В ОКУ «ГАОПИ Курской области» проведена работа по проверке наличия :
11 фондов (переданных из ОКУ «Госархив Курской области») с простановкой на обложках дел нового номера фонда: П-5395/Р-710 «Обоянское уездное бюро профсоюзов и его отделения», П-5396/Р-759 «Курский областной совет союза спортивных обществ и организаций», П-5397/Р-794 «Курский групповой комитет профсоюза рабочих городского и сельского строительства» и др. общим массивом 4,579 тыс. ед. хр.;
страхового фонда в количестве 0,532 микрофиш (0,216 тыс. ед.хр., 37,259 тыс. кадров).
В ОКУ «ГАДЛС Курской области» осуществлена проверка наличия и состояния 9, 396 тыс. дел 9 фондов.
Муниципальные архивы провели проверку наличия и состояния 42,509 тыс. дел (планировалось - 28,847 тыс.ед.хр.) постоянного хранения и по личному составу, из них постоянного хранения 21,746 тыс. дел.
3.Формирование Архивного фонда Курской области.
Организационно-методическое руководство
архивами организаций
В рамках комплектования областных архивных учреждений был проведен комплекс мероприятий, направленных на качественное пополнение Архивного фонда Курской области, недопущение утраты документов, ликвидацию задолженности в деле упорядочения и приема управленческой документации на постоянное хранение, совершенствование делопроизводства в организациях, оказание им необходимой методической помощи в организации деятельности делопроизводственных служб, недопущение утраты документов по личному составу ликвидированных организаций, в том числе в ходе банкротства.
Продолжалась работа по оптимизации списков организаций, являющихся источниками комплектования архивных учреждений Курской области. Экспертно – проверочная комиссия (далее - ЭПК) архивуправления Курской области на основе представления соответствующих документов исключила из указанных списков 10 организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов, в том числе 7 организаций профиля ОКУ «Госархив Курской области». Как правило, исключенные организации это организации федерального подчинения, негосударственные структуры, инициировавшие расторжение договоров о сотрудничестве с архивными учреждениями.
Исключены из списков источников комплектования муниципальных архивов 3 организации федерального подчинения в связи и их реорганизацией.
Всего включено в состав списков организаций-источников комплектования государственных и муниципальных архивов Курской области 4 организации, в том числе в списки источников комплектования:
ОКУ «Госархив Курской области» 3 организации – ОКУ «Комитет строительства и эксплуатации автомобильных дорог Курской области», комитет по осуществлению полномочий в области гражданской обороны, защиты населения и территорий от чрезвычайных ситуаций и пожарной безопасности Курской области, ФГБУ «Центрально-Черноземное управление по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды»;
муниципальных архивов 1 организация - отдел опеки и попечительства Администрации Кореневского района.
В 2013 году ЭПК архивуправления были согласованы: список источников комплектования ОКУ «Госархив Курской области» аудиовизуальными документами, списки организаций-источников комплектования архивных отделов администраций 5-и муниципальных районов (Горшеченского, Дмитриевского, Железногорского, Кореневского, Пристенского).
Была продолжена работа государственных архивов по ведению и уточнению списка держателей личных фондов.
В список граждан (собственников документов личного происхождения) - источников комплектования ОКУ «ГАОПИ Курской области» включена Г.П.Окорокова, общественный деятель, заслуженный работник культуры Российской Федерации.
В 2013 году ОКУ «Госархив Курской области» была достигнута договоренность о передаче документов личных фондов генерала-лейтенанта, начальника тыла - заместителя командующего войсками ПУрВО Алексея Алексеевича Жирова, а также поэта, автора очерков о Курском крае, краеведа, фотографа Владислава Николаевича Зубца.
Продолжалось сотрудничество с негосударственными организациями и территориальными органами федеральных органов исполнительной власти в рамках заключенных договоров на безвозмездной основе.
Государственные и муниципальные архивы продолжали работу по оказанию организационно – методической помощи организациям в совершенствовании архивного дела и делопроизводства.
В данном направлении государственными архивами Курской области была проведена следующая работа:
оказана помощь в составлении номенклатур дел 40 учреждениям области, инструкций по делопроизводству 9 организациям, конкретных положений об ЭК и архивах организаций 15 структурам;
дано свыше 175 консультаций по вопросам архивного дела и ведения делопроизводства представителям учреждений и организаций систем исполнительной государственной власти и управления, промышленности, науки, образования, общественным организациям;
проведен семинар по вопросам делопроизводства и архивного дела, в котором приняли участие 17 слушателей из 16 организаций области. Программа семинара включала рассмотрение общих правил работы с документами, вопросов организации работы архивов организаций, законодательного регулирования вопросов архивного дела в РФ и Курской области и внедрение в работу архивов автоматизированных технологий;
сотрудники государственных архивов приняли участие в проведении 11 семинаров, где рассматривались вопросы, связанные с порядком заполнения паспортов архивов организаций-источников комплектования; упорядочения и передачи документов на государственное и ведомственное хранение, обеспечением сохранности документов: управление Федерального казначейства по Курской области, комитет ЗАГС Курской области, управление по охране, государственному надзору и регулированию использования объектов животного мира и среды их обитания Курской области, департамент по опеке и попечительству, семейной и демографической политике, ОБУЗ «Курская областная клиническая станция переливания крови» и др.;
проводилась работа по внедрению «Перечня типовых архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения", «Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», утвержденных постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 с изменениями, внесенными Постановлением Правительства РФ от 07 сентября 2011 №751; «Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 и др.;
осуществлено 35 плановых посещений организаций-источников комплектования государственных архивов области, с оформлением результатов посещений (справок), направленных руководителям организаций;
подведены итоги конкурсов:
фотодокументов «Ведомственные архивы. Из прошлого в настоящее» (объявленного в 2012 году) среди архивов организаций, участие в котором приняли 13 организаций-источников комплектования ОКУ «Госархив Курской области» (победителем конкурса стали - ФГБОУ ВПО «Юго-Западный государственный университет», Арбитражный суд Курской области, ОАО «Кореневский завод низковольтной аппаратуры»);
на лучшую номенклатуру дел среди организаций-источников комплектования (в число победителей вошли – ФГБОУ ВПО «Юго-Западный государственный университет», управление Федерального казначейства в Курской области).
Муниципальные архивы в деле улучшения работы по комплектованию провели следующие мероприятия:
осуществили 109 выходов в организации-источники комплектования, с целью оказания методической и практической помощи;
провели 25 семинаров по вопросам организации архивного дела и делопроизводства в ведомственных архивах;
оказали помощь в составлении и согласовании номенклатур дел 323 организациям;
были даны 823 консультации по вопросам деятельности архивов организаций, местонахождении архивных документов и другим вопросам.
ОКУ «Госархив Курской области» продолжил работу по организации своевременного упорядочения документов в ведомствах. Всего были упорядочены в 2013 году документы 52 организаций (управленческой документации – 8,074 тыс. ед. хр., научно-технической документации - 1,275 тыс. ед.хр., по личному составу – 10,933 тыс. ед. хр.), в том числе:
19 -и организаций федерального подчинения;
9-и негосударственных организаций;
7-и отраслевых органов исполнительной власти;
4-х организаций, прошедших процедуру реорганизации, ликвидации и др.
В 2013 г. продолжалась работа по описанию личных фондов; ответственного секретаря Курского отделения Союза писателей России Владимира Павловича Деткова, директора ОКУ «Государственный архив Курской области» (1974-2012), Почетного работника культуры и искусства Курской области М.М. Литвиновой, фотокорреспондента областной общественно-политической газеты «Курская правда» (ныне автономное учреждение Курской области «Редакция газеты «Курская правда») А.И. Шмакова.
Описано 0,145 тыс. ед. хр. документов личного происхождения, 0,515 тыс. ед. хр. фотодокументов, 0,075 единиц учета цифровых фотодокументов.
ОКУ «ГАОПИ Курской области» было организовано упорядочение управленческой документации общим количеством 0,772 тыс. ед.хр., 0,027 тыс. ед.хр. личного происхождения, 0,112 тыс. ед.хр. фотодокументов, 0,483 тыс. ед.хр. по личному составу.
Продолжалась работа по приему на государственное хранение документов от организаций и учреждений.
В ОКУ «Госархив Курской области» поступило от учреждений и организаций:
управленческой документации от 9-и организаций – 1,265 тыс.ед.хр.;
научно-технической документации от 4-х организаций в количестве 0,160 тыс.ед.хр.;
документов личного происхождения - 0,145 тыс. ед.хр. (пополнились фонды начальника Курского областного управления культуры, краеведа Павла Михайловича Рожина и почетного члена Российской Академии архитектуры и строительных наук Марка Львовича Теплицкого, краеведа Анатолия Ивановича Наседкина).
Кроме того, фонды ОКУ «Госархив Курской области» пополнились 0,711 тыс.ед.хр. фотодокументов, из них:
от организаций 0,171 тыс. ед. хр.;
от частных лиц 0,118 тыс. ед. хр.;
в результате инициативного фотографирования, 0,226 тыс. ед. хр., в том числе на электронных носителях – 0,075 тыс. ед. учета;
от муниципальных архивов Курской области – 0,196 тыс. ед.хр.
Сотрудники ОКУ «ГАОПИ Курской области» продолжали активно работать с общественными организациями с целью пополнения фондов документами, созданными в процессе их деятельности. В 2013 году на постоянное хранение было принято 2,131 тыс. ед. хранения, в том числе 1,672 тыс. ед. хранения управленческой документации и 0,432 тыс. ед. хранения по личному составу, 0,027 тыс. ед.хр. (129 документов) личного происхождения. Также принято 0,112 тыс.ед.хр. – фотодокументов.
Прием документов по личному составу в ОКУ «ГАДЛС Курской области» от ликвидированных и реорганизованных предприятий осуществлялся по графику с учетом поданных заявлений конкурсными управляющими или председателями ликвидационных комиссий. В 2013 году в архив приняты документы 18 организаций в количестве 3,643 тыс. дел по личному составу.
В отчетном году состоялось 12 заседаний ЭПК архивуправления Курской области, на которых рассматривались вопросы о включении в состав Архивного фонда Российской Федерации документов постоянного хранения 328 организаций, из них 83 организации профиля государственных архивов и 245 организаций профиля муниципальных архивов.
Муниципальные архивы:
провели работу по своевременному упорядочению документов в организациях, в результате чего было включено в состав Архивного фонда Курской области 13,418 ед.хр. тыс. дел (управленческая документация - 12,881 тыс. ед.хр., личного происхождения 0,199 тыс. ед.хр., фотодокументы – 0,338 тыс. ед.хр.);
осуществили прием от организаций и предприятий, в том числе и ликвидированных, 12,403 тыс. ед.хр., из которых 7,422 тыс. ед.хр.- управленческая документация постоянного хранения, 0,142 тыс. ед.хр. - документы личного происхождения, 0,432 тыс. ед.хр. - фотодокументы; количество принятых документов по личному составу – 4,407 тыс. ед.хр.
4.Автоматизированные архивные технологии.
Создание учетных БД и НСА, автоматизированного НСА
В целях совершенствования научно-справочного аппарата к документам, информационно-поисковых систем государственных архивов области осуществлялась переработка фондов с последующим утверждением их на ЭПК архивуправления Курской области.
Так, в ОКУ «Госархив Курской области» завершена работа по переработке и усовершенствованию описей № 1, 3-30, 31, 32 Ф.33 «Курское губернское правление», а именно:
отсистематизированы и зашифрованы карточки с заголовками и составлены описи: № 1 за 1796-1900 гг. – 1,351 тыс. ед. хр., № 3 за 1785,1791-1917 гг. – 3199 ед. хр.;
проведено усовершенствование описи № 31 за 1862-1917 гг. в количестве 2,060 тыс. ед. хр. в результате составлена опись № 4;
завершено составление описей 1,3,4 в электронном виде;
составлен справочный аппарат к описям 1,3,4: титульные листы, оглавления, переводная таблица к описи №3, к фонду составлена историческая справка;
составлены акты объединения, разделения, передачи в другие фонды дел, обнаружения неучтенных дел, переработки описей, в процессе усовершенствования и переработки проведена нумерация дел описей (29, 982 тыс. листа);
начата работа по составлению указателей к делам описи № 2 , т. 1, т. 2: именного – 7,910 тыс. карточек; географического – 3,346 тыс. карточек.
Проведена переработка описей № 438-603 Ф.621 «Межевые землеустроительные учреждения Курской губернии», а именно геодезические описания участков земли. Уточнена фондовая принадлежность дел, пересоставлены заголовки, уточнены крайние даты, систематизированы и зашифрованы в количестве 0,746 тыс. ед. хр. Начато описание картографического материала по Ф.621, в результате составлена 0,391 карточка (планы). Проведена выверка описи №2, в результате составлено 62 заголовка, составлена итоговая запись к описи. Составлены электронные описи: № 5 за 1775-1916 гг. объемом 3,59 тыс. ед. хр., № 6 за 1778-1913 гг. объемом 0,478 тыс.ед. хр. с частичным редактированием заголовков.
Продолжалась тематическая разработка фонда Р-770, оп.8 «Исполнительный комитет Курского городского Совета народных депутатов» (переименование улиц, изменение номеров домов, выделение земельных участков под индивидуальное строительство, образование ЖСК, ГСК), разработано 0,054 тыс. дел (1962-1967 гг.). Отсистематизированы и включены в тематический каталог 2,137 тыс. тематические карточки.
Проводилось работа по:
усовершенствованию разделов систематического каталога «К», «Л-ЛО57», что составило 2,145 тыс. карточек;
систематизации тематических карточек в разделе «Постперестроечный период» фотокаталога, в соответствии со схемой «Единого классификатора документной информации Архивного фонда РФ»;
каталогизации 0,711 ед. хр. фотодокументов и 0,165 ед.учета цифровых фотодокументов; включено в тематический каталог 0,711 тематических карточек и 0,165 тематических карточек на цифровые фотодокументы.
В ОКУ «ГАОПИ Курской области» проведена переработка описей фонда П-75 «Кореневский райком ВЛКСМ» за 1928-1990 гг., фонда П-128 «Бесединский райком ВЛКСМ»» за 1928-1962 гг., П-142 «Горшеченский райком ВЛКСМ» за 1927-1989 гг., П-171 «Ясеновский райком ВЛКСМ» за 1935-1956 гг., общим массивом 2,958 тыс. ед.хр., из них постоянного хранения 2,817 тыс.ед.хр., 0,141 тыс. дел по личному составу.
|
