Каталог документов Духовного Собрания и личных бумаг Название коллекции
Каждая коллекция рукописей должна получить название, состоящее из трех частей. Первая часть названия – это имя создателя документов, будь то организация или отдельное лицо. Вторая часть указывает на тип коллекции, как это было описано выше. Термин «документы» обычно используется в организациях или институтах. Термин «бумаги» – в отношении материалов отдельных лиц или семей. «Коллекцией» – обозначают искусственно сгруппированные материалы по какой-то определенной теме, личности, событию или типу документов. Всегда используйте надлежащий термин. Третья часть в названии коллекции – это диапазон дат.
Примеры названий коллекций:
Отдел секретариата, документы Местных Духовных Собраний, США, дела, 1924-1929.
Торнтон Чейз, бумаги, 1899-1912.
Вудро Вильсон, коллекция, 1892-1926.
Присвоение номера коллекции
После того, как коллекция названа, ей присваивается номер коллекции и о ней делается пометка в каталоге коллекций (см. рисунок 6). Нумерация коллекции позволяет архивисту идентифицировать коллекцию с помощью номера, а не по громоздкому названию. Это число может быть комбинацией из букв и цифр. Номера присваиваются последовательно в порядке, в котором коллекции были получены, например, M-1, М-2, М-3. Буква указывает на часть архива, к которой коллекция будет принадлежать (например, М = рукописи/манускрипты), а номер определяет конкретную коллекцию. Некоторые архивы используют только цифры, где первое число указывает, принадлежал ли документ отдельному лицу или учреждению. Отдельные коллекции отводятся для каждого подразделения Духовного Собрания. Документы каждого офиса разбиваются на серии документов.
Дополнительные приобретения к уже существующим коллекциям, получаемые иногда через несколько лет после первоначального поступления, добавляются к имеющимся коллекциям с присвоением коллекционного номера.
3. Экспертиза и организация документов Духовного Собрания Экспертиза и удаление лишнего среди документов Духовного Собрания
В идеале большую часть работы по экспертизе необходимо проделать до принятия материалов в архив, но это редко осуществимо в архивах с недостаточным числом сотрудников. Таким образом, большая часть работы по оценке осуществляется, когда архивист обрабатывает документы и решает, будет ли материал храниться или может быть уничтожен. Это требует знаний об истории бахаи и хорошее понимание потребностей нынешних и будущих администраторов и исследователей. Такая работа не должна производиться слишком небрежно или осуществляться людьми, не имеющими надлежащей подготовки, так как ущерб может непоправимым.
Документы Духовного Собрания передаются в архив, когда они становятся неактивными и больше не требуются для текущей деятельности Собрания. Постепенно для всех документов Духовного Собрания будет разработан график передачи на хранение. В нем будут перечислены отдельные серий документов с указанием того, как с ними поступать (уничтожение, уничтожение после определенного периода времени, или постоянное хранение в архиве). Но учитывая небольшой штат сотрудников и ограниченный объем документов в большинстве существующих Духовных Собраний, формальная система управления документами, вероятно, еще не настолько необходима или эффективна в настоящее время. Вместо этого архивист должен работать с различными отделами Духовного Собрания, чтобы обеспечить передачу всех неактивных документов в архив. Тем не менее, разработка такой программы учета документов должна быть начата до того, как объем обрабатываемых документов станет слишком большим. Возможно, было бы наиболее эффективным начать введение программы учета документов с одного отдела и постепенно распространить ее на другие отделы.
Процесс анализа институциональных или личных документов с целью определения ценности их содержимого называется экспертизой. Оценка базируется на определении возможного административного, юридического, финансового или исторического использования документов или бумаг, их ценности для исследований, их связей с другими документами, и их компоновки.
Помимо предметов, которые обладают неотъемлемой ценностью12, такие как Скрижали Абдул-Баха, архивист в первую очередь обращает внимание на документы, имеющие историческую ценность двух типов: свидетельскую ценность и информационную ценность. Документы со свидетельской ценностью рассказывают о создателе документов, будь то организация или человек. Документы с информационной ценностью содержат информацию о других людях, организациях, событиях или вещах.
Архивисту необходимо определить, какие серии документов содержат наиболее ценную информацию. В отношении документов Местного Духовного Собрания это, как правило, протоколы, годовые отчеты, местные бюллетени, уникальная переписка с другими институтами и отдельными лицами, финансовые отчеты и бухгалтерские книги расходов и взносов. Если у Местного Духовного Собрания имеются комитеты или отделы, то корреспонденция и отчеты между Духовным Собранием и его отделами будет представлять высокую ценность.
В отношении документов Национального Духовного Собрания, высокоценными сериями документов обычно являются:
Отдел секретариата: протоколы, годовые отчеты, документы для Всемирного Центра, Десниц Дела Божьего и Советников, и других Национальных Духовных Собраний; документы для каждого отдела или комитета; документы по отдельным верующим; документы по съездам; документы по конференциям.
Отдел казначейства: бухгалтерские книги расходов и пожертвований; отчеты Национальному Духовному Собранию, документы относящиеся к бюджету.
Другие отделы и комитеты: переписка с Национальным Духовным Собранием; документы по основным процессам или функциям отдела (могут меняться с течением времени).
Серии документов, которые содержат скудную информацию или когда информация перенесена в другие серии документов – прямые кандидаты на уничтожение. Это могут быть финансовые документы, такие как оплаченные счета, чеки и выписки из банковских счетов; рутинная корреспонденция и уведомления, а также реклама; документы, касающиеся расселения и логистики съездов и конференций; документы о заработной плате, отпусках и командировках сотрудников. Сводные отчеты, как правило, сохраняется. Документы, подлежащие уничтожению, но содержащие конфиденциальную информацию, должны быть пропущены через шредер, остальные материалы могут быть выброшены как обычный мусор.
Некоторые характеристики документов, которые могут учитываться архивистом:
Возраст. Редкость документов относящихся к раннему периоду Веры представляет особенную проблему для оценки, т.к. используются иные критерии, отличные от описанных здесь критериев, применяемых для оценки массы современных документов.
Объем: Когда приходится иметь дело с большим количеством документов, архивист должен производить их оценку не размениваясь на мелочи. Нужно определить, представляет ли весь объем документов достаточную ценность, чтобы оправдать их помещение в ограниченное пространство архива. В случае больших объемов однородных материалов возможно сократить их количество, сохранив только образцы документов. Хотя необходимость в подобных действиях редко возникает в небольших архивах.
Функциональные характеристики: для оценки документов часто используется функциональный анализ – какую функцию выполнял документ в работе организации, и какова его связь со значимой деятельностью организации, создателе документа. Например: информация или анализ этой информации, или документы о взаимодействии между агентством и его агентами, более важны, чем другие административные документы. В местной общине бахаи это могут быть документы описывающие политику Духовного Собрания, годовые отчеты, отчеты к Праздникам Девятнадцатого Дня, и рекомендации с праздников. Материалы по провозглашению представляют ценность в качестве свидетельства усилий по провозглашению Веры в области. В любой организации, официальные документы (например, провозглашение мэром празднования Международного дня мира) имеют важное символическое значение и могут быть использованы в качестве доказательства лояльности бахаи. О важности таких документов свидетельствует тот факт, что Шоги Эффенди решил включить многие из них в издания the Bahá’í World.
Юридическая ценность. Всемирный Дом Справедливости подчеркивает важность сохранения статистики естественного движения населения, как то, рождения, браки, смерти.13 В дополнение, институты бахаи или их архивы могут отвечать за хранение дарственных, закладных или других документов на собственность, включая договоры о страховании, уставы, завещания верующих, проживающих на территории их юрисдикции, или другие документы имеющие юридическую ценность. Вы можете увидеть примеры таких документов в the Bahá’í World.
Научная ценность. Архивисты сохраняют документы для использования учеными изучающими Веру, в надежде, что исследования помогут бахаи обрести новое и более лучшее понимание самих себя и, что сохраненное прошлое станет полезным путеводителем для будущего. Задача архивиста – выбрать документы представляющие достаточную ценность, оправдывающую стоимость обработки, сохранения и хранения. Нужно учитывать такие факторы, как уникальность, достоверность, понятность, диапазон дат, доступность (должен ли быть настолько ограничен доступ к документам, что никто никогда их не сможет использовать?), предположительная частота использования, и связь документов с другими, уже имеющимися в архиве.
|
