Организация архивного материала
Архивные учреждения организуют свои собрания коллекциями, иными словами, документами и бумагами, созданными определенным фондообразователем. Документы учреждения обычно называются «документы», а документы, созданные отдельными лицами или семьями, называются «бумаги». «Рукописи» или «документы личного происхождения» – термины, используемые для обозначения бумаг отдельных лиц или семей. В соответствии с принципом происхождения, все материалы, созданные определенным фондообразователем организуются и описываются на нескольких уровнях, со все большим количеством деталей описания на следующем уровне: фондообразователь (в некоторых странах называется «создатель документов или групп документов»), серия, папка/дело и единица хранения. Не все материалы в архивах описываются на всех этих уровнях, но понимать структуру необходимо.
Первый уровень описания соответствует всему объему документов, созданному одним фондообразователем, будь то отдельное лицо или организация. Так, например, фондообразователем может быть офис, комитет или агентство Национального или Местного Духовного Собрания, физическое лицо или семья. В некоторых архивах первый уровень описания соответствует группе документов, например, документы организуются в соответствии с функциями. Этот метод используется в основном в крупных госучреждениях и обычно мало подходит для местного архива бахаи, но может оказаться полезным для национального архива бахаи.
Второй уровень соответствует серии. Одной серии соответствуют документы, организованные в соответствии с какой-либо системой или представляющие собой определенный блок, в силу того, что они относятся к определенной функции или теме, появились в результате однотипной деятельности, имеют определенную форму или из-за какого-либо другого объединительного признака берущего начло в их происхождении, поступлении в архив или использовании. Примерами серии в отношении личных бумаг могут быть: переписка, исследование, фотографии, когда человек был пионером в Африке. Документы секретариата могу подразделяться на такие серии, как: протоколы, ежегодные отчеты, переписка с другими институтами бахаи. Каждая из серий может содержать несколько дел, которые организованы соответствующим образом, например, в алфавитном порядке, хронологически, по темам или по номерам. В отношении документов института, решения о помещении их на хранение обычно принимается на уровне серии.
Третий уровень описания соответствует делу. Дело считается наименьшей величиной объединения архивных документов. На примере одной из серий, упомянутых выше, переписка Собрания может содержать множество папок с корреспонденцией с другими Собраниями, и каждая папка в таком случае может называться по имени соответствующего Собрания. Все единицы хранения в деле связаны между собой. Дело с перепиской Духовного Собрания Хьюстона с Духовным Собранием Далласа будет содержать оригиналы входящих писем и копии исходящих писем в Собрание Далласа. Они связаны между собой т.к. являются перепиской с Собранием Далласа. Более того, Собрание Хьюстона может иметь несколько физических папок для этого дела. Эти папки, каждая в отдельности, не считается делом, а только является составной частью целого дела.
Четвертый уровень описания приходится на уровень единиц хранения. Единица хранения является наименьшим уровнем описания, далее которого нет смысла производить деление. Единицей хранения может быть фотография или комплект фотографий, письмо или письмо с приложением, магнитофонная запись или набор магнитофонных записей. В каждом из этих примеров лучше не производить деление на отдельные предметы. Рассмотрим пример с письмом и приложениями. Тот факт, что приложения были упомянуты в сопроводительном письме, создает между ними связь. Приложение без сопроводительного письма могут потерять всякий смысл. И упоминание приложений, которые невозможно отыскать, делает такую единицу неполной.
Как видно из этих примеров, имеется свобода для определенной гибкости и интерпретации. Скорее всего, сложное описание, которое требуется для архива Национального Собрания, может оказаться излишним для Местного Собрания. Тем не менее, необходимо иметь ввиду эти уровни описания при попытке решить как описывать материалы, поступившие в архив.
В некоторых случаях могут существовать промежуточные уровни описания, известные как подсерия или подпапка. Это более сложные ситуации, которые не рассматриваются здесь.
В дополнение к материалам отдельных лиц или институтов, которые образуются естественным образом по мере того, как фондообразователь выполняет свои обычные функции, архив может содержать искусственные коллекции. Искусственная коллекция – это искусственная группа предметов различного происхождения, которая была собрана и организована с целью сделать их доступными в соответствии с их информационным наполнением. Они не представляют собой естественный продукт деятельности. Они могут быть организованы по авторству, теме, языку, материалу или форме документа. Примерами искусственных собраний могут служить оригиналы Священных Писаний и писем Хранителя, биографическая информация, газетные вырезки, аудиозаписи, записки паломников, фотографии зданий бахаи и т.п. – все представляли интерес либо для отдельного человека, либо для института который их создал, но не были созданы в процессе повседневной деятельности. Конечно, отдел Национального Собрания, который занимается записью речей на национальных мероприятиях проводимых Собранием, скорее всего, будет обладать сериями аудио- и видеозаписей. Но также он может иметь и коллекции аудио- и видеозаписей полученных из других источников. И первое – серии, должны храниться отдельно от коллекций, потому что серии – это свидетельство работы Собрания, а второе, коллекция – предмет интереса Собрания, но не свидетельство его работы. Термин «коллекция» часто используется архивными учреждениями в отношении всего архивного фонда и в настоящем руководстве также употребляется в этом значении. Статус отдельного собрания понятен из названия, будь то «бумаги», «документы» или «коллекции», как об этом написано во второй главе.
Некоторые архивы организуют материалы по типу сохраняемого: нетекстовые материалы или отдельные предметы. Часто случается, что архив получает дар, который не стоит того, чтобы быть описанным на вышеперечисленных уровнях. А бывает и так, что хотя по формату или материалу изготовления предмет является частью фонда, серии или дела, но заслуживают выделения. В подобных случаях связь с фондами, сериями или делами, откуда такой предмет был изъят, должна поддерживаться, чтобы не вырывать его из контекста, в котором он был создан. Примеры этого описаны в следующей главе.
|
