Электронные пишущие машины. Устройство. Правила эксплуатации
Скачать 3.64 Mb.
|
| ТЕМА: Правила оформления документов Тема урока № 21 Правила оформления реквизитов документов машинописным способом Практическая работа № 21
Заголовок к тексту – это краткое содержание документа, которое помещается перед текстом. По заголовку оперативно устанавливают назначение, важность и срочность документа. Наличие заголовка сокращает время обработки документа при его регистрации. Отметка о контроле является подтверждением контролируемого документа. Она обозначается в виде слова «контроль» или буквы «К» специальным штампом или цветным карандашом на левом поле документа рядом с заголовком. Текст документа включает его основную содержательную часть и является важнейшим реквизитом. Требования к тексту служебных документов были изложены в начале книги, и в последующих главах будет уделено большое внимание вопросам составления, редактирования, унификации текстов и т.д. Отметка о наличии приложения размещается после текста документа перед подписью. Различают приложения к сопроводительным письмам (они могут являться самостоятельным документом), к распорядительным документам и разъясняющие или дополняющие основной документ. Если приложений несколько, то они нумеруются (Приложение 1, Приложение 2, Приложение 3 и т.д.) Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа экземпляров: Приложение: на 3 л.в 4 экз. Если к документу прилагается документ с приложением, то отметку о наличии приложения оформляют по следующей форме: Приложение: письмо МНС РФ от 12.12.2003 г. № 36/81 и приложение к нему, всего на 5 л. При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а в самом документе после текста указывается: Приложение: согласно описи на ____ л. Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается. Подпись включает наименование должности лица, подписавшего документ, его личную подпись и ее расшифровку с указанием инициалов. В подписи инициалы проставляются перед фамилией. При оформлении документа на бланках название организации в наименовании должности не указывается: Президент личная подпись Д.А.Медведев Если документ подписан работником организации, в которой введены персональные звания, чины и ранги, они указываются в составе реквизита. Например: Начальник Государственной Налоговой инспекции – Государственный советник налоговой службы РФ подпись А.Н.Кацалов при подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами одной должности или лицами, не находящимися в должностном подчинении, их подписи располагаются на одном уровне. В документа, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписавших документ, а распределение их обязанностей в составе комиссии: Председатель комиссии подпись И.О.Фамилия Члены комиссии подпись И.О.Фамилия подпись И.О.Фамилия подпись И.О.Фамилия Документы, направленные в вышестоящие организации, федеральные и местные органы власти и управления, в средства массовой информации, подписывают руководители организаций или их заместители. При этом не опускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам» или косую черту перед наименованием должности. Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Если документ направляется по нескольким адресам в вышестоящие инстанции, то руководитель подписывает все экземпляры, в делах остается заверенная копия. В подписанные (утвержденные) документы вносить какие-либо исправления и добавления без разрешения лица (лиц), подписавшего документ, не допускается. При оформлении исходящих писем каждая организация присваивает документу свой номер. Рассылку документов адресатам осуществляет организация, подготовившая проект документа, за своим исходящим номером. В каждой организации, подписавшей такой документ, остается свой визовый экземпляр документа. Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, которое печатается прописными буквами, без кавычек и двоеточия, из наименования должности лица (включая юридическое лицо), с которым документ согласовывается, личной подписи, ее расшифровки и даты согласования. Например: СОГЛАСОВАНО Начальник управления по налоговым преступлениям ______________ А.И.Сизов 05.03.2010 Можно выделить две формы согласования документов: - внутреннее (со структурными подразделениями и должностными лицами своей организации); - внешнее (с другими организациями). Внутреннее согласование проекта документа – это его визирование. Внешнее согласование оформляется грифом, справкой, протоколом согласования или обсуждения проекта документа, который может утверждаться руководителем организации. Гриф согласования печатают ниже реквизита «подпись» или на отдельном листе согласования, о чем делается отметка. Например: СОГЛАСОВАНО Протокол ЗАО «Зенит» от 10.05.2010 № 7 Если документ должен содержать несколько грифов согласования, то их располагают двумя вертикальными рядами. Виза согласования документа состоит из указания должности и личной подписи визирующего, ее расшифровки и даты. При необходимости могут быть указаны инициалы. Например: Финансовый директор _________ А.Н.Южин 09.04.2010 При наличии замечаний и дополнений к проекту служебного документа визу оформляют: Замечания прилагаются Финансовый директор _________ А.Н.Южин 09.04.2010 Служебные письма визируются на экземпляре, который остается в организации. Визы при согласовании внутренних документов проставляются на последней странице первого экземпляра документа. Если работник, визирующий проект документа, не согласен с его содержанием, то виза не проставляет. Свое особое мнение он излагает на отдельном листе. Печать заверят подлинность подписи должностного лица (или лиц, например, директора и главного бухгалтера) на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансово-хозяйственной деятельностью организации. Печати бывают гербовые и простые, т.е. без изображения герба РФ или республики. Простые печати могут иметь различную форму и символы. К гербовым печатям предъявляются определенные требований (формы, размера и др.), которые зафиксированы ГОСТом Р 51511-2001, «Печати с воспроизведением Государственного герба РФ», утвержденном постановление Госстандарта России от 25.12.2003 № 573ст. В соответствии с ГОСТом гербовая печать должна иметь не менее четырех обязательных элементов защиты от подделки, а именно: - наличие микротекста в позитивном начертании (черным по белому); - микротекста в негативном начертании (белым по черному); - наличие линий определенной толщины и некоторых графических элементов. Предусмотрены также дополнительные средства защиты. Допускается, например, применение специально разработанных шрифтов. Перечень документов на которых ставится печать, определяет сама организация на основании действующих нормативных актов. Печать ставится обязательно, например, на: - актах (приема законченных и выполненных работ); - доверенностях (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в суде); - договорах; - заданиях (на проектирование объектов, капитальное строительство); - командировочных удостоверениях; - финансово-хозяйственных и банковских документах; - гарантийных письмах на выполненные работы, услуги и т.д.; - справках; - штатных расписаниях и изменениях к ним; - уставах организаций. Оттиск печати на документы ставится перед подписью, чтобы захватить часть слов наименования должности работника. Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым. Отметка о заверении копии проставляется ниже реквизита «подпись» и включает завершительную подпись «верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его личную подпись и дату заверения. Например: Верно Менеджер по персоналу подпись А.И.Иванова 15.03.2010 В соответствии со статьей 37 Закона РФ «О нотариате» должностные лица могут свидетельствовать верность копий документов и выписок из них, подлинность подписи на документах, удостоверять доверенности и др. При заверении копии документа или выписки из него следует сличать их с подлинником документа. Не может быть засвидетельствована копия документа, имеющего подчистки либо приписки, зачеркнутые слова и иные неоговоренные исправления, а также с документов исполненных карандашом. Текст копии должен дословно соответствовать подлиннику. При свидетельствовании копий и выписок из документов личная явка исполнителя не требуется. Отметка об исполнителей и номер его телефона содержит фамилию исполнителя – составителя документа и номер его служебного телефона. Этот реквизит располагают на всех экземплярах документа в левом нижнем углу или на оборотной стороне последнего листа. Например: Петров 241 22 55 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Этот реквизит состоит из слова «В дело», номера дела, в которое документ должен быть подшит, подписи исполнителя документа или руководителя структурного подразделения, в котором был исполнен документ, даты направления документа в дело. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело помещается на нижнем поле в левой части. Например: В дело № 27-8 ______________ Я.Н.Мельниченко 15.09.2010 Отметка о поступлении документа в организацию проставляется от руки, штампом или автоматическим нумератором в правой части нижнего поля первого листа документа. Например: Вх.№ 368 от 10.09.2010 Идентификатор электронной копии документа проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа, где указывается имя файла, дата и прочие поисковые данные, определенные в организации. Настоящая отметка ускоряет поиск нужного документа по имени файлов; исключает повторный ввод документа в ПК, а также определяет работника, осуществившего ввод документа в ПК. Общий государственный регистрационный номер (ОГРН) Министерство по налогам и сборам РФ присваивает юридическим лицам с внесением в единый государственный реестр. Каждая организация обязательно должна получить в налоговой инспекции общий государственный регистрационный номер. В удостоверительных печатях наличие номера ОГРН обязательно. ТЕМА: Правила оформления документов Тема урока № 22 Бланки документов. Виды бланков. Оформление реквизитов Практическая работа № 22
ГОСТ Р 6.30-2003 установил в качестве основных два вида бланков: общий бланк (для оформления приказов, протоколов, актов и др.) и бланк для писем. Бланки должны конструироваться в соответствии с формуляром-образцом ОРД. Бланки каждого вида могут изготовляться на основе как углового, так и продольного расположения реквизитов. На общих бланках печатаются реквизиты 1—3, 6—8 и 14, трафаретные части отдельных реквизитов и допускается размещать ограничительные отметки для полей и реквизитов 4, 5, 11, 12, 17, 19, 20, 24, а также отметки для пробивки отверстий для подшивки. Допускается изготовление бланков для отдельных документов на основе общего бланка, который дополняется при этом реквизитами 5 и 10. На бланках для служебных писем печатаются реквизиты 1—9, трафаретные части отдельных реквизитов и допускается размещать ограничительные отметки для полей и реквизитов 11—13, 16, 19, 20 и отметки для пробивки отверстий для подшивки. На бланках документов учреждений, организаций и предприятий союзных и автономных республик реквизиты 6—10 и 14 могут печататься на национальных и русском языках. На бланках с угловым расположением реквизитов сначала печатают реквизиты на национальных языках, а ниже — на русском. На бланках с продольным расположением реквизитов слева печатают реквизиты на национальных языках, справа — на русском. На бланках документов реквизиты 6—10 и 14 в пределах площади, отводимой им формуляром-образцом, могут располагаться одним из способов: - центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ площади); - флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы площади). На бланках для служебных писем реквизиты 4 и 5 располагаются централизованным способом. Бланки документов должны печататься в одну краску. На бланках документов, предназначенных для механизированной обработки и автоматического считывания информации, допускается нанесение служебных отметок и вспомогательных линий цветом, отличным от цвета основных реквизитов бланка. Реквизиты или их части, вносимые рукописным способом в документы, предназначенные для размножения, следует выполнять чернилами или пастой черного цвета. При печатании на бланках трафаретных частей текста основания смежных строк, в которые вносится машинописный текст, должны располагаться на расстоянии, кратном межстрочному интервалу пишущих машин. Организации, в которых общее количество исходных документов составляет менее 200 в год, могут пользоваться при оформлении документов резиновым штемпелем. Состав и расположение реквизитов в штемпеле должны соответствовать требованиям ГОСТ Р 6.30-2003. Допускается применение так называемых должностных бланков. Эти бланки по общему составу и размещению реквизитов должны соответствовать требованиям ГОСТ к бланкам для писем. Дополнительный реквизит «наименование должности» размещается ниже реквизита «наименование учреждения организации или предприятия». Решение об изготовлении и применении указанных бланков в организациях принимается министерствами, государственными комитетами и ведомствами, в ведении которых находятся эти организации. Большая часть документов должна изготовляться на бланках с угловым вариантом расположения реквизитов заголовочной части. Бланки с продольным расположением реквизитов заголовочной части применяют в случаях, когда наименования организации и вышестоящих организаций, которым она подчинена, содержат большое количество печатных знаков. Такие бланки применяются, например, в организациях союзных и автономных республик. При разработке бланков для отдельных видов документов в общий бланк вносятся наименование вида документа и отдельные реквизиты, присущие только данному виду документа. Реквизит «место составления или издания» должен оформляться в соответствии с административно-территориальным делением. Сокращение «г.» при обозначении городов Москва, Санкт-Петербург и городов, в название которых входит «град» (Волгоград и др.) в реквизите «место составления или издании» не употребляется. Границы отдельных реквизитов обозначаются, как правило, уголками. Допускается обозначение границ реквизитов штриховыми и пунктирными линиями, засечками. Бланки документов должны печататься краской черного или другого насыщенного цвета на бумаге белого цвета. В исключительных случаях допускается применять бумагу, слабо окрашенную в светлые тона. Изображение Государственного герба в бланках с угловым расположением реквизитов заголовочной части помещается на верхнем поле бланка над серединой строки реквизита «наименование министерства или ведомства» или «наименование учреждения, организации или предприятия». На бланках с продольным расположением реквизитов заголовочной части этот реквизит помещается посередине верхнего поля бланка. Этот реквизит помещают на бланках документов предприятий, учреждений и организаций в случаях, предусмотренных законодательством. В качестве эмблемы организаций используют наиболее представительный товарный знак (знак обслуживания), принадлежащий данной организации. Требования к товарному знаку определены «Положением о товарном знаке (знаке обслуживания)», утвержденным уставом. Заменять наименование организации ее эмблемой не допускается. Предприятия, объединения, учреждения, организации, воинские части, награжденные орденами РФ, имеют право воспроизвести изображение орденов на бланках служебных документов и включать их в наименование своей организации. В бланке должны быть указаны наименования министерства (государственного комитета или ведомства), объединения (комбината) и организации. Наименование организации, выпускающей бланк документа, вышестоящих органов, а также структурного подразделения должны соответствовать наименованиям, установленным соответствующими правовыми актами. Вместо полного наименования вышестоящих органов допускается помещать их сокращенное наименование, установленное соответствующим правовым актом.
1)Департамент образования и науки Краснодарского края ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ НАЧАЛЬНОГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЙ ЛИЦЕЙ № 24 ул.Стасова, 177 г.Краснодар, 350075 Тел.231 34 21, факс: 234 00 49 PL24@mail.ru ИНН 2312053918, КПП 231201001 БИК 4952367 р/с 4085213658794 2)Министерство образования РФ. Учебно-методическое объединение по экономики и социологии труда. Пер.Стремянной. 36 Москва, 113569, ОКПО 036987452 ОГРН 120569874563215 ИНН/КПП 25698745896/25698745893 тел.(095) 717-89-63, факс (095) 717-56-98, р/с 408523698232563 3)Министерство экономического развития и торговли ул.1-я Тверская, д.1, Москва тел.(495)200-03-53, факс (495)251-69-65, ОКПО 00083204, ОГРН 120578456985, ИНН 7710349494, КПП 7710001001
|
Похожие:
 | Руководство предназначено для обеспечения потребителя сведениями по эксплуатации и обслуживанию контрольнокассовой машины “Ока пк... | | Руководство предназначено для обеспечения потребителя сведениями по эксплуатации и обслуживанию контрольнокассовой машины “Ока мк... |
| Настоящее руководство предназначено для обеспечения пользователя ккт (контрольно-кассовой техники) сведениями по эксплуатации и обслуживанию... | | Перед началом эксплуатации контрольно кассовой машины «Ока мк версия 01» (в дальнейшем — ккм) необходимо внимательно ознакомиться... |
| Настоящие правила устройства и безопасной эксплуатации технологических трубопроводов устанавливают требования, направленные на обеспечение... |  | Правила устройства и безопасной эксплуатации подъемников (вышек)* устанавливают требования к проектированию, устройству, изготовлению,... |
| Порядок эксплуатации и обслуживания машин с двигателями внутреннего сгорания (двс), в том числе устройство гаражей, складов горюче-смазочных... | | Настоящий стандарт организации устанавливает правила производства работ установки дорожных парапетных ограждений, устраиваемых из... |
| При подготовке настоящих Правил были использованы нормативные документы Госгортехнадзора России, государственные стандарты, строительные... | | Образец заполнения заявления по регистрации за юридическим лицом бывшей в эксплуатации самоходной машины или прицепа приобретенных... |