Инструкция по архивному делу в Вооруженных Силах Республики Беларусь (далее Инструкция) определяет основные правила организации и ведения архивного дела в Вооруженных
Скачать 1.24 Mb.
|
| РАЗДЕЛ V СДАЧА ДОКУМЕНТОВ В ЦЕНТРАЛЬНЫЙ АРХИВ 48. Сдача документов воинскими частями и организациями в Центральный архив производится в сроки, устанавливаемые приказами и директивами начальника Генерального штаба. Заявки (предложения) на сдачу документов в очередном году воинские части (организации) представляют в Центральный архив к 1 июня текущего года с указанием, за какие годы будут сдаваться документы, количество дел и степень их секретности (совершенно секретных, секретных, несекретных), кому подчинена воинская часть (организация). 49. Подлежащие сдаче в Центральный архив документы упаковываются в мешки, которые опечатываются сургучом на бирки металлической печатью "Для пакетов" или пломбируются. Дела и описи на сдаваемые документы доставляются в Центральный архив одновременно. В сопроводительных письмах должно быть указано количество дел и описей (по степени секретности), направляемых для сдачи в Центральный архив. 50. Документы в Центральный архив доставляются транспортом сдатчика в сопровождении вооруженной охраны. Дата доставки согласовывается с Центральным архивом. Если документы доставляются по железной дороге, то для перевозки их от станции назначения до Центрального архива транспорт выделяет Центральный архив, принимающий документы. Перевозка документов от железнодорожной станции до Центрального архива производится в крытых автомашинах в сопровождении лиц, прибывших для сдачи документов. За сохранность документов в пути следования и до окончания сдачи их в Центральный архив ответственность несет сдатчик. 51. При большом удалении воинской части (организации) от Центрального архива с разрешения начальника Центрального архива документы и описи на них могут быть отправлены к установленному сроку в адрес Центрального архива посылками через органы специальной и фельдъегерской связи Министерства связи Республики Беларусь или учреждения фельдъегерско-почтовой связи Министерства обороны. На бирках к таким посылкам делается предупредительная надпись: "Без представителя воинской части (организации) не вскрывать". Прибывающие в Центральный архив представители воинской части (организации) должны иметь при себе доверенность на право сдачи в Центральный архив пересланных документов. 52. Для сдачи документов в Центральный архив воинская часть (организация) выделяет лиц, ответственных за делопроизводство и допущенных к работе с такими документами, а также знающих состав сдаваемых документов. Все лица, прибывающие в Центральный архив для сдачи документов, регистрируются в специальной книге и инструктируются ответственными работниками Центрального архива. 53. Обеспечение сдатчика помещением для хранения документов и охрана их на период сдачи возлагается на Центральный архив. 54. После завершения сдачи документов и получения от Центрального архива описей на сданные дела может быть составлен акт приема-передачи в двух экземплярах, 1-й экземпляр передается в воинскую часть (организацию), 2-й экземпляр остается в Центральном архиве. 55. Описи на сданные в Центральный архив документы подшиваются в отдельное дело, которое постоянно хранится в воинской части (организации). 56. При расформировании (ликвидации) воинской части (организации) все дела с неистекшими сроками хранения передаются на хранение в Центральный архив вместе с ликвидационным актом. Вместе с делами в Центральный архив сдается полностью оформленный исторический формуляр (историческая справка) воинской части (организации). Передача дел и документов расформированных (ликвидированных) воинских частей (организаций) другим воинским частям (организациям) запрещается. 57. Воинские части (организации) при передислокации, а также при убытии в состав действующей армии все документы, за исключением необходимых для текущей работы, сдают в Центральный архив. Документы со сроками хранения до 5 лет включительно по разрешению начальника штаба воинской части (руководителя организации) уничтожаются в установленном порядке. На дела и документы, подлежащие сдаче в Центральный архив, должны заблаговременно составляться проекты описей. 58. Воинские части и организации не должны накапливать у себя ненужные для практической работы документы. РАЗДЕЛ VI ПРИЕМ ДОКУМЕНТОВ В ЦЕНТРАЛЬНЫЙ АРХИВ 59. При приеме дел и описей в Центральном архиве производится проверка правильности их оформления в соответствии с требованиями правовых актов Министерства обороны по ведению делопроизводства в Вооруженных Силах и настоящей Инструкции. Дела с истекшими сроками хранения Центральным архивом не принимаются. Прием дел в Центральный архив производится в специально отведенных комнатах, которые на период временного прекращения приема дел и по окончании рабочего дня запираются сдатчиком на замок и опечатываются на бирку его металлической печатью. Сдача под охрану и вскрытие этой комнаты производятся сдатчиком в установленном порядке. 60. Дела от воинских частей и организаций Центральным архивом принимаются: с грифами "совершенно секретно" и "секретно" - с полистным просчетом и сверкой данных в описи и заверительных надписях во внутренней описи и в конце дела; несекретные - путем сверки данных в описи с данными на обложке дела и в заверительной надписи, с просчетом листов. Кроме того, во всех делах проверяются фондовая принадлежность, соответствие наименования (заголовка) дела содержанию подшитых в него документов, правильность определения сроков хранения по существующим перечням, наличие заверительных надписей, печатей, заполнение граф и физическое состояние документов. Вскрытые недостатки устраняются представителями воинских частей (организаций). 61. Выявленные при приеме дел в Центральном архиве дефекты (повторяется нумерация листов, лист залит чернилами и другое) отмечаются в штампе (форма 10), который проставляется на листе с заверительной надписью. 62. На выявленные в ходе сдачи и приема недостающие дела, а также документы и отдельные листы составляются акты в двух экземплярах, которые подписываются приемщиком и сдатчиком и утверждаются начальником Центрального архива. Акты составляются в произвольной форме и подшиваются: на недостающие дела - в дела фондов, на недостающие документы и листы - в дела, в которых обнаружена недостача документов (листов). Вторые экземпляры актов высылаются в адрес соответствующих начальников (руководителей) для принятия мер. Недостающие дела из описи вычеркиваются. Вычеркивания, а также исправления количества листов в деле оговариваются в конце описи лицом, ответственным за сдачу документов, и заверяются печатью с изображением Государственного герба Республики Беларусь или печатью "Для пакетов". В этих случаях в описи делается ссылка на акт. 63. Если из дела изъят документ и на его место вшита надлежаще оформленная справка-заместитель, то количество листов в деле и описи не исправляется. 64. На дела, пораженные плесневым грибком, насекомыми или имеющие другие физические дефекты, составляется акт в двух экземплярах за подписью приемщика и сдатчика с указанием количества и степени поражения дел. Один экземпляр акта остается в Центральном архиве и подшивается в дело фонда, а другой - высылается в адрес соответствующего начальника штаба воинской части (руководителя организации) для принятия мер. Пораженные дела подвергаются дезинфекции и дезинсекции, а затем укладываются отдельно от других дел с целью карантинизации на срок до трех месяцев, после чего вновь подвергаются осмотру. 65. На обложке каждого принятого дела ставится и заполняется соответствующий штамп. В описи против наименования дел указывается номер коробки (пачки), в которую они уложены. 66. По окончании приема дел лицо, принимающее дела, расписывается в проставляемых на описях специальных штампах (форма 11), указывая цифрами и прописью количество принятых дел и описей. На описях, из которых вычеркнуты недостающие дела, кроме приемщика в штампах расписывается и сдатчик. Один экземпляр описей на принятые дела, заверенный печатью с изображением Государственного герба Республики Беларусь архива-приемщика, высылается в адрес сдатчика (воинской части, организации). 67. Прием и передача документов внутри Центрального архива производятся на основании инструкции, утверждаемой начальником Центрального архива. РАЗДЕЛ VII ФОНДИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ В ЦЕНТРАЛЬНОМ АРХИВЕ 68. Основной классификационной и учетной единицей документов в Центральном архиве является архивный фонд. Архивным фондом называется комплекс документов, образовавшихся в результате деятельности одного фондообразователя (то есть Министерства обороны, видов Вооруженных Сил, управлений оперативных командований, соединений, воинских частей, военного суда и другое). Каждому архивному фонду присваивается официальное название и номер. 69. Воинские части и организации, в результате деятельности которых были созданы документы, по отношению к ним являются фондообразователями. Основными признаками, присущими фондообразователю, являются: наличие приказа (директивы) на формирование (реорганизацию) данной воинской части (организации) с указанием номера штата; наличие у воинской части (организации) наименования (действительного или условного); организационная и хозяйственная самостоятельность, наличие собственного делопроизводства, печати и углового штампа, а также права издания письменных приказов. 70. Возникновение нового фондообразователя вызывает: 70.1. формирование новых воинских частей и организаций с признаками, указанными в пунктах 68 и 69 настоящей Инструкции; 70.2. формирование воинских частей и организаций на базе других существующих воинских частей и организаций; 70.3. формирование новых воинских частей и организаций под тем же номером или названием, под которым раньше уже существовали воинские части и организации; 70.4. реорганизация управления соединения, воинской части (организации) одного рода войск в управление соединения, воинскую часть (организацию) другого рода войск, как с переменой, так и без перемены действительного (условного) наименования; 70.5. преобразование (развертывание, свертывание) воинской части (организации). 71. Возникновение нового фондообразователя не вызывает: 71.1. переименование (реорганизация, переформирование) воинской части (организации) в одном и том же роде войск, без смены общевойскового номера или со сменой его; 71.2. введение новой структуры, не вызвавшей изменения первоначальных функций воинской части (организации); 71.3. награждение объединений, соединений, воинских частей и организаций орденами, присвоение им почетных наименований; 71.4. расширение или сужение масштаба деятельности и объема прав в результате реорганизации (переименования, переформирования), не вызвавшего изменения положения воинской части, организации в данной ведомственной системе с изменением или без изменения выполняемых ими функций. 72. Слияние двух или более воинских частей или организаций влечет за собой прекращение деятельности одного или нескольких фондообразователей. 73. В целях лучшего использования и упрощения учета документов в Центральном архиве могут создаваться объединенные архивные фонды, документы которых образовались в результате деятельности двух или более воинских частей (организаций), имеющих между собой исторически обусловленные связи (однородность функций, подчиненность или общность делопроизводства и тому подобное). Объединенному архивному фонду присваивается типовое название, общее для всех фондообразователей, документы которых вошли в его состав. 74. Самостоятельной классификационной и учетной единицей является также архивная коллекция (комплекс отдельных документов и дел, образовавшихся в результате деятельности различных воинских частей и организаций, объединенных по тематическому, хронологическому, географическому или другому признаку). Архивные коллекции создаются, например, из: 74.1. личных и пенсионных дел офицеров, прапорщиков, мичманов, военнослужащих, проходящих военную службу по контракту; 74.2. личных карточек и невостребованных трудовых книжек на лиц гражданского персонала Вооруженных Сил. РАЗДЕЛ VIII ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ, ПОРЯДОК УНИЧТОЖЕНИЯ И ИЗМЕНЕНИЯ ГРИФА СЕКРЕТНОСТИ И РАССЕКРЕЧИВАНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ 75. Под "экспертизой ценности документов" понимается всестороннее изучение документов в целях определения (оценки) военного, научного, исторического, социально-культурного и правового значения, установления (уточнения) сроков их хранения, отбора для дальнейшего хранения или уничтожения. Экспертиза ценности документов проводится на основе принципов историзма, комплексности и всесторонности путем комплексно применяемых критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов. К критериям происхождения относятся: значение воинской части (организации) в составе Вооруженных Сил; значимость события (явления, предмета), отраженного в документах; время и место образования документов. К критериям содержания относятся: значение имеющейся в документе информации, ее повторение в других документах, целевое назначение, вид и разновидность документа. К критериям внешних особенностей документов относятся: подлинность; наличие резолюций, виз, пометок на документе; внешний вид документа, форма передачи содержания, удостоверения и оформления документов (в том числе художественные, палеографические, языковые и другие особенности, физическое состояние документа). 76. Для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов в Вооруженных Силах создаются постоянно действующие экспертные комиссии: 76.1. центральная экспертная комиссия Министерства обороны; 76.2. экспертно-проверочная комиссия Центрального архива; 76.3. экспертные комиссии в организациях - фондообразователях Центрального архива. 77. Центральная экспертная комиссия Министерства обороны создается из представителей управлений, отделов и служб Генерального штаба, штабов тыла и вооружения, строительного управления, управления военного бюджета и финансирования, главного управления кадров, управления морально-психологического обеспечения Министерства обороны. Председателем центральной экспертной комиссии Министерства обороны назначается один из заместителей Министра обороны Республики Беларусь. В состав Центральной экспертной комиссии Министерства обороны включается начальник Центрального архива. Центральная экспертная комиссия Министерства обороны рассматривает и выносит общие рекомендации по методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов. 78. Экспертно-проверочная комиссия Центрального архива создается приказом начальника Центрального архива для решения методических и практических вопросов экспертизы ценности документов, комплектования Центрального архива документами. Экспертно-проверочная комиссия Центрального архива создается в основном из сотрудников Центрального архива. Работа экспертно-проверочной комиссии осуществляется в соответствии с Положением об экспертно-проверочной комиссии, утвержденным начальником Центрального архива. 79. Вопросы, относящиеся к компетенции экспертно-проверочных комиссий, рассматриваются на их заседаниях. Заседания экспертно-проверочных комиссий протоколируются и подписываются председателем и членами комиссии. Протоколы экспертно-проверочных комиссий Центрального архива утверждает начальник Центрального архива, а председателем экспертно-проверочных комиссий Центрального архива является заместитель начальника Центрального архива. В воинских частях (организациях) - начальник штаба (руководитель организации). 80. Для определения ценности документов, их отбора и подготовки для передачи в Центральный архив на хранение, в воинских частях и организациях создаются специальные экспертные комиссии (далее - СЭК). Эти комиссии в своей работе руководствуются правилами, устанавливаемыми Центральным архивом, положениями об их работе, утвержденными командирами воинских частей, руководителями организаций, а также соответствующими перечнями документов, определяющими сроки их хранения. В состав СЭК включается не менее трех должностных лиц, которые могут правильно определить политическое, научное, социально-культурное, историческое значение документов. Члены комиссии должны иметь непосредственное отношение к этим документам и допуска контрольных органов по соответствующей форме. Кроме них в состав комиссии включается представитель режимно-секретного органа воинской части (организации). Председателем СЭК назначается один из заместителей командира воинской части (руководителя организации). При возникновении затруднений в экспертизе отдельных документов и дел к этой работе могут привлекаться специалисты из других органов военного управления и Центрального архива, имеющие допуск контрольных органов по соответствующей форме. СЭК осуществляют ежегодный отбор документов и дел для постоянного и временного хранения, рассматривают описи документов, подлежащих постоянному и временному хранению, и выносят соответствующие решения, которые утверждаются командирами воинских частей (руководителями организаций). Документы и дела для рассмотрения на заседаниях комиссий готовятся: в текущем делопроизводстве - работниками режимно-секретных органов; в Центральном архиве - работниками архива. При рассмотрении документов и дел, отбираемых для передачи на хранение, СЭК обязаны обращать внимание на соответствие грифа секретности документов содержащимся в них сведениям и при необходимости вносить предложения о его изменении. Изменение грифа секретности осуществляется в порядке, установленном Инструкцией по обеспечению режима секретности в Вооруженных Силах Республики Беларусь. 81. В своей работе экспертные комиссии руководствуются Законом "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь" и действующими перечнями с указанием сроков хранения документов, инструкциями и другими правовыми актами по архивному делу и делопроизводству. 82. Экспертиза ценности документов производится путем полистной проверки и тщательного ознакомления с содержанием и характером подшитых в каждое дело документов. Устанавливать ценность документов и сроки их хранения по наименованиям (заголовкам) дел запрещается. 83. При решении вопроса о целесообразности дальнейшего хранения отдельных категорий документов необходимо учитывать следующее: постановления, приказы, директивы и другие документы, отражающие сформирование, реорганизацию, деятельность и расформирование данной воинской части (организации), остаются в ее делах на постоянное хранение независимо от установленных для них сроков хранения; копии или выписки из документов, подлинники которых подлежат хранению, могут быть отобраны для уничтожения только при наличии самих подлинников; количество экземпляров одного документа, оставляемых на постоянное хранение, устанавливается экспертной комиссией, исходя из степени научной и практической ценности этого документа, интенсивности его использования, а также физического состояния подлинника и копий; сводные документы планово-отчетного характера с истекшими сроками хранения, содержание которых не вошло в другие сводные документы за более длительный период, уничтожению не подлежат. Например, при отсутствии годовых отчетов, подлежащих постоянному хранению, оставляются на хранение квартальные отчеты, а при отсутствии и квартальных - месячные отчеты; документы подсобного характера по учету личного состава могут быть уничтожены только при наличии в фонде воинской части (организации) основных документов, предусмотренных соответствующими правовыми актами Министерства обороны. 84. Документы с истекшими сроками хранения не подлежат уничтожению, если: резолюции и пометки на них имеют историческую, научную или практическую ценность; документы использованы в научных целях или в исторических трудах (исследованиях), о чем имеется отметка в листе использования. 85. Если в архивное дело подшиты документы с различными сроками хранения, то для такого дела срок хранения устанавливается по документам, имеющим наибольший срок хранения. Полностью дело может быть отобрано для уничтожения только при том условии, если всем подшитым в него документам сроки хранения истекли. Если в дело подшиты документы, имеющие постоянный, длительные и истекшие сроки хранения, то такое дело расшивается с целью отбора на хранение документов с постоянным и длительными сроками хранения и изъятия для уничтожения документов с истекшими сроками хранения. 86. Приговоры, решения, определения и постановления, изымаемые из подлежащих уничтожению уголовных и гражданских дел, оформляются в дело порядком, указанным в пунктах 30-33 настоящей Инструкции. 87. В воинских частях и организациях на архивные дела, отобранные в ходе проведения экспертизы к уничтожению, составляется акт (форма 12). При включении в акты дел, из которых изъяты документы по справкам-заместителям, в актах указываются номера и наименования изъятых документов и места их нахождения. 88. В архиве акты составляются по каждому фонду отдельно, а документы однородных групп фондов от соединения и ниже могут вноситься в один акт. При включении в акт документов нескольких воинских частей и организаций в начале указывается их групповое наименование (механизированные полки, отдельные полки связи, отдельные артиллерийские дивизионы и тому подобное), а номера и наименования воинских частей и организаций помещаются в возрастающем порядке перед перечислением в акте их документов. Когда уничтожению подлежат не все дела, включенные в описи, акт (форма 13) составляется с перечислением наименований уничтожаемых дел. Если уничтожению подлежат все дела, включенные в описи, акт (форма 14) составляется без перечисления наименований уничтожаемых дел. В этих случаях к акту прикладываются описи, дела по которым подлежат уничтожению. В описях в соответствующих графах должны быть проставлены сроки хранения и номера статей действующего Перечня "О введении в действие перечней документов со сроками хранения", утвержденного приказом Министра обороны СССР от 15 ноября 1975 г. № 0215. 89. На архивные дела, подлежащие уничтожению в связи с наличием неустранимых повреждений, составляется акт (форма 15) по каждому фонду в отдельности. 90. Наименования (заголовки) дел в акте должны соответствовать их наименованиям (заголовкам) в описи. Если наименование (заголовок) дела по описи не соответствует характеру подшитых в него документов, в акте, помимо наименования дела по описи, ниже в скобках пишется новое наименование, соответствующее содержанию подшитых в дело документов. Однородные по содержанию материалы в акт вносятся под общим для этих документов заголовком. Помещаемые ниже повторяющиеся одинаковые наименования (заголовки) дел обозначаются словами "То же". В графу акта "Основание к уничтожению", кроме номеров соответствующих статей по перечням, могут вноситься уточнения экспертной комиссии, поясняющие дополнительные мотивы отбора дел на уничтожение (копийность, наличие данных в других документах и тому подобное). 91. Акты на архивные дела, отобранные к уничтожению, утверждаются: на дела воинской части (организации) - начальником штаба (руководителем организации); на дела, хранящиеся в Центральном архиве, - начальником Центрального архива. 92. Уничтожение архивных дел, включенных в акт, производится путем механической переработки на бумагоперерабатывающих предприятиях при условии соблюдения режима секретности и присутствия членов комиссии до полной переработки документов. Дела с документами, имеющими гриф "Особой важности", или с шифртелеграммами уничтожаются только путем сожжения на территории воинской части (организации), архива. Уничтожать архивные дела другими способами, а также использовать документы из этих дел для черновиков или хозяйственных нужд запрещается. Архивные дела уничтожаются вместе с приложениями к ним и внутренними описями документов. 93. Доставка документов к месту переработки производится в крытых автомашинах в сопровождении вооруженной охраны. Оставлять документы без охраны, а также перерабатывать их в присутствии посторонних лиц запрещается. Закончив переработку документов, все члены комиссии подписывают акт об их уничтожении. 94. После уничтожения архивных дел на основании актов в инвентарных книгах (номенклатурах дел, книг, журналов), а в Центральном архиве в описях, алфавитных карточках (формы 5, 6) и книгах учета описей и дел, принятых на ответственное хранение (форма 27), производится отметка об уничтожении дел. Общее количество уничтоженных дел списывается по книге поступивших и выбывших дел (форма 16). 95. В Центральном архиве учет актов на уничтоженные документы ведется по книге учета актов (форма 17). 96. Акты на уничтоженные архивные дела подшиваются: в Центральном архиве - в отдельные дела или дела фондов; в воинских частях и организациях - в специальное дело с актами на уничтоженные архивные дела. 97. Отбор в Центральном архиве документов, содержащих сведения, степень секретности которых изменилась, а также изменение грифа секретности таких документов производятся комиссиями в составе работников Центрального архива и представителей воинских частей (организаций), документы которых хранятся в Центральном архиве или с их правопреемниками. Если правопреемники отсутствуют, то изменение грифа секретности осуществляется по согласованию с Генеральным штабом. Изменение грифа секретности и рассекречивание документов и дел, хранящихся в секретном архиве, производится в порядке, установленном Инструкцией по обеспечению режима секретности в Вооруженных Силах Республики Беларусь. О произведенном изменении грифа секретности (с указанием нового грифа секретности) или рассекречивании документов и дел, находящихся на хранении в Центральном архиве (без зачеркивания и изъятия частей текста), делается отметка на титульном листе документа и обложки дела с указанием номера и даты акта об изменении грифа секретности или рассекречивания. Рассекреченные дела передаются на общее хранение по акту и описи с отметкой об этом в соответствующих формах учетной документации Центрального архива. |
Похожие:
 | «о министерстве обороны Республики Беларусь и Генеральном штабе Вооруженных Сил Республики Беларусь», постановления Совета Министров... | | Утвердить прилагаемое Наставление по архивному делу в Вооруженных силах Российской Федерации |
| Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях, организациях, утвержденная постановлением Госкомтруда... | | Ввести в действие Руководство по противопожарной защите и местной обороне в Вооруженных Силах Российской Федерации (приложение n... |
| Утвердить прилагаемое Руководство по диспансеризации военнослужащих в Вооруженных Силах Российской Федерации | | ... |
| ... |  | Приказ Министерства обороны Республики Беларусь от 26 октября 2006 г. №38 (зарегистрировано в Национальном реестре №8/15299 от 10.... |
| Приказ Министерства обороны Республики Беларусь от 12 июля 2007 г. №30 зарегистрировано в Национальном реестре | | О мерах по улучшению организаторской работы командиров (начальников) в повседневной плановой деятельности и боевой подготовке войск,... |