5.3.2. При приеме входящих документов лицо, ответственное за делопроизводство в МФЦ, проверяет:
- правильность доставки документации по адресу. Ошибочно поступившие документы возвращаются отправителю;
- целостность упаковки. При нарушении целостности упаковки должностное лицо, доставившее почту, указывает на упаковке - "Поступило в поврежденном виде", заверяет своей подписью с расшифровкой и датой.
5.3.3. Полученный документ регистрируется в журнале. На полученном документе проставляется штамп. Регистрационный штамп проставляется в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа с указанием порядкового и регистрационного номера и даты поступления документа. Штамп проставляется также на всех приложениях к документу.
5.3.4. Текст поступившей телефонограммы записывается получателем в журнале и оперативно передается на рассмотрение руководителю или кому она адресована.
5.3.5. При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
- объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;
- ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче;
- запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования";
- подлежащий передаче документ регистрируется. Подлинники документов после передачи хранятся в исходящих документах с отметкой о времени отправки;
- поступившие факсограммы регистрируются, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно.
5.3.6. Документы в электронном виде, поступающие в МФЦ, проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
5.3.7. Прием и регистрация документов, поступивших на электронный адрес МФЦ, осуществляются специалистом-делопроизводителем.
6. Регистрация документов
6.1. Регистрация документов - это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
6.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.
6.3. Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.
6.4. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
6.5. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения.
6.6. Регистрация производится в пределах групп в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются приказы личному составу, приказы по основной деятельности, входящие и исходящие документы.
6.7. Документы регистрируются в журналах (приложение N 1).
6.8. При любом способе регистрации устанавливается обязательный минимум реквизитов регистрации: дата поступления документа, регистрационный входящий индекс, автор (корреспондент), дата документа, регистрационный индекс документа, краткое содержание, резолюция руководителя (исполнитель, содержание поручения), срок исполнения, отметка об исполнении.
6.9. Не подлежат регистрации: рекламные извещения, плакаты, прейскуранты, поздравительные письма, пригласительные билеты, печатные издания (книги, журналы, бюллетени), формы статистических отчетов, корреспонденция с пометкой "лично".
7. Контроль исполнения документов
7.1. Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.
7.2. Контроль за исполнением документов устанавливается для обеспечения своевременного и качественного решения содержащихся в них вопросов, выявления и устранения причин, препятствующих их выполнению, а также в целях повышения исполнительской дисциплины, ответственности работников МФЦ за своевременное исполнение документов.
7.3. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения, перечень которых утверждается руководителем МФЦ.
7.4. Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые сроки устанавливаются актами органов государственной власти, индивидуальные - директором МФЦ.
7.5. Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) для внутренних документов, входящих - с даты их поступления.
7.6. Документ (поручение) считается исполненным, когда решены все поставленные в нем вопросы, дан письменно или устно ответ корреспонденту (или автору поручения), приняты соответствующие меры.
8. Составление номенклатуры дел
8.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в МФЦ, с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.
8.2. Номенклатура предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения. В нее включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия, кроме технической документации и печатных изданий (приложение N 2).
8.3. При составлении номенклатуры дел МФЦ следует руководствоваться Уставом МФЦ, положениями, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, примерной номенклатурой дел.
8.4. Номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
8.5. Названиями разделов номенклатуры являются названия структурных подразделений.
8.6. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы МФЦ.
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
8.7. Делопроизводственный индекс дела (графа 1) состоит из индекса порядкового номера дела направления деятельности.
8.8. Заголовки дел (графа 2) внутри разделов располагаются по степени важности документов (вначале располагают организационно-распорядительные документы, потом - плановые и отчетные, переписку и т.д.).
8.9. При составлении заголовков дел следует учитывать, что заголовок должен четко в краткой форме отражать основной состав и содержание документов дела. Не допускаются в заголовках неконкретные формулировки типа "Общая переписка", "Разная переписка", "Входящие документы", а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти и учреждений.
8.10. Заголовки состоят из элементов, располагаемых в следующей последовательности:
- название вида дела (переписка, журнал) или разновидности документов (протоколы, приказы, планы);
- автор - название учреждения или его структурного подразделения;
- адресат или корреспондент;
- краткое содержание документов;
- название территории (местности), с которой связано содержание документов;
- даты (период), к которым относятся документы.
8.11. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).
Например:
Документы о проведении семинаров, конференций по вопросам деятельности МФЦ (планы, списки, доклады, информации).
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.
Например:
Переписка с главами администраций муниципальных образований о социальной защите населения.
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).
Например:
Годовые планы финансовых мероприятий.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
8.12. Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года, при этом подсчитываются фактически заведенные дела.
8.13. Срок хранения и номер статьи по перечню (графа 4) указываются в соответствии с Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, с ведомственными перечнями или примерными номенклатурами.
8.14. В графе 5 "Примечание" указывается название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2008 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения и др.
8.15. При оформлении номенклатуры в каждом ее разделе оставляются резервные номера (свободное место) для внесения в нее дел, появившихся в течение года.
9. Формирование дел
9.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
9.2. При формировании дел соблюдаются следующие требования:
- помещать в дела только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
- помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса (приложения вместе с основными документами);
- группировать в дела документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
- раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;
- по объему дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см (при превышении данного объема заводится второй и последующие тома; при наличии в деле нескольких томов индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "Том N 1", "Том N 2" и т.д.).
В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики.
9.3. Внутри дела документы располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или в их сочетании.
9.4. Приложения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
9.5. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
9.6. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
9.7. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.
9.8. Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.
10. Оформление дел
10.1. По окончании календарного года дела постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения подлежат оформлению. Оформление дела - подготовка дела к хранению.
10.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
10.3. Оформление дела предусматривает:
- перегруппировку документов в прямой хронологической последовательности;
- подшивку и переплет дела в твердую обложку;
- подшивка производится с учетом возможного свободного чтения текста всех документов, все металлические скрепки, булавки из документов изымаются;
- нумерацию листов простым графитным карандашом или нумератором в верхнем правом или в правом нижнем углу арабскими цифрами;
- составление (при необходимости) внутренней описи дела (приложение N 5);
- составление заверительной надписи;
- внесение необходимых уточнений на обложке дела.
10.4. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения могут храниться на скоросшивателе, без дополнительного оформления.
11. Экспертная ценность документов
11.1. Экспертиза ценности документов - определение ценности документов с целью отбора их на хранение или уничтожение. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в МФЦ создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК), которая работает на основании положения о ней.
11.2. Экспертиза ценности документов должна проводиться ежегодно. Отбор документов постоянного хранения проводится на основании номенклатуры дел путем полистного просмотра дел, при этом изымаются дублирующие экземпляры, черновики, неоформленные копии и документы временных сроков хранения.
11.3. По результатам экспертизы составляются описи дел постоянного хранения, по личному составу и акты о выделении документов к уничтожению (приложение N 4).
11.4. Дела включаются в акт об уничтожении, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января того года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2010 году, могут быть включены в акт только в 2014 году.
11.5. Дела могут быть уничтожены только после того, как составлены описи документов постоянного хранения.
12. Составление описей дел
12.1. Опись дела - учетный документ, включающий сведения о делах, сформированных в МФЦ, и подлежащий передаче на архивное хранение (приложение N 3).
12.2. На завершенные дела постоянного хранения, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с вышеизложенными требованиями, составляются описи.
12.3. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения опись не составляется.
12.4. При составлении описи соблюдаются следующие требования:
- дела систематизируются по хронологии (по годам), внутри годовых разделов - в соответствии с номенклатурой дел;
- каждое дело вносится в опись под самостоятельным номером, если дело состоит из нескольких томов, каждый том вносится под самостоятельным номером;
- все данные в опись переносятся с обложки дела;
- дела в описи имеют валовую нумерацию;
- переходящие дела включаются в опись по году заведения.
13. Оперативное хранение дел
13.1. С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования.
13.2. Дела хранятся в шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. На корешках дел указываются индексы дел по номенклатуре.
13.3. Выдача дел производится с разрешения директора. Выдача дел работникам осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
13.4. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
13.5. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения директора с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
|
