Рекомендации по использованию типов задач:
Рекомендуется типы «Фиксированные трудозатраты» и «Фиксированный объем ресурсов» использовать на тех задачах, где назначены одинаковые трудовые ресурсы и других типов не будет.
Тип задачи «Фиксированная длительность» использовать, когда все ресурсы навалены в кучу. Например, у строителей это рабочие, краны и пр. Вся загрузка будет равномерно распределена на протяжении всей длительности задачи.
Контрольные события
В каждом из проектов должны быть задачи, не имеющие длительности, так называемые «Контрольные события» (вехи). Обычно они отображают наступление важных событий проекта, достижение запланированных результатов. В рассматриваемом проекте контрольными событиями буду заканчиваться все этапы проекта.
Для того, что задачу сделать вехой, необходимо в «Сведениях о задаче», на закладке «Дополнительно» поставить галочку «Пометить задачу как веху». Для того чтобы вставить новую веху в проект, необходимо на закладке «Задача» в области «Вставить» нажать кнопку «Веха» 
Задачи в учебном проекте
Перечень задач в проекте определяют, как правило, лица, ответственные за контроль реализации проекта. Уровень детализации операций проекта должен быть обязательно согласован с ответственным за проект (менеджером проекта) и с генеральным директором компании.
Чтобы определить, когда остановить декомпозицию и удовлетвориться достигнутой степенью детализации, рекомендуется использовать следующие правила:
на операции можно назначить определенных исполнителей, которые заняты на ней от начала и до конца;
продолжительность исполнения операций сопоставима с периодом учета исполнения;
на операции можно назначить стоимость и расход материалов.
Для того чтобы определить объём задач нам понадобятся пользовательские числовые поля «Число1», «Число2», «Число3», «Число4» которые мы переименовываем соответственно в «Плановый объем», «Выполненный объем», «Остаток по плану» и «% выполнения по объему».
В колонку «Плановый объем» мы будем заносить информацию об объеме работы, необходимом для выполнения работы по плану. В колонку «Выполненный объем» мы будем заносить информацию о фактически выполненном объеме работ. В колонке «Остаток по плану» будет отображать разница между запланированным и выполненным объемом работ. В колонку «% выполнения по объему» будет считаться по формуле процент выполнения объема.
Для того чтобы переименовать пользовательское поле, в данном случае числовое, Рисунок 5, необходимо:
Щелкнуть правой кнопкой мыши на любом названии поля;
Выбрать в меню «Настраиваемые поля»;
Выбрать переключатель «Задача» и тип «Число»;
Выделить нужное поле и нажать «Переименовать».
Рисунок 5 Настройка числовых пользовательских полей
Поля «Остаток по плану» и «% выполнения по объему» будут рассчитываться по формулам.
Поля «Остаток по плану» будет рассчитываться как разница между «Плановым объемом (Число1)» и «Выполненным объемом (Число2)».
Для того, чтобы задать формулу для расчета поля, необходимо, в окне «Настраиваемые поля», выделить нужное поле, в нашем случае «Остаток по плану (Число3)», в разделе «Настраиваемые атрибуты» переключиться на «Формулу» или нажать кнопку «Формула» и в окне «Формула для …» ввести формулу: [Число1]-[Число2].
Для этого нужно в нажать на кнопку «Поле» и в выпавшем меню «Поле – Число – Настраиваемое число» выбрать «Плановый объем (Число1)» и «Выполненный объем (Число2)». Между выбранными полями нужно поставить знак «минус».
Рисунок 6 Создание формулы для расчета остатка по плану
Так как в предложенном проекте мы будет собирать отчетность, и анализировать ход исполнения проекта через выполненные объемы работы, а Microsoft Project анализирует ход проекта только через встроенную колонку «% завершения», нам необходимо связующее звено, которым будет выступать пользовательское числовое «% выполнения по объему».
Поле «% выполнения по объему» рассчитывается по формуле как «Выполненный объем (Число2) / Плановый объем (Число1) * 100%». Но возможны следующие исключения:
Когда планировали, например, залить 120 м3 бетона, а залили 150 м3. В этом случае «% выполнения по объему» равно 125%. Но встроенное в Microsoft Project поле «% завершения» не может быть больше 100%. В этом случае:
Можно использовать для поля «% выполнения по объему» формулу:
IIf(([Число2]/[Число1])<1;[Число2]/[Число1]*100;100). Данная формула говорит о том, что если отношение выполненного объема к плановому будет меньше единицы, то будет отображаться реальный «% выполнения по объему», в другом случае, т.е. если отношение выполненного объема к плановому будет больше единицы, то «% выполнения по объему» будет считаться как 100%.
Изменить значение в плане. Т.е. вместо 120 поставить 150.
Когда планировали, например, залить 120 м3 бетона, а залили 115 м3. И больше не надо. В этом случае «% выполнения по объему» будет равно 92%. И значение в поле «% завершения» тоже будет отображаться как 92%. В этом случае, единственный вариант, это уменьшение значение планового объема до фактически выполненного, т.е. до 115 м3.
Для того, чтобы связать эти два поля, «% выполнения по объему» и «% завершения», нужно выделить поле «% выполнения по объему», скопировать его (Ctrl + C), выделить поле «% завершения», и на закладке «Задача» в разделе «Буфер обмена» нажать «Вставить – Специальная вставка – Связать – Текстовые данные».
Рисунок 7 Связывание полей
Теперь при любом изменении значений в колонке ««% выполнения по объему», значения в колонке «% завершения» будут пересчитываться.
Рисунок 8 Настройка таблицы подстановки единиц объема
Кроме числовых полей нам понадобится текстовое поле «Единица объема», которое будет содержать значения единиц измерения объемов работ. Для этого мы берем пользовательское поле «Текст1» и переименовываем его в «Единица объема». В свойствах поля нажимаем на кнопку «Подстановка» и в появившемся окне «Изменение таблицы подстановки для Единицы объема» в колонке «Значения» вводим единицы измерения объема работ - %, м3, м2, тонн, м.п., шт, компл. В случае, если вы хотите какое-то значение использовать по умолчанию, то его, значение нужно выделить, поставить галочку «Использовать значение из таблицы в качестве значения поля по умолчанию» и нажать кнопку «Задать значение по умолчанию». Если вы чувствуете, что созданный список значений, и его придется в процессе работы дополнять, нужно поставить галочку «Разрешить ввод дополнительных элементов в поля».
Задачи этапа «Инициация»
Составьте перечень операций первого этапа по примеру, приведенному в Таблице 3, Рисунке 9.
Таблица 3 Операции этапа «Инициация»
Название
|
Тип*
|
Длительность, дней
|
Трудозатраты, часы
|
Плановый объем
|
Единица объема
|
Календарь
|
Крайний срок***
|
Принято решение о начале этапа «Инициация»
|
ФД**
|
0
|
0
|
100
|
%
|
ИТР
|
|
Юридический анализ ЗУ
|
ФД
|
10
|
30
|
100
|
%
|
ИТР
|
|
Маркетинговый анализ ЗУ
|
ФД
|
6
|
20
|
100
|
%
|
ИТР
|
|
Составление бизнес-плана
|
ФД
|
4
|
16
|
100
|
%
|
ИТР
|
|
Принятие решения по проекту
|
ФД
|
2
|
4
|
100
|
%
|
ИТР
|
|
Решение о начале проекта
|
ФД
|
0
|
|
100
|
%
|
ИТР
|
28.09.2011
|
* - все задачи этапа «Инициация» с не фиксированным объемом работ
** - ФД - фиксированная длительность
*** - Крайний срок для задачи «Решение о начале проекта» задается в свойствах задачи, на закладке «Дополнительно» в области «Ограничение». Крайний срок — это целевая дата, указывающая время выполнения задачи. Если по прошествии крайнего срока задача не завершена, в Microsoft Project отображается индикатор. На диаграмме Ганта крайние сроки отображаются в виде направленных вниз зеленых стрелок. Крайний срок можно задавать также для суммарных задач.
Для того, чтобы сразу всем задачам этапа «Инициация» присвоить календарь ИТР, необходимо выделить все эти задачи, щелкнуть правой кнопкой мыши, выбрать в меню «Сведения», перейти на закладку «Дополнительно» и выбрать календарь ИТР.
Для того, чтобы в проекте, у вас создавались задачи с типом по умолчанию «Фиксированная длительность», нужно в меню «Файл – Параметры – Расписание», в области «Параметры планирования для этого проекта» выбрать «Тип задача по умолчанию – Фиксированная длительность».
Рисунок 9 Задачи этапа «Инициация»
Следующее действие с задачами данного этапа это определение их взаимосвязей. Выделяем все задачи данного этапа и связываем их связью типа «Окончание - Начало», нажимаем кнопку «Соблюдение связей» и «Расчет проекта» (закладка «Проект»), Рисунок 10.
Рисунок 10 Визуализация срыва сроков
Как видно на рисунке 10, произошел срыв сроков директивной длительности этапа «Инициация», и срыв директивной даты принятия решения о начале проекта.
Все задачи этапа «Инициация» мы переводим в автоматический режим, Рисунок 11.
В случае срыва директивной даты принятия решения о начале проекта нужно или пересмотреть саму контрольную дату или сократить длительность задач этапа.
Рисунок 11 Рассчитанный этап «Инициация»
Задачи этапа «Землеотвод»
Составьте перечень операций второго этапа по примеру, приведенному в Таблице 4.
Таблица 4 Операции этапа «Землеотвод»
Название
|
Тип*
|
Длительность, дни
|
Трудозатраты, часы
|
Плановый объем
|
Единица объема
|
Календарь
|
Крайний срок
|
Разработка документации по землеустройству
|
ФД
|
15
|
30
|
100
|
%
|
ИТР
|
|
Согласование проекта отвода земли
|
ФД
|
10
|
24
|
100
|
%
|
ИТР
|
|
Заключение договора аренды
|
ФД
|
5
|
32
|
100
|
%
|
ИТР
|
|
Окончание этапа «Землеотвод»
|
ФД
|
0
|
0
|
100
|
%
|
ИТР
|
09.11.11
|
* - все задачи этапа «Землеотвод» с не фиксированным объемом работ
Следующее шаг с задачами этапа «Землеотвод» - это определение их взаимосвязей. Выделяем все задачи данного этапа и связываем их связью типа «Окончание - Начало», нажимаем кнопку «Соблюдение связей» и «Расчет проекта» (закладка «Проект»), Рисунок12.
|
