Инструкция по архивному делу в Вооруженных Силах Республики Беларусь (далее Инструкция) определяет основные правила организации и ведения архивного дела в Вооруженных
Скачать 1.24 Mb.
|
цель работы). Начальник училища _____________________________________________ (воинское звание, подпись, инициалы, фамилия) Форма 22 ГЕНЕРАЛЬНЫЙ ШТАБ ВООРУЖЕННЫХ СИЛ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ ___________________ ДОПУСК (разрешение) к работе с документами, хранящимися в Центральном архиве Министерства обороны Допустить _____________________________________________________ (должность, воинское звание, фамилия, имя, отчество) ____________________________________________________________________ к документам _______________________________________________________ (наименование объединений, соединений, ____________________________________________________________________ воинских частей и организаций и за какой период) ____________________________________________________________________ Цель и тема работы _________________________________________________ ____________________________________________________________________ По заданию какой организации работает ______________________________ ____________________________________________________________________ Характер использования документов __________________________________ Срок работы в Центральном архиве с ______ 20__ г. до _____ 20__ г. Основание: М.П. Начальник отдела _____________________________________________ (воинское звание, подпись, инициалы, фамилия) Форма 23 ЛИСТ использования документов Фонд № _____________ Опись № _______________ Дело № ________________ Наименование дела __________________________________________________ за 20__ г. :-----------:--------:------------:-----------------:--------------: : :Номера :Для какой :Характер :Фамилия и : : :исполь- :цели :использования :подпись лица, : :Дата записи:зованных:использованы:документов :сделавшего : : :листов :документы :(снята копия, :запись : : : : :сделана выписка) : : :-----------:--------:------------:-----------------:--------------: : 1 : 2 : 3 : 4 : 5 : :-----------:--------:------------:-----------------:--------------: :18.05.1998 : 2-5 :Для :Выписка в рабочую:Иванов : :г. : :написания :тетрадь : : : : :докторской : : : : : :диссертации : : : : : : : : : :20.09.1998 : 17-29 :Подбор :Ксерокопия :Петров : :г. : :материалов : : : : : :для музея : : : : : :боевой славы: : : :-----------:--------:------------:-----------------:--------------: Форма 24 КАРТОЧКА ВЫДАЧИ Фонд № _________________ Опись № _________________ Дело № __________ Наименование дела __________________________________________________ ____________________________________________________________________ Количество листов __________________________________________________ :-----------:--------------:---------------:-----------:-----------: : : :Расписка : :Расписка : :Дата выдачи:Кому выдано :получившего :Дата :получившего: :(высылки) :(куда выслано):дело или :возвращения:дело : : : :исходящий номер: : : :-----------:--------------:---------------:-----------:-----------: : 1 : 2 : 3 : 4 : 5 : :-----------:--------------:---------------:-----------:-----------: :-----------:--------------:---------------:-----------:-----------: :-----------:--------------:---------------:-----------:-----------: :-----------:--------------:---------------:-----------:-----------: Форма 25 КНИГА УЧЕТА АРХИВНЫХ ДЕЛ (ПОЗИТИВОВ МИКРОФИЛЬМОВ), ВЫДАННЫХ ВО ВРЕМЕННОЕ ПОЛЬЗОВАНИЕ ВНУТРИ АРХИВА Начата "____" _______________ 20__ г. Окончена "____" _____________ 20__ г. На "_____" листах :---:-----------:-----:-----:-----:-------:------:-------:---------: : : : : : :Коли- : : :Дата : : : : : :Номер:чество : : :возвра- : : № :Дата выдачи:Номер:Номер:дела :листов :Номер :Кому :щения и : :п/п: :фонда:описи:по :(коли- :пленки:выдано :расписка : : : : : :описи:чество : : :в приеме : : : : : : :кадров): : : : :---:-----------:-----:-----:-----:-------:------:-------:---------: : 1 : 2 : 3 : 4 : 5 : 6 : 7 : 8 : 9 : :---:-----------:-----:-----:-----:-------:------:-------:---------: : 1 :18.05.1999 : 208 : 169 : 17 : 200 : - :Иванову: : : : : : : : : : : : : 2 : - : 208 : - : - : 200 : 18 :Петрову: : :---:-----------:-----:-----:-----:-------:------:-------:---------: Указания по ведению книги 1. При выдаче архивного дела заполняются все графы, кроме графы 7. 2. При выдаче позитива микрофильма графы 4, 5 не заполняются. Форма 26 ОПИСЬ АРХИВНЫХ ДЕЛ (ПОЗИТИВОВ МИКРОФИЛЬМОВ), НАХОДЯЩИХСЯ У ИССЛЕДОВАТЕЛЯ _______________________________________________________ (воинское звание, фамилия, имя, отчество исследователя) :---:-----------:-------------:-----:-----:-------:------:---------: : : : : : :Коли- : :Дата : : : : : :Номер:чество : :возвра- : : № :Дата записи: Номер фонда :Номер:дела :листов :Номер :щения и : :п/п: : :описи:по :(коли- :пленки:расписка : : : : : :описи:чество : :в приеме : : : : : : :кадров): : : :---:-----------:-------------:-----:-----:-------:------:---------: : 1 : 2 : 3 : 4 : 5 : 6 : 7 : 8 : :---:-----------:-------------:-----:-----:-------:------:---------: : 1 :18.05.1999 : 208 : 169 : 17 : 200 : - : : : : : : : : : : : : 2 :18.05.1999 : 208 : - : - : 200 : 18 : : : : : : : : : : : : 3 :18.05.1999 : Рабочая : : : 100 : - : : : : : тетрадь : : : : : : : : : инв.№ 18 : : : : : : :---:-----------:-------------:-----:-----:-------:------:---------: Указания по ведению описи 1. При учете архивных дел заполняются все графы, кроме графы 7. 2. При учете позитивов микрофильмов графы 4, 5 не заполняются. 3. В этой же описи исследователи учитывают свои рабочие тетради, официальные издания и печати. Форма 27 КНИГА УЧЕТА ОПИСЕЙ И АРХИВНЫХ ДЕЛ, ПРИНЯТЫХ НА ОТВЕТСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ Начата "____" __________ 20__ г. Окончена "____" ________ 20__ г. На "_____" листах :------------:-----:----------:----------:------------------:------: : : :Количество:Номера : Из них : : :Наименование:Номер:дел, :дел, :-----------:------:Приме-: :и номер :описи:числящихся:оказав- :совершенно :несек-:чание : :фонда : :по описи :шихся :секретных и:ретных: : : : : :в наличии :секретных : : : :------------:-----:----------:----------:-----------:------:------: : 1 : 2 : 3 : 4 : 5 : 6 : 7 : :------------:-----:----------:----------:-----------:------:------: Форма 28 КНИГА УЧЕТА НЕДОСТАЮЩИХ АРХИВНЫХ ДЕЛ И ОПИСЕЙ Начата "____" ____________ 20__ г. Окончена "____" __________ 20__ г. На "_____" листах :---:-----------------------------:-----:-----:--------:-----------: : № : Наименование и номер фонда :Номер:Номер:За какой:Для отметок: :п/п: :описи:дела :год : : :---:-----------------------------:-----:-----:--------:-----------: : 1 : 2 : 3 : 4 : 5 : 6 : :---:-----------------------------:-----:-----:--------:-----------: Форма 29 УТВЕРЖДАЮ Начальник ___________________________ (должность, воинское звание, _____________________________________ подпись, фамилия, инициалы) "____" __________________ 20__ г. АКТ проверки наличия и состояния документов и описей Проверка наличия и состояния документов и описей ______________ (номер фонда, ____________________________________________________________________ название фонда или части фонда) проводилась с "____" ____________ по "____" ____________ 20__ г. Проверкой установлено: 1.1. Числится по учету описей __________________________________ шт. 1.2. Оказалось в наличии описей ________________________________ шт. 1.3. Недостает описей __________________________________________ шт. 2.1. Всего числится по описям _________________________________ дел. 2.2. Не оказалось в наличии ___________________________________ дел. 2.3. Не относится к данному фонду _____________________________ дел. 2.4. Не относится к данным описям _____________________________ дел. 2.5. Имеют литерные номера, не оговоренные в итоговой записи _______ _______________________________________________________________ дел. 2.6. Пропущено номеров, не оговоренных в итоговой записи ___________ _______________________________________________________________ дел. 2.7. Оказалось в наличии по данному фонду и описям ____________ дел. Из них: - выданных во временное пользование за пределы архива _________ _______________________________________________________________ дел; - требующих дезинфекции и дезинсекции ____________________ дел; - требующих переплета и реставрации ______________________ дел; - с неисправимыми повреждениями __________________________ дел. 3. Имеется не внесенных в описи _______________________________ дел. 4. Всего дел, относящихся к данному фонду __________________________ 5. Характеристика состояния материалов и отрицательные явления в условиях их хранения _______________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ Проверку производили: ____________________________________________________________________ (должности, воинские звания, подписи, инициалы, фамилии) Форма 30 ПАСПОРТ АРХИВА ____________________________________________________________________ (полное название архива) ____________________________________________________________________ (подчиненность) ____________________________________________________________________ (адрес архива) Дата образования архива ____________________________________________ 1. Помещение :----------------:-------------:-----------------------------------: : : :Краткая характеристика помещения : :Площадь :Протяженность:(сухое, сырое, светлое, темное, : :архивохранилища,:стеллажей, м :наличие вентиляции; вид отопления -: :кв.м : :центральное, газовое, печное; : : : :освещение - электрическое или иное): :----------------:-------------:-----------------------------------: 2. Кадры :----------:-----------:-------------------------------------------: : : :Сведения о начальнике архива или лице, : :Количество:Наличие :ответственном за архив : :штатных :работника, :------------:-----------:------------------: :работников:ответствен-: Фамилия, : : Стаж работы : :архива :ного за : имя, :Образование:-----------:------: : :архив : отчество : :в данной :в : : : : : :организации:архиве: :----------:-----------:------------:-----------:-----------:------: 3. Наличие и состояние документов :----------------:-------------------------------------------------: : : Фондов : : :-------------------------------------------------: : : Дел : : :-------------------------------------------------: : : Крайние даты документов : : :-------------:-----------:-----------------------: : : :Постоянного:Дел : : : :хранения :-----------------------: : В архиве : : :В том числе описано : : : : :-----------------------: : : : :Крайние даты документов: : : Из них :-----------:-----------------------: : : :По личному :Дел : : : :составу :-----------------------: : : : :В том числе описано : : : : :-----------------------: : : : :Крайние даты документов: :----------------:-------------:-----------:-----------------------: :В структурном :Дел : :подразделении :-------------------------------------------------: :(постоянного :Крайние даты документов : :хранения) : : :----------------:-------------------------------------------------: Начальник архива ___________________________________________________ (воинское звание, подпись, инициалы, фамилия) М.П. "____" ____________ 20__ г. Форма 31 АКТ № _________ о сдаче документов в государственные архивы Архив-сдатчик ______________________________________________________ Организация ________________________________________________________ Архив-приемщик _____________________________________________________ Организация ________________________________________________________ Основание сдачи ____________________________________________________ Название фонда _____________________________________________________ (название организации, документы которого подлежат ____________________________________________________________________ сдаче) :------:----------------------:------------:----------:------------: :Номер :Количество экземпляров:Крайние даты:Количество: Примечание : :описей:описей :документов :дел : : :------:----------------------:------------:----------:------------: Всего описей _______________________________________________________ (цифрами и прописью) Всего дел __________________________________________________________ (цифрами и прописью) Состояние документов и описей ______________________________________ ____________________________________________________________________ Одновременно сдаются _______________________________________________ ____________________________________________________________________ Печать архива-сдатчика Сдал: представитель архива __________________________ организации организации __________________________ Печать архива-приемщика (подпись) Принял: представитель архива организации ____________________________ организации _______________________ ____________________________ (дата) (подпись) Форма 32 КНИГА УЧЕТА АРХИВНЫХ ДЕЛ (ПОЗИТИВОВ МИКРОФИЛЬМОВ), ВЫСЛАННЫХ ВО ВРЕМЕННОЕ И ПОСТОЯННОЕ ПОЛЬЗОВАНИЕ ЗА ПРЕДЕЛЫ АРХИВА Начата "____" ____________ 20__ г. Окончена "____"___________ 20__ г. На "_______" листах :---:-------:---------:-----:-------:----------:------:------------:-------:--------:-----------------:-----------------:-----------: : № :Дата :Номер :Номер:Номер :Количество:Номер :Наименование:Кому :На какой:Дата и исходящий :Дата и входящий :Расписка : :п/п:высылки:(наимено-:описи:дела по:листов :пленки:дела :выслано:срок :номер документа, :номер документа, :хранителя : : : :вание) : :описи :(кол-во : : : :выслано :при котором :при котором :фондов в : : : :фонда : : :кадров) : : : :дело :выслано дело :возвращено дело :приеме дела: :---:-------:---------:-----:-------:----------:------:------------:-------:--------:-----------------:-----------------:-----------: : 1 : 2 : 3 : 4 : 5 : 6 : 7 : 8 : 9 : 10 : 11 : 12 : 13 : :---:-------:---------:-----:-------:----------:------:------------:-------:--------:-----------------:-----------------:-----------: Указания по ведению книги 1. Книга ведется в архиве - за архив в целом. 2. При высылке архивного дела заполняются все графы, кроме графы 7. 3. При высылке позитивов микрофильмов графы 4 и 5 не заполняются. 4. При высылке дел (позитивов микрофильмов) в графе 9 указывается наименование воинской части (организации), в адрес которой выслано дело, а в графе 11 - номер сопроводительного письма. |
Похожие:
 | «о министерстве обороны Республики Беларусь и Генеральном штабе Вооруженных Сил Республики Беларусь», постановления Совета Министров... | | Утвердить прилагаемое Наставление по архивному делу в Вооруженных силах Российской Федерации |
| Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях, организациях, утвержденная постановлением Госкомтруда... | | Ввести в действие Руководство по противопожарной защите и местной обороне в Вооруженных Силах Российской Федерации (приложение n... |
| Утвердить прилагаемое Руководство по диспансеризации военнослужащих в Вооруженных Силах Российской Федерации | | ... |
| ... |  | Приказ Министерства обороны Республики Беларусь от 26 октября 2006 г. №38 (зарегистрировано в Национальном реестре №8/15299 от 10.... |
| Приказ Министерства обороны Республики Беларусь от 12 июля 2007 г. №30 зарегистрировано в Национальном реестре | | О мерах по улучшению организаторской работы командиров (начальников) в повседневной плановой деятельности и боевой подготовке войск,... |