Какова роль архивиста?
Обязанности архивиста, будь то отдельный человек или комитет, состоят из двух основных частей:
Во-первых, обеспечивать сохранность материалов имеющих постоянную ценность.
Это означает, что надо проследить, чтобы вместо уничтожения были предприняты шаги по размещению таких документов в архивах, будь то документы головной организации, других институтов или отдельных лиц. Документы при помещении в архив должны быть защищены от повреждения и старения. Документы, которые уже имеют повреждения, могут быть отданы на профессиональную реставрацию. Сохранение, однако, не имеет никакого смысла, если документы не используются.
Во-вторых, архивист обязан сделать материалы доступными для использования. Пользователи архива имеют право знать, какие документы хранятся в архиве и должны иметь доступ к ним. Поэтому архивист расставляет материалы, подготавливает указатели6, которые соответствующим образом описывают их, и создает условия для работы исследователей и администраторов.
Подчинение архивов
Архивы могут находиться на различных ответвлениях административной структуры, управляемой Духовным Собранием. Архивы могут напрямую отчитываться перед секретарем Духовного Собрания или могут входить в состав более крупной структуры. Архивы должны регулярно представлять отчеты Духовному Собранию, сообщая статистическую информацию и сведения о приобретении, оформлении и обработки архивных материалов, а также о работе справочной службы. В отчете помимо этого могут сообщаться нужды касающиеся персонала, помещений, расходных материалов и т.п. Архивы, по возможности, должны также составлять свой бюджет и годовой отчет для рассмотрения Духовным Собранием или отделом.
Какие основные принципы должен знать и соблюдать архивист?
Есть два очень важных принципа работы, применимых в любых архивах: «происхождение» и «исходный порядок». Происхождение означает, что архивист хранит все материалы, поступившие из одного источника, будь то административного или индивидуального. Иными словами, архивист не разделяет коллекцию и не классифицирует её согласно своей схеме. С коллекцией, поступившей от определенного института или физического лица, обращаются как с органичным целым. Архивы, в отличие от библиотеки, не организованы в соответствии с заранее определенной тематической системой классификации. Архивист не организует материалы по какой-либо теме, предмету или личности и не перемешивает материалы одной коллекции с материалами из другой, за исключением того, когда эти материалы ранее принадлежали одной коллекции. Например, можно объединить материалы Местного Духовного Собрания, если они хранились в разных местах, или можно объединить бумаги одного человека полученные от его различных родственников. Применение принципа происхождения для местного архива бахаи подразумевает хранение материалов Местного Духовного Собрания отдельно от коллекций верующих, а индивидуальные коллекции – отдельно друг от друга.
Второй принцип, исходный порядок, относится к сохранению документов в том же самом порядке или системе, которая им была придана создателем документов. Это позволяет сохранить связи между различными частями целого и их свидетельскую значимость (evidential significance). Допустим, у создателя документов было несколько различных категорий документов: фотографии, подобранные по теме; переписка с друзьями, организованная по дате; деловая переписка, организованная по имени; и дневниковые записи, организованные хронологические. Если порядок прослеживается для каждой из этих категорий, его необходимо сохранить, т.к. он является свидетельством того, как человек выполнял свою деятельность. Такой порядок становится частью контекста создания документов. Нарушение его будет означать потерю свидетельства. Это та область, где от архивиста требуется профессиональное суждение. Могут быть ситуации, особенно когда коллекция часто используется, что поддержание первоначального порядка становится слишком сложным при частном обращении к коллекции, и тогда его необходимо изменить. Также могут существовать определенные правила относительно конфиденциальности или ограничения на доступ, которые приведут к необходимости некоторых изменений в исходном порядке. В таких случаях все изменения должны быть задокументированы, чтобы информация о первоначальном порядке не была утрачена.
С другой стороны, иногда бумаги поступают в архив в перемешанном состоянии вообще без какого-либо порядка. В таких случаях, архивист воссоздает такую систему, которая наиболее бы соответствовала тому, что известно о создателе документов, его деятельности, и том, как он мог бы её осуществлять. Только в тех случаях, когда материалы соответствуют различным исследовательским целям или требуют особого ухода для сохранения, как это имеет место в случае оригинальных священных Писаний, реликвий и артефактов, фотографий, кино- и аудиолент и т.п., части коллекции должны быть отделены от целого. Однако даже в таких случаях архивист должен позаботиться о сохранности целостности коллекции, указав в описи изъятые предметы.
Часто допускаемая ошибка теми, кто знаком с принципами работы библиотеки и не знает об этих двух принципах, – это рассматривать каждый отдельный документ как одну книгу. Например, первоначальным желанием архивиста может быть расположение отдельных документов тематически, подобно тому, как книги на одну тему будут расставлены вместе. Но уж если проводить параллель, то между книгой и архивной коллекцией, т.е. собранием документов поступивших из одного источника. Обе являются основной единицей описания, помещенной на карточке каталога или в компьютере после имени автора (для книги) и фондообразователя (для архивной коллекции). И как библиотекарь не раздирает книги на главы, и не пытается расположить обрывки в соответствии с новой системой классификации, так и архивист старается не разрушать целостность коллекций.
Следование архивистом этим двум принципам можно сравнить с приверженностью реставратора принципу «не навреди» (позаимствованному из клятвы Гиппократа). Реставратор сохраняет и восстанавливает документы и предметы материальной культуры как можно тщательнее без причинения необратимого вреда, документируя свою работу, чтобы действия, выполненные в прошлом, были поняты в будущем. Архивист сохраняет и обеспечивает доступ к физическому объекту и обстоятельствам его создания. Как и в работе реставратора, шаги по отделению материалов или изменению их организации определенным образом (даже если изменение касается простого наведения порядка) должны быть задокументированы, чтобы действия совершенные в прошлом были поняты в будущем.
|
