Приложение № 6
к приказу Северо-Осетинской таможни
от ____________ № ___________
Инструкция о порядке уничтожения/ обезличивания документов,
содержащие персональные данные
I. Общие положения
Инструкция о порядке уничтожения/обезличивания документов содержащие персональные данные (далее – Инструкция) определяет обязательные для всех структурных подразделений Северо-Осетинской таможни требования при уничтожении/обезличивании документов, содержащие персональные данные государственных гражданских служащих и работников бюджетной сферы Северо-Осетинской таможни, лиц рассматриваемых в качестве кандидатов на службу (работу) в Северо-Осетинскую таможню, а также лиц уволенных со службы (работы) из Северо-Осетинской таможни (далее – субъекты персональных данных - субъекты ПДн).
Инструкция разработана в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации, Федеральными законами от 27.07.2004 №79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации», от 21.07.1997 №114-ФЗ «О службе в таможенных органах Российской Федерации», от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных органах Российской Федерации», Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 №609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного служащего Российской Федерации и ведении его личного дела», Постановлениями Правительства Российской Федерации от 06.07.2008 N 512 «Об утверждении требований к материальным носителям биометрических персональных данных и технологиям хранения таких данных вне информационных систем персональных данных», от 15.09.2008 №687 «Об утверждении положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемых без использования средств автоматизации», Положением об обработке и защите персональных данных должностных лиц и работников бюджетной сферы Северо-Осетинской таможне, приказом ФТС № 160 от 18.10.2004 «О типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах»:
Оператор – Северо-Осетинская таможня (работодатель), организующее и (или) осуществляющее обработку персональных данных, а также определяющее цели и содержание обработки персональных данных работников таможни.
Субъект персональных данных –сотрудники, государственные гражданские служащие и работники бюджетной сферы Северо-Осетинской таможни; лица, рассматриваемые в качестве кандидатов на службу (работу) в Северо-Осетинскую таможню; лица, уволенные со службы (работы) из Северо-Осетинской таможни.
Персональные данные - любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных). Перечень персональных данных обрабатываемых в Северо-Осетинской таможне утверждается приказом по таможне.
Уничтожение персональных данных субъектов ПДн - действия, в результате которых невозможно восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных или в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных;
Обезличивание персональных данных - действия, в результате которых невозможно определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту ПДн.
Документ - материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителей и информации для граждан, общества и государства.
II. Порядок уничтожения/ обезличивания документов, содержащие персональные данные
Уничтожение/обезличивание документов, содержащие персональные данные субъектов ПДн, оператор обязан осуществлять в следующих случаях:
при поступлении обращения или запроса о неправомерных действиях с персональными данными;
при поступлении письменного заявления на уничтожение либо отзыв согласия субъекта ПДн на обработку персональных данных;
достижении цели обработки персональный данных;
истечение сроков хранения, установленных нормативно- правовыми актами.
При получении обращения, запроса, заявления, указанных в пункте 9 настоящей Инструкции (Приложение № 1), ответственное должностное лицо за обеспечение безопасности персональных данных структурного подразделения осуществляет их регистрацию Журнале учета обращений по вопросам обработки персональных данных (Приложение № 2)
Уничтожение/обезличивание документов, содержащие персональные данные субъектов ПДн, производиться в срок, не превышающий трех рабочих дней с момента наступления событий, указанных в пункте 9 настоящей Инструкции.
Уничтожение/ обезличивание части персональных данных, если это допускается материальным носителем, производиться способом, исключающим дальнейшую обработку этих персональных данных с сохранением возможности обработки иных данных, зафиксированных на материальном носителе (удаление, вымарывание)
Уничтожение/обезличивание документов, содержащие персональные данные субъектов ПДн осуществляется комиссионо.
Приказом таможни утверждается состав экспертной комиссии, из числа должностных лиц и работников, осуществляющих обработку или хранение конфиденциальных данных.
Уполномоченные должностные лица на получение, обработку, хранение, передачу и любое другое использование персональных данных субъектов ПДн Северо-Осетинской таможни осуществляют:
контроль наступления условий, указанных пункте 9 настоящей Инструкции;
подготовку и представление экспертной комиссии пакета документов, содержащие персональные данные с описью, в установленные сроки.
Начальник структурного подразделения таможни, в которых формируются пакет документов, осуществляет контроль обоснованности их уничтожения/обезличивания.
Составляется Акт об уничтожении/обезличивании материальных носителей, содержащих персональных данных (Приложение № 3).
Указанные описи и акты рассматриваются на заседании экспертной комиссии одновременно.
Дела, подлежащие уничтожению/обезличиванию, передаются на переработку (утилизацию).
Передача дел оформляется приемно-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество материальных носителей и вес (для бумажной макулатуры).
Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляется под контролем должностного лица, ответственного за обеспечение сохранности документов архива таможни.
Начальник структурного подразделения инициировавшего уничтожение/обезличивание персональных данных в обязательном порядке уведомляет субъекта персональных данных или его законного представителя, а в случае, если обращение или запрос были направлены уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных, также указанный орган (Приложение № 4)
III. Ответственность за уничтожение/обезличивание персональных данных.
Лица, осуществляющие уничтожение/обезличивание по договору с таможней, а также иные лица, осуществляющие уничтожение/ обезличивание несут ответственность за несоблюдение конфиденциальности персональных данных.
Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих уничтожение конфиденциальных данных, несут дисциплинарную, административную или уголовную ответственность в соответствии с законодательством и ведомственными нормативными актами.
IV. Заключение
Все уполномоченные должностные лица на получение, обработку, хранение, передачу и любое другое использование персональных данных должны быть в обязательном порядке ознакомлены под подпись с настоящей Инструкцией.
Начальник отдела кадров
Согласовано
Заместитель начальника таможни
по работе с кадрами
Приложение № 3 к Инструкции о порядке уничтожения/обезличивания документов, содержащие персональные данные ОБРАЗЕЦАкт об уничтожении/обезличивании материальных носителей, содержащих персональных данных Комиссия в составе:
|
ФИО
|
Должность
|
Председатель
|
|
|
Члены комиссии
|
|
|
|
| провела отбор материальных носителей персональных данных и установила, что в соответствии с требованиями руководящих документов по обработке и защите персональных данных в Северо-Осетинской таможне и на основании ___________ _______________________________________________________________________ (неправомерных действий, по достижению цели обработки, по заявлению субъекта ПДн, по истечении сроков хранения). и приняла решение о гарантированном уничтожении/обезличивании информации, записанных на них:
№ п/п
|
Дата
|
Тип носителя
|
Регистрационный номер носителя ПДн
|
Примечание
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| Всего съемных носителей _________________________________________________ (цифрами и прописью)На указанных носителях персональные данные уничтожены путем _______________________________________________________________________. (стирания на устройстве гарантированного уничтожения информации и т.п.)Перечисленные носители ПДн уничтожены путем ________________________________________________________________________. (разрезания, сжигания, механического уничтожения, сдачи предприятию по утилизации вторичного сырья и т.п.)Председатель комиссии: _________________ /_____________/ Члены комиссии: _________________ /_____________/ Начальник отдела кадров
Приложение № 4
к Инструкции о порядке
уничтожения/обезличивания документов,
содержащие персональные данные
ОБРАЗЕЦ
Уведомление о прекращении обработки (изменении, устранении нарушений, уничтожении) персональных данных
Уважаемый(ая)____________________________________________________
(Ф.И.О.)
В связи с ______________________________________________________________
(недостоверностью, выявлением неправомерных действий с Вашими персональными данными,
______________________________________________________________________
достижением цели обработки, отзывом Вами согласия на обработку, другие причины)
_______________________________________________________________________
(перечислить)
сообщаем Вам, что обработка Ваших персональных данных прекращена и указанная информация подлежит изменению (устранению нарушений, уничтожению)
_________________ ___________ ______________
(должность) (подпись) (ФИО)
«___»_____________201__г.
Настоящее уведомление на руки получил ___________________________________
(подпись субъекта персональных данных)
«___»_____________201__г.
Начальник отдела кадров
Приложение № 1
к Инструкции о порядке
уничтожения/обезличивания документов,
содержащие персональные данные
ОБРАЗЕЦ
Заявление об уничтожении/обезличивании персональных данных
Начальнику Северо-Осетинской таможни
полковнику таможенной службы
Санакоеву С.Л.
от____________________________________
(фамилия, имя, отчество)
______________________________________________________________________
(вид документа, серия, номер документа,
_________________________________
кем и когда выдан)
[
В соответствии с Федеральным законом Российской Федерации от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных органах Российской Федерации» в связи с ________________________________________________________________________
(перечислить причины: неправомерные действия - нарушения, достижение цели, отзыв согласия на обработку ПДн и т.д.)
прошу устранить/обезличить/уничтожить (нужное подчеркнуть) мои персональные данные:_________________________________________________________________,
(перечислить)
в случае невозможности устранения/обезличивания допущенных нарушений прошу уничтожить мои персональные данные:_____________________________________ ________________________________________________________________________
(перечислить)
__________ ____________________
(подпись, расшифровка подписи)
«____»_____________201__г.
Начальник отдела кадров
Приложение № 2
к Инструкции о порядке
уничтожения/обезличивания документов,
содержащие персональные данные
ОБРАЗЕЦ
Журнал учета обращений по вопросам обработки персональных данных
____________________ Северо-Осетинской таможни
(наименование подразделения таможни)
Журнал начат «____» ______________________ 201__ г.
|
Журнал завершен «____» ______________________ 201__ г.
|
Должность
|
Должность
|
______________________ / ФИО должностного лица /
|
______________________ / ФИО должностного лица /
|
На _____ листах
№ п/п
|
Сведения о запрашивающем лице
|
Дата обращения
|
Краткое содержание обращения
|
Цель запроса
|
Отметка о предоставлении информации или отказе в ее предоставлении
|
Дата передачи / отказа в предоставлении информации
|
Подпись ответственного лица
|
Примечание
|
1
|
2
|
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
1
|
Иванов И.И.
|
01.06.2010
|
Предоставление ПДн по месту требования
|
По вопросу кредитования
|
Предоставлено
|
03.06.2010
|
|
|
2
|
Петрова П.П.
|
01.06.2010
|
Изменение фамилии
|
Уточнение ПДн
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
