5. Экспертиза ценности документов, определение сроков их хранения
5.1. Экспертиза ценности документов (судебных дел, материалов, нарядов, журналов, карточек) проводится ежегодно в ноябре-декабре в целях оценки их юридической, исторической и иной значимости, отбора на постоянное хранение и выделения к уничтожению в соответствии с нормативными правовыми и методическими документами в области архивного дела.
5.2. При проведении экспертизы ценности документов определяются сроки их хранения, при этом осуществляется отбор документов постоянного и долговременного (свыше 5 лет) срока хранения, выделяются к уничтожению документы, срок хранения которых истекли.
Одновременно проверяются качество и полнота Номенклатуры дел и документов, образующихся в деятельности мирового судьи, заполняется итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в завершающем году.
5.3. Запрещается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам дел (нарядов) без просмотра самих документов.
5.4. По результатам экспертизы ценности документов составляются:
- опись дел (нарядов) постоянного срока хранения;
- опись дел (нарядов) долговременного (более 5 лет) срока хранения;
- акты о выделении к уничтожению дел (нарядов), не подлежащих хранению.
5.5. Работу по экспертизе ценности документов проводит постоянно действующая центральная экспертная комиссия Агентства (далее – ЦЭК), а также постоянно действующие экспертные комиссии на судебных участках (далее – ЭК).
5.6. ЭК создается и функционирует в соответствии с Положением об экспертной комиссии, утвержденной руководителем Агентства.
6. Передача дел, нарядов и других документов в архив судебного участка, порядок их хранения и использования
Подготовленные и оформленные уголовные, гражданские, административные дела, наряды и другие документы передаются в архив судебного участка ежегодно, после завершения их делопроизводством с разрешения мирового судьи. При этом мировой судья проверяет все производство по делу, материалу, правильность и полноту заполнения журналов и учетно-статистических карточек. В справочном листе дела мировой судья проставляет запись: «Исполнение по делу проверено. Дело подлежит сдаче в архив», ставит свою подпись и дату.
На обложке дела проставляется штамп «В архив», подпись судьи, дата, срок хранения.
6.2. Все дела по завершении делопроизводственного года в январе следующего года сдаются в архив по описи, которую составляет секретарь суда и утверждает мировой судья (приложение 8). Принимает дела по утвержденной описи старший инспектор. Не допускается передача дел в архив без описи.
6.3. Документы «до минования надобности» в архив не передаются. По истечении срока хранения или до минования надобности они уничтожаются, о чем составляется акт
6.4. Уголовные и гражданские дела передаются в архив по описям и учетно-статистическим карточкам. В учетно-статистической карточке в базе данных ПИ АМИРС должна быть сделана отметка о передаче дела на хранение в архив с указанием даты. Описи дел, нарядов, по которым сдаются дела в архив мирового судьи после делопроизводственного года, на согласование ЦЭК не передаются и хранятся постоянно в архиве судебного участка на бумажном носителе в соответствующем наряде.
Описи дел, переданных в архив по итогам делопроизводственного года, формируются на базе ПИ АМИРС в течение года по форме (приложение 8)
При передаче дел, нарядов в архив особое внимание должно обращаться на правильность формирования и оформления дел, нарядов, которые должны храниться постоянно.
Поступившие в архив судебного участка дела, наряды и другие документы хранятся по их делопроизводственным номерам в хронологическом порядке.
Дела, наряды систематизируются в зависимости от объема дел, нарядов, по 10-50 дел, нарядов в коробке, связке. На каждой коробке, связке указываются номер участка, категория дел, год, начальные и конечные регистрационные номера дел, нарядов, помещенных в коробку, связку.
6.9. Если по делу не закончено исполнение, оно в архив не сдается. В учетно-статистической карточке делается отметка о том, у кого находится дело на хранении.
По окончании исполнения по делу в учетно-статистической карточке ставится соответствующая отметка.
7. Порядок определения сроков хранения дел, нарядов
7.1. Сроки хранения дел, нарядов устанавливаются в соответствии Примерной номенклатурой и Номенклатурой дел и документов, образующихся в деятельности мирового судьи и Перечня. Сроки хранения нарядов, содержащих документы различной значимости, определяются по документам, имеющим наибольший срок хранения.
7.2. Сроки хранения документов, которые не предусмотрены Примерной номенклатурой или Номенклатурой дел и документов, образующихся в деятельности мирового судьи, устанавливаются ЦЭК на основании Перечня, исходя из научной и практической ценности документов по представлению мирового судьи.
7.3. Исчисление сроков хранения нарядов, книг, картотек и законченных производством дел начинается с 1 января года, следующего за годом их окончания. То есть, исчисление сроков хранения нарядов, законченных в 2015 году, начинается с 1 января 2016 года.
7.4. Сроки хранения гражданских дел исчисляются с момента:
- обращения к исполнению вступившего в законную силу судебного акта;
- вступления в законную силу определения о прекращении производства;
- вступления в законную силу определения об оставлении иска, заявления, жалобы без рассмотрения;
- вынесения судебного приказа и обращения его к исполнению.
ПРИМЕР:
Решение по гражданскому делу вступило в законную силу 15.09.2015 и обращено к исполнению 18.09.2015. Срок хранения дела (5 лет) исчисляется с 01.01.2015 (2015, 2016, 2017, 2018, 2019) и заканчивается 01.01.2019, после 01.01.2019 дело можно списывать по Акту и уничтожать.
Сроки хранения уголовных дел исчисляются с момента:
- погашения судимости;
- вступления в законную силу оправдательного приговора постановления (определения) о прекращении производства по делу.
При определении сроков хранения уголовных дел учитываются несколько составляющих, из которых складывается общий срок хранения уголовных дел. Общее правило исчисления сроков для всех судебных дел установлено с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Далее учитываются срок назначенного наказания (как основного, так и дополнительного); срок погашения судимости в зависимости от тяжести совершенного преступления, вида и размера наказания. Затем в соответствии с категорией совершенного преступления из раздела 5 Номенклатуры и Перечня выбирается срок хранения уголовного дела. Суммирование перечисленных сроков в совокупности составляет срок хранения уголовного дела.
ПРИМЕР 1:
Приговором мирового судьи от 02.03.2007 лицо признано виновным в совершении преступления, предусмотренного ст. 213 ч. 1 УК РФ, назначено наказание в виде лишения свободы на 1год. Согласно приговору, срок отбытия наказания исчисляется с 02.03.2007. Считаем: 1 год на отбытие наказания + 3 года на погашение судимости (если судимость не была снята по решению суда) + 5 лет срок хранения дела = 9 лет дело должно храниться, то есть до 01.01.2016. После 01.01.2016 года дело можно списывать по Акту и уничтожать.
ПРИМЕР 2:
Приговором мирового судьи от 01.02.2012 года лицо признано виновным в совершении преступления, предусмотренного ст. 117 ч. 1УК РФ, назначено наказание в виде исправительных работ сроком на 1 год. Срок погашения судимости будет исчисляться с момента снятия осужденного с учета уголовно-исполнительной инспекцией по отбытию наказания. Допустим, 04.05.2013 года мировому судье поступило извещение о том, что осужденный снят с учета УИИ 01.05.2013 года по отбытии наказания. Считаем: 01.05.2013 + 1 год на погашение судимости + 5 лет срок хранения = 6 лет дело должно храниться, то есть до 01.01.2020 года. После 01.01.2020 года дело можно списывать по Акту и уничтожать
ПРИМЕР 3:
Приговором мирового судьи от 01.02.2012 года лицо признано виновным в совершении преступления, предусмотренного ст. 119 ч. 1 УК РФ, назначено наказание в виде исправительных работ сроком на 5 месяцев условно с испытательным сроком 1 год. Срок погашения судимости будет исчисляться с момента вступления приговора в законную силу, то есть с 11.02.2012 года, и погасится 11.02.2013. Считаем: 11.02.2012 + 1 год на погашение судимости + 5 лет хранения = 6 лет дело должно храниться, то есть до 01.01.2019. После 01.01.2019 дело можно списывать по Акту и уничтожать.
7.5. Сроки хранения дел об административных правонарушениях исчисляются с момента:
- обращения к исполнению вступившего в законную силу судебного акта;
- вступления в законную силу постановления о прекращении производства по делу.
7.6. В случае если вновь принятыми нормативными правовыми актами сроки хранения архивных дел и документов увеличиваются, то при отборе к уничтожению либо передаче в архив сроки их хранения пересматриваются ЦЭК, которой устанавливается новый срок хранения в соответствие с вновь принятыми нормативными правовыми актами.
В случае если вновь принятым нормативным правовым актом сроки хранения архивных дел сокращены, новые сроки хранения распространяются лишь на те дела и документы, которые передаются на архивное хранение после вступления в силу соответствующих нормативных правовых актов.
8. Составление описей на судебные дела и наряды постоянного и долговременного хранения, дела общего делопроизводства
Опись – это архивный информационно-учетный справочник, содержащий систематизированный перечень дел и документов (единиц хранения), который учитывает количество и состав дел, и предназначен для раскрытия их содержания. Каждая опись охватывает определенную группу документов и представляет собой систематизированный перечень заголовков и других необходимых сведений о составе и содержании дел, нарядов.
Для обеспечения комплектования архива на все гражданские, уголовные, дела об административных правонарушениях (наряды) общего делопроизводства, подлежащие передаче в архив, составляется общая опись по итогам делопроизводственного года (приложение 8). Электронный вариант данной описи является основой для составления описей дел, нарядов постоянного и долговременного хранения, а также акта о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, после завершения срока хранения названных документов в архиве (см. п.6.5 Инструкции).
8.2. Отбор дел (нарядов) и дел общего делопроизводства к уничтожению оформляется актом и производится только после составления сводных описей дел (нарядов) постоянного и временного (свыше 5 лет) хранения за этот же период.
После подготовки акта о выделении к уничтожению дел, с истекшим сроком хранения (до 5 лет) на все остальные дела постоянного и долговременного (свыше 5 лет) хранения, составляются отдельные архивные описи (приложение 9,10). В описи включаются дела, наряды, прошедшие экспертизу ценности документов (рассмотренные ЭК, созданной на судебном участке, под руководством мирового судьи).
Описи дел, нарядов постоянного хранения, подшиваются в дело и хранятся постоянно.
8.4. При внесении дел, нарядов в опись необходимо руководствоваться следующим:
- каждое дело (наряд) вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;
- если дело (наряд) состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;
- при заполнении графы «Индексы дела» для уголовных, гражданских дел (нарядов) указываются номера дел, которые должны соответствовать номерам дел, (нарядов) по Номенклатуре, с добавлением порядкового номера дела (наряда) или номера тома дела (наряда);
- графа «Заголовки дела, тома» заполняется на основании записи, сделанной на обложке дела (наряда). Заголовок с обложки переносится в опись без сокращений;
- если в опись вносятся дела (наряды), состоящие из нескольких томов, то в опись вносится заголовок дела (наряда) с обложки. Затем записываются номера томов. Каждый том вносится в опись под самостоятельным порядковым номером.
- если на одной странице описи включено несколько производств по однородному виду преступлений, например «О неуплате налога», то за первой записью вида преступления следует делать запись «То же».
Каждая опись заканчивается итоговой записью, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел (нарядов), числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел (нарядов) в описи (наличие пропущенных номеров и т.п.).
Опись подписывается составителем с указанием его должности. Итоговая запись заверяется секретарем суда, согласовывается с ЦЭК и утверждается мировым судьей. После внесения дела (наряда) в опись на его обложке, рядом с пометкой «постоянно», проставляется номер описи и порядковый номер дела (наряда) по описи.
К законченной описи составляется лист-заверитель, в котором указывается количество листов описи, общее число дел, нарядов, внесенных в опись, а также даты начала и окончания описи (приложение 3).
Вместе с описями на судебные дела постоянного срока хранения в архив передаются учетно-статистические карточки на осужденных.
Форма описи дел (нарядов) постоянного срока хранения включает в себя следующие элементы: порядковый номер дела (наряда) по описи, индекс дела, заголовок дела (тома), крайние даты (даты первого и последнего документа в деле), количество листов в деле, примечание (приложение 9).
Описи дел, нарядов долговременного (свыше 5 лет) хранения по истечении срока хранения последнего дела (наряда) списывается вместе с делом в указанный год.
Форма описи дел (нарядов) долговременного (свыше 5 лет) срока хранения, а также документов общего делопроизводства включает в себя следующие элементы: порядковый номер дела (наряда) по описи, индекс дела, заголовок дела (тома), дата дела, срок хранения дела, количество листов в деле, примечание (приложение 10).
9. Порядок предоставления описи на согласование
Описи на дела, наряды постоянного срока хранения и Описи дел долговременного (более 5 лет) срока хранения представляются на согласование ЦЭК вместе с Актами о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и в те же сроки (приложение 1).
Перед направлением описей на согласование проверяется наличие дел, нарядов, включенных в эти описи.
Для согласования ЦЭК описи представляются в двух экземплярах. После согласования ЦЭК один экземпляр описи возвращается в архив судебного участка и хранится у работника, ответственного за архив, в специальном наряде. Контрольный экземпляр описи остается в Агентстве. Описи дел на передачу дел в архив мирового судьи по итогам делопроизводственного года в Агентство не направляются.
После согласования описей ЦЭК специалисты аппарата мирового судьи, ответственные за работу архива судебного участка, должны приступить к утилизации дел, нарядов, по которым истек срок хранения, установленный Номенклатурой.
10. Отбор документов и оформление их на уничтожение
Находящиеся в архиве документы, по которым истек срок, установленный Номенклатурой и Перечнем, отбираются к уничтожению. Работу по отбору дел к уничтожению осуществляют старший инспектор и секретарь суда. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, направляются в двух экземплярах до 1 марта следующего года для рассмотрения ЦЭК (приложение 1).
Отбор дел к уничтожению оформляется актом № 1 (приложение 11). Отбор нарядов, и других документов общего делопроизводства к уничтожению оформляется актом № 2 (приложение 12). Акты утверждаются судьей и согласовываются ЦЭК.
После согласования ЦЭК из отобранных к уничтожению дел аккуратно изымаются подлинники судебных актов, принятых по результатам рассмотрения дела. То есть, приговоры, постановления, решения, определения, в том числе судебные акты, принимаемые в порядке исполнения приговора, решения, а так же судебные акты вышестоящих судов. Далее, подлинники изъятых судебных актов, подшиваются в отдельные наряды в порядке номеров (индексов) дел, нумеруются и помещаются в твердую обложку. Наряды подлинных судебных актов, изъятых из дел, отобранных к уничтожению, подлежат постоянному хранению и полному оформлению в соответствии с п. 2 настоящей Инструкции. Наряды вносятся в опись дел постоянного срока хранения.
При составлении Акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, должны соблюдаться следующие правила:
дела (наряды) располагаются в акте по годам их рассмотрения, по категориям (гражданские, уголовные, административные) и в порядке их регистрационных номеров;
в конце акта делается запись о том, что из дел изъяты подлинники решений, приговоров, определений, постановлений.
В учетно-статистических карточках делается отметка об уничтожении дела с указанием номеров и дат составления Акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и протокола заседания ЦЭК.
Одновременно с судебными делами, материалами, рассмотренными в определенном году, к уничтожению выделяются наряды и другие документы, по которым истекли сроки хранения, установленные Номенклатурой. Перечень этих документов включается в Акт № 1 о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению в хронологическом порядке их создания (приложение 11).
Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, подшиваются к соответствующему подшиваются в отдельный наряд в хронологическом порядке. В регистрационных журналах или карточках делается отметка об утилизации дела (наряда) с указанием даты составления названного Акта.
Из дел (нарядов), подлежащих утилизации, оставляются на хранение личные документы, которые помещаются в отдельную папку, содержащую внутреннюю опись документов. В опись вносятся: фамилия, имя, отчество владельца документа, наименование документа и номер дела, производства, из которого он изъят, год рассмотрения дела, номер и дата акта об уничтожении дела (приложение 13). Невостребованные личные документы хранятся в архиве 50 лет.
Судебные дела, материалы, наряды и другие документы, подлежащие утилизации, сдаются на бумажные фабрики для переработки либо специализированные учреждения для утилизации по Акту передачи документов организации для перевозки и утилизации документов по заявке мирового судьи в Агентство с указанием количества дел и года утилизируемых документов (приложение 15).
При утилизации судебных дел, материалов, нарядов и других документов силами работников аппарата мирового судьи, производится соответствующая запись в Акте о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
Акты передачи документов организации для перевозки и утилизации документов подшиваются к соответствующим Актам о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, ля постоянного хранения.
Запрещается использование отобранных к уничтожению дел (нарядов) и других документов для хозяйственных нужд.
11. Учет документов в архиве
11.1. Учет документов в архиве судебного участка является средством контроля наличия дел (нарядов) и обеспечения их сохранности.
Все материалы, хранящиеся в архиве, должны быть учтены и описаны. На все материалы должны быть оформлены учетные документы.
Основными учетными документами в архиве судебного участка являются:
- описи дел, переданных в архив судебного участка;
- книга учета выдачи документов во временное служебное пользование;
- номенклатура дел судебного участка;
- описи дел постоянного хранения с заверительными листами;
- описи дел долговременного (свыше 5 лет) хранения с заверительными листами;
- акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
- внутренняя опись документов, находящихся в деле;
- акт проверки наличия и состояния дел, нарядов.
Дела, наряды учитываются по описям, составленным при передаче их в архив по итогам делопроизводственного года.
Описи дел, нарядов постоянного и долговременного хранения нумеруются отдельно.
Учет поступлений дел, нарядов постоянного и долговременного хранения ведется раздельно.
Учетные документы должны находиться в одном месте и храниться в железных шкафах.
12. Проверка наличия дел, нарядов в архиве судебного участка
В целях обеспечения сохранности документальных материалов в архиве судебного участка экспертной комиссией, назначаемой мировым судьей или руководителем Агентства, производится плановая проверка наличия и состояния дел, нарядов. В ходе проверки осуществляется:
- установление фактического наличия документов, находящихся на хранении в архиве;
- выявление и устранение недостатков в учете документов;
- выявление отсутствующих документов и организация их розыска;
- выявление и учет документов, требующих реставрации, профилактической и технической обработки.
12.2. Проверка проводится в сроки, установленные мировым судьей или руководителем Агентства, но не реже одного раза в 5 лет при большом объеме документов (приложение 15).
Единовременные проверки наличия и состояния документов проводятся в архиве:
- после перемещения дел в другое помещение;
- после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел или доступ в хранилища посторонних лиц;
- при смене мирового судьи, лица, ответственного за работу архива.
Если при проверке обнаружено отсутствие дел (нарядов) или их неисправимые повреждения, то на основании распоряжения мирового судьи или руководителя Агентства организуется поиск необнаруженных дел, нарядов.
В этих целях рекомендуется:
- изучить все учтенные документы по выдаче дел (нарядов) из архива;
- организовать поиск не обнаруженных при проверке дел (нарядов) в соответствующих помещениях судебного участка;
- проверить находящиеся рядом дела (наряды);
- изучить акты о выделении дел к уничтожению, ранее составленные акты проверки наличия и состояния дел.
Обнаруженные в итоге поиска дела (наряды) размещаются на соответствующие места, а в карточке учета необнаруженных дел (нарядов) делается отметка об их обнаружении с указанием даты и подписи должностного лица.
На недостающие дела, наряды, не обнаруженные в результате поиска, составляется акт о не обнаружении дел, нарядов, пути поиска которых исчерпаны (приложение 16).
При обнаружении неисправимых повреждений дел, нарядов также составляется акт (приложение 17).
После утверждения актов об отсутствии или наличии неисправимых повреждениях дел (нарядов), необнаруженные и поврежденные дела (наряды) исключаются из описей.
По окончании проверки наличия и состояния документов по каждой описи в листе-заверителе делается запись «Проверено», проставляются дата проверки, подписи проводивших проверку работников с указанием их должностей.
|
