Инструкция по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры российской федерации
Скачать 1.88 Mb.
|
В других вышестоящих прокуратурах порядок регистрации указанных документов за подписью руководителей осуществляется по их усмотрению. 2.5. Рассмотрение и исполнение документов 2.5.1. Руководителям вышестоящих прокуратур передаются документы, исполнение которых требует их непосредственного решения. В органах прокуратуры порядок и сроки рассмотрения обращений, заявлений граждан и организаций устанавливаются соответствующим организационно-распорядительным документом Генерального прокурора Российской Федерации. Прокуроры субъектов Российской Федерации регламентируют этот порядок распорядительным документом, изданным в соответствии с действующим законодательством и организационно-распорядительным документом Генерального прокурора Российской Федерации. В районных прокуратурах все поступающие документы передаются на рассмотрение соответствующему руководителю и его заместителю согласно распределению обязанностей. 2.5.2. Руководителям органов прокуратуры, подразделений и исполнителям поступившие зарегистрированные документы передаются с уже имеющимися производствами и делами. Документы, поступившие в структурные подразделения до 18 часов текущего рабочего дня, рассматриваются их руководителями по мере поступления, документы, поступившие после 18 часов текущего рабочего дня, - до 10 часов следующего рабочего дня. Поручения, содержащие отметку "срочно", и оперативные поручения рассматриваются руководителями структурных подразделений в течение часа с момента их получения. Рассмотрев документы в установленные сроки, они обязаны дать конкретные указания о порядке, характере и сроках исполнения. На документах, не требующих дополнительных поручений, указывается фамилия исполнителя. Резолюция пишется на самом документе либо на отдельном листе не менее формата A6, подписывается и датируется. 2.5.3. Если исполнение документа поручается нескольким подразделениям или должностным лицам, то документ передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Он обеспечивает снятие копий с документа, передачу их соисполнителям, подготовку единого поручения о проверке и направление ответа. В целях ускорения прохождения документов снятие копий для всех исполнителей может возлагаться на секретаря руководителя. 2.5.4. Документ должен быть исполнен в установленный руководителем срок. Поручение, содержащее отметку "срочно", подлежит исполнению в 3-дневный срок. Отметка "оперативно" предусматривает 10-дневный срок исполнения. Если руководителем в резолюции не указана конкретная дата исполнения, то документ должен быть исполнен в течение 30 дней (если иные сокращенные сроки не предусмотрены законодательством или организационно-распорядительными документами Генерального прокурора Российской Федерации). 2.5.5. Сроки исполнения документа исчисляются со дня его поступления в органы и учреждения прокуратуры. Если в качестве срока исполнения установлен период времени, началом его считается дата подписания поручения. Если окончание срока исполнения приходится на нерабочий день, то последним днем срока считается предшествующий ему рабочий день. 2.5.6. До передачи подготовленного документа на подпись исполнителем проверяется его содержание, правильность оформления всех реквизитов, наличие необходимых виз и прилагаются материалы, послужившие основанием для его составления. 2.5.7. Текст документов должен быть кратким, аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие информации и содержать данные, необходимые для его регистрации и оперативного прохождения. 2.5.8. В письмах и других документах по обращениям и делам, за исключением сопроводительных писем, обязательно указываются фамилия, имя, отчество заявителя или лица, по делу или в отношении которого направлен документ, а также время и место совершения правонарушения. Не допускается направление с одним сопроводительным письмом не связанных между собой дел и документов, поручений по нескольким обращениям и делам. Исключение составляют письма о направлении дел и материалов для изучения и обобщения прокурорской и судебной практики. 2.5.9. Документы подписываются руководителями прокуратуры, другими должностными лицами в соответствии с установленным распределением обязанностей и полномочиями. 2.5.10. Подписывается первый экземпляр документа. Если он направляется по нескольким адресам, подписываются все экземпляры; при печатании в типографии или размножении средствами малой полиграфии подписывается только оригинал, остающийся в органах и учреждениях прокуратуры. 2.5.11. Исполненные документы передаются прокурорскими работниками делопроизводителям в подобранном для подшивки и отправки виде, с отметкой исполнителя об исполнении, которая включает в себя слова "в н/п" или "в дело N ____" и краткую справку, если письменный ответ не составлялся. 2.5.12. Отметки исполнителей об исполнении в обязательном порядке подписываются и датируются. Подшивать документы без соответствующих отметок не разрешается. В прокуратурах, работающих в АИК "Надзор", на основании указанных отметок делопроизводители вносят дату и отчет об исполнении в электронную резолюцию. 2.5.13. Если документ не получил окончательного разрешения, то контрольный срок ожидаемого ответа проставляется исполнителем на копии запроса по форме: К-17.10.2011, подписывается и датируется. 2.5.14. Делопроизводитель отмечает указанный исполнителем контрольный срок на карточке движения надзорного или наблюдательного производства, а в органах районного звена, где карточки учета движения производства не ведутся, - на алфавитной карточке. Надзорные (наблюдательные) производства хранятся у делопроизводителей в папках с надписью "Контроль" по датам контроля и в порядке номеров и передаются исполнителям в установленные ими сроки контроля. 2.5.15. При работе в АИК "Надзор" делопроизводитель подразделения после получения документа вносит в РК резолюции руководства, при необходимости плановую дату и передает исполнителю. Все РК поступающих в бумажное надзорное (наблюдательное) производство или дело документов и прикрепленные к ним при необходимости электронные образы документов должны быть внесены в электронное надзорное (наблюдательное) производство или дело в хронологической последовательности, логически связанной электронной связкой. Повторные обращения и другие документы передаются прокурорам вместе с подобранными бумажными надзорными (наблюдательными) производствами и пересылкой электронного надзорного (наблюдательного) производства в "кабинет" исполнителю. При списании исполнителем документов в надзорное или наблюдательное производство в соответствующем электронном надзорном (наблюдательном) производстве указывается статус "оперативное хранение". Все действия с электронным надзорным (наблюдательным) производством должны отмечаться в "Журнале передачи". При списании документов в дело по номенклатуре в РК документа через "Журнал передачи" вносится запись о списании документа в соответствующее электронное дело по номенклатуре. Перед списанием РК в электронное надзорное (наблюдательное) производство фигуранты, не относящиеся к переписке, должны быть удалены на закладке "дополнительные реквизиты". 2.5.16. При направлении исходящих документов на подпись руководству вышестоящих прокуратур необходимо перед отправкой зарегистрировать проект документа в АИК "Надзор", указав в РК содержание, состав, исполнителя, визы и внешний адресат. 2.6. Отправление исходящих документов 2.6.1. Реестры внешней отправки по требованию ФГУП "Почта России" формируются в электронном виде с использованием системы АИК "Надзор". 2.6.2. Документы передаются в отдел прохождения корреспонденции оформленными в соответствии с требованиями настоящей Инструкции. Оформляя документы для передачи в отдел прохождения корреспонденции, делопроизводитель подразделения обязан проверить правильность адресования согласно Правилам оказания услуг почтовой связи (постановление Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221) <*>, проставить на документе номер переписки, внести в копию исправления, сделанные при подписании подлинника, а также проставить на копии дату подписания, номер переписки и заверить по форме: "Верно, дата, делопроизводитель, фамилия, личная подпись", проверить наличие приложений и скрепить (свыше 50 л. - прошить) с отсылаемым документом. -------------------------------- <*> В дальнейшем - Почтовые правила. Если разница между датой подписания документа и датой передачи в службу делопроизводства превышает сутки, а также имеются другие нарушения требований Инструкции, делопроизводитель возвращает документы исполнителю на доработку, а при необходимости докладывает об этом руководителю подразделения. 2.6.3. Вся почта, подлежащая отправке, сдается в отдел прохождения корреспонденции в день подписания, а поступившая в отдел документационного обеспечения во второй половине дня - до 12 часов следующего рабочего дня. 2.6.4. Документы, поступившие для отправки, отправляются работниками отдела прохождения корреспонденции после экспедиционной обработки в соответствии с Почтовыми правилами. Документы с пометками "срочно" или "весьма срочно" отправляются незамедлительно. При работе в АИК "Надзор" документы, поступившие для отправки, обрабатываются через "реестр внешней отправки", разработанный в соответствии с требованиями ФГУП "Почта России". 2.6.5. Перед упаковкой документов работники отдела прохождения корреспонденции проверяют написание адреса в соответствии с Почтовыми правилами, наличие на документе номера, даты, подписи и оговоренных в нем приложений. Документы, оформленные с нарушениями требований настоящей Инструкции и Почтовых правил, возвращаются в подразделение на доработку. 2.6.6. Заказными письмами или бандеролями пересылаются организационно-распорядительные и другие документы за подписью руководства прокуратуры, выписки из приказов по личному составу, штатные расписания, финансовые документы, переписка по поручениям органов государственной власти, исковые заявления (или их копии) в суды и прилагаемые к ним документы, письма с приложениями, ответы на обращения или уведомления о переадресовании обращений, корреспонденция, адресуемая за границу. Уголовные и другие дела, материалы проверок, надзорные (наблюдательные) производства, а также срочные документы направляются фельдсвязью, в районных прокуратурах - спецсвязью либо заказными бандеролями и посылками. 2.6.7. Документы, отправляемые одному и тому же адресату, вкладываются в один конверт. На конверте указываются почтовый адрес и наименование адресата, номера отправляемых документов, адрес отправителя. Для документов, направляемых в органы прокуратуры субъектов Российской Федерации, могут использоваться конверты с адресами, напечатанными типографским способом или средствами оперативного размножения. 2.6.8. Заказные письма, бандероли и посылки сдаются на почту по описи, в которой указываются номера документов, дата отправки, адреса и вид отправления. Опись составляется в трех экземплярах. Один экземпляр остается в отделе прохождения корреспонденции для справок, а возвращенный с почты передается в бухгалтерию с денежным отчетом. 2.6.9. Документы, адресуемые организациям, расположенным в пределах данного населенного пункта, передаются с нарочным под расписку в книге (приложение N 33). Перечень этих организаций устанавливается руководством прокуратуры. При работе в АИК "Надзор" документы передаются по реестру передачи. 2.6.10. Ответы (уведомления), подготовленные для отправки на электронный адрес заявителя, сканируются, прикрепляются файлом к исходящей РК АИК "Надзор" и направляются отделом прохождения корреспонденции в форме электронного образа документа по адресу электронной почты. После проставления отметки об отправке оригинал документа возвращается в структурное подразделение для подшивки в соответствующее дело по номенклатуре либо надзорное (наблюдательное) производство. 2.6.11. Документы массовой рассылки (приказы, указания, распоряжения, планы работы, информационные и методические письма, обзоры, сборники, бланки статистических отчетов, книги, брошюры и т.п.) размножаются исполнителем структурного подразделения и передаются для отправки в отдел прохождения корреспонденции по разнарядке подразделения. В разнарядке указываются адресаты и количество экземпляров в каждый адрес; она составляется, подписывается и датируется ответственным исполнителем. При работе в АИК "Надзор" документ до размножения регистрируется в системе, и в РК документа (поле "Адресат") вносятся все адресаты, указанные в бумажном варианте разнарядки. 2.6.12. При регистрации и направлении исходящих документов в АИК "Надзор" создается новая исходящая РК, связанная с входящей или внутренней, а на документе распечатывается электронный штамп вновь созданной РК. 2.6.13. При работе с исходящими документами в АИК "Надзор" структурными подразделениями заполняются следующие поля исходящей РК (приложение N 10): "Дата", "Подписал", "Дата подписания", "Содержание", "Исполнитель", "Визы", "Рубрика" (при необходимости), "Состав", "Фигурант", "Адресат" (в соответствии с п. 5.2.13). Исходящий номер генерируется из системы автоматически. При направлении документа нескольким адресатам поле "состав" заполняется по каждому адресату отдельно. При необходимости передачи исходящего документа по назначению минуя отдел прохождения корреспонденции специалист службы делопроизводства структурного подразделения должен проставить в РК в поле "Адресат" дату внешней отправки и способ передачи документа в поле "Вид отправки". 2.6.14. В случае возврата документа, отправленного адресату по различным каналам связи, во внешнем адресате РК документа при его повторной отправке создается новый адресат без удаления предыдущего. 3. УЧЕТ ОБЪЕМА ДОКУМЕНТООБОРОТА 3.1. Под объемом документооборота понимается число отдельных видов и общее количество входящих, исходящих и внутренних документов в каждом подразделении (приложение N 34) и в целом по прокуратуре. Такой учет в обязательном порядке ведется в вышестоящей прокуратуре, в районной прокуратуре - по усмотрению руководителя (приложение N 34, позиции 1 - 5, 7, 9). При работе в АИК "Надзор" сведения о документообороте можно получать из указанной системы в разделе "отчетные формы". Для получения этих сведений требуется при регистрации документов определять их по группам, создавая картотеки по подразделениям. Например, входящие: обращения граждан - "ОГР", обращения юридических лиц - "ОЮЛ", уголовные дела - "УД", исходящие: ответы на обращения - "Отв", письма в организации - "Исорг", внутренние: рапорт - "рап", запрос - "звн" и т.п. 3.2. Данные о количестве документов за месяц суммируются и до 7-го числа следующего месяца представляются руководителю службы делопроизводства. 3.3. Результаты учета документооборота обобщаются руководителем службы делопроизводства, представляются руководству прокуратуры и используются для выработки мер по совершенствованию делопроизводства. 3.4. При учете обращений, переписки по ним и делам сопроводительное письмо и приложенные к нему документы считаются за один документ. При направлении уголовных дел с сопроводительными письмами, заключениями и другими документами каждый вид документа (письмо, дело и т.п.) при учете считается самостоятельным документом. 3.5. Обращения, разрешение которых входит в компетенцию нескольких управлений и отделов, учитываются в каждом из этих подразделений. В графе "исходящие" документы учитывает только ответственное за разрешение обращения подразделение, подразделения-соисполнители учитывают эти документы в графе "внутренние". 3.6. Приказы, указания, распоряжения, задания, информационные письма, обзоры и другие организационно-распорядительные документы, направленные для исполнения на места или в подразделения прокуратуры, учитываются в графе "исходящие" тем подразделением, которое является ответственным за их подготовку, при этом в числителе указывается количество, а в знаменателе - тираж. |
Похожие:
 | В целях дальнейшего совершенствования делопроизводства в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации, руководствуясь п.... |  | В целях дальнейшего совершенствования делопроизводства в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации, руководствуясь п.... |
| В целях дальнейшего совершенствования делопроизводства в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации, руководствуясь п.... | | Инструкция по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации, утвержденная приказом Генерального прокурора... |
| Инструкция по делопроизводству в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы (далее – Инструкция) разработана в целях установления... | | Письменные обращения в Генеральную прокуратуру Российской Федерации необходимо направлять по адресу |
| Российской Федерации от 09. 11. 2009 №983-к «Об утверждении Инструкции по учету кадров прокурорски работников в органах и учреждениях... | | Генерального прокурора Российской Федерации от 30. 01. 2013 №45 «О введении в действие Инструкции о порядке рассмотрения обращений... |
| «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»... | | Утвердить и ввести в действие с 1 января 2006 года прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в органах исполнительной власти Ленинградской... |