные последствия и низкая вероятность	1. 2. …	1. 2. …	Нет	Нет

Контрольные показатели – это показатели выхода, входа, управляющих воздействий, ресурсов, промежуточные показатели в ходе реализации процесса (бюджетной процедуры). Каждый контрольный показатель предполагает выполнение определенного контрольного действия.

На основе выделенных рисков, определяющих показатели контроля для каждой бюджетной процедуры составляются Карты ВФК, в которых используются следующие понятия:

Формы контроля и объемы выборки:

- самоконтроль (всегда у исполнителя процесса и всегда сплошной);

- по уровню подчиненности:

- у руководителя процесса – сплошной или авторизация;

- у владельца процесса – сплошной или выборочный;

- по уровню подотчетности, подведомственный (сплошной или выборочный);

- мониторинг – определяется периодичностью контрольного действия.

Контрольные действия:

- проверка оформления;

- авторизация;

- сверка данных;

- сбор и анализ информации о результатах выполнения бюджетной процедуры;

- регистрация нарушений в ходе контроля.

Карта ВФК бюджетной процедуры (операции) (образец)
Владелец бюджетной процедуры (операции) __________________

Руководитель бюджетной процедуры (операции) __________________

Предмет ВФК	Контрольный показатель, ФИО ответственного лица	Контрольные действия	Должность лица, осуществляющего контрольные действия, ФИО	Форма контроля	Объем выборки	Периодич-ность контроля
1	2	3	4	5	6	7
Бюджетная процедура или составляющая операция	Показатель А Показатель В …	Сверка данных … …