13. Организация использования документов архива.
Использование документов архива суда проводится исключительно с разрешения мирового судьи. Для служебного использования архивных документов старший инспектор или секретарь суда:
- выдает документы из архива специалистам аппарата мирового судьи;
- направляет на основании письменного запроса документы в другие организации и учреждения по указанию мирового судьи;
- выдает справки и выписки из архивных документов.
Сотрудники, получившие архивные документы, отвечают за их сохранность. Порядок хранения в архиве личных документов осужденных (паспортов, военных билетов, орденских книжек и др.) определяется в соответствии с разд. 12 Инструкции по судебному делопроизводству на судебном участке мирового судьи Пермского края.
Сведения о наличии вышеуказанных документов в архиве и их содержании сообщаются заинтересованным учреждениям по их запросам.
Из архива судебного участка дела, наряды выдаются для служебной надобности во временное пользование с письменного разрешения судьи.
Отметка о выдаче дела, наряда производится в специальном журнале, где указывается: номер дела (наряда), дата выдачи, кому выдано, с какой целью, роспись в получении дела и дата возвращения дела (приложение 18), а в коробке, связке вместо выданного дела остается карта-заместитель дела (приложение 19).
Выдача находящихся в архиве судебных дел для ознакомления с его материалами лицами, участвующими в деле, их представителями, а также иными лицами осуществляется в порядке, установленном мировым судьей.
С приговора, решения, определения или постановления, вынесенного по делу, снимаются копии, которые заверяются подписями мирового судьи и секретаря суда либо иного уполномоченного работника аппарата мирового судьи и гербовой печатью суда.
Изготовление заверенных копий судебных актов и иных документов суда осуществляется специалистом, ответственным за ведение архива. В правом верхнем углу первого листа документа проставляется штамп «КОПИЯ».
Если вышестоящий суд изменил решение суда, на копии судебного акта (приговора, решения, определения, постановления) делается об этом отметка. На копии судебного акта также делается отметка о дате вступления его в законную силу и указывается, в каком деле подшит подлинный документ и в производстве какого мирового суда находится дело.
Копии запрашиваемых судебных актов изготавливаются специалистом, ответственным за ведение архива, в день поступления заявления, а при невозможности - в срок не более пяти рабочих дней с указанной даты.
Изготовленные, но не полученные заявителем копии судебных актов, письменные справки передаются для отправки по почте.
Лицо, получившее копию судебного акта, должно написать соответствующую расписку. В случае направления копии документа по почте в дело подшивается копия сопроводительного письма с исходящим номером и датой. Также делаются соответствующие отметки в справочном листе.
Повторная выдача копий судебных актов (решений, определений, приговоров, постановлений, судебных приказов) осуществляется по письменному мотивированному заявлению лица. Другие, не установленные настоящей Инструкцией правила ознакомления с материалами судебного дела, выдачи подлинных документов, заверенных копий материалов дела, письменных справок, копий судебных актов, вступивших в законную силу, определяются мировым судьей.
Если копия документа состоит из нескольких листов, то все листы прошиваются прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа копии документа, или скрепляются скобой с использованием степлера; на оборотной стороне последнего листа в местах скрепления накладывается наклейка с заверительной надписью «пронумеровано и скреплено печатью ___ листов, подпись ________» с указанием № судебного участка, которым выдается копия документа, подпись скрепляется печатью с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Печать и штамп «Копия верна» ставят таким образом, чтобы частично захватить отрезок бумаги, заклеивающий концы нити либо место скрепления.
Выдаваемые судом копии документов должны быть прошиты, пронумерованы, заверены и скреплены печатью. На копии указывается, в каком деле подшит подлинный документ. Лицо, получившее копию, должно расписаться в справочном листе или Журнале регистрации выданных копий, выписок, документов (приложение 20). В случае направления копии документа по почте в справочном листе делается об этом отметка.
Подлинные документы из судебных дел (иных материалов) и их надлежащим образом заверенные копии, представленные участниками уголовного, гражданского судопроизводства и участниками производства по делам об административных правонарушениях, а также письменные справки по делам выдаются работником аппарата мирового судьи, ответственным за ведение архива, на основании письменного заявления и регистрируются в Журнале регистрации выдачи из архива во временное пользование (приложение 18). На заявлении или запросе о выдаче подлинных документов из судебного дела проставляется разрешающая резолюция мирового судьи.
Взамен выданного подлинника к делу приобщается его копия, заверенная мировым судьей и гербовой печатью.
При выдаче подлинников документов из судебного дела на их заверенных копиях должны указываться фамилия, имя, отчество лица, получившего документ, его процессуальное положение по делу, данные документа, удостоверяющего личность. В получении документа это лицо должно расписаться и проставить дату получения. Лицо, выдавшее документ, должно указать свою фамилию, должность и поставить подпись. При предъявлении доверенности необходимо снять с нее копию и подшить в дело. Такие же сведения указываются в справочном листе.
Документы, на основании которых из судебного дела выданы подлинники, а также их заверенные копии подшиваются в дело. В случае направления подлинного документа по почте заказным письмом в дело также подшивается копия сопроводительного письма с исходящим номером и датой.
Порядок и сроки выдачи подлинных документов, их заверенных копий, письменных справок устанавливаются мировым судьей.
Выдача письменных доказательств, не возвращенных представившим их лицам до передачи дела в архив, по просьбе этих лиц, осуществляется в том же порядке.
В случае направления документа почтой в дело подшивается копия сопроводительного письма.
13.10. По письменным требованиям органов, которым законом предоставлено право истребования дела, и на основании распоряжения мирового судьи судебные дела направляются им в трехдневный срок по почте заказным письмом или с курьером.
Работник аппарата мирового судьи, ответственный за ведение архива, обязан контролировать возврат дел в архив и не реже одного раза в месяц докладывать мировому судье.
До возвращения дела в суд требование о его высылке, копии сопроводительного письма, приговора или решения хранятся в контрольной папке.
В Журнале регистрации выдачи документов из архива суда во временное пользование отмечается, когда, кому и по какому запросу дело направлено, когда оно возвращено в суд.
14. Оборудование помещения архива суда, режим хранения документов
Для обеспечения сохранности дел (нарядов) и других документов, создания необходимых условий для работы архиву отводится специально оборудованное помещение.
Архив должен размещаться в помещении, отвечающем санитарно-гигиеническим требованиям, недоступном для посторонних лиц, сухом, безопасном в пожарном отношении.
Окна помещения архива оборудуются металлическими решетками. Двери устанавливаются металлические или обшиваются металлом, закрываются надежными замками.
Запрещается установка в помещении архива печей и дымоходов. В архиве запрещается применение огня, использование нагревательных приборов, размещение посторонних объектов.
В помещении архива в качестве искусственного разрешено только электрическое освещение.
Запрещается использование не приспособленных подвальных помещений для хранения архивных документов.
Помещение архива должно быть оборудовано пожарной и охранной сигнализацией.
Пожарная безопасность в помещении архива должна обеспечиваться системой автоматического пожаротушения либо огнетушителями.
Старший инспектор должен пройти инструктаж по вопросам противопожарной безопасности, ознакомиться с правилами пользования противопожарным инвентарем.
Помещение архива оборудуется металлическими стеллажами. Стеллажи устанавливаются на расстоянии 10 - 15 см от стен. Если торцы стеллажей примыкают к стенам, то устанавливаются ограничители, не допускающие укладку дел к стене. Расстояние от пола до нижней полки стеллажа должно составлять 10 - 15 см. Высота стеллажа - 2,2 метра, расстояние между полками - 40 см. Ширина главных проходов между стеллажами может достигать 1 - 1,2 метра, остальных проходов - 70 - 80 см.
В целях пожарной безопасности дела на верхних полках стеллажей могут размещать на расстоянии не менее 50 см от потолочных светильников.
Электропроводка должна быть скрытой или вмонтированной в короба. Осветительная арматура в помещении архива должна быть полугерметичной. Штепсельные розетки для переносных ламп или пылесосов должны быть герметичными.
В помещении архива категорически запрещается курение.
В помещении архива должны соблюдаться температурно-влажностные, санитарно-гигиенические, световые условия, обеспечивающие длительную сохранность документов и нормальные условия для работы с ними.
В помещении архива рекомендуется поддерживать постоянную температуру в пределах +14 до +20 градусов по Цельсию и относительную влажность воздуха от 50 до 60 процентов. Для контроля температуры и влажности воздуха в помещении архива должны устанавливаться термометры и гидрометры, согласно показаниям которых должны приниматься меры к обеспечению нормального температурно-влажностного режима.
В архивохранилище должны приниматься меры, исключающие возможность появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли, периодически проводиться санитарные дни для уборки пыли со стеллажей, обеспыливания архивных дел в коробках, связках пылесосом, и влажной уборки помещений.
Если хранение архивных документов осуществляется в связках, то стеллажи, шкафы, полки могут быть пронумерованы. На каждом стеллаже может быть установлен указатель, в котором обозначаются номер стеллажа, полки, наименование, регистрационные номера и крайние даты документов, размещенных на каждой полке. В таком случае местонахождение документов в архиве закрепляется постеллажными указателями с четко оформленными ярлыками.
15. Прием и передача архивных дел при смене специалиста, ответственного за архив
15.1. При смене специалиста, ответственного за организацию работы архива (как правило – секретарь суда), а также при смене мирового судьи, необходимо передать имеющиеся в архиве документы по Акту приемки-передачи (приложение 21). Пересчитывать и описывать дела при передаче дел не требуется.
15.2. По поручению мирового судьи в случае необходимости архив может быть передан другому, назначенному судьей специалисту. Акт приемки-передачи вновь принятому специалисту, ответственному за работу архива, передается для использования в работе.
Приложение 1
к Инструкции о порядке отбора на хранение в архив, учета и использования документов мировых судей Пермского края
Порядок подготовки номенклатуры дел, передачи дел на хранение в архив и уничтожение архивных дел
Срок
|
Действия
|
Ответственный
|
Номенклатура дел
|
До 15 сентября предшествующего года
|
Составление проекта Номенклатуры дел и документов, образующихся в деятельности мирового судьи на следующий год* (Номенклатура)
|
Секретарь суда
|
До 20 сентября предшествующего года
|
Направление электронного варианта Номенклатуры в Агентство для проверки.
|
Секретарь суда
|
До 05 октября предшествующего года
|
Утверждение Номенклатуры мировым судьей
|
Секретарь суда
|
До 10 октября предшествующего года
|
Отправка в аппарат Агентства 2-х экземпляров Номенклатуры для согласования с Центральной экспертной комиссией (ЦЭК)
|
Секретарь суда
|
До 25 октября предшествующего года
|
Отправка 1 экземпляра Номенклатуры, согласованной с ЦЭК, на судебный участок
|
Старший инспектор Агентства
|
До 01 февраля текущего года
|
По окончании делопроизводственного года в конце Номенклатуры составляется итоговая запись (см. Примерную номенклатуру дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей) и 1 экз. направляется в Агентство.
|
Секретарь суда
|
Передача дел на хранение в архив. Описи.
|
Январь текущего года
|
Передача дел и нарядов в архив участка после завершения их делопроизводством или по решению судьи по Описи.
|
Секретарь суда
|
Январь текущего года
|
Выделение дел, подлежащих уничтожению с законченным сроком хранения.
|
Старший инспектор аппарата мирового судьи
|
До 15 февраля текущего года
|
Подготовка Описей** согласно требованиям Инструкции о порядке хранения, отбора и сдачи в архив документов мировых судей Пермского края, для передачи в архив (Инструкция)
|
Секретарь суда
|
До 15 февраля текущего года
|
При необходимости подготовка Актов о неисправимых повреждениях документов и Актов об утрате дел (нарядов), розыск которых исчерпан (Акты)
|
Секретарь суда
|
До 20 февраля текущего года
|
Направление электронного варианта Описей и Актов в Агентство для проверки
|
Секретарь суда
|
До 01 марта текущего года
|
Отправка в аппарат Агентства 2-х экземпляров Описей и Актов, утвержденных судьей
|
Секретарь суда
|
До 15 марта те кущего года
|
Отправка 1-го экземпляра Описей, согласованных с ЦЭК, на судебный участок
|
Старший инспектор Агентства
|
Уничтожение архивных дел
|
До 15 февраля текущего года
|
Подготовка Актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, с истекшим сроком хранения, до минования надобности согласно требованиям Инструкции.
|
Старший инспектор аппарата мирового судьи
|
До 01 марта текущего года
|
Направление в электронном виде Актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, с истекшим сроком хранения, до минования надобности для проверки.
|
Старший инспектор аппарата мирового судьи
|
До 15 марта текущего года
|
Отправка в аппарат Агентства 2-х экземпляров Актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, с истекшим сроком хранения, до минования надобности, утвержденных мировым судьей
|
Старший инспектор аппарата мирового судьи
|
После 25 марта текущего года
|
Отправка 1-го экземпляра Актов, согласованных с ЦЭК на судебный участок
|
Старший инспектор Агентства
|
До 15 апреля текущего года
|
Документы, согласно Актам о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, с истекшим сроком хранения направляются на утилизацию или утилизируются на месте. Составляются Акты на уничтожение, согласно требованиям Инструкции.
|
Секретарь суда
|
До 15 мая текущего года
|
1 экземпляр Акта на уничтожение, утвержденного судьей, направляются в аппарат Агентства.
|
Секретарь суда
| |
