Инструкция по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры российской федерации
Скачать 1.88 Mb.
|
| номер гербового бланка в поле "N бланка"; электронный адрес в поле "E-mail"; количество приложений к документам в поле "Состав": сначала количество листов сопроводительного письма, затем через дробь количество приложений. 5.2.14. По окончании регистрации в обязательном порядке на бумажном носителе исходящего документа из системы распечатывается штамп с уникальным регистрационным номером документа: в Генеральной прокуратуре - в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа, а в органах и учреждениях прокуратуры - с оборотной стороны либо на лицевой стороне листа со смещением к центру. 5.3. Датирование 5.3.1. Датой документа является день его подписания или утверждения; для решения коллегии - день его принятия; для протокола - дата заседания (принятия решения); для акта - дата события. Документы, издаваемые органами прокуратуры совместно с другими ведомствами и учреждениями, должны иметь одну (единую) дату - дату фактической подписи последнего из подписавших совместный документ. Дата оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. При этом день месяца проставляется лицом, подписывающим или утверждающим документ. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точками, год - четырьмя арабскими цифрами. Если число или порядковый номер месяца является однозначным числом, то перед цифрой ставится ноль. Например: 05.07.2011. Таким же образом датируются все делопроизводственные отметки о прохождении и исполнении документа. 5.3.2. При подготовке нормативных и финансовых документов допускается словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек). Например: 15 июля 2011 г. 5.4. Индекс (номер) документа 5.4.1. Переписка по обращениям и делам ведется за номером надзорного (наблюдательного) производства, который не меняется в течение всего времени, пока ведется переписка. Порядок присвоения номеров изложен в разделе 2.4 настоящей Инструкции. 5.4.2. По вопросам, не относящимся к переписке по обращениям и делам, входящий документ и исходящий по нему ответ должны иметь единый номер, присваиваемый поступившему документу при его регистрации. Исходящий документ, не являющийся ответом на поступивший запрос, направляется за номером дела по номенклатуре. 5.4.3. В исходящих и внутренних документах, как правило, делается ссылка на индекс и дату исполняемого документа. 5.4.4. Индекс проставляется на отведенном ГОСТом месте, в левой верхней части документа. На внутренних документах индекс может проставляться в конце документа, ниже подписи должностного лица. 5.4.5. Регистрационный индекс (номер) документа, составленного органами прокуратуры совместно с другими организациями, должен состоять из регистрационных индексов каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. 5.4.6. Формирование внутренних и исходящих номеров в АИК "Надзор" происходит автоматически и состоит из номера дела по номенклатуре либо надзорного (наблюдательного) производства и через дробь индивидуального номера документа. 5.5. Заголовок к документу 5.5.1. На документе (за исключением письма) указывается его вид: справка, докладная записка, представление, информационное письмо, спецдонесение и т.п. 5.5.2. Заголовок к тексту должен быть во всех документах, за исключением ответов заявителям, адвокатам, сопроводительных писем, а также телеграмм и телефонограмм. Заголовок должен быть кратким и точно раскрывать содержание документа, отвечать на вопросы: о чем? (о ком?), чего? (кого?) и согласовываться с его наименованием. Например: приказ "О создании..."; распоряжение "Об организации контроля..."; представление "Об устранении нарушений законодательства, регламентирующего порядок рассмотрения обращений граждан"; должностной регламент референта отдела. В документе по ряду вопросов заголовок формулируется обобщенно. 5.6. Нумерация страниц 5.6.1. В документах, оформляемых на двух и более страницах, вторая и последующие страницы нумеруются. 5.6.2. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова "страница" ("стр."). 5.7. Отметка о наличии приложения 5.7.1. Отметка о наличии приложения, названного в тексте документа, оформляется ниже текста от границы левого поля следующим образом: Приложение: на 5 л. Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование и количество листов: Приложение: замечания к проекту инструкции на 12 л. Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом: Приложение: письмо Генерального прокурора Российской Федерации от 11.02.2011 N 7/4-138-2011 и приложение к нему, всего на 8 л. Если приложение направляется не всем указанным в документе адресатам, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: Приложение: обращение Петрова А.П. и приложение к нему, всего на 10 л., в первый адрес. Если к письму прилагаются ценные или личные документы (паспорт, диплом, свидетельства и др.), они перечисляются с указанием наименования организации, выдавшей документ, номера и даты выдачи, фамилии и инициалов владельца: Приложение: диплом N Ц 100509 на имя Мухиной В.Р. об окончании Московского колледжа управления и права, выдан 10.06.1998. 5.7.2. При направлении уголовных дел, материалов проверок и других сброшюрованных документов количество листов не указывается, а указывается количество томов: Приложение: уголовное дело N 5780 в 10 т. 5.7.3. При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а в самом документе после текста указывается: Приложение: согласно описи на 205 л. 5.7.4. В распорядительных документах (приказах, указаниях, распоряжениях, инструкциях) сведения о наличии приложений даются в тексте. В правом верхнем углу первого листа, прилагаемого к распорядительному документу, указывается: Приложение к приказу Генерального прокурора Российской Федерации от 28.04.2011 N 114 При наличии нескольких приложений они нумеруются. Например: Приложение N 2 к приказу Генерального прокурора Российской Федерации от 15.02.2011 N 33 5.7.5. При необходимости возврата приложений исполнителю отметка оформляется следующим образом. Приложение: на 10 л. - подлежит возврату. 5.8. Подпись 5.8.1. В состав реквизита "подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке), личная подпись и расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Например: не на бланке: Начальник управления по обеспечению участия прокуроров в гражданском и арбитражном процессе прокуратуры г. Москвы Личная подпись М.Н. Данилова на бланке: Прокурор области государственный советник юстиции 2 класса Личная подпись Н.А. Шишкин 5.8.2. Написание в подписи классных чинов производится в соответствии с п. 5.2.4 Инструкции. 5.8.3. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне. 5.8.4. При подписании документа, подготовленного комиссией, указываются не должности лиц, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. 5.8.5. Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог "За", надпись от руки "Зам." или косую черту перед наименованием должности. 5.9. Утверждение и согласование 5.9.1. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. УТВЕРЖДАЮ Например: Прокурор г. Москвы государственный советник юстиции 2 класса Личная подпись С.В. Куденеев 15.08.2011 При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. 5.9.2. При утверждении документа приказом, решением, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Например: УТВЕРЖДЕНА приказом Генерального прокурора Российской Федерации от 14.12.2010 N 442 Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу документа. 5.9.3. Согласование производится как внутри прокуратуры (с подразделениями и должностными лицами), так и вне ее (с организациями, имеющими непосредственное отношение к разработке проекта документа). Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования. Например: СОГЛАСОВАНО Руководитель Федерального архивного агентства Личная подпись А.Н. Артизов 12.12.2011 5.9.4. Согласование документа оформляется визой, которая включает в себя подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования, при необходимости - должность визирующего. На организационно-распорядительных документах (приказах, указаниях и т.д.), а также докладных записках визы проставляются на первом экземпляре оборотной стороны последнего листа, на исходящих документах - на экземплярах, остающихся в деле, надзорном или наблюдательном производстве. Слева проставляется виза лица, подготовившего документ, справа - визы лиц, с которыми он согласован. 5.9.5. При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом: Замечания прилагаются. Личная подпись А.Г. Хрульков 14.06.2011 5.10. Отметка об исполнителе Инициалы, фамилия и номер служебного телефона исполнителя указываются в исходящих и внутренних документах на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Например: В.А. Жуков, тел. 924-45-67 5.11. Особенности подготовки и оформления организационно-распорядительных, информационно-методических и других документов 5.11.1. Проекты приказов, указаний и распоряжений разрабатываются по поручению руководства прокуратуры или по инициативе подразделений и должностных лиц. Каждый документ должен иметь заголовок, который на бланках с угловым расположением реквизитов печатается жирным шрифтом в левом верхнем углу, при продольном - центрованно (начало и конец каждой строки заголовка равно удалены от границ поля). Текст состоит, как правило, из констатирующей (преамбулы) и распорядительной частей. В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий. Если основанием для издания является законодательный, иной правовой акт или поручение вышестоящей прокуратуры, то в констатирующей части указываются его наименование, дата, номер, заголовок и передается содержание той части, которая непосредственно касается органов прокуратуры. Распорядительная часть начинается в приказах словом ПРИКАЗЫВАЮ, в указаниях - ОБЯЗЫВАЮ, в распоряжениях - ОБЯЗЫВАЮ или РАСПОРЯЖАЮСЬ, которое печатается прописными буквами жирным шрифтом отдельной строкой центрованно с разбивкой, но без подчеркивания. В пунктах распорядительной части указываются конкретные действия, исполнители и сроки исполнения. Если документ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданные акты, это оговаривается в тексте. В последнем пункте распорядительной части указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа. Завершается текст предписанием, кому следует направить документ или кого ознакомить с ним, без указания порядкового номера данного пункта организационно-распорядительного документа. Страницы распорядительного документа и приложений к нему нумеруются как единый документ. Визы лиц, подготовивших и согласовавших проект документа, располагаются согласно п. 5.9.4 настоящей Инструкции. Если организационно-распорядительный документ имеет приложения, то они визируются аналогичным образом. Приказы, указания и распоряжения регистрируются в день их подписания, после подписания документа вносить какие-либо изменения и дополнения без согласия лица, его подписавшего, не разрешается. 5.11.2. По вопросам, входящим в компетенцию органов прокуратуры и других ведомств и представляющим взаимный интерес, принимаются совместные документы. Все экземпляры, остающиеся в делах организаций, в том числе и приложения, должны содержать подлинные подписи должностных лиц, подписавших и согласовавших документ. Совместные документы оформляются на чистых листах бумаги (без бланка). Дата совместного документа оформляется в соответствии с п. 5.3.1 Инструкции, регистрационные номера - с п. 5.4.5, подписи - с п. 5.8.3. 5.11.3. При составлении инструкций, положений и других документов нормативного характера текст может быть разбит на разделы, подразделы и пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Подразделы должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого раздела, пункты - в пределах каждого раздела и подраздела. Подпункты могут обозначаться арабскими цифрами или строчными буквами русского алфавита со скобкой. 5.11.4. Если в тексте документов есть таблицы, они должны иметь заголовок, который размещается над таблицей, посередине. Справа указывается слово "Таблица N" с порядковым номером. Если таблица одна, то ее не нумеруют и слово "Таблица" не пишут. На все таблицы делаются ссылки в тексте, при этом слово "Таблица" пишется полностью, если таблица без номера, и сокращенно ("Табл."), если она имеет номер. Заголовки граф таблицы начинаются с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они составляют одно предложение с основным заголовком графы. Подзаголовки, имеющие самостоятельное значение, пишутся с прописной буквы. В конце заголовков и подзаголовков знаки препинания не ставятся. Графа "N п/п" (номера по порядку) делается в случае, если на номера необходимо давать ссылки. 5.11.5. На заседаниях коллегии и совещаниях ведется протокол, а по указанию председателя - аудио- и (или) видеозапись, на основе которой оформляется ее печатная расшифровка. Расшифровки записей оформляются на бумаге как протокол (пишется большими буквами через пробел) с наименованием мероприятия, написанным строчными буквами. Ниже указываются место и дата составления. Затем отдельным абзацем перечисляются присутствующие (при необходимости с указанием должностей). В протоколах максимально точно воспроизводятся доклады, замечания, ремарки каждого из выступающих, а также принятые решения. Подписывается протокол председательствующим и секретарем коллегии или совещания. Примерная форма протокола приведена в приложении N 57. С учетом протокола формируется решение коллегии или совещания, состоящее из названия, вводной (описательной) части и собственно решения. Каждая из намечаемых мер в тексте решения выделяется абзацем (пунктом) с указанием срока исполнения и ответственного должностного лица. Подписывается документ руководителем прокуратуры, решение координационного совещания - руководителями правоохранительных органов. Протоколы оперативных совещаний при прокурорах по текущим вопросам могут оформляться не отдельным документом, а записываться в специальные книги. В этом случае обязательно должно быть отражено принятое решение, определено ответственное за его исполнение должностное лицо. 5.11.6. При назначении на должность и освобождении от должности прокуроров, начальников структурных подразделений, а также при ликвидации и реорганизации подразделений Генеральной прокуратуры с передачей их функций другим подразделениям прием и передача дел производятся по акту. |
Похожие:
 | В целях дальнейшего совершенствования делопроизводства в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации, руководствуясь п.... |  | В целях дальнейшего совершенствования делопроизводства в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации, руководствуясь п.... |
| В целях дальнейшего совершенствования делопроизводства в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации, руководствуясь п.... | | Инструкция по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации, утвержденная приказом Генерального прокурора... |
| Инструкция по делопроизводству в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы (далее – Инструкция) разработана в целях установления... | | Письменные обращения в Генеральную прокуратуру Российской Федерации необходимо направлять по адресу |
| Российской Федерации от 09. 11. 2009 №983-к «Об утверждении Инструкции по учету кадров прокурорски работников в органах и учреждениях... | | Генерального прокурора Российской Федерации от 30. 01. 2013 №45 «О введении в действие Инструкции о порядке рассмотрения обращений... |
| «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»... | | Утвердить и ввести в действие с 1 января 2006 года прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в органах исполнительной власти Ленинградской... |