Инструкция по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры российской федерации
Скачать 1.88 Mb.
|
При переводе поздравительных и пригласительных писем учетный номер и подпись переводчика ставятся на втором экземпляре документа. 8.5. Переводчик обязан отметить обнаруженные в тексте дефекты, в частности подчистки, исправления, неоговоренные приписки между строк, сделанные разными чернилами или другим почерком, бессвязно изложенные или незаконченные фразы, искажения, пропущенные слова, а также указать, что в деле имеется какой-либо существенный для оценки обстоятельств документ, перевод которого не затребован. Кроме того, он должен дать объяснение поговорок, идиоматических выражений, названий национальных обычаев, религиозных обрядов, ритуалов, национальных блюд, предметов одежды, обихода и т.п., наименований единиц местного территориального деления, упомянутых в переводимом документе. 8.6. При обнаружении ошибок или неточностей в переводе прокурор ставит об этом в известность переводчика, который устраняет данные ошибки и неточности, а при необходимости осуществляет новый перевод. 9. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ, НАДЗОРНЫХ И НАБЛЮДАТЕЛЬНЫХ ПРОИЗВОДСТВ 9.1. Составление номенклатуры дел 9.1.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 5 лет) хранения, а также для учета дел. Номенклатура дел составляется на основании Перечня документов органов и учреждений прокуратуры Российской Федерации с указанием сроков хранения. В случаях отсутствия в указанном Перечне необходимых видов документов применяется Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. В вышестоящей прокуратуре номенклатура дел структурного подразделения на предстоящий период (приложение N 42) составляется до 1 ноября текущего года прокурорским работником с участием работника службы делопроизводства. Номенклатура дел утверждается начальником структурного подразделения только после согласования с подразделениями архива или службы делопроизводства. Вновь созданное подразделение обязано в течение месяца разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в делопроизводственную службу или архив. Сводная номенклатура дел прокуратуры или ее учреждения составляется и после согласования с соответствующим уполномоченным органом исполнительной власти в области архивного дела (в муниципальных образованиях - органом местного самоуправления) утверждается руководителем. Сводная номенклатура дел согласовывается не реже одного раза в 5 лет. Сводная номенклатура дел (в районной прокуратуре - номенклатура дел) печатается на общем бланке органа или учреждения прокуратуры. В сводной номенклатуре дел (приложение N 43) наименования подразделений являются заголовками разделов. Располагаются разделы в соответствии со штатным расписанием. Исключение составляет первый раздел номенклатуры, который включает заголовки дел, содержащие организационно-распорядительную документацию. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Внутри разделов дела могут располагаться в следующем порядке: организационно-распорядительные, плановые, отчетные, относящиеся к выполнению основной деятельности, относящиеся к учетной работе. В конце разделов располагаются регистрационные и учетные делопроизводственные формы. Номенклатуры дел подразделений составляются в двух экземплярах, сводная номенклатура - в трех экземплярах. В прокуратурах районного звена номенклатура дел составляется в двух экземплярах, подписывается работником, осуществляющим делопроизводство, и утверждается прокурором. Номенклатура секретных дел составляется отдельно от номенклатуры несекретных дел. 9.1.2. Номенклатуры дел действуют в течение ряда лет, подлежат пересоставлению и согласовываются заново в случае коренного изменения функций или структуры органа или учреждения прокуратуры. Если таких изменений не произошло, номенклатура дел (не позднее декабря текущего года) перепечатывается с соответствующими поправками, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего года. 9.1.3. В номенклатуру дел включаются все дела и документы прокуратуры, а также справочные картотеки, книги учета и регистрации. Не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных изданий, надзорные и наблюдательные производства. Дела по вопросам, решение которых продолжается свыше года (переходящие дела), включаются в номенклатуру каждого года. Переходящие дела не могут составлять более одного тома и иметь постоянный срок хранения. 9.1.4. Каждому делу, включенному в номенклатуру, присваивается индекс. Индексы дел состоят из индекса структурного подразделения (при наличии), порядкового номера дела в пределах структурного подразделения и года заведения дела. В сводной номенклатуре дел сохраняются одинаковые порядковые номера для однородных дел в пределах разных структурных подразделений (например, дела с копиями приказов, протоколами оперативных совещаний и др.). Данный порядок устанавливается делопроизводственной службой. 9.1.5. Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Заводить дела с неконкретными заголовками типа: "Разная переписка", "По общим вопросам" и т.п. запрещается. Наименования организаций, ведомств, географические названия и др. должны соответствовать их официальному полному названию. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, книга учета и т.д.) или документов (приказы, протоколы и т.д.); название организации, которой документ будет адресован или от которой будет получен ответ, либо подразделения, подготовившего документ; краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела. В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не конкретизируются, а указывается их общее видовое название. Например: "Переписка с федеральными органами исполнительной власти по вопросам надзора за исполнением законодательства об охране природы". В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним. Например: "Переписка с Верховным Судом Российской Федерации о применении уголовно-процессуального законодательства". При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке указывается их общее видовое название. Например: "Переписка с главами администраций субъектов Российской Федерации по вопросам надзора за соблюдением законов о местном самоуправлении". Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), то ее (его) название указывается в заголовке дела. В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период, на (за) который составлены планы или отчеты. Если дело будет состоять из нескольких томов, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома, уточняющие содержание заголовка. 9.1.6. Графа "Примечание" номенклатуры дел используется по мере необходимости для отметок о заведении дел, переходящих делах, выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, и т.д. 9.1.7. Если в течение года возникают новые дела, не предусмотренные номенклатурой, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Ведение дел вне номенклатуры запрещается. 9.1.8. По окончании года делопроизводственный работник структурного подразделения, районной прокуратуры в конце номенклатуры дел производит итоговую запись о количестве заведенных дел, и эти данные сообщаются в архив. 9.2. Формирование, оформление и оперативное хранение дел, надзорных и наблюдательных производств 9.2.1. Общие принципы формирования и оформления дел, надзорных и наблюдательных производств 9.2.1.1. Формирование дел по номенклатуре в органах прокуратуры, надзорных и наблюдательных производств возлагается на подразделения, осуществляющие делопроизводственные функции (канцелярии, отделы документационного обеспечения, отделы делопроизводства). Формирование надзорных и наблюдательных производств у исполнителей запрещается. 9.2.1.2. В дела по номенклатуре группируются документы: в структурных подразделениях - относящиеся к их компетенции; в районной прокуратуре - в целом по прокуратуре. По такому же принципу в прокуратурах формируются надзорные и наблюдательные производства. 9.2.1.3. В дела по номенклатуре, надзорные и наблюдательные производства подшиваются только исполненные, правильно оформленные документы, относящиеся к разрешению данного вопроса или дела. Правильность оформления документов включает в себя наличие реквизитов: подписи и визы с их расшифровкой, даты регистрации или учета документа, номера, отметки об исполнении и направлении его в дело, визы списания "В дело" или "В архив" и т.д. В дела и производства не должны подшиваться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики. 9.2.1.4. В каждый том любого дела, надзорного или наблюдательного производства подшивается не более 250 листов. Если документов больше, заводится второй том. Приложения большого объема группируются в отдельные тома. В тех случаях, когда допускается отсутствие нумерации страниц, толщина каждого тома должна быть не более 4 см. 9.2.1.5. Документы подшиваются не позднее чем на третий день после их исполнения. 9.2.1.6. Подлежат обязательной нумерации листы с последующим составлением внутренней описи документов в каждом томе: дел по личному составу; дел по номенклатуре, срок хранения которых составляет более 5 лет; дел, для которых в сроке хранения предусмотрена отметка "ЭПК"; всех производств постоянного хранения; надзорных производств подразделений прокуратур по надзору за расследованием уголовных дел в центральных аппаратах Следственного комитета Российской Федерации, Следственного департамента МВД России, ФСКН России, ФССП России и ФТС России, по надзору за исполнением законов о федеральной безопасности, межнациональных отношениях и противодействии экстремизму и терроризму; надзорных и наблюдательных производств, подлежащих дальнейшей передаче в подразделения прокуратур, в которых такой порядок формирования надзорных и наблюдательных производств является обязательным. Руководители прокуратур, учреждений и отдельных структурных подразделений имеют право в пределах своей компетенции обязать нумеровать листы и других видов дел, надзорных и наблюдательных производств с составлением внутренней описи. Нумеруются все листы простым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. 9.2.1.7. Внутренняя опись дела (тома) составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение N 50), которая содержит сведения о заголовках, номерах, датах документов и номерах листов дела. Обложка, внутренняя опись документов дела и лист-заверитель не нумеруются. Листы дел, надзорных и наблюдательных производств, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно. Обложки дел (приложение N 44) оформляются с указанием всех реквизитов: названия системы "Прокуратура Российской Федерации", органа или учреждения, структурного подразделения, номера и заголовка дела, номера тома (в случае необходимости), крайних дат, количества листов, срока хранения. На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования соответствующего государственного или муниципального архива, в который будут передаваться дела, и архивного шифра данного архива. 9.2.1.8. Во всех делах по номенклатуре и производствах, в которых нумеруются листы, делается заверительная надпись на бланке "Лист-заверитель" (приложение N 51). Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, в делах присоединяются к документам, к которым они относятся. 9.2.1.9. Дела и производства подшиваются или брошюруются не менее чем в четыре прокола с учетом возможного сводного чтения текста всех документов. При подготовке дел и производств к подшивке металлические скрепления (скрепки, скобы, булавки) из документов удаляются. 9.2.1.10. Все дела постоянного хранения обязательно заключаются в твердую обложку. 9.2.1.11. Группирование документов в личных делах прокурорских работников осуществляется в соответствии со специальными инструкциями, положениями и т.п., в личных делах федеральных государственных гражданских служащих - в соответствии с Положением о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 N 609. Датами личных дел работников являются даты подписания приказов о приеме на работу (службу) и увольнении лиц, на которых они заведены. 9.2.1.12. Дополнительные реквизиты при оформлении секретных дел, надзорных и наблюдательных производств должны быть регламентированы соответствующим организационно-распорядительным документом руководителя органа прокуратуры (приказом, положением, инструкцией и т.п.) о работе с секретными документами. 9.2.2. Особенности формирования и оформления дел по номенклатуре 9.2.2.1. Исполненные документы группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. В дела группируются документы одного года. Исключение составляют переходящие дела. 9.2.2.2. Документы постоянного и временного сроков хранения группируются в дела раздельно. В одном деле допускается группировать документы с разными сроками хранения, когда они относятся к решению одного вопроса. По окончании делопроизводственного года из документов, если это не нарушает полноты вопроса, формируются два дела: одно - из документов постоянного, другое - из документов временного хранения. 9.2.2.3. Документы в делах по номенклатуре могут располагаться в хронологической или вопросно-хронологической последовательности либо в их сочетании. В случаях применения вопросно-хронологической последовательности документы в деле должны быть расположены так, чтобы они последовательно освещали определенные вопросы. Приказы, указания, распоряжения, протоколы коллегии или оперативных совещаний формируются в дела строго в хронологическом порядке. 9.2.2.4. Приказы группируются раздельно в зависимости от вида: по основной деятельности (совместно с указаниями и распоряжениями); по вопросам утверждения и изменения штатов и структуры; по личному составу; по финансово-хозяйственным вопросам. Приказы по личному составу могут группироваться раздельно в зависимости от категории работников (прокурорские работники или федеральные государственные гражданские служащие). Так же могут группироваться приказы по вопросам присвоения классных чинов. 9.2.2.5. Документы коллегии группируются в два дела. В одном - протоколы, решения (первые экземпляры), в другом - документы к заседаниям коллегии (повестки дня, доклады, справки, заключения, проекты решений коллегии и др.). Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные тома, систематизируются по номерам протоколов. |
Похожие:
 | В целях дальнейшего совершенствования делопроизводства в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации, руководствуясь п.... |  | В целях дальнейшего совершенствования делопроизводства в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации, руководствуясь п.... |
| В целях дальнейшего совершенствования делопроизводства в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации, руководствуясь п.... | | Инструкция по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации, утвержденная приказом Генерального прокурора... |
| Инструкция по делопроизводству в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы (далее – Инструкция) разработана в целях установления... | | Письменные обращения в Генеральную прокуратуру Российской Федерации необходимо направлять по адресу |
| Российской Федерации от 09. 11. 2009 №983-к «Об утверждении Инструкции по учету кадров прокурорски работников в органах и учреждениях... | | Генерального прокурора Российской Федерации от 30. 01. 2013 №45 «О введении в действие Инструкции о порядке рассмотрения обращений... |
| «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»... | | Утвердить и ввести в действие с 1 января 2006 года прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в органах исполнительной власти Ленинградской... |