Инструкция по делопроизводству в Комитете по благоустройству Санкт-Петербурга в ред приказа Комитета по благоустройству
Скачать 1.44 Mb.
|
2.1.15. Резолюция Резолюция оформляется соответствующим должностным лицом и содержит указание об исполнении данного документа. В резолюции определяются: структурные подразделения или должностные лица, которым поручается выполнение задания, разработка предложений и др. Резолюция включает фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату. Например: Сидоровой О.А. Жукову П.К. Прошу подготовить проект распоряжения Губернатора Санкт-Петербурга к 24.02.2011 Личная подпись 17.11.2010 Инициалы исполнителей могут проставляться перед фамилией. В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Основной исполнитель готовит обобщенный ответ адресату, с учетом мнения соисполнителя. Основной исполнитель и другие исполнители вправе давать поручение в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным. На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, расшифровка подписи и дата. Резолюция, как правило, пишется от руки руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте. Допускается оформление резолюции на отдельном листе формата А6 с указанием даты и регистрационного номера документа, к которому резолюция относится. 2.1.16. Заголовок к тексту Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Наличие заголовка сокращает время прохождения документа при регистрации и исполнении. Заголовок содержит две основных части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено, например: "О подготовке проекта договора". Заголовок составляет автор документа. Заголовок может отвечать на вопросы: о чем? (о ком?), например: О создании аттестационной комиссии; чего? (кого)?, например: Должностная инструкция главного инженера. Допускается отсутствие заголовка к тексту документов, оформленных на бланках формата А5. Заголовок документа записывается при его регистрации в соответствующие регистрационные формы: журнал, карточку, базу данных. 2.1.17. Отметка о контроле Отметка о контроле содержит сведения о постановке документа на контроль в процессе его исполнения в целях обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения. Существуют два вида срока исполнения документа: типовой и индивидуальный. Типовой срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный нормативным правовым актом, индивидуальный срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный распорядительным документом организации или указанный в резолюции. Отметка о контроле за исполнением документа обозначается штампом "Контроль". 2.1.18. Отметка о наличии приложения Если приложение названо в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом: Приложение: на 3 л. в 2 экз. Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование с указанием количества листов и количества экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют арабскими цифрами (без знака №): Приложение: 1. Положение о Городской комиссии по недвижимости при Правительстве Санкт-Петербурга на 2 л. в 1 экз. 2. Состав Городской комиссии по недвижимости при Правительстве Санкт-Петербурга на 1л. в 1 экз. Если приложение, в свою очередь, также имеет приложения, то отметка об их наличии оформляется следующим образом: Приложение: Договор от 31 марта 2010 года № 17 и приложения к нему, всего на 25 л. Если приложения к документу сброшюрованы, то указывается только количество экземпляров одним из двух способов в зависимости от того, имеется ссылка на приложение в тексте или нет: Приложение: в 3 экз. Или Приложение: Техническое задание на разработку системы "Электронная канцелярия" в 2 экз. Если документ направляется по нескольким адресам, а приложение - только по одному адресу, отметка о приложении имеет следующий вид: Приложение: на 2 л. в 1 экз. только в первый адрес. В приложении к правовому акту на первом его листе в правом верхнем углу располагаются слова "Приложение" и указываются наименование распорядительного документа, его дата и регистрационный номер. В случае двух и более приложений они нумеруются с использованием знака №. Например: Приложение № 2 к приказу Комитета от 14.01.2010 № 8-п 2.1.20. Подпись В состав реквизита "Подпись" входят наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке), личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Реквизит располагается под текстом документа под отметкой о наличии приложения, например:
При использовании бланка документа тот же реквизит оформляется следующим образом:
Если документ составлен на 2-х и более листах, то название Комитета в наименовании должности руководителя, подписавшего документ, указывается полностью, например:
Допускается при печатании реквизита "Подпись" центрирование наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки, например:
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
Документы коллегиального органа подписываются председателем этого органа и, как правило, секретарем. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:
Не допускается ставить предлог "За", надпись от руки "Зам" или косую черту перед наименованием должности. Независимо от пола исполняющего обязанности руководителя наименование должности указывается в мужском роде, например:
2.1.21. Гриф согласования документа Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО (прописными буквами, без кавычек), наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например: СОГЛАСОВАНО Председатель Комитета по строительству Личная подпись В.В. Семененко 09.06.2010 Если согласование осуществляется письмом, решением или другим документом, реквизит "Гриф согласования документа" оформляется по следующей форме: СОГЛАСОВАНО Письмо Комитета по здравоохранению от 09.02.2010 N 04/2334 Реквизит "Гриф согласования документа" может располагаться на отдельном листе согласования, в этом случае в документе перед подписью делается отметка: "Лист согласования прилагается". 2.1.22. Визы согласования документа Согласование документа оформляется визой согласования документа (далее - виза). Виза указывает на согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа. Документ визируется исполнителем и при необходимости заинтересованными в издании документа должностными лицами. Виза включает подпись и должность визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания, например: Председатель Юридического комитета Администрации Губернатора Санкт-Петербурга Личная подпись А.В.Митянина При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом: Замечания прилагаются Председатель Юридического комитета Администрации Губернатора Санкт-Петербурга Личная подпись А.В. Митянина 25.02.2007 Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу. При оформлении виз на отдельном листе указывается к какому документу этот лист относится (наименование, автор, дата, номер документа). Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Допускается полистное визирование документа и его приложений. Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути. 2.1.23. Оттиск печати Оттиск печати с изображением Государственного герба Российской Федерации, герба Санкт-Петербурга ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности в соответствии с действующим законодательством. Проставление оттисков гербовой печати необходимо во всех случаях удостоверения (подтверждения) прав физических и юридических лиц, при санкционировании расходования денежных средств и материальных ценностей, а также на других документах, указанных в приложении № 3 к Инструкции. Оттиск негербовой печати проставляется на копиях документов, направляемых за пределы исполнительных органов, размноженных экземплярах документов при их рассылке, выписках из документов, копиях архивных документов, за исключением архивных документов, подтверждающих стаж работы и заработную плату. Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ. На документах финансового характера оттиск печати проставляется в специально отведенном месте (как правило, это место проставления печати обозначается символом "М.П.") без захвата наименования должности лица, подписавшего документ, и подписи. Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым. 2.1.24. Отметка о заверении копии Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их. Копия, созданная взамен утраченного или поврежденного документа, имеет юридическую силу подлинника и называется дубликатом. Дубликат, как правило, выдается по просьбе заинтересованных организаций, граждан. На копиях документов (включая ксерокопии) для удостоверения их соответствия подлинникам ставится печать. При заверении соответствия копии документа подлиннику следует отметку о заверении копии оформлять следующим образом: ниже реквизита "Подпись" проставляются заверительная надпись "Верно" или "Копия верна", должность лица, заверившего копию, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата заверения. Например:
На копии делается отметка о том, что подлинный документ находится в исполнительном органе власти Санкт-Петербурга, а в случае заверения документа с копии делается отметка "Копия с копии". Если документ требуется сброшюровать, то на левом поле документа делается три прокола, через которые пропускается скрепляющий материал (нить). Концы скрепляющего материала выводятся на оборотную сторону последнего листа документа так, чтобы на них можно было наклеить лист бумаги (примерно размером 5х6 см) с заверительной надписью, которая затем скрепляется печатью, например:
Если документ не сброшюрован, то заверяется каждый его лист, на котором имеются текст или визы лиц, ответственных за его подготовку. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Похожие:
 | В целях совершенствования организации работы с документами в Комитете по благоустройству Санкт-Петербурга |  | Правительства Санкт-Петербурга от 25. 07. 2011 n 1037 "о порядке разработки и утверждения исполнительными органами государственной... |
| Санкт-Петербурге в соответствии с утвержденной Комитетом по благоустройству Санкт-Петербурга Адресной программой комплексной уборки... | | Инструкция по судебному делопроизводству у мировых судей Санкт-Петербурга (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования... |
| В соответствии с пунктом 32 Положения о Комитете по транспорту, утвержденного постановлением Правительства Санкт-Петербурга от 24.... | | Санкт-Петербурга", постановлением Правительства Санкт-Петербурга от 25. 07. 2011 №1037 "о порядке разработки и утверждения исполнительными... |
| Инструкция по судебному делопроизводству у мировых судей Санкт-Петербурга (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования... | | Правительство Санкт-Петербурга., Распоряжением Комитета образования Санкт – Петербурга от 05. 08. 2013 года За №1768 –р «Об утверждении... |
| Горячая телефонная линия (576-97-09) с заместителем главы администрации Адмиралтейского района Валерием Николаевичем Гарнецом по... | | Горячая телефонная линия (576-97-09) с заместителем главы администрации Адмиралтейского района Валерием Николаевичем Гарнецом по... |