Инструкция по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры российской федерации
Скачать 1.88 Mb.
|
Порядок составления акта и его содержание устанавливаются соответствующим организационно-распорядительным документом Генерального прокурора Российской Федерации. 5.12. Правила оформления телеграмм и телефонограмм. Прием и передача служебной информации по каналам факсимильной связи (телефаксам) 5.12.1. Телеграммы оформляются в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи и передаются по телетайпу или через отделение связи с указанием при необходимости категории: "срочная", "правительственная". Перечень лиц, за подписью которых направляются телеграммы категории "правительственная", определяется постановлением Правительства Российской Федерации от 06.02.2006 N 74. 5.12.2. Подаваемая отправителем телеграмма должна быть четко и разборчиво написана или напечатана. 5.12.3. Текст телеграммы должен быть кратким (не более 50 слов), без союзов, предлогов, знаков препинания, если их отсутствие не искажает смысла передаваемой информации. Числа обозначаются цифрами, наиболее важные данные пишутся прописью. Фамилия, имя, отчество лица, в отношении которого дается или запрашивается информация, приводятся полностью. Указываются также место и время совершения правонарушения. 5.12.4. При наличии условного телеграфного адреса (позывного) в телеграмме указываются пункт назначения, наименование организации, должность и фамилия лица, которому она направляется, а при отсутствии условного телеграфного адреса - полный адрес корреспондента: пункт назначения, республика (край, область, район), улица, номер дома, наименование организации. 5.12.5. В начале текста телеграммы дается ссылка на номер и дату исполняемого документа или номер переписки адресата, в конце - приводится номер надзорного (наблюдательного) производства (переписки) отправителя. После номера указываются должность и фамилия (разборчиво) лица, подписавшего телеграмму. Телеграммы подписываются руководителями прокуратур или подразделений. Личная подпись не должна закрывать текст телетайпограммы. Ниже подписи руководителя проставляются фамилия исполнителя и номер его телефона. При отправлении телеграммы через почтовое отделение ниже подписи должностного лица указываются полный почтовый адрес отправителя, наименование организации без сокращений, дата отправки, должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму. Например: Саранск респрокурору Сенькину Ваш 12-103-2011 Сроку 25 октября 2011 шлите дело Алексеева Петра Даниловича осужденного приговором Торбеевского рнс 20 января 2010 наш 12-452-2011= Начотдела Личная подпись Петров ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────── Исп. Зайцев, тел. 12-23 01.09.2011 или Москва Каланчевская 11 Басманный райсуд Москвы= Связи надзорной жалобой истребую дело нр 15543 отношении Сидорова Александра Сергеевича дело прошу выслать через Московскую горпрокуратуру наш 12-1453-2011= Замгенпрокроссии Личная подпись Кехлеров ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────── Начальник Главного управления по обеспечению участия прокуроров в рассмотрении уголовных дел судами Личная подпись Анкудинов Исп. Волков, тел. 15-17 15.08.2011 5.12.6. Телефонограмма составляется в одном экземпляре объемом не более 30 слов и передается по телефону непосредственно из структурных подразделений. В ней указываются дата и время передачи, фамилия лица, принявшего и передавшего ее. В телефонограммах рекомендуется избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов. Если телефонограмма предназначается нескольким адресатам, прилагаются список и номера телефонов, по которым она передается. 5.12.7. Прием и передача текстов документов по каналам факсимильной связи осуществляются работниками подразделений, в которых установлены факсимильные аппараты, имеющие официальные номера органов прокуратуры Российской Федерации. Средства факсимильной связи предназначены для оперативной передачи и приема текстов документов. Передаваемая и принимаемая информация не считается документом, имеющим юридическую силу. В связи с этим при передаче документа факсимильной связью досылка оригинала является обязательной. 5.12.8. При передаче и приеме факсограмм необходимо руководствоваться следующими требованиями: документы передаются по каналам факсимильной связи только за подписью начальников главных управлений, управлений и отделов с визой непосредственного исполнителя; ответственность за содержание информации, передаваемой по каналам факсимильной связи, несут исполнитель, подготовивший факсограмму для передачи, и руководитель соответствующего подразделения; объем передаваемого в течение одного сеанса связи документа, выполненного на бумаге формата A4, не должен превышать 10 листов; факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму. 5.12.9. Передача с использованием средств факсимильной связи документов и материалов массовой рассылки, а также документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, не допускается. 5.12.10. Рассылка на места телефаксом и телетайпом плановых заданий, поручений об организации внеплановых проверок (не связанных с разрешением конкретных обращений) производится только после их учета исполнителем в Главном организационно-аналитическом управлении (в соответствии с Регламентом Генеральной прокуратуры). 5.12.11. Подлежащие передаче по телефаксу документы учитываются ответственными работниками в подразделениях в книге учета с указанием: порядкового номера факсограммы; даты передачи; индекса подразделения (фамилии лица), передавшего факсограмму; адресата; краткого содержания; количества листов; фамилий исполнителя и должностного лица, подписавшего документ, предназначенный для отправки. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителю с проставлением даты и времени отправки, наименования корреспондента, номера его факса и подписи передавшего факсограмму лица. Поступившие факсограммы также учитываются работниками в книге учета и передаются адресату под расписку в день их приема, срочные - немедленно. 5.12.12. Контроль за использованием факсимильной техники осуществляется руководителями соответствующих подразделений. В помещения, где установлена аппаратура, посторонние лица не допускаются. 5.12.13. При работе в АИК "Надзор" регистрация входящих факсограмм и телетайпограмм осуществляется в соответствии с пп. 2.4.2.8 и 2.4.2.9. При этом доставка факсом и телетайпом отмечается в поле "доставка". Регистрация исходящих факсограмм и телетайпограмм осуществляется в соответствии с п. 2.6.13. 6. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ И ПЕЧАТИ ДОКУМЕНТОВ НА КОМПЬЮТЕРАХ 6.1. Печатание служебных документов в Генеральной прокуратуре осуществляется специалистами отдела подготовки документов управления документационного и методического обеспечения и другими работниками прокуратуры на компьютерах, а также с помощью вспомогательной компьютерной техники. Делопроизводители управлений и отделов вышестоящих прокуратур обязаны печатать описи дел, надзорных и наблюдательных производств, подлежащих сдаче в архив прокуратуры, акты о выделении к уничтожению дел и документов, протоколы собраний, производственных и оперативных совещаний, приказы по личному составу, другие внутренние документы, а также письма объемом до страницы машинописного текста. 6.2. Подготовленный для печатания материал должен быть написан исполнителем разборчиво на стандартных листах бумаги. Текст документа необходимо тщательно выверить и согласовать с непосредственным руководителем. Документы объемом более десяти машинописных листов или сданные повторно визируются руководителем подразделения. 6.3. Передаваемые для печатания рукописи, равно как и вставки, сноски, поправки, должны быть написаны на одной стороне листа, с соблюдением правил орфографии, пунктуации, использованием чернил синего, фиолетового или черного цвета. Особое внимание обращается на правильное и четкое написание фамилий, специальных терминов, наименований ведомств и организаций, иностранных слов и географических названий. Не принимаются для печатания небрежно и неразборчиво написанные черновики с использованием других чернил, кроме указанных, или исправленные карандашом. 6.4. В верхнем левом углу рукописи указываются количество экземпляров, фамилия и номер телефона исполнителя, дата направления в отдел подготовки документов, номер переписки. 6.5. Документы печатаются в порядке их поступления. В первую очередь печатаются документы особого контроля, адресованные руководителям органов государственной власти и управления, приказы, указания, распоряжения, материалы координационных совещаний, заседаний коллегии и отдельные документы по поручению руководства прокуратуры. 6.6. Все документы должны печататься четко, без ошибок, с расположением и оформлением текста в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, соблюдением правил написания отдельных наименований, слов и словосочетаний, дат, чисел, единиц измерения и т.д. Текст документа и отдельные элементы его реквизитов печатаются в текстовом редакторе Word одним стандартным шрифтом Times New Roman размером N 14. Реквизит "отметка об исполнителе" допускается печатать размером шрифта N 10 - 12. При оформлении инструкций, положений для выделения разделов, подразделов могут использоваться разные шрифты. Документы должны иметь поля (мм): левое - не менее 25; верхнее - не менее 20; правое - не менее 10; нижнее - не менее 20. Документы информационно-справочного характера могут печататься с оборотной стороны листа. Для выполнения работ на компьютерах используются положения верхней линейки (приложение N 38). Адресат документа печатается на расстоянии 8,5 см от левого поля через межстрочный интервал "точно, 12 пт" и располагается на документе, напечатанном в том числе и на бланке, с соблюдением вышеприведенного верхнего поля. Название вида документа печатается прописным полужирным шрифтом. Абзацный отступ в тексте документа начинается с красной строки и располагается на расстоянии 1,25 см от левого поля. Текст печатается с выравниванием по ширине. Реквизит "отметка о наличии приложений" отделяется от текста одинарным интервалом. Приложение, состоящее из двух и более строк, печатается через межстрочный интервал "точно, 12 пт". При этом вторая и последующие строки должны располагаться под первым словом первой строки приложения в соответствии с п. 5.7.1. Должность и классный чин лица, подписывающего документ, печатаются от левого поля через межстрочный интервал "точно, 12 пт". Инициалы и фамилия лица, подписывающего документ, располагаются с выравниванием по правому полю документа. Документы печатаются, как правило, через межстрочный интервал "одинарный". Через межстрочный интервал "полуторный" печатаются доклады и документы, подготовленные для издания типографским способом. Документы, насчитывающие несколько страниц, нумеруются вверху посередине страницы (шрифт Times New Roman размером N 12 - 14). Если документ имеет несколько грифов согласования, они располагаются двумя вертикальными рядами. В грифах согласования и утверждения наименование должности относительно положения верхней линейки в одной строке должно занимать не более 7 см. Реквизиты отделяются друг от друга 2 - 4 межстрочными интервалами "одинарный". Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через межстрочный интервал "точно, 12 пт". При этом составные части реквизитов "адресат", "гриф утверждения" и "гриф согласования" отделяются друг от друга одним межстрочным интервалом "точно, 12 пт". Расшифровка подписи в реквизите "подпись" печатается на уровне последней строки наименования должности или классного чина. При наличии нескольких подписей, расположенных одна под другой, наименования должностей и расшифровки подписей отделяются 3 - 4 межстрочными интервалами "одинарный". При оформлении многострочных реквизитов используются строки максимальной длины в пределах, допускаемых ГОСТ Р 6.30-2003. 7. ПОРЯДОК ВЫПОЛНЕНИЯ КОПИРОВАЛЬНО-МНОЖИТЕЛЬНЫХ РАБОТ И ОФОРМЛЕНИЯ КОПИЙ ДОКУМЕНТОВ 7.1. Размножение и снятие копий со служебных документов на копировально-множительных аппаратах производятся на основании бланка-заказа установленной формы (приложение N 39), подписанного одним из руководителей подразделения. Размножение организационно-распорядительных, информационно-справочных и методических документов по вопросам основной деятельности, подлежащих массовой рассылке (в подчиненные прокуратуры), производится при наличии визы организационного управления. 7.2. Учет копируемых документов с большим тиражом (начиная с 50 экз.) ведется в книге учета, в которой указываются дата заказа, наименование документа, дата и номер документа (при их наличии), индекс подразделения, фамилия заказчика, количество листов и снятых копий и ставится расписка получателя. Бланки исполненных заказов хранятся в течение года по порядку номеров. 7.3. Копирование небольших по объему (до 5 л.) и тиражу (до 3 экз.) служебных материалов производится на копировальных аппаратах, установленных непосредственно в подразделениях, с учетом требований пп. 7.1 и 7.2. 7.4. Копирование текущих материалов и документов производится в порядке их поступления, срочных - вне очереди. Срочность определяется руководителем подразделения и подтверждается соответствующей отметкой на бланке-заказе. 7.5. Копия документа выдается с разрешения руководителя прокуратуры или структурного подразделения. В правом верхнем углу первого листа указывается: "Копия" или "Выписка". Копия заверяется подписью должностного лица, удостоверяющего соответствие содержания подлиннику. При оформлении копий, касающихся личных прав и интересов граждан, на документе, с которого снята копия, делается отметка, кому и когда она выдана, а на самой копии - отметка о том, что подлинник хранится в данной прокуратуре. Копия заверяется печатью (не гербовой), воспроизводящей наименование прокуратуры или ее подразделения. 8. ВЫПОЛНЕНИЕ ПЕРЕВОДОВ 8.1. Обращения и другие документы переводятся штатными или внештатными переводчиками. Они же при необходимости приглашаются на прием граждан. 8.2. Поручение на перевод (приложение N 40) подписывается руководителем структурного подразделения. На перевод направляются те документы, без перевода которых невозможно принять решение. Документы передаются без надзорных (наблюдательных) производств, производства находятся у исполнителей. Учет и передача документов ведутся по книге (приложение N 41). 8.3. Обращения и приобщенные к ним документы переводятся обзорно с обязательным указанием данных, необходимых для их регистрации. Полный перевод обращения осуществляется по требованию прокурорского работника. При поступлении нескольких одинаковых обращений переводится одно из них с указанием учетных номеров всех остальных обращений. Если в обращении содержатся вопросы, относящиеся к компетенции нескольких подразделений, перевод выполняется в необходимом количестве экземпляров. 8.4. Переведенный текст документа печатается или выполняется от руки четким почерком, подписывается и датируется. В правом верхнем углу указывается, с какого языка выполнен перевод, и ставится учетный номер по книге. При переводе судебных материалов проставляются также номера надзорного (наблюдательного) производства (с указанием фамилии лица) и дела (уголовного и др.), дается ссылка на том, листы дела. Подпись переводчика ставится на каждом листе дела. Например: с татарского языка перевод N 375 н/п 15-375-2011 по делу Асанова З.Х., дело N 3-27-2011, т. 3, л.д. 52-76. |
Похожие:
 | В целях дальнейшего совершенствования делопроизводства в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации, руководствуясь п.... |  | В целях дальнейшего совершенствования делопроизводства в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации, руководствуясь п.... |
| В целях дальнейшего совершенствования делопроизводства в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации, руководствуясь п.... | | Инструкция по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации, утвержденная приказом Генерального прокурора... |
| Инструкция по делопроизводству в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы (далее – Инструкция) разработана в целях установления... | | Письменные обращения в Генеральную прокуратуру Российской Федерации необходимо направлять по адресу |
| Российской Федерации от 09. 11. 2009 №983-к «Об утверждении Инструкции по учету кадров прокурорски работников в органах и учреждениях... | | Генерального прокурора Российской Федерации от 30. 01. 2013 №45 «О введении в действие Инструкции о порядке рассмотрения обращений... |
| «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»... | | Утвердить и ввести в действие с 1 января 2006 года прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в органах исполнительной власти Ленинградской... |