Тема 3. Внешняя и внутренняя среды организации
Основные вопросы для изучения темы:
Понятие организации.
Классификация организаций.
Законы организации.
Жизненный цикл организации.
Определение внешней среды организации.
Характеристики внешней среды: взаимосвязь факторов, сложность, неопределенность, подвижность.
Основные факторы внешней среды и их взаимосвязь.
Основные термины и понятия
Организация
Жизненный цикл
Внутренняя среда
Внешняя среда
Факторы прямого воздействия
Факторы косвенного воздействия Структура
Технология
Цели
Задачи
Законы организации
3.1 Краткое содержание темы
Существует множество определений понятия «организация» (от греческого organizo – устраиваю):
– структурно упорядоченное и взаимообусловленное объединение индивидов и групп, которые функционируют, руководствуясь общей целью и интересами, и подчиняются определенным программным планам (Кондратьев М.Ю., Ильин В.А.);
– группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели или целей (Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф.);
– систематическая координация и принятие необходимых мер для совершения какого-нибудь дела (Кина К.);
– обособленное объединение людей для взаимодействия в достижении определенных целей и задач (Вачугова Д.Д.).
Систематизация определений позволяет трактовать организацию как совокупность людей, объединенных стремлением к достижению общей цели. Присутствие человека в организации делает её социальной, а стремление людей к достижению экономических целей – экономической. Организация взаимодействует с внешней средой, обмениваясь ресурсами, поэтому ее правомерно считать открытой, целостной, состоящей из многочисленных взаимозависимых частей, тесно связанных между собой.
К основным признакам организации относятся следующие:
– наличие общей цели, которая объединяет и сплачивает участников;
– наличие внутреннего центра, который координирует деятельность участников;
– разделение труда;
– обособленность, которая заключается в замкнутости внутренних процессов и наличие границ (например, наличие правил, норм);
– организационная культура (наличие ценностей, норм, традиций);
– наличие связей внутри организации, которые образуют определенную структуру организации и обеспечивают саморегулирование деятельности, которое проявляется в принятии самостоятельных решений;
– способность адаптироваться к изменяющимся внешним условиям.
В рыночных условиях организация как основное звено национальной экономики представляет собой сложную систему, которая образуется в результате взаимодействия большого количества элементов и связей между ними. В результате проявляется эмерджентность – результат возникновения между элементами системы так называемых синергических связей, которые обеспечивают увеличение общего эффекта до величины, большей, чем сумма эффектов элементов системы, действующих независимо.
Классификация организаций позволяет сгруппировать их по сходным признакам и параметрам:
– в зависимости от формы собственности: государственные, муниципальные, кооперативные, частные, общественные и смешанные;
– в зависимости от организационно-правовой формы: товарищества, частные индивидуальные, акционерные общества и др.;
– по характеру хозяйственной деятельности: торговые, промышленные, страховые, инжиниринговые и др.;
– по размерам, исходя из двух основных параметров – численность занятых и объем производства (продаж): крупные, средние, малые;
– по принадлежности капитала: иностранные, национальные, смешанные, многонациональные.
Организация взаимодействует с внешней средой, приспосабливается к ее изменениям, зависит от информации, ресурсов (материалов, оборудования, капитала, рабочей силы), поступающих извне. Одним из способов определения окружения и облегчения учета внешней среды организации является разделение внешних факторов на две группы: сил прямого и косвенного воздействия на организацию извне.
К факторам прямого воздействия относятся факторы, которые непосредственно влияют на деятельность организации: поставщики, конкуренты, потребители, законы государства.
Факторы косвенного воздействия не оказывают прямого и немедленного влияния на деятельность организации. Примерами могут служить: состояние экономики, политические, социокультурные, демографические факторы, научно-технический прогресс.
Внешняя среда организации характеризуется взаимосвязанностью, подвижностью, сложностью и неопределенностью факторов.
Взаимосвязанность факторов – сила, с которой изменения одного фактора воздействует на другие факторы.
Подвижность среды – скорость, с которой происходят изменения в окружающей организацию среде (например, в электронной отрасли изменения происходят относительно быстро).
Сложность среды представлена большим количеством разнообразных факторов, влияющих на организацию.
Большое количество факторов и их изменчивость приводят к повышению неопределённости среды и снижению точности информации о процессах, в ней происходящих, а это, в свою очередь, усложняет процесс принятия решений.
Внутренняя среда – совокупность встроенных в организацию факторов, являющихся основным результатом управленческих решений. К основным переменным в самой организации относятся: цели, структуру, задачи, технологии и люди.
Цели – конечные состояния или желаемый результат, к которому стремится организация в данный отрезок времени.
Задачи – предписанная работа, которая должна быть выполнена заранее установленным способом и в заранее оговоренные сроки. С технической точки зрения задачи предписываются не работнику, а его должности.
Технология – для организаций подразумевает способ преобразования ресурсов. К ресурсам относят материальную базу, информацию, финансы, кадры, интеллектуальные ресурсы. Ресурсы можно назвать источниками энергии, поступающими извне.
Структура – логически продуманная система отношений различных уровней между собой, направленных на достижение поставленных целей.
Люди – персонал организации, носитель определенной организационной культуры – моральных, идеологических, этических норм, имеющих ценность в данной организации.
Все внутренние переменные взаимосвязаны между собой и образуют социотехническую систему, так имеют социальный компонент (людей) и технический компонент (другие внутренние переменные) (рис. 5).
Технолгии
Структура
Задачи
Цели
Люди
Рисунок 5 – Социотехническая система
Данная схема дает понимание того, что при принятии решения по изменению какой-либо внутренней переменной руководитель должен учитывать влияние этого изменения на другие переменные и принимать соответствующие решения по их коррекции.
Связь внешней и внутренней среды проявляется в том, что любая организация должна приспосабливаться к внешней среде путем адаптации внутренней среды, которая определяет поведение организации.
Период функционирования предприятия на рынке образует жизненный цикл – определенную последовательность предсказуемых изменений состояний организации в течение определённого времени.
В настоящее время в литературе по менеджменту рассматриваются различные подходы к выделению жизненных циклов развития организаций. Наиболее рациональным является выделение пятиэтапного жизненного цикла развития. Каждому из этапов соответствуют определенные особенности, состояния организации, характеризующие ее тип:
– зарождение (эксплерентный тип) включает в себя принятие решения o создание фирмы, разработку и утверждение соответствующей документации, регистрацию фирмы и создание условий для её деятельности;
– рост (патиентный тип) фирмы (детство, юность) – период, когда организация стремительно расширяет свою деятельность, увеличивается доля продукции фирмы на рынке;
– развитие (виолентный тип) – период поиска новых направлений и форм деятельности параллельно c развитием уже существующих;
– зрелость (коммутантный тип) – период устойчивого существования предприятия без расширения и совершенствования деятельности;
– завершение (леталентный тип) деятельности может быть связано c разорением фирмы или достижением поставленных перед ней целей.
Жизнь организации подчиняется определенным законам: синергии, самосохранения, онтогенеза, пропорциональности, композиции, сознательной координации деятельности и др..
Закон синергии гласит, что свойства и возможности организации как единого целого превышают сумму свойств и возможностей ее отдельных элементов, что обусловлено их взаимодополнением, взаимоподдержкой, взаимовлиянием. Для членов организации реальный выигрыш от объединения перекрывает потери от ограничения самостоятельности.
Закон сохранения пропорциональности и оптимальной соотносительности всех элементов системы управления утверждает, что любая система управления, независимо от степени сложности и места в общей системе управления, представляет собой комплекс элементов, между которыми должна поддерживаться пропорциональность и оптимальная соотносительность. В итоге увеличиваются потенциальные возможности элементов как таковых и результат их взаимодействия в виде потенциала организации в целом. Например, избыток или нехватка персонала негативно сказывается на экономической эффективности деятельности организации.
Закон композиции заключается в том, что функционирование всех без исключения элементов организации подчиняется общей цели, а индивидуальные цели каждого из них представляют собой ее конкретизацию.
Закон самосохранения предполагает, что любая организация и ее элементы стремятся сохранить себя как целое.
Закон сознательной координации деятельности утверждает, что порядок в организации определяется уровнем информированности ее членов.
Закон онтогенеза состоит в том, что любая организация в рамках своего жизненного цикла последовательно проходит фазы: становление, развитие, угасание.
3.2Вопросы для обсуждения
1 Какие положения доказывают, что организация относиться к системе?
2 Почему предприятие целесообразнее отнести к социально-экономической системе, а не к социальной?
3 Почему возникает необходимость изучения внешней среды организации?
4 Внутренняя и внешняя среда: что важнее для оценки функционирования предприятия?
5 Какая на Ваш взгляд переменная в организации играет наиважнейшую роль и почему?
6 Какая связь существует между задачами и целью в организации, между технологией и задачами?
7 Какой системой (открытой или закрытой) являются предприятия и почему? Можете ли Вы привести примеры закрытых систем?
8 Как осуществляется связь внешней среды с процессами внутри функционирующей организации?
3.2 Задания и практические упражнения
Задание 1
Составьте схему воздействия факторов внешней среды на конкретную организацию. Проведите различие между средой прямого и косвенного воздействия на организацию.
Задание 2
Продолжите перечень факторов внешней среды, которые могут оказывать негативное воздействие на деятельность организации:
1) экономический кризис в стране (изменение доходов населения);
2) ....................................
Задание 3
Дополните перечень переменных внутренней среды организации.
Внутренняя среда:
…………;
………...;
………...;
технология;
………….;
ресурсы.
На примерах конкретной организации проиллюстрируйте взаимосвязь внутренних переменных.
Задание 4
Нарисуйте схему «Факторы внешней и внутренней среды станции технического обслуживания (СТО)».
Опишите связи между выбранными Вами компонентами. Обозначьте факторы, которые могут повлиять на деятельность компании в перспективе (на примерах). Предложите пути минимизации негативного воздействия внешней среды на организацию.
Задание 5
Опишите на примере конкретной организации влияние факторов внутренней среды на эффективность деятельности организации.
Задание 6
Любая организация подобно живому организму проходит определенные стадии развития – жизненный цикл организации (ЖЦО): возникновения, развития, роста, зрелости, упадка. Это предсказуемые изменения состояния организации, которые протекают во времени с определенной последовательностью.
Заполните таблицу 1.
Расположите стадии жизненного цикла в нужной последовательности.
Проанализировав ситуацию, определите, на какой стадии жизненного цикла находится организация, в которой Вы учитесь или работаете.
Таблица 6 – Стадии жизненного цикла организации
Стадии ЖЦО
|
Характеристика
|
|
|
|
|
Задание 7
Составьте перечень внешних опасностей и возможностей, с которыми сталкивается конкретная организация (это может быть Вуз, в котором Вы учитесь, или предприятие, где Вы работаете). Для наглядности и облегчения работы все факторы можно разположить в два столбца: один – факторы возможностей, другой – факторы угроз. Факторы в столбцах расположите по степени убывания значимости.
Далее необходимо оценить, обладает ли организация внутренними силами, чтобы воспользоваться внешними возможностями, и какие внутренние слабости могут осложнить будущие проблемы, связанные с внешними опасностями. Метод, при помощи которого осуществляется диагноз внутренних проблем, называется управленческим обследованием.
Задание 8
В городе N руководство муниципального автобусного предприятия решило увеличить с 1 числе следующего месяца плату за проезд. Оцените характер воздействия (позитивный или негативный) описанного фактора внешней макросреды на организации, находящиеся в разных частях города. Заполните таблицу 2.
Таблица 7 – Характер воздействия повышения цен автобусного предприятия на организации города
Организация
|
Характер воздействия
|
Сила воздействия
по 10 бальной шкале
|
|
|
|
|
|
|
Задание 9
Подберите примеры в различных источниках информации по теме «Влияние факторов внешней среды на деятельность организации».
Тесты для самопроверки
Система – это:
а) совокупность хозяйственных единиц учреждений, родственных по своим задачам и организационно объединенных в единое целое;
б) совокупность связанных и взаимодействующих друг с другом элементов, составляющих некоторое целостное образование, имеющее новые свойства, отсутствующие у ее элементов;
в) порядок, форма устройства, организация;
г) социальная общность, группа людей, объединенных общей программой, общей целью или задачей.
2. Большинство организаций относятся к системам:
а) открытым;
б) закрытым;
в) цикличным;
г) замкнутым.
3.Логически продуманную систему отношений различных уровней между собой, направленных на достижение всех поставленных целей, называют:
а) структура;
б) технология;
в) задачи;
г) ресурсы.
4. Организация – это:
а) группа людей, деятельность которых сознательно контролируется для достижения общей цели;
б) использует основные ресурсы: капитал, материалы, люди, технологии, информация;
в) имеет характеристики: ресурсы, зависимость от внешней среды, горизонтальное и вертикальное разделение труда, подразделения;
г) все выше перечисленное верно.
5. Открытые системы обладают устойчивостью:
а) динамической;
б) статической;
в) системной;
г) процессной.
6. Свойство эмерджентности системы означает:
а) наличие связей между системой и окружающей средой;
б) способность системы видоизменяться;
в) возникновение у системы принципиально нового качества;
г) целенаправленность системы.
7. Закон синергии означает:
а) способность приспосабливаться к окружающей среде;
б) появление качественно новых свойств при объединении элементов в единое целое;
в) использование обратной связи;
г) способность к изменению в соответствии с внутренней присущей целью.
8. Всякая организация представляет собой:
а) горизонтальную линию, которая отражает цепь команд управления;
б) круг, который символизирует демократию в управлении;
в) пирамиду, где отражена иерархия управления;
г) все ответы верны.
9.Установите соответствие классификационного признака виду организации:
1.способ социальной организованности
|
а) частные
|
2. форма собственности
|
б) партисипативные
|
3. отношение к прибыли
|
в) виртуальные
|
4. формирование отношений внутри организации
|
г) формальные
|
5. характер существования
|
д) некоммерческие
|
10. Жизненный цикл организации характеризуется:
а) периодом продвижения товара;
б) временем, в течение которого организация проходит этапы своего развития;
в) временем активности организации;
г) периодом возникновения.
11) Открытая система характеризуется:
а) самообеспечением;
б) взаимодействием с внешней средой;
в) независимостью от среды, окружающей систему;
г) нет верного ответа.
Тема 4. Исследование организационных структур управления
Основные вопросы для изучения темы:
Сущность и понятие организационной структуры управления.
Типы и особенности организационных структур.
Основы проектирования организационных структур управления.
Этапы процесса проектирования организации.
Понятие организационных полномочий и их виды.
Основные понятия темы
Структура организации
Звенья управления
Уровни управления
Линейные связи подчинения
Функциональные связи подчинения
Линейная структура управления
Функциональная структура управления
Дивизиональную организационную структуру
Проектная организация
Матричная организация
Организации конгломератного типа.
Иерархия уровней управления
Централизованные организации
Децентрализованные организации
Полномочия
Линейные полномочия
Аппаратные полномочия
Штабные полномочия
Параллельные полномочия
Рекомендательные полномочия
Делегирование
Ответственность
Краткое содержание темы
Организационная функция в менеджменте включает:
создание системы управления, то есть формирование организационной структуры управления в соответствии со стратегией организации;
объединение в единое целое всех элементов организации;
распределение ответственности и прав между руководителями;
определение места и роли каждого подразделения организации.
В рамках организационной структуры протекает весь управленческий процесс.
Структура организации – логически обоснованная система взаимоотношений уровней управления и функциональных областей, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации.
В современном менеджменте выделяют два типа организации: бюрократические (или механистические) и адаптивные (или органические).
Бюрократия (механистическая структура) – тип организации, для которой характерно специализированное распределение труда, четкая управленческая иерархия, правила и стандарты, показатели оценки работы, принципы найма, основывающиеся на компетенции работника.
В бюрократической системе нижестоящая ступень иерархии находится под прямым контролем вышестоящей. Каждый сотрудник имеет узкие, строго определенные права, обязанности и компетенции. Вакансии заполняют путем назначения на должность при наличии у кандидата диплома и соответствующих профессиональных качеств. Большинство современных организаций представляют собой варианты бюрократии.
В управленческой практике наиболее распространены следующие типы бюрократических организационных структур: линейная, функциональная, линейно-функциональная, дивизиональная.
Линейная организационная структура управления. Линейные связи отражают движение управленческих решений и информации, исходящих от так называемого линейного менеджера, то есть лица, полностью отвечающего за деятельность фирмы (как правило, небольшой) или ее структурных подразделений (в крупной фирме). Это одна из простейших организационных структур управления, которая характеризуется тем, что во главе каждого структурного подразделения находится руководитель, наделенный всеми полномочиями, осуществляющий все функции управления (рис.6).
Руководитель предприятия
линейный руководитель А
линейный руководитель Б
исполнители
исполнители
Рисунок 6 – Линейная структура управления организацией
При линейном управлении каждое звено и каждый подчиненный имеют одного руководителя, через которого по одному каналу проходят все команды управления. В этом случае управленческие звенья несут ответственность за результаты всей деятельности управляемых ими объектов.
Таблица 8 – Преимущества и недостатки линейной организационной структуры управления
Преимущества
|
Недостатки
|
единство и четкость распоряжений;
согласованность действий исполнителей;
простота управления (один канал связи);
четко выраженная ответственность;
оперативность в принятии решений;
личная ответственность руководителя за конечные результаты деятельности своего подразделения.
|
высокие требования к руководителю, который должен быть подготовлен всесторонне, чтобы обеспечить эффективное руководство по всем функциям управления;
отсутствие звеньев по планированию и подготовке решений;
перегрузка информацией, множество контактов с подчиненными, вышестоящими и сменными структурами;
концентрация власти в управляемой верхушке.
|
Функциональная организационная структура (эффективна для организаций среднего размера) – организация, в которой каждый ее элемент имеет четко определенную, конкретную задачу и обязанности (производство, финансы, маркетинг и т.п.), то есть организационная структура, построенная в соответствии с видами работ, выполняемыми отдельными подразделениями (рис.7).
Руководитель предприятия
Функциональный руководитель А:
функция планирования.
Отдел - плановый
Функциональный
руководитель Б:
функция организации.
Отдел - организационный
и т.д.
Исполнитель Исполнители Исполнители
Рисунок 7 – Функциональная структура управления организацией
Если размер организации или данного отдела велик, то функциональные отделы можно в свою очередь разбить на более мелкие подразделения. Они называются вторичными, или производными. Основная идея функциональной структуры состоит в том, чтобы максимально использовать преимущества специализации и не допустить перегрузки руководства. При этом необходимо, чтобы подразделения не ставили собственные цели выше общих целей организации. Основные преимущества и недостатки функциональной организационной структуры управления отражены в таблице 9.
Таблица 9 – Преимущества и недостатки функциональной организационной структуры управления
Преимущества
|
Недостатки
|
высокая компетентность специалистов, отвечающих за осуществление конкретных функций;
освобождение линейных менеджеров от решения некоторых специальных вопросов;
стандартизация, формализация и программирование явлений и процессов;
исключение дублирования и параллелизма в выполнении управленческих функций;
уменьшение потребности в специалистах широкого профиля.
|
чрезмерная заинтересованность в реализации целей и задач «своих» подразделений;
трудности в поддержании постоянных взаимосвязей между различными функциональными службами;
появление тенденций чрезмерной централизации;
длительность процедур принятия решений;
относительно застывшая организационная форма, с трудом реагирующая на изменения.
|
Линейно-функциональная (штабная) структура управления. При такой структуре управления всю полноту власти берет на себя линейный руководитель, возглавляющий определенный коллектив. При разработке конкретных вопросов и подготовке соответствующих решений, программ, планов ему помогает специальный аппарат, состоящий из функциональных подразделений (управлений, отделов, бюро и т. д.). То есть линейно-функциональная структура управления (рис. 8), состоит из: линейных подразделений, осуществляющих в организации основную работу и специализированных обслуживающих функциональных подразделений.
Руководитель предприятия
Линейный руководитель Б
Линейный руководитель А
Функциональный руководитель А
Функциональный руководитель Б
Рисунок 8 – Линейно-функциональная структура организации
Линейно-функциональные организационные структуры управления наиболее эффективны в стабильной среде, рассчитаны на использование действующих технологий, содействуют эффективному выполнению стандартизированных эксплуатационных мероприятий, ориентированы на ценовую конкуренцию. Они наиболее эффективны там, где аппарат управления выполняет рутинные, часто повторяющиеся и редко меняющиеся задачи и функции.
Таблица 10 – Преимущества и недостатки линейно-функциональной организационной структуры управления
Преимущества
|
Недостатки
|
лучшая подготовка решений и планов, связанных со специализацией работников;
освобождение главного линейного менеджера от детального анализа проблем;
возможность привлечения консультантов и экспертов.
|
отсутствие тесных взаимосвязей и взаимодействия на горизонтальном уровне между производственными отделениями;
недостаточно четкая ответственность, так как готовящий решения, как правило, в его реализации не участвует;
чрезмерно развитая система связей по вертикали, то есть тенденция к чрезмерной централизации.
| |
