Информационно-методический бюллетень

Скачать 1.61 Mb.

Название	Информационно-методический бюллетень
страница	3/18
Тип	Бюллетень

filling-form.ru > Бланки > Бюллетень

1 2 3 4 5 6 7 8 9 ... 18

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Примерная инструкция по делопроизводству (далее - Инструкция) в администрациях городских и сельских поселений Приморского края (далее – администрация), разработана в соответствии с ГОСТом Российской Федерации Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536 и инструкцией по делопроизводству в администрации Приморского края, утвержденной постановлением Администрации Приморского края от 11.12.2003 № 400.

Настоящая Инструкция распространяется на организационно-распорядительные документы (постановления, распоряжения, приказы, протоколы), и информационно-справочные документы (акты, справки, обзоры, письма и др.) и устанавливает единые требования к подготовке документов, организации документооборота, ведению учета, регистрации, контролю исполнения и организации хранения документов в администрациях.

1.2. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами, создаваемыми с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий, независимо от вида носителя.

1.3. Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции в администрациях осуществляет ответственный за делопроизводство, назначаемый распорядительным документом главы поселения.

1.4. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами, письменными и устными обращениями граждан возлагается на главу поселения.

1.5. Проекты постановлений и распоряжений главы поселения, другие служебные документы на стадии их подготовки являются конфиденциальными.

1.6. Передача документов или их копий работникам сторонних организаций, учреждений, осуществляется только с разрешения главы поселения или его заместителя.

1.7. Взаимодействие с представителями средств массовой информации осуществляется лицом, наделенным полномочиями по взаимодействию со средствами массовой информацией.

1.8. Об утрате документов работники немедленно сообщают главе поселения или его заместителю, который назначает служебное расследование. К виновным лицам применяются меры ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

1.8. При уходе в отпуск, выезде в командировку, в случае болезни или при увольнении, специалист по указанию главы поселения передает находящиеся у него на исполнении документы замещающему его специалисту.
2. СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ
2.1. Принятие решений в администрации сопровождается изданием следующих нормативных правовых актов и организационно- распорядительных документов: постановлений, распоряжений.

2.2. Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые на местном референдуме (сходе граждан), заседаниях комиссий, собраниях, совещаниях фиксируются в протоколах.

2.3. В процессе деятельности администрации создаются различные информационные, справочные документы (акты, справки, докладные записки, обзоры и т.д.).

Для осуществления оперативных связей с другими организациями, учреждениями и отдельными гражданами используются такие формы, как письма, факсы, телефонограммы.

2.4. Для осуществления приема, увольнения, перемещения работников, замещающих должности муниципальной службы, предоставления им отпусков оформляются контракты, приказы по личному составу, заявления, трудовые книжки, личные карточки и др.

3. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ПРОЕКТОВ ПРАВОВЫХ АКТОВ

И ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

3.1. Проекты постановлений, распоряжений, приказов

3.1.1. Основаниями для подготовки (разработки) нормативных правовых актов и организационно-распорядительных документов администрации являются федеральные и краевые законы, нормативные правовые акты Губернатора и Администрации Приморского края, решения коллегии при Губернаторе Приморского края, совета глав муниципальных образований Приморского края, иных советов и комиссий при Администрации Приморского края, а также предложения органов исполнительной власти Приморского края, нормативные правовые акты главы муниципального района, устав поселения, а также решения, принятые на местных референдумах и сходах граждан.

3.1.2. Подготовка проектов постановлений осуществляется по поручению главы поселения или его заместителя по курируемым направлениям деятельности.

3.1.3. Круг лиц, согласовывающих проекты постановлений, определяет глава поселения.

3.1.4. При наличии особого мнения по подготавливаемому проекту постановления составляется докладная записка на имя главы поселения или его заместителя, курирующего подготовку проекта.

3.1.5. Подготовленный проект постановления с листом согласования (приложение № 1), передается ответственным за разработку исполнителем проекта для подписания главе поселения.

3.1.6. Ответственность за качество подготовки проектов, постановлений, их согласование с заинтересованными сторонами несут главы поселений и ответственные исполнители.

3.1.7. Проекты постановлений в необходимых случаях должны содержать пункт о возложении контроля за их выполнением.

3.1.8. Проекты постановлений печатаются на бланке постановления (приложения № 2, 3).

Проекты постановлений имеют следующие реквизиты:

герб Приморского края (герб муниципального района или поселения, если они зарегистрированы в установленном порядке, и это закреплено в Уставе поселения);

наименование органа, издавшего документ – глава поселения (конкретное наименование должности указывается в соответствии с Уставом поселения);

наименование вида документа – постановление;

дата документа отделяется от наименования вида документа 2 одинарными межстрочными интервалами. Дата печатается от левой границы текстового поля, арабскими цифрами в одну строку в последовательности: число, месяц, год, например: 03.10.2007. В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ оформления дат: 17 июля 2007 г.;

номер документа печатается арабскими цифрами и состоит из знака "№" и порядкового номера документа, например: № 143. К порядковому номеру постановления через дефис добавляется буква "п", например: № 153-п; к порядковому номеру распоряжения через дефис добавляется буква "р", например, № 2-р;

место издания – печатается на одном уровне с реквизитами "Дата" и "Номер" и оформляется центрированным способом;

заголовок печатается на расстоянии 3 одинарных межстрочных интервалов от предыдущего реквизита, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом. Отвечает, как правило, на вопрос: "О чем? (О ком?)". Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Длина строки заголовка не должна превышать 50 знаков;

текст отделяется от заголовка 2-3 одинарными межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером № 13 через 1,5 интервала. Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая (красная) строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть – преамбулу и постановляющую часть.

Преамбула в проектах постановлений завершается словом "ПОСТАНОВЛЯЮ", которое печатается прописными буквами без разбивки с новой строки от границы левого поля.

Постановляющая часть постановлений подразделяется на пункты. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. При наличии приложений к постановлению в тексте на них обязательно делается ссылка. При наличии одного приложения - (прилагается); при наличии нескольких приложений - приложение № 1; приложение № 2;

подпись отделяется от текста 3 одинарными межстрочными интервалами и состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи; расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Инициалы и фамилия печатаются у правой границы текстового поля. Например:

Глава поселения А.А. Борисов
3.1.9. Приложения к проектам постановлений оформляются на отдельных листах и нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста приложения идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов постановлений.

В приложениях помещаются положения, регламенты, таблицы, списки, образцы документов и др. Приложения подписываются главой поселения или другими должностным лицом администрации, являющимся разработчиком проекта.

Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово "Приложение", ниже через 1,5 межстрочных интервала дается ссылка на постановление, распоряжение, приказ. Все составные части реквизита печатаются через 1 межстрочный интервал и центрируются по длинной строке. Длина строки не должна превышать 8 см и ограничивается правым полем документа. При наличии нескольких приложений они нумеруются, например:
Приложение № 2

к постановлению

Главы Кокшаровского сельского поселения

от 13.06.2007 № 181
При наличии в тексте документа формулировки "Утвердить" на приложении в правом верхнем углу располагается слово "УТВЕРЖДЕНО", "УТВЕРЖДЕН", "УТВЕРЖДЕНА", написанное прописными буквами, со ссылкой на нормативный правовой акт, его дату, номер, например:
УТВЕРЖДЕНО

постановлением Главы Покровского сельского поселения

от 13.06.2007 № 181

Заголовок к тексту приложения оформляется центрированным способом. Наименование вида документа выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.).

Заголовок приложения отделяется от грифа утверждения 4 одинарными межстрочными интервалами, от текста приложения – 2-3 одинарными межстрочными интервалами.

В положениях, программах, подобных документах разделы и главы, пункты и подпункты нумеруются так же, как и в тексте постановления, распоряжения, приказа арабскими цифрами. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Номер подраздела состоит из номера раздела и подраздела, разделенных точкой (например: 1.2.). Номер пункта состоит из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например: 2.3.1.). После точки текст печатается с большой буквы.

3.2. Распоряжениями и приказами и оформляются решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам деятельности администрации.

3.2.1. Проекты распоряжений (приказов) готовят специалисты на основании поручений главы поселения или его заместителя, либо в инициативном порядке.

3.2.2. Проект распоряжения (приказа) печатается на бланке установленной формы (приложения № 4, 5).

Проекты распоряжений (приказов) имеют следующие реквизиты:

наименование вида документа – распоряжение, приказ;

дата документа отделяется от наименования вида документа 2 одинарными межстрочными интервалами. Дата печатается от левой границы текстового поля, арабскими цифрами в одну строку в последовательности: число, месяц, год, например: 03.10 2007. В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ оформления дат: 17 июля 2001 г.

номер документа печатается арабскими цифрами и состоит из знака "№" и порядкового номера документа, например: № 143. К порядковому номеру распоряжения (приказа) через дефис может добавляться буква "р", например: № 153-р, для распоряжений, касающихся кадров, могут добавляется буквы "л" или "к", например: № 154-рл; № 155-рк

место издания – печатается на одном уровне с реквизитами "Дата" и "Номер" и оформляется центрированным способом;

заголовок печатается на расстоянии 3 одинарных межстрочных интервалов от предыдущего реквизита, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом. Отвечает, как правило, на вопрос: "О чем? (О ком?)". Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Длина строки заголовка не должна превышать 50 знаков;

текст распоряжения (приказа) отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером № 13 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая страница абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для изложения распоряжения (приказа). Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.п. Если распоряжение (приказ) издается на основании другого нормативного документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер, заголовок.

Преамбула проекта приказа завершается словом "ПРИКАЗЫВАЮ". Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о должностном лице или специалисте, на которого возлагается контроль исполнения распоряжения (приказа).

подпись отделяется от текста 3 одинарными межстрочными интервалами и состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Инициалы и фамилия печатаются у правой границы текстового поля. Например:
Глава поселения И.О. Петров
3.2.3. Распоряжения (приказы) подписываются главой поселения или лицом, исполняющим его обязанности.

3.2.4. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит специалист по кадрам на основании соответствующих заявлений (представлений) или поручений главы поселения. Подписанные приказы направляются специалисту по кадрам для регистрации. Приказам по личному составу присваиваются порядковые номера в пределах календарного года.

3.3.Копии постановлений, распоряжений, приказов заверяются печатью и направляются адресатам согласно указателям рассылки.