Инструкция по архивному делу в Вооруженных Силах Республики Беларусь (далее Инструкция) определяет основные правила организации и ведения архивного дела в Вооруженных
Скачать 1.24 Mb.
|
____________________________________________________________________ Председатель комиссии: _____________________________________________ (воинское звание, подпись, инициалы, фамилия) ____________________________________________________________________ Члены комиссии: ____________________________________________________ (воинские звания, подписи, инициалы, фамилии) ____________________________________________________________________ "_____" ______________ 20__ г. После утверждения акта перечисленные дела перед уничтожением сверили с записями в акте и полностью уничтожили путем _____________ (указывается, ____________________________________________________________________ переработаны на фабрике или уничтожены путем сожжения) Председатель комиссии: _____________________________________________ (воинское звание, подпись, инициалы, фамилия) Члены комиссии: ____________________________________________________ (воинские звания, подписи, инициалы, фамилии) ____________________________________________________________________ "____" ___________________ 20__ г. Примечание. Графы бланка формы 15 должны иметь следующие размеры: графы 1, 4 - по 10 мм; графа 2 - 40 мм; графы 3, 6 - по 20 мм, графа 5 - 45 мм, графа 7 - 15 мм и графа 8 - 30 мм. Форма 16 КНИГА УЧЕТА ПОСТУПИВШИХ И ВЫБЫВШИХ АРХИВНЫХ ДЕЛ ________________________________________________________ (наименование архива, архивохранилища) Начата "___"_____________ 20__ г. Окончена "___"___________ 20__ г. На _______________ листах :---:-----------:-----------------:------------:------------------------:------------------------:------------------------: : : : :Наименование: Поступило : Выбыло : Имеется в наличии : : : : :и номера :-----:------------------:-----:------------------:-----:------------------: : : : :документов, :всего: из них : : из них : : из них : : № : :От кого поступали:по которым : :-----------:------: :-----------:------: :-----------:------: :п/п:Дата записи:или куда выбыли :поступили : : : : : : : : : : : : :дела :или на : :совершенно :несек-:всего:совершенно :несек-:всего:совершенно :несек-: : : : :основании : :секретных и:ретных: :секретных и:ретных: :секретных и:ретных: : : : :которых : :секретных : : :секретных : : :секретных : : : : : :выбыли дела : : : : : : : : : : :---:-----------:-----------------:------------:-----:-----------:------:-----:-----------:------:-----:-----------:------: : 1 : 2 : 3 : 4 : 5 : 6 : 7 : 8 : 9 : 10 : 11 : 12 : 13 : :---:-----------:-----------------:------------:-----:-----------:------:-----:-----------:------:-----:-----------:------: : : : Всего за 1998 г.: : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : :186:20.01.1995 :Уничтожено дел с :Акт № 125 :14000: 200 :12000 :5000 : 3000 :2000 :62000: 22000 :4000 : : :г. :истекшими сроками: : : : : : : : : : : : : :хранения : : - : - : - : 145 : 20 : 125 :61855: 21980 : 0 : : : : : : : : : : : : : : : :187:01.02.1995 :Принято от :По описям с : 7350: 2225 :5125 : : : : : :3987 : : :г. :Вооруженных Сил :№ 183275 по : : : : : : : : : : : : : :№ 183312 : : : : : : : : : 5 : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : - : - : - :69205: 24205 :45000 : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : 0 : : : : : : : : : : : : : : : : : : :По описям : - : - :- : 270 : 100 : 170 : 1115: 510 : 605 : : : : :№ 26260с по : : : : : : : : : : : : : :№ 26262с : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : :188:25.02.1995 :Передано в :Акт № 275 : 7350: 2225 :5125 : 415 : 120 : 295 : 1115: 510 : 605 : : :г. :Национальный : : : : : : : : : : : : : :архивный фонд : : : : : : : : : : : : : :Республики : : : : : : : : : : : : : :Беларусь : : : : : : : : : : : :---:-----------:-----------------:------------:-----:-----------:------:-----:-----------:------:-----:-----------:------: Итого за 1998 год Указания по ведению книги 1. Книга заполняется чернилами четким и разборчивым почерком без помарок. 2. В Центральном архиве основанием для записей служат: в графы "Поступило" - накладная на принятые дела от сдатчиков или других архивохранилищ, в графы "Выбыло" - акт на уничтоженные дела или акт (накладная) на переданные дела. 3. На 1 января каждого года производится подсчет и делается итоговая запись о количестве поступивших и выбывших дел в течение года. Форма 17 ____________________ (гриф секретности) КНИГА УЧЕТА АКТОВ НА УНИЧТОЖЕННЫЕ АРХИВНЫЕ ДЕЛА _____________________________________________________________ (наименование архива, архивохранилища) Начата "____" ____________ 20__ г. Окончена "____" __________ 20__ г. На _____________ листах :---:----:----------:------------------:---------:---------------:------------:-----------:------------------: : : :Дата : :Количест-:Количество дел,:Всего : : : : № : № :составле- :Наименование фонда:во дел, :разрешенных к :уничтожено с:Дата :Местонахождение : :п/п:акта:ния акта : :внесенных:уничтожению :начала года :уничтожения:акта : : : : : :в акт : : : : : :---:----:----------:------------------:---------:---------------:------------:-----------:------------------: : 1 : 2 : 3 : 4 : 5 : 6 : 7 : 8 : 9 : :---:----:----------:------------------:---------:---------------:------------:-----------:------------------: : : : :Итого за 1999 год : - : 10200 : 10200 : - : - : : : : :------------------:---------:---------------:------------:-----------:------------------: : : : :Всего за все годы : - : - : 102560 : - : - : : : : :------------------:---------:---------------:------------:-----------:------------------: : 1 :274 :02.02.1999:Управление МО : 373 : 371 : 371 : 03.04.1999:Дело фонда ф.2 : : : : : : : : : : : : 2 :275 :05.02.1999:Общевойсковые : 272 : 272 : 643 : 03.04.1999:Дело № 10 лл.1-22 : : : : :военные училища : : : : : : : : : : : : : : : : : 3 :276 :10.03.1999:Военные склады : 189 : 187 : 860 : 03.04.1999:Дело № 11 лл.1-18 : : : : : : : : : : : : 4 :277 :20.04.1999:Отдельные : 240 : 240 : 1070 : 25.05.1999:Дело № 11 лл.19-34: : : : :батальоны связи : : : : : : : : : : : : : : : : : 5 :278 :05.05.1999:Мотострелковые : 376 : 376 : 1444 : 25.05.1999:Дело № 12 лл.1-42 : : : : :полки и так далее : : : : : : : : : :------------------:---------:---------------:------------:-----------:------------------: : : : :Итого за 2000 год : - : 8440 : 8440 : - : - : : : : :------------------:---------:---------------:------------:-----------:------------------: : : : :Всего за все годы : - : - : 111000 : - : - : :---:----:----------:------------------:---------:---------------:------------:-----------:------------------: Итого за 1999 год Пояснения к форме 1. Книга ведется в Центральном архиве - за архив в целом. 2. Акт записывается в книгу после подписания его всеми членами комиссии. 3. В конце каждого года производятся итоговые записи о количестве дел, уничтоженных за истекший год, и нарастающим итогом - за все годы. Форма 18 ________________________ (гриф секретности) СПИСОК ФОНДОВ :---------------------:---------------------:----------------------: : Номер фонда : Наименование фонда : Примечание : :---------------------:---------------------:----------------------: : 1 : 2 : 3 : :---------------------:---------------------:----------------------: :---------------------:---------------------:----------------------: :---------------------:---------------------:----------------------: :---------------------:---------------------:----------------------: :---------------------:---------------------:----------------------: Указания по ведению списка фондов 1. Список фондов является основным учетным документом архивных фондов за архив в целом, а в Центральном архиве, кроме того, - за каждое архивохранилище. 2. В графе 1 указывается номер, присваиваемый данному архивному фонду, который не повторяется и другим фондам не присваивается. 3. В графе 2 указывается полное действительное (без сокращений) наименование воинской части и организации (фондообразователя). Если воинская часть (организация) в процессе своей деятельности переименовывалась или реорганизовывалась, а документы ее составляют один фонд, то такая воинская часть (организация) вносится в список всего один раз соответственно ее переименованию или реорганизации по алфавиту или в порядке номеров штатного наименования с перечислением всех наименований в хронологическом порядке. Например, 107-я мотострелковая бригада последовательно подвергалась реорганизации во 2-ю гвардейскую мотострелковую, 49-ю гвардейскую стрелковую, 33-ю гвардейскую механизированную и 33-ю гвардейскую мотострелковую бригаду. Документы этих бригад в соответствии с требованиями к фондированию документов составляют один фонд, которому присваивается один номер. 4. Отметка о выбытии из архива всех документов фонда производится в графе 3, при этом ссылка делается только на последний документ, на основании которого выбыл фонд. Форма 19 _________________________ (гриф секретности) КНИГА УЧЕТА ОПИСЕЙ _______________________________________________________________ (наименование архива) Начата "___" ______________ 20__ г. Окончена "___" ____________ 20__ г. На "____" листах :-------:----------------------:----------:-----:------:-----------:-----------------------:------------:------: : :На дела какого фонда :Гриф : :Коли- :Количество :Количество дел по описи:В какое : : :№ п/п :составлена опись :секрет- :За :чество:листов :-----------:-----------:архиво- :Приме-: :(номер :(наименование воинской:ности :какой:экзем-:описи во :совершенно : :хранилище :чание : :описи) :части, организации) :описи :год :пляров:всех :секретных и:несекретных:переданы : : : : : : :описи :экземплярах:секретных : :дела и опись: : :-------:----------------------:----------:-----:------:-----------:-----------:-----------:------------:------: : 1 : 2 : 3 : 4 : 5 : 6 : 7 : 8 : 9 : 10 : :-------:----------------------:----------:-----:------:-----------:-----------:-----------:------------:------: : : 12 апреля 1972 г. : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : :146147 :Военный госпиталь - :Несекретно:1968 : 3 : 9 : - : 25 : 5/1 : : : :1286 : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : :146148с:Вещевой склад - 3015 :Секретно :1969 : 3 : 3 : 4 : - : 5/2 : : :-------:----------------------:----------:-----:------:-----------:-----------:-----------:------------:------: Указания по ведению книги 1. В книге учета регистрируются описи совершенно секретных, секретных и несекретных дел по мере их поступления в архив. 2. В графах 5 и 6 указывается количество экземпляров и листов описи, остающихся в архиве. 3. В архивах в графе 9 указывается место хранения описей. Форма 20 По книге учета форма 19 Проведено за № ______ _______________________ (фамилия и подпись) "___" _________ 20__ г. АКТ передачи архивных дел и описей в _____________ архивохранилище _______________________ отдела ____________________________________________________________________ (наименование архива, воинской части, организации, сдающих дела) "____" _____________ 20__ г. :---:-----:-----:-------:------:----------:-----------------:------: : : : : :Коли- :Количество: Количество дел : : : : : :Гриф :чество:листов : : : : № :Номер:Номер:секрет-:эк- :описи :----------:------:Приме-: :п/п:фонда:описи:ности :земп- :во всех :совершенно:несек-:чание : : : : :описи :ляров :экземп- :секретных,:ретных: : : : : : :описи :лярах :секретных : : : :---:-----:-----:-------:------:----------:----------:------:------: : 1 : 2 : 3 : 4 : 5 : 6 : 7 : 8 : 9 : :---:-----:-----:-------:------:----------:----------:------:------: :---:-----:-----:-------:------:----------:----------:------:------: :---:-----:-----:-------:------:----------:----------:------:------: :---:-----:-----:-------:------:----------:----------:------:------: Итого дел Всего ____________________ дел и описи на них в ______ экземплярах (цифрами и прописью) Начальник отделения учета и комплектования ___________________________________________________ (подпись и инициалы, фамилия) Приняли: начальник ______________ архивохранилища ___________ отдела ____________________________________________________________________ (подпись, инициалы, фамилия) хранитель фондов _________________________________________________ (подпись, фамилия) Указания по составлению акта 1. В Центральном архиве акт является первичным учетным документом на принятые дела и описи на них. 2. Акты на сдаваемые дела и описи на них составляются в отделе учета и комплектования в двух экземплярах, учитываются в книге регистрации накладных и передаются в архивохранилища под расписку в этой книге. 3. По окончании приема документов начальник архивохранилища и хранитель фондов расписываются в актах о приеме дел и описей. Второй экземпляр акта оставляется в архивохранилище, а первый экземпляр акта и последние экземпляры описей на принятые дела сдаются в отдел учета и комплектования. 4. На основании актов принятые дела учитываются в книге учета поступивших и выбывших дел, о чем делается отметка в левом верхнем углу накладной. 5. Акты на принятые дела и описи на них подшиваются в дело с документами на поступившие и выбывшие дела. Форма 21 угловой штамп _______________________ (дата, номер) Начальнику Генерального штаба Вооруженных Сил - первому заместителю Министра обороны Республики Беларусь (воинское звание, фамилия, инициалы) Прошу Вашего распоряжения о допуске в Центральный архив Министерства обороны (должность, воинское звание, фамилия, имя, отчество) для (указать цель работы). Начальник штаба тыла Вооруженных Сил ______________________________ (воинское звание, подпись, инициалы, фамилия) Форма 21а Угловой штамп ___________________ (дата, номер) Начальнику организационного отдела Генерального штаба Вооруженных Сил Республики Беларусь (воинское звание, фамилия, инициалы) Прошу Вашего распоряжения о допуске в Центральный архив Министерства обороны Республики Беларусь (должность, воинское звание, фамилия, имя, отчество) к (указать вид и объем документов). (воинское звание, инициалы, фамилия) готовит справку о (указать |
Похожие:
 | «о министерстве обороны Республики Беларусь и Генеральном штабе Вооруженных Сил Республики Беларусь», постановления Совета Министров... | | Утвердить прилагаемое Наставление по архивному делу в Вооруженных силах Российской Федерации |
| Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях, организациях, утвержденная постановлением Госкомтруда... | | Ввести в действие Руководство по противопожарной защите и местной обороне в Вооруженных Силах Российской Федерации (приложение n... |
| Утвердить прилагаемое Руководство по диспансеризации военнослужащих в Вооруженных Силах Российской Федерации | | ... |
| ... |  | Приказ Министерства обороны Республики Беларусь от 26 октября 2006 г. №38 (зарегистрировано в Национальном реестре №8/15299 от 10.... |
| Приказ Министерства обороны Республики Беларусь от 12 июля 2007 г. №30 зарегистрировано в Национальном реестре | | О мерах по улучшению организаторской работы командиров (начальников) в повседневной плановой деятельности и боевой подготовке войск,... |