Инструкция по делопроизводству в Комитете по благоустройству Санкт-Петербурга в ред приказа Комитета по благоустройству
Скачать 1.44 Mb.
|
11.4. Подготовка документов к последующему хранению и использованию Завершенные дела постоянного срока хранения и по личному составу течение двух лет остаются в Комитете для справочной работы, а затем сдаются в архив. Порядок и сроки приема документов согласовываются с отделом контроля. Дела временного срока хранения не подлежат передаче на архивное хранение, они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. Ответственность за сохранность документов и дел в структурных подразделениях Комитета несут руководители этих подразделений. Подготовка документов к последующему хранению и использованию включает следующее: проведение экспертизы ценности документов; оформление дел; составление описей дел; составление актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Подготовка документов к последующему хранению и использованию осуществляется ежегодно ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях Комитета. Прием дел осуществляется только по описям в присутствии работника структурного подразделения Комитета.. 11.5. Экспертиза ценности документов Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев. Экспертиза ценности документов проводится в следующих случаях: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и при проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче на архивное хранение. Для организации и проведения экспертизы ценности документов создается постоянно действующая экспертная комиссия Комитета (далее - ЭК). Экспертиза ценности документов постоянного срока хранения и по личному составу осуществляется членами экспертной комиссии и работниками структурных подразделений Комитета для установления научной, исторической и практической значимости документов. При проведении экспертизы ценности документов осуществляются следующие мероприятия: отбор документов постоянного срока хранения для подготовки к передаче в отдел контроля, осуществляющий хранение архивных документов; отбор документов временного срока хранения (до десяти лет включительно), подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях Комитета; выделение к уничтожению документов, срок хранения которых истек (в том числе с отметкой "До минования надобности"). В процессе проведения экспертизы ценности документов проверяются качество и полнота действующей номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, соблюдение установленного порядка оформления документов и формирования дел. Отбор документов постоянного срока хранения проводится на основании типового перечня документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел. При полистном просмотре дел постоянного срока хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, факсимильные копии, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения. Дела с пометкой "ЭК" также подвергаются полистному просмотру в целях выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного и временного (более десяти лет) сроков хранения и дел по личному составу, а также акты о не обнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны, и о выделении документов (дел) к уничтожению. При этом в номенклатуре дел напротив каждого заголовка дела (в графе "Примечание") делается соответствующая отметка. Дела постоянного и временного (более десяти лет) сроков хранения и дела по личному составу подлежат полистному просмотру в целях изъятия дублетных экземпляров, черновиков, факсограмм, документов, подлежащих возврату, документов временного срока хранения, неоформленных копий документов. 11.6. Оформление дела Дела постоянного хранения и по личному составу подлежат полному оформлению работниками перед их передачей на хранение в архив. Полное оформление дела предусматривает проведение следующих мероприятий: переплет дела; составление внутренней описи документов согласно приложению № 15 к Инструкции (при необходимости); нумерацию листов дела; составление листа–заверителя дела согласно приложению № 16 к Инструкции; оформление обложки дела. Все листы, кроме листов внутренней описи и листа-заверителя, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерации черным графическим карандашом в верхнем правом углу (не задевая текста документа). Использование чернил или цветных карандашей при нумерации листов дела запрещается. При наличии ошибок в нумерации листов возможно присвоение литерных номеров листам, например: 1а, 1б. В случае большого количества ошибок (более пяти) проводится перенумерация листов. При этом старые номера зачеркиваются карандашом одной наклонной чертой, а рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле. Лист-заверитель составляется в конце дела на отдельном листе. Лист-заверитель составляется по установленной форме, в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации листов дела (наличие литерных номеров, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупных форматных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле. Лист-заверитель подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт. Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается в конце дела за верхнюю часть листа, на внутренней стороне обложки. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или каждой части отдельно. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на верхнем поле оборотной стороны листа. Сложенный лист формата А3, А2 разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруются как один лист. Лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографии, вырезки, выписки и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются следующим образом: сначала нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле. При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверение личности, трудовая книжка, военный билет) эти документы вкладываются в конверт. Внутренняя опись документов в деле составляется для учета документов постоянного и временного (свыше десяти лет) хранения и документов по личному составу, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше десяти лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись подписывается составителем описи. Если дело переплетено или подшито без внутренней описи документа, то она подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела. Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе «Примечания» со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и новый лист-заверитель. Листы внутренней описи дела нумеруются отдельно от остальных документов и в листе-заверителе указываются через знак «+». Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению. Допускается хранить их в папках-скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в делах, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Подшивка дел производится только после завершения экспертизы ценности документов. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Металлические скрепления (булавки, скрепки) должны быть удалены из дела. Дела постоянного хранения и дела по личному составу должны храниться в закрытых твердых папках, коробках или в закрытых металлических шкафах. 11.7. Оформление обложки дела Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу оформляется по установленной форме согласно приложению № 17 к Инструкции. На обложку каждого заведенного дела выносятся следующие сведения: наименование Комитета; название структурного подразделения, где оформлялось дело; индекс дела; номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи; заголовок дела; дата дела; количество листов в деле; срок хранения дела. Наименование организации и структурного подразделения приводятся полностью в именительном падеже. Индекс дела проставляется в соответствии с номенклатурой дел. Заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел. При отсутствии номенклатуры дел заголовок составляется по общим правилам для каждого дела. Заголовком личного дела являются фамилия, имя, отчество в именительном падеже. На обложке дел постоянного хранения и дел по личному составу предусматривается место для наименования государственного архива, в который будут приняты на государственное хранение дела Комитета. При изменении наименования Комитета (структурных подразделений) в течении периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другой исполнительный орган (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этого исполнительного органа (структурного подразделения), а прежнее наименование Комитета (структурного подразделения) заключается в скобки. При объеме дела более 250 листов оно делится на тома. На обложку дела сначала выносится общий заголовок дела, а затем содержание каждого тома. Например: «Распоряжения Губернатора Санкт-Петербурга, № 1-100, т.1.». На обложке дела указывается дата дела – год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. При обозначении даты документа сначала указывается число, затем месяц и год. Например: 09.05.2006 Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел. Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов дела, то есть даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Если делом является журнал регистрации приказов и распоряжений, то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записи в журнале. Крайними датами личного дела являются даты приема и увольнения лица, на которое это дело заведено, а не даты издания приказов о приеме и увольнении. Если дата документа или отдельные ее элементы определяются приблизительно, на основании анализа содержания документа, то пределы колебания оговариваются, а дата или отдельные ее элементы заключаются в квадратные скобки. Полные или отдельные ее элементы, не абсолютно достоверные, сопровождаются вопросительным знаком. Например: |не ранее 2001 г.|; |не ранее апреля - не позднее мая 1998 г.|; |не ранее 25| июня 2003 г.; 15 |января| 2002 г.; 16 августа |1999 г.|; |22 сентября 2003 г.?|. Надписи на обложке дела следует производить машинописным способом, черными чернилами или тушью. Использовать цветные чернила, фломастеры запрещается. Допускается наклеивание обложки, оформленной машинописным способом, при переплете дела. 11.8. Составление и оформление описей и актов Ежегодно по результатам экспертизы ценности документов составляются описи и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. На все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше десяти лет) хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются описи. Опись – это справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения, предназначенный для учета и раскрытия их содержания. Описи составляются отдельно на следующие виды дел: дела постоянного хранения; дела временного (свыше десяти лет) хранения; дела по личному составу. Описи дел структурных подразделений составляются работниками этих структурных подразделений в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в подразделение, осуществляющее хранение документов, а второй экземпляр (с отметкой о приеме дел) остается в структурном подразделении. При составлении описи необходимо учитывать следующие требования: 1. Систематизация дел в описи должна соответствовать их систематизации в номенклатуре дел. 2. Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (порядок нумерации дел в описи - валовой). Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером. 3. Заголовок дела, которое вносится в опись, должен соответствовать заготовку дела на обложке и заголовку дела в номенклатуре дел. При внесении в опись нескольких дел с одинаковыми заголовками дела систематизируются в хронологическом порядке, сначала полностью пишется заголовок первого дела, а все остальные дела обозначаются словами «то же», другие сведения указываются полностью. На каждом новом листе описи заголовок полностью повторяется. 4. Заголовки дел, содержащих документы за несколько лет, включаются в годовой раздел сводной описи по дате заведения дела. В конце годового раздела сводных описи дел за последующие годы делается ссылка: «документы за данный год см. также в разделе описи за …год, дело №…», которая помещается после последнего заголовка в описи. Эта особенность оговаривается в предисловии к описи. 5. В конце описи делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера). 6. Графа описи «Примечание» используется для отметок об особенностях физического состояния дел, передаче дел другим структурным подразделениям, наличии копий и т.д. |
Похожие:
 | В целях совершенствования организации работы с документами в Комитете по благоустройству Санкт-Петербурга |  | Правительства Санкт-Петербурга от 25. 07. 2011 n 1037 "о порядке разработки и утверждения исполнительными органами государственной... |
| Санкт-Петербурге в соответствии с утвержденной Комитетом по благоустройству Санкт-Петербурга Адресной программой комплексной уборки... | | Инструкция по судебному делопроизводству у мировых судей Санкт-Петербурга (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования... |
| В соответствии с пунктом 32 Положения о Комитете по транспорту, утвержденного постановлением Правительства Санкт-Петербурга от 24.... | | Санкт-Петербурга", постановлением Правительства Санкт-Петербурга от 25. 07. 2011 №1037 "о порядке разработки и утверждения исполнительными... |
| Инструкция по судебному делопроизводству у мировых судей Санкт-Петербурга (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования... | | Правительство Санкт-Петербурга., Распоряжением Комитета образования Санкт – Петербурга от 05. 08. 2013 года За №1768 –р «Об утверждении... |
| Горячая телефонная линия (576-97-09) с заместителем главы администрации Адмиралтейского района Валерием Николаевичем Гарнецом по... | | Горячая телефонная линия (576-97-09) с заместителем главы администрации Адмиралтейского района Валерием Николаевичем Гарнецом по... |