АКТ
№
«___»______20__г.
проверки, наличия и состояния дел
(постоянного, долговременного (более 5 лет) временного сроков хранения)
Основание _________________________________________________________________
(плановая проверка, перемещения документов, стихийное бедствие и т.д.)
составлен комиссией:
председатель комиссии ____________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы)
члены комиссии: __________________________________________________
(наименование должностей, фамилии, инициалы)
_________________________________________________________________
Проверка
проводилась с ___________________ по ____________________
Проверкой установлено:
1. Всего числится по описям: ________________________________ дел,
(цифрами и прописью)
в том числе по описям, утвержденным (согласованным) с ЦЭК Агентства
_____________________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
2. Всего не оказалось в наличии _________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
3. Имеют литерные номера:
3.1. Неучтенных в итоговых записях описей:
_____________________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
4. Пропущено номеров:
4.1. Неучтенных в итоговых записях описей _______________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
5. Неправильно положенных дел, относящихся к другим категориям дел
______________________________________________________________дел.
(цифрами и прописью)
6. Оказалось в наличии (включенных в описи) ____________________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
Имеется не включенных в описи _____________________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью по годам)
8. Всего (включенных и не включенных в описи)
имеется в наличии ___________________________________________________________ дел,
(цифрами и прописью)
из них:
8.1. требующих дезинфекции __________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
8.2. требующих дезинсекции __________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
8.3. требующих реставрации __________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
8.4. требующих переплета и подшивки _________________________ дел.
(цифрами и прописью)
8.5. требующих восстановления затухающих текстов _________________
_____________________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
8.6. Неисправимо поврежденных _______________________________ дел.
(цифрами и прописью)
8.7. Требующих технической обработки _________________________ дел.
(цифрами и прописью)
8.8. Выдано во временное пользование __________________________ дел.
(цифрами и прописью)
9. Общая характеристика состояния и условий хранения документов.
(указать основные отрицательные явления в состоянии и условиях их
хранения)__________________________________________________________________________________________________________________________.
Приложение: лист(ы) проверки наличия и состояния дел (№ ...).
Проверку проводили:
____________________________ ____________ ______________________
(наименование должности) (подпись) (расшифровка подписи)
____________________________ ____________ ______________________
(наименование должности) (подпись) (расшифровка подписи)
____________________________ ____________ ______________________
(наименование должности) (подпись) (расшифровка подписи)
Дата _________________
Приложение 16
к Инструкции о порядке отбора на хранение в архив, учета и использования документов мировых судей Пермского края
Форма акта об утрате дел (нарядов), розыск которых исчерпан
Агентство по делам юстиции и мировых судей Пермского края
Судебный участок №
Место расположения
|
УТВЕРЖДАЮ
Мировой судья
судебного участка №
ФИО
(подпись) Дата
|
АКТ
№
«____»________20__г.
об утрате дел (нарядов), поиск которых исчерпан
В результате проверки наличия и состояния дел, нарядов в архиве судебного участка установлено отсутствие перечисленных ниже дел. Предпринятые работниками аппарата мирового судьи всевозможные меры по розыску дел положительных результатов не дали, в связи с чем считаем возможным снять с учета
№№
пп
|
№ дела
|
Заголовок
дела
|
Крайние
даты
|
Количество
листов
|
Предполагаемые
причины
отсутствия дела
|
|
1.
|
2.
|
3.
|
4.
|
5.
|
|
|
|
|
|
|
Итого ____________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
Содержание утраченных материалов может быть частично восполнено следующими документами: __________________________________________________________________________________________________________________________________
(номера дел, их групповые заголовки, наряды)
Наименование должности
лица, ответственного за архив
Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК Агентства
по делам юстиции и мировых судей
Протокол от №
Изменения в учетные документы архива внесены
Лицо, ответственное за учет
архивных документов
Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение 17
к Инструкции о порядке отбора на хранение в архив, учета и использования документов мировых судей Пермского края
Форма акта о неисправимых повреждениях документов
Агентство по делам юстиции и мировых судей Пермского края
Судебный участок №
Место расположения
|
УТВЕРЖДАЮ
Мировой судьясудебного участка №
(подпись) ФИО
Дата
|
АКТ
№
«____»________20__г.
о неисправимых повреждениях
документов
В результате проверки наличия и состояния дел, нарядов в архиве судебного участка установлены неисправимые повреждения перечисленных ниже дел
№
п/п
|
Дело
№
|
Кол-во
листов
|
Заголовок
поврежденных
дел
|
Крайние
даты
|
Сущность и
причины
повреждения
|
1.
|
2.
|
3.
|
4.
|
5.
|
6.
|
|
|
|
|
|
|
Итого обнаружено неисправимо поврежденных дел ____________________
(цифрами и прописью)
Перечисленные дел подлежат списанию ввиду:
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
(описать причины утраты документов: коммунальная авария, пожар, разрастание плесени и пр.)
Наименование должности
лица, ответственного за архив
Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК Агентства
по делам юстиции и мировых судей
Протокол от №
Изменения в учетные документы архива внесены
Лицо, ответственное за учет
архивных документов Подпись Расшифровка подписи
Дата
Подпись лица, внесшего
изменения в учетные документы
Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение 18
к Инструкции о порядке отбора на хранение в архив, учета и использования документов мировых судей Пермского края
Форма титульного листа журнала выдачи документов из архива во временное пользование
ОБЛОЖКА
Судебный участок № _____ ________________________судебного района
Журнал регистрации выдачи документов
из архива во временное пользование
№ ______
Начата _______________
Окончена _____________
Срок хранения: 5 лет
Ст.461 ПФС
_________________________________________________________________
Форма журнала выдачи документов из архива во временное пользование
ВНУТРЕНЯЯ ЧАСТЬ
№
п/п
|
Дата
выдачи
|
Кому выдано,
с какой целью
|
Расписка в
получении
|
Дата
возврата
дела
|
Расписка в
возвраще-нии
дела
|
Примечание
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
|
|
|
|
|
|
|
Итого в _________ году выдано из архива судебного участка № ______
_______________________________________________________дел.
(цифрами и прописью)
Наименование должности
работника,
составившего итоговую запись Подпись Расшифровка подписи
Дата
ПРИМЕР:
№
пп
|
Дата
выдачи
|
Кому выдано,
с какой целью
|
Наименование дела
|
Расписка в
получении
|
Дата
возврата
дела
|
Расписка в
возвращении
дела
|
Примечание
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
|
1.
|
15.01.2016
|
С/суда Ивановой О.А., устное распоряжение м/с Политовой С.В.
|
№ 1-5/2007 по обвинению Семёнова Р.Ю. по ст. 119 ч. 1 УК РФ
|
|
25.02.2016
|
|
|
2.
|
26.02.2016
|
Красновшерский р/суд, запрос № 25 от 23.02.2012
|
№ 1-6/2009 по обвинению Семерикова П.Р. по ст. 117 ч. 1 УК РФ
|
|
05.03.2-16
|
|
|
Приложение 19
к Инструкции о порядке отбора на хранение в архив, учета и использования документов мировых судей Пермского края
Форма карты-заместителя дела
Утверждена
приказом Госкомархива
от 23.05.1995 № 13
Агентство по делам юстиции
и мировых судей
Судебный участок № ________
Ф.И.О.судьи_____________________
КАРТА - ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА
Индекс (номер) дела ______________
Заголовок дела ______________________________________________________
Дата рассмотрения «____»________________20___г.
Выдано «_____»_________20__г. ___________________________________
(дата выдачи) (кому выдано)
Цель выдачи ________________________________________________________
до «____»___________20__г.
(дата возврата)
________________________-__________-_________________________________
Наименование должности Подпись ФИО сотрудника, выдавшего дело
Приложение 20
к Инструкции о порядке отбора на хранение в архив, учета и использования документов мировых судей Пермского края
Форма титульного листа журнала регистрации выданных копий, выписок, документов
Судебный участок № _________________________судебного района
ЖУРНАЛ
регистрации выданных копий, выписок, документов
Начат____________
Окончен__________
Форма журнала регистрации выданных копий, выписок, документов
№
пп
|
Автор
запроса, исх. номер, дата, адрес, телефонный
номер
|
Дата и
регистраци-
онный номер
запроса
|
Содержание
запроса
|
Название
выданного
документа
(копия,
выписка,
справка и
др.)
|
Дата и
регистра-
ционный
номер
выданного
документа
|
Расписка
в полу-
чении
или дата
отправки
|
Приме-
чание
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Приложение 21
к Инструкции о порядке отбора на хранение в архив, учета и использования документов мировых судей Пермского края
Форма акта приема-передачи при смене лица, ответственного за архив
Агентство по делам юстиции и мировых судей Пермского края
Судебный участок № ____
_____________________судебного района г. Перми (Пермского края)
АКТ
№ 1 от «_____»________20__г.
ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ПРИ СМЕНЕ ЛИЦА,
ОТВЕТСТВЕННОГО ЗА ВЕДЕНИЕ АРХИВА*
В соответствии с приказом руководителя Агентства от______№______ ________________________________________________
(ФИО передающего)
передал, а ________________________________________________________
(ФИО принимающего)
принял в присутствии комиссии, в составе председателя:
мирового судьи судебного участка № ____, ФИО______________________________________________________
членов комиссии: ________________________________________________________________
________________________________________________________________
(ФИО, должности членов комиссии)
Документы архива и учетно-справочный аппарат к ним:
Описи № 2 постоянного хранения дел в кол-ве _____шт.,
Описи № 3 долговременного хранения дел в кол-ве _____шт.,
Акты № 1 о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению в кол-ве ________шт.,
Акты № 2 о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению в кол-ве ______шт.,
Журнал выдачи архивных дел во временное пользование в кол-ве ______ шт.,
Алфавитные указатели _____шт.
Дела об административных правонарушениях 2011-2016г.г. в кол-ве ______ шт. (на основе статистических данных),
Гражданские дела 2011-2016 г.г. в кол-ве __________ шт.(на основе статистических данных),
Уголовные дела 2011-2016 в кол-ве ________шт. (на основе статистических данных).
Состояние помещения архива: соответствует предъявляемым требованиям.
Наличие и состояние оборудования и инвентаря: стеллажи - ____ шт., стол – ____ шт., стул – ____шт., стремянка – ____шт.
Передал: подпись расшифровка подписи
Принял: подпись расшифровка подписи
Председатель комиссии: подпись расшифровка подписи
Члены комиссии: подпись расшифровка подписи
подпись расшифровка подписи
*Подобный акт может быть составлен при смене мирового судьи. В этом случае председателем комиссии при передаче архива может стать специалист Агентства или представитель районного суда (по согласованию) |
