Инструкция по делопроизводству в Комитете по благоустройству Санкт-Петербурга в ред приказа Комитета по благоустройству
Скачать 1.44 Mb.
|
11. Составление номенклатуры дел, формирование дел, подготовка документов к последующему хранению и использованию 11.1. Номенклатура дел 11.1.1. Номенклатура дел Комитета представляет собой оформленный в установленном порядке систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в процессе работы с документами в структурных подразделениях Комитета, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве. Она намечает группировку исполненных документов в дела, систематизацию дел, индексацию и сроки хранения дел. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного, временного (свыше десяти лет) хранения, а также по личному составу и основным учетным документом в делопроизводстве. 11.1.2. Номенклатура дел разрабатывается во всех структурных подразделениях Комитета и содержит полный перечень всех дел, заводимых структурными подразделениями Комитета. 11.1.3. В номенклатуру дел структурных подразделений, осуществляющих организационно-техническое обеспечение деятельности коллегиальных совещательных органов (комиссий, советов и т.д.) включаются документы, образующиеся в ходе работы указанных органов. 11.1.4. Сводная номенклатура дел Комитета составляется отделом контроля на основе номенклатур дел структурных подразделений Комитета и оформляется по форме согласно приложению № 13 к Инструкции. Так же оформляются номенклатуры дел структурных подразделений. 11.1.5. Сводная номенклатура дел составляется не реже чем один раз в пять лет, визируется начальником отдела контроля, начальником юридического отдела, а затем согласовывается с Архивным комитетом Санкт-Петербурга не реже чем один раз в 5 лет. В случае коренного изменения структуры Комитета номенклатура дел составляется заново независимо от срока предыдущего согласования, а при отсутствии изменений – автоматически вводится в действие с 1 января следующего года. 11.1.6. При составлении новой сводной номенклатуры дел Комитета, номенклатуры дел структурных подразделений Комитета должны быть сданы в отдел контроля до 1 ноября текущего года. 11.1.7. Вновь созданное структурное подразделение Комитета в течение календарного года разрабатывает номенклатуру дел своего подразделения для ее последующего включения в сводную номенклатуру дел. 11.1.8. Названиями разделов сводной номенклатуры дел Комитета являются наименования структурных подразделений Комитета. После утверждения сводной номенклатуры дел Комитета структурные подразделения Комитета получают выписки соответствующих разделов из сводной номенклатуры дел для использования в работе. 11.1.9. Заполнение граф номенклатуры дел осуществляется в следующем порядке: В первой графе «Индекс дела» проставляется индекс дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дел состоит из установленного в структурном подразделении Комитета цифрового обозначения (кода) этого структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел. Индекс дел обозначается арабскими цифрами, например: 07-15, где 07 – цифровое обозначение (код) соответствующего подразделения, 15 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел. Во вторую графу «Заголовок дела» включается заголовки дел. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Используется следующая последовательность наименований дел: организационно-распорядительная документация; плановая документация; отчетная документация; документация, относящаяся к решению вопросов основной деятельности; документация, относящаяся к проверкам (ревизиям) осуществления основной деятельности; документация, относящаяся к учетно-справочной работе с документами; номенклатура дел структурного подразделения; резервные номера. Внутри каждого выделенного комплекса документов наименования дел следует систематизировать по следующим уровням: документация вышестоящих организаций, документация своего руководства. Так, сначала в номенклатуре дел указываются дела, в которых сгруппированы распорядительные документы вышестоящих органов, а потом дела с распорядительными документами Комитета. Заголовок дела должен в четкой и обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Заголовок должен быть конкретным и исключать различные толкования. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок, например, «разные материалы», «общая переписка» и т.п., а также вводных слов, сложных синтаксических оборотов. В номенклатуру дел могут включаться заголовки дел с грифом «Для служебного пользования» (далее - «ДСП»), журналы учета документов и изданий с грифом «ДСП». Заголовок дела формулируется на основе элементов, располагаемых в следующей последовательности: название документа (приказы, протоколы и т.д.), наименование рода заводимого дела (переписка, документы); автор документа (название соответствующего структурного подразделения); корреспондент (название организации, которой адресуют и от которой получают документы); вопрос или краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; даты (период), к которым относятся документы дела; указание на то, что документ представлен копией. Состав элементов заголовка дела, располагаемый в принятой последовательности, определяется характером документов, помещенных в деле. Название документа в заголовке дела указывается в единственном или множественном числе (при группировке в деле документов одного названия). Например: «Журнал учета выдачи удостоверений», «Протоколы совещаний Комитета по благоустройству Санкт-Петербурга». При наличии в деле нескольких категорий документов данные категории перечисляются в заголовке. Например: «Протоколы и стенограммы совещаний Комитета по благоустройству Санкт-Петербурга». Если документы разных названий относятся к одному вопросу и не связаны последовательностью делопроизводства, то при формировании заголовка дела используется термин «Документы». В этом случае в конце заголовка в скобках перечисляются названия документов, из которых будет формироваться дело. Например: «Документы, представляемые в судебные органы и милицию по уголовным и гражданским делам (акты, докладные записки, справки и др.)». Термин «Документы» может использоваться также в заголовках дел, содержащих приложения к какому-либо документу. Например: «Протоколы совещаний Комитета по благоустройству Санкт-Петербурга и документы к ним». Термин «Переписка» используется в заголовках дел, формирующих корреспонденцию, поступающую от одной или нескольких организаций. Например: «Переписка с гражданами о выдаче архивных справок». Для внутренних документов используется краткое название Комитета или приводится общее видовое название. При указании в заголовке корреспондента используется конкретное наименование организации или обобщенное видовое название без конкретного перечисления: «Переписка с Росархивом о…»; «Переписка с международными организациями о …». Если документы относятся к корреспонденции, поступающей из одного населенного пункта, то в заголовке дела указывается его название: «Переписка с организациями Санкт-Петербурга о выполнении договоров». Если содержание дела касается нескольких однородных корреспондентов, то их конкретные названия в заголовке дела не указываются, а дается общее название: «Переписка с исполнительными органами государственной власти Санкт-Петербурга о проведении совещания по вопросам делопроизводства». В заголовке дела может указываться временной период, к которому относится содержание документа: «Распоряжения Губернатора Санкт-Петербурга по вопросам основной деятельности за 2010 год». В заголовках дел, содержащих плановую, отчетную документацию, указывается не только год, но и месяц, квартал: «Бизнес-планы на январь-июнь 2010 года»; «Сводный баланс доходов и расходов за I квартал 2010 года». Если в деле группируются статистические формы, заполняемые в Комитете, то в заголовке указывается ее номер (шифр): «Личные карточки (форма Т-2)». В заголовках дела при необходимости дается указание на то, что документ представлен копией: «Распоряжения Комитета по благоустройству Санкт-Петербурга. Копии». Если дело состоит из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела и при необходимости в заголовки томов могут вноситься уточнения. Не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных изданий. Третья графа «Количество единиц хранения» заполняется в конце календарного года. В четвертой графе «Срок хранения и номера статей по перечню» указывается срок хранения дела в соответствии с «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденным приказом Росархива от 06.10.2000 (далее – Перечень). На делах временного срока хранения, в которых могут находиться документы, имеющие научную, историческую и практическую значимость, при их отборе на хранение проставляются срок временного хранения и пометка экспертной комиссии. Пятая графа «Примечание» заполняется в течение срока действия номенклатуры дел. В ней проставляются отметки о переходящих делах, выделении дел к уничтожению, передаче дел в другое структурное подразделение, месте хранения и др. По окончании года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о количестве заведении дел. Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в соответствующем году в Комитете, составляется по форме согласно приложению № 14 к Инструкции. 11.2. Формирование дел Формирование дел представляет собой группировку исполненных документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату. Дела в структурных подразделениях Комитета формируются децентрализованно. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила: 1) документы постоянного и временного срока хранения группируются в отдельные дела; 2) в дело включается один экземпляр каждого документа; 3) каждый документ, помещенный в дело, оформляется в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов; 4) в дела помещаются документы, по виду, наименованию и содержанию соответствующие заголовкам дел по номенклатуре дел; 5) в дело группируются документы одного календарного года (исключение составляют переходящие дела, судебные дела, личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации, документы выборных органов и их постоянных комиссий и др.); 6) дело не должно превышать 250 листов при толщине пачки документов не более 4 см. Если объем дела превышает установленные нормы, то относящиеся к данному делу документы формируются в два или несколько томов (частей) под одним и тем же индексом. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений "т.1", "т.2" и т.д.; 7) внутри дела документы располагаются так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или в алфавитном порядке (по авторам или корреспондентам); 8) приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом более 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка; 9) в дела помещаются только исполненные, правильно оформленные документы, то есть документы с наличием необходимых подписей, дат и номеров, отметок об исполнении, подписей, заверяющих копии, и т.п.; 10) при необходимости включения в дело факсограммы с нее снимается ксерокопия, которая подшивается в дело; 11) при оформлении дел запрещается использовать фломастер, скотч, силикатный клей, подклеивать документы необходимо только клеем "ПВА"; 12) не допускается вносить в документы постоянного хранения и документы по личному составу исправления, не заверенные печатью и подписью должностного лица. 11.3. Группировка отдельных категорий документов При формировании дел осуществляется следующий порядок систематизации документов: 1. Нормативные и организационные документы группируются в дело по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. 2. Положения, инструкции, правила и другие документы, являющиеся приложениями к распорядительным документам, группируются вместе с распорядительными документами. Если же они утверждены как самостоятельные документы, то группируются в самостоятельные дела. 3. Приказы по личному составу группируются отдельно от приказов по основной деятельности. Приказы за один календарный год формируют в дело, внутри дела располагают их по номерам и датам, начиная с января. Документы, послужившие основанием для издания приказа по личному составу (заявления на отпуск, служебные записки и др.), формируются отдельно. 4. Постановления, распоряжения, приказы по основной деятельности формируются вместе с документами, послужившими основанием для их издания. 5. Протоколы формируются в дела с учетом авторского признака (протоколы заседания комиссий, протоколы заседания Правительства Санкт-Петербурга, протоколы собраний и т.п.). Протоколы группируются вместе с документами, на основании которых они готовились (повестка дня, доклады, проекты решений и др.). Эти документы помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов. При значительном объеме таких документов их формируют в отдельное дело по номерам протоколов и в последовательности рассмотрения вопросов. Стенограммы заседаний формируются в отдельные дела. 6. Переписка за один календарный год размещается в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. Не допускается разделение запросов и ответов, подшивка сопроводительных писем без приложений или без отметок об их местонахождении, подшивка в дела документов, подлежащих возврату. 7. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты и другие документы группируются отдельно от проектов этих документов и расчетов по ним. Плановые, отчетные документы хранятся в делах того года, к которому относятся по содержанию, независимо от времени составления, например: отчет за 2006 год, составленный в 2007 году, подшивается в дело 2006 года, а не 2007 года; план на 2008 год, составленный в 2007 году, - в дело 2008 года. Перспективные планы относятся к начальному году их действия, отчеты о выполнении перспективного плана – к последнему году действия плана. Коррективы к перспективному плану развития относятся к тому году, на который они составлены. Документы в отчетах необходимо располагать в хронологическом порядке. Так, документы отчета о финансовой деятельности, состоящего из баланса, объяснительной записки и приложений к нему, располагаются в следующем порядке: вначале объяснительная записка к отчету, затем баланс и в конце – приложения. Последовательность приложений определяется последовательностью статей баланса или соответствующими ссылками в объяснительной записке. 8. При формировании дел по предложениям, заявлениям и жалобам граждан раздельно группируются в самостоятельные дела предложения и заявления граждан по вопросам совершенствования и изменения работы Комитета и их заявления и жалобы по личным вопросам. Все документы, относящиеся к одному заявителю, составляют самостоятельную группу. Повторные предложения, заявления, жалобы граждан подшивают к данной группе документов. Внутри группы документы располагаются в хронологическом порядке. 9. Документы подведомственных организаций (планы, отчеты, сводки, обзоры, справки, докладные записки и т.д.), поступающие в Комитет, группируются в самостоятельные дела по каждой организации или по документам с одним названием по всем подведомственным организациям. 10. Договоры, соглашения (постоянного срока хранения) при отсутствии срока окончания договора (соглашения) формируются в дело по году подписания; внутри дела они располагаются в алфавитном порядке по названиям стран, организаций. 11. Законченные в делопроизводстве личные дела (на уволенных работников) формируются на каждое лицо, замещавшее должность государственной гражданской службы Санкт-Петербурга в Управлении (далее – должность гражданской службы), отдельно, документы (при их наличии) группируются в следующей последовательности: опись документов, имеющихся в личном деле; собственноручно заполненная и подписанная гражданином Российской Федерации анкета установленной формы с приложением фотографии; дополнение к анкете; автобиография; копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания; сведения о полученных доходах и принадлежащем на праве собственности имуществе, являющихся объектами налогообложения, об обязательствах имущественного характера; справки о соблюдении гражданином ограничений, связанных с замещением государственной должности Российской Федерации, государственной должности федеральной государственной службы; справка о результатах проверки достоверности и полноты представленных гражданским служащим сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведений о соблюдении гражданским служащим ограничений, установленных федеральными законами; медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на гражданскую службу или ее прохождению; копии решений о награждении государственными наградами, присвоению почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий; документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы (если гражданин назначен на должность по результатам конкурса); письменное заявление о назначении на государственную должность Санкт-Петербурга или о поступлении на государственную гражданскую службу Санкт-Петербурга и назначении на должность гражданской службы; копия акта о назначении на государственную должность Санкт-Петербурга или о поступлении на государственную гражданскую службу Санкт-Петербурга и назначении на должность гражданской службы; экземпляр трудового договора, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в трудовой договор; экземпляр служебного контракта, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в служебный контракт; копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния; копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы; копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу); копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации; копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования; копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан; документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности гражданской службы связано с использованием таких сведений; аттестационный лист гражданского служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об использовании им должностных обязанностей за аттестационный период; экзаменационный лист гражданского служащего и отзыв об уровне его знаний, навыков и умений (профессиональном уровне) и о возможности присвоения ему классного чина государственной гражданской службы Санкт-Петербурга; копии приказов (постановлений, распоряжений) о присвоении гражданских званий Санкт-Петербурга; копии документов о присвоении гражданскому служащему классного чина государственной гражданской службы Санкт-Петербурга (иного классного чина, квалификационного разряда, дипломатического ранга); копии решений о поощрении и о наложении дисциплинарного взыскания (в случае если оно не снято и не отменено); копии документов о начале служебной проверки, ее результатах, об отстранении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы; копии актов государственного органа о переводе гражданского служащего на иную должность гражданской службы, о временном замещении им иной должности гражданской службы; заявление об освобождении от государственной должности Санкт-Петербурга или от должности гражданской службы, о прекращении служебного контракта и увольнении с государственной гражданской службы Санкт-Петербурга; копия акта об освобождении от государственной должности Санкт-Петербурга или от должности гражданской службы, о прекращении служебного контракта и увольнении с государственной гражданской службы Санкт-Петербурга; копии документов о включении гражданского служащего в кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового резерва; копия запроса о передаче личного дела в случае назначения на иную должность в другом государственном органе; лист ознакомления с личным делом; лист-заверитель дела. К личному делу гражданского служащего приобщаются иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. Документы в личном деле располагаются в хронологическом порядке в зависимости от времени их поступления. 12. Законченные в делопроизводстве личные дела работников, замещавших должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы Санкт-Петербурга, осуществляющих техническое обеспечение деятельности Комитета формируются отдельно, документы группируются в хронологической последовательности. 13. Личные карточки на уволенных работников формируются в дела по году увольнения, внутри дела – по фамилии в алфавитном порядке. Запрещается подшивать личные карточки в личные дела. 14. Лицевые счета по заработной плате (карточки-справки) формируются в дело за каждый календарный год отдельно. Лицевые счета внутри дела располагаются в алфавитном порядке фамилий. Для обеспечения сохранности лицевых счетов необходимо в конце календарного года делать распечатку единого лицевого счета за полный календарный год отдельно на каждого работника (с помощью лазерного принтера на бумаге высшего сорта). Запрещается формирование дела с использованием ежемесячных расчетных листков взамен единого лицевого счета. 15. Трудовые книжки (невостребованные) хранятся в алфавитном порядке по фамилиям. Каждая трудовая книжка является самостоятельным делом, запрещается подшивать трудовые книжки в личные дела. В делах, находящихся в делопроизводстве, документы текущего года располагаются в хронологическом порядке снизу вверх по мере поступления. При подготовке к сдаче в подразделение, осуществляющее хранение архивных документов, дела с документами постоянного и долговременного хранения их необходимо переформировать в обратном порядке: документ, поступивший в календарном году последним, должен быть в деле заключительным, а первый документ календарного года должен быть в начале дела. |
Похожие:
 | В целях совершенствования организации работы с документами в Комитете по благоустройству Санкт-Петербурга |  | Правительства Санкт-Петербурга от 25. 07. 2011 n 1037 "о порядке разработки и утверждения исполнительными органами государственной... |
| Санкт-Петербурге в соответствии с утвержденной Комитетом по благоустройству Санкт-Петербурга Адресной программой комплексной уборки... | | Инструкция по судебному делопроизводству у мировых судей Санкт-Петербурга (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования... |
| В соответствии с пунктом 32 Положения о Комитете по транспорту, утвержденного постановлением Правительства Санкт-Петербурга от 24.... | | Санкт-Петербурга", постановлением Правительства Санкт-Петербурга от 25. 07. 2011 №1037 "о порядке разработки и утверждения исполнительными... |
| Инструкция по судебному делопроизводству у мировых судей Санкт-Петербурга (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования... | | Правительство Санкт-Петербурга., Распоряжением Комитета образования Санкт – Петербурга от 05. 08. 2013 года За №1768 –р «Об утверждении... |
| Горячая телефонная линия (576-97-09) с заместителем главы администрации Адмиралтейского района Валерием Николаевичем Гарнецом по... | | Горячая телефонная линия (576-97-09) с заместителем главы администрации Адмиралтейского района Валерием Николаевичем Гарнецом по... |