Инструкция по архивному делу в Вооруженных Силах Республики Беларусь (далее Инструкция) определяет основные правила организации и ведения архивного дела в Вооруженных
Скачать 1.24 Mb.
|
| РАЗДЕЛ XII СОЗДАНИЕ СТРАХОВОГО ФОНДА ДОКУМЕНТОВ 173. Микрофильмирование и сканирование документов производятся в целях: 173.1. создания страхового фонда уникальных и особо ценных документов; 173.2. обеспечения сохранности подлинных документов (оригиналов); 173.3. расширения возможностей использования архивных документов. 174. Создание страхового фонда путем микрофильмирования и сканирования осуществляется на основании перспективных и годовых планов работы Центрального архива и организуется как самостоятельный вид работы архива. К страховому фонду создается необходимый научно-справочный аппарат. 175. Страховой копией при микрофильмировании для документов на бумажной основе является негативный микрофильм 1-го поколения (негатив микрофильма), изготовленный на соответствующего типа черно-белой фотографической пленке (типа "Микрат 300", 35 мм) методом непосредственного фотографирования документов. Микрофильм страхового фонда создается в составе архивного фонда. Одновременно с созданием страхового фонда изготавливается обязательный комплект фонда использования, который для документов на бумажной основе состоит из позитивного микрофильма 2-го поколения (позитив микрофильма), изготовленного с негативного микрофильма 1-го поколения, и негативный микрофильм 3-го поколения (контратип), изготовленный с позитивного микрофильма. Страховая копия при сканировании создается путем ввода и обработки изображений, то есть преобразования информации через сканирующее устройство с переводом в текстовый (электронный) вид на экран компьютера. Текстовый материал с помощью программы распознавания переводится в документ, читаемый текстовым редактором. В дальнейшем копия сохраняется на жестком диске компьютера, дискете. Изображение сканируется с коррекцией по яркости с использованием индивидуальных для каждого сканера коэффициентов коррекции. 176. Изготовление, учет и хранение страхового фонда, полученного в результате микрофильмирования и сканирования документов, производятся в порядке, установленном для секретных документов, независимо от грифа секретности оригиналов. Комплект фонда использования хранится, как правило, при читальном зале Центрального архива. Страховой фонд является неприкосновенным и хранится территориально обособленно от оригиналов документов, с которых изготовлены страховые копии, в специальных хранилищах страхового фонда. 177. Оригиналы документов, с которых изготовлены позитивные микрофильмы, являются неприкосновенными. 178. Организация микрофильмирования и сканирования (выявление, отбор и подготовка оригиналов, изготовление, учет, хранение и использование), технология операций микрофильмирования и сканирования документов определяются инструкциями, разрабатываемыми в соответствии с требованиями документов по этим вопросам Национального центра по архивам и делопроизводству Республики Беларусь и утверждаемыми начальником Центрального архива. РАЗДЕЛ XIII ПРОВЕРКА НАЛИЧИЯ И СОСТОЯНИЯ ДОКУМЕНТОВ И ОПИСЕЙ 179. В целях контроля за сохранностью архивных фондов и установления их физического состояния в Центральном архиве периодически проводится проверка наличия и состояния документов и описей. Проверке могут быть подвергнуты документы и описи всего Центрального архива, группы фондов, отдельного фонда или его части. 180. Проверка наличия особой важности, совершенно секретных и секретных документов и дел в Центральном архиве проводится: 180.1. каждый раз, когда это вызывается каким-либо нарушением нормальных условий хранения документов и при этом есть основание предполагать их порчу или утрату; 180.2. при передаче документов из Центрального архива; 180.3. при приеме дел хранителями фондов на ответственное хранение; 180.4. при смене начальника Центрального архива и хранителя фондов; 180.5. не реже одного раза в пять лет. 181. Проверка наличия и состояния документов и описей проводится комиссиями. 182. Перед проверкой наличия и состояния документов и описей комиссия должна ознакомиться с делом фонда и с основными учетно-справочными материалами, относящимися к проверяемому фонду. Проверка наличия описей производится по книгам учета описей. Наличие документов проверяется путем сверки наименования (заголовка) архивного дела и архивных шифров, имеющихся на обложке каждого дела, с записями в описи. При этом делать условные отметки в описях и на архивных делах не разрешается. Проверкой устанавливаются: 182.1. наличие описей; 182.2. фактическое количество дел; 182.3. количество архивных дел, числящихся по описям; 182.4. номера и наименования архивных дел, не обнаруженных при проверке; 182.5. количество архивных дел, не включенных в описи; 182.6. количество архивных дел, не относящихся к данному фонду; 182.7. количество архивных дел, не оговоренных в итоговой записи; 182.8. номера и наименования архивных дел с неустранимыми повреждениями, пораженных плесневым грибком или насекомыми, а также архивные дела, требующие реставрации и переплета; 182.9. условия хранения документов. Результаты проверки вносятся в лист проверки наличия и состояния документов и описей фонда (форма 4). 183. При приеме архивных дел хранителями фондов на ответственное хранение результаты проверки наличия документов записываются только в книгу учета описей и архивных дел, принятых на ответственное хранение (форма 27). При последующих проверках наличие архивных дел и описей устанавливается на основании записей, сделанных в этой книге, а также на основании актов на архивные дела и описи, принятые и переданные после предыдущей проверки. Порядок проведения последующих проверок наличия и состояния документов и описей, а также проверок при смене хранителя фондов определяет начальник Центрального архива. 184. Архивные дела, находящиеся на день проверки во временном пользовании внутри Центрального архива, проверяются на общих основаниях с делами, находящимися в архивохранилище. Архивные дела, находящиеся в период проверки во временном пользовании за пределами Центрального архива, считаются имеющимися в наличии. 185. Если в период проверки будет выявлена недостача архивных дел и описей, то принимаются меры к их розыску. В случае, когда недостающие архивные дела и описи обнаружить не удалось, они вносятся в книгу учета недостающих архивных дел и описей (форма 28). Для принятия окончательного решения назначается административное расследование. О результатах расследования докладывается по команде. 186. По окончании проверки наличия и состояния документов на основании записей в книге учета описей и архивных дел, принятых на ответственное хранение, или листов проверки наличия и состояния документов и описей фонда составляется акт (форма 29), который с приложенными к нему документами (списками, заключениями, справками и другое) представляется на рассмотрение и утверждение начальником Центрального архива. Акты проверки наличия и состояния документов и описей служат основанием для передачи документов на ответственное хранение вновь назначенным хранителям фондов. 187. Архивные дела, не включенные в описи, а также не относящиеся к проверяемому фонду, учитываются и присоединяются к соответствующему фонду в установленном порядке. РАЗДЕЛ XIV КОНТРОЛЬ ЗА РАБОТОЙ ЦЕНТРАЛЬНОГО АРХИВА, ЕГО ОТЧЕТНОСТЬ, МЕТОДИЧЕСКАЯ РАБОТА И ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ В ГОСУДАРСТВЕННЫЕ АРХИВЫ 188. Генеральный штаб обязан систематически проверять состояние и работу Центрального архива, а штабы и управления всех степеней - порядок учета, хранения и уничтожения архивных дел в подчиненных воинских частях и организациях. 189. Проверка Центрального архива может быть полной, охватывающей весь комплекс задач, решаемых архивом, или по отдельным видам его работы. Результаты проверки отражаются в акте, составляемом в произвольной форме. Акт докладывается начальнику, по распоряжению которого проводилась проверка. 190. Представители Национального центра по архивам и делопроизводству Республики Беларусь допускаются к проверке состояния и обеспечения сохранности документов в Центральном архиве по согласованию с Генеральным штабом и при наличии специальных удостоверений. 191. Начальник Центрального архива ежегодно представляет в Национальный центр по архивам и делопроизводству Республики Беларусь паспорт архива (форма 30), предварительно согласованный с начальником организационного отдела Генерального штаба. Доклад составляется в произвольной форме, но с обязательным освещением следующих вопросов: 191.1. состояние Центрального архива (оборудование, пригодность помещений для хранения документов, наличие комнат для хранения документов, наличие комнат для приема дел от сдатчиков, площадь и объем архивохранилищ и наличие свободных площадей для очередного приема архивных дел от войск); 191.2. движение дел за год (наличие архивных дел на 1 января отчетного года, сколько и за какие годы принято архивных дел от войск, передано в другие архивы, уничтожено с истекшими сроками хранения, наличие дел на 1 января наступившего года, из них: постоянного и временного сроков хранения, количество архивных дел, подлежащих передаче в Национальный архивный фонд Республики Беларусь; 191.3. состояние справочной работы (количество поступивших и исполненных обращений граждан, сроки исполнения и характер даваемых ответов, наименования и виды разработанного научно-справочного аппарата); 191.4. какая проведена работа по проверке хранения и уничтожения документов в войсках; 191.5. устранение недостатков, отмеченных в актах проверки Центрального архива; 191.6. штат и укомплектованность Центрального архива личным составом; 191.7. предложения по улучшению работы Центрального архива. 192. Методическая работа в архивах Вооруженных Сил заключается в разработке и совершенствовании методов проведения архивных работ и внедрения их в практику и ведется на базе результатов научных исследований и обобщения опыта работы. 193. Основными формами методической работы являются: составление инструкций, рекомендаций и других методических пособий; обсуждение и решение методических вопросов на методической и экспертно-проверочной (экспертной) комиссиях; изучение и обобщение передового опыта; методическая помощь сотрудникам Центрального архива; методическая помощь лицам, ответственным за ведение делопроизводства в воинских частях и организациях, по вопросам формирования и оформления дел, подготовки и сдачи документов в архивы. 194. Начальник Центрального архива ежегодно к 1 февраля представляет в организационный отдел Генерального штаба сводные доклады о работе и состоянии Центрального архива. 195. Документы с постоянным сроком хранения могут передаваться на государственное хранение в соответствии с законодательством Республики Беларусь. Передача документов в республиканские государственные архивы производится по актам (форма 31). Акт составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр акта передается архиву-приемщику, а второй акт остается у архива-сдатчика. Сроки и порядок передачи документов согласовываются с Национальным центром по архивам и делопроизводству Республики Беларусь. Приложение к Инструкции по архивному делу в Вооруженных Силах Республики Беларусь ОБРАЗЦЫ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ И ШТАМПОВ, ПРИМЕНЯЕМЫХ В ВООРУЖЕННЫХ СИЛАХ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ Форма 1 Образец заполнения обложки (титульного листа) секретного дела Хранить постоянно Ст.4 Инв.№ 15 ______________________________ (гриф секретности) МИНИСТЕРСТВО ОБОРОНЫ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ 2-й гвардейский механизированный полк с 14 мая 1993 г. 2-й гвардейский мотострелковый полк (войсковая часть 00000) ___________________________________________________________ (наименование воинской части, организации) ДЕЛО № 5 ПРИКАЗЫ КОМАНДИРА ПОЛКА ПО СТРОЕВОЙ ЧАСТИ № 1-250 _______________________________________________________ (наименование дела) :---------:-------------:-------------:-------------:---------------: : Архив : Номер фонда : Номер описи : Номер дела : Номер коробки : :---------:-------------:-------------:-------------:---------------: : ЦАМО : 1725 : 18932с : 2 : - : :---------:-------------:-------------:-------------:---------------: Начато 1 января 2002 г. Окончено 31 декабря 2002 г. На 100 листах ____________________________________________________________________ (должность, воинское звание, подпись, инициалы, фамилия лица, ответственного за делопроизводство) Форма 2 Образец заполнения обложки (титульного листа) несекретного дела Хранить 25 лет, до 2027 года Ст.1721 МИНИСТЕРСТВО ОБОРОНЫ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ Военный госпиталь № 12 ____________________________________________________________________ (наименование воинской части, организации) ____________________________________________________________________ ДЕЛО № 7 Том 1 (девять томов) ИСТОРИИ БОЛЕЗНЕЙ НА БУКВЫ А, Б ____________________________________________________________________ (наименование дела) :----------:-------------:-------------:-------------:-------------: : Архив : Номер фонда : Номер описи : Номер дела :Номер коробки: :----------:-------------:-------------:-------------:-------------: : ЦАМО : 1721 : 17865 : 1 : 2773 : :----------:-------------:-------------:-------------:-------------: Начато 1 января 2002 г. Окончено 30 декабря 2002 г. На 224 листах ____________________________________________________________________ (должность, воинское звание, подпись, инициалы, фамилия лица, ответственного за делопроизводство) Форма 3 ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ истории болезней, подшитых в дело № ______ за 20___ год -----:------------------------------:--------------:---------------- № : Фамилия, имя, отчество :Номера листов : Примечание п/п : :в деле : -----:------------------------------:--------------:---------------- 1. Андреев Федор Иванович 1-12 2. Аникеев Борис Гаврилович 13-16 3. Афанасьев Иван Семенович 17-18 -------------------------------------------------------------------- Всего в опись внесено 42 (сорок две) истории на 387 листах. ____________________________________________________________________ (должность, воинское звание, подпись, инициалы, фамилия лица, ответственного за делопроизводство) Форма 4 ЛИСТ ПРОВЕРКИ наличия и состояния документов и описей фонда ____________________________________________________________ (наименование и номер фонда) :-----:-------:----------:--------:-------:-------:---------:---------:---------:---------:---------:---------:---------:---------------: : : : : :Номера :Номера :Литерные :Пропущен-:Количест-:Номера :Номера :Номера :Номера :Делопроизводст-: : :Отметка:Количество:Номера :дел, не:дел, не:номера :ные :во дел :дел, :дел, :дел, :дел с :венные номера : :Номер:о :дел, :необна- :относя-:относя-:дел, не :номера, :данной :выданных :требующих:требующих:неисправ-:или индексы : :описи:наличии:числящихся:руженных:щихся к:щихся к:оговорен-:не огово-:описи, :во :дезинфек-:реставра-:ными :дел, : : :описи :по описи :дел :данному:данной :ные в :ренные в :оказав- :временное:ции и :ции и :поврежде-:не внесенных в : : : : : :фонду :описи :итоговой :итоговой :шихся в :пользова-:дезинсек-:переплета:ниями :опись : : : : : : : :записи :записи :наличии :ние :ции : : : : |
Похожие:
 | «о министерстве обороны Республики Беларусь и Генеральном штабе Вооруженных Сил Республики Беларусь», постановления Совета Министров... | | Утвердить прилагаемое Наставление по архивному делу в Вооруженных силах Российской Федерации |
| Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях, организациях, утвержденная постановлением Госкомтруда... | | Ввести в действие Руководство по противопожарной защите и местной обороне в Вооруженных Силах Российской Федерации (приложение n... |
| Утвердить прилагаемое Руководство по диспансеризации военнослужащих в Вооруженных Силах Российской Федерации | | ... |
| ... |  | Приказ Министерства обороны Республики Беларусь от 26 октября 2006 г. №38 (зарегистрировано в Национальном реестре №8/15299 от 10.... |
| Приказ Министерства обороны Республики Беларусь от 12 июля 2007 г. №30 зарегистрировано в Национальном реестре | | О мерах по улучшению организаторской работы командиров (начальников) в повседневной плановой деятельности и боевой подготовке войск,... |