«Предоставление архивных документов пользователям в читальном зале» Общие положения
Скачать 402.7 Kb.
|
III. Информация об услугах, являющихся необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги 26. Необходимой и обязательной услугой при истребовании архивной информации о третьих лицах, предусмотренной пунктом 16.5. Административного регламента, является нотариальное удостоверение подлинности подписи на письменном разрешении (доверенности) гражданина (после его смерти – на письменном разрешении (доверенности) наследников данного гражданина) на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности. 26.1. Необходимую и обязательную услугу оказывают нотариальные органы. Список нотариусов Ленинградской области, а также контактная информация размещена в сети Интернет, на официальном сайте Нотариальной палаты Ленинградской области по адресу: http://www.nplo.ru/. IV. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме 27. Административные процедуры по предоставлению государственной услуги: - оформление разрешения на допуск пользователя в читальный зал (срок выполнения административной процедуры - 1 час с момента предоставления пользователем в ГКУ ЛОГАВ личного заявления или официального письма направившей его организации); - выдача пользователю документов, являющихся результатом оказания государственной услуги (срок выполнения административной процедуры – не более 2 рабочих дней в зависимости от вида документов в соответствии с п. 14.1, 14.2 Административного регламента); - обеспечение условий для работы пользователя в читальном зале в течение использования документов; - возврат архивных документов в архивохранилище (срок выполнения административной процедуры - не более 2 рабочих дней с момента проставления подписи заведующего читальным залом в требовании, подтверждающей приём архивных документов от пользователя). 28. Блок-схема последовательности административных процедур приведена в приложении 8 к Административному регламенту. 29. ГКУ ЛОГАВ не вправе требовать от заявителя: - представления документов, информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги; - представления документов и информации, которые находятся в распоряжении органа (организации), предоставляющего государственную услугу, иных органов исполнительной власти, органов местного самоуправления и подведомственных им организаций, в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, Ленинградской области, (за исключением документов, включенных в определённый частью 6 статьи 7 федерального закона от 27 июля 2010 года № 210-ФЗ перечень документов, а также документов, выдаваемых по результатам оказания необходимых и обязательных услуг для предоставления государственной услуги). Заявитель вправе представить указанные документы и информацию в орган (организацию), предоставляющую государственную услугу, по собственной инициативе; - осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения государственной услуги и связанных с обращением в иные органы исполнительной власти, органы местного самоуправления и организации, за исключением получения услуг и получения документов и информации, предоставляемых в результате предоставления таких услуг, включенных в перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги. Оформление разрешения на допуск пользователя в читальный зал 30. Основанием для начала исполнения административной процедуры является подача пользователем личного заявления или предоставление официального письма направившей его организации в адрес ГКУ ЛОГАВ. 31. Должностными лицами, ответственными за выполнение административной процедуры, являются директор ГКУ ЛОГАВ, начальник отдела использования и публикации документов. 32. Разрешение на допуск в читальный зал предоставляется директором ГКУ ЛОГАВ или уполномоченным им лицом в форме резолюции на личном заявлении пользователя или официальном письме, направившей его организации. Критерием принятия директором или уполномоченным им лицом решения о допуске пользователя в читальный зал или об отказе в предоставлении государственной услуги является наличие оснований для отказа в предоставлении государственной услуги в соответствии с п. 19.1. Административного регламента. 32.1. Разрешение на допуск в читальный зал оформляется пользователю до конца календарного года. 32.2. В случае изменения темы исследования, хронологических рамок работы или при необходимости продления срока разрешения пользователь представляет новое официальное письмо организации, составляет личное заявление. 33. Заведующий читальным залом обязан ознакомить пользователя с Правилами работы пользователей в читальном зале ГКУ ЛОГАВ (далее – Правила). 34. Пользователь и сопровождающие его лица (переводчики, помощники, представители направившей организации) заполняют анкету по форме согласно приложениям 3, 4 к Административному регламенту. 35. Заведующий читальным залом формирует личное дело пользователя и вносит информацию о пользователе в базу данных «Читальный зал». 36. Секретарь ГКУ ЛОГАВ в соответствии с резолюцией директора осуществляет оформление временного пропуска в читальный зал на основании документа, удостоверяющего личность пользователя. В случае утраты пользователем временного пропуска ему в день обращения выдаётся дубликат. 37. Срок выдачи временного пропуска составляет не более 1 часа с момента предоставления пользователем в ГКУ ЛОГАВ личного заявления или официального письма направившей его организации. 38. Результатами выполнения административной процедуры является выдача пользователю временного пропуска для работы в читальном зале ГКУ ЛОГАВ. 39. Способом фиксации административного действия является внесение в бланк пропуска для работы в читальном зале ГКУ ЛОГАВ инициалов, фамилии пользователя и крайних дат действия временного пропуска, заверение его печатью для справок. Выдача пользователю документов, являющихся результатом предоставления государственной услуги 40. Основанием для начала выполнения административной процедуры является оформление пользователем требования на получение архивных документов в читальном зале ГКУ ЛОГАВ. 41. Должностными лицами, ответственными за выполнение административной процедуры, являются директор ГКУ ЛОГАВ, начальник отдела использования и публикации документов и начальник отдела обеспечения сохранности и учёта документов и фондов. 42. При посещении читального зала пользователь заполняет бланк требования по установленной форме и подаёт его заведующему читальным залом, который направляет требование директору ГКУ ЛОГАВ для проставления резолюции. 43. Директор ГКУ ЛОГАВ принимает решение о выдаче или отказе в выдаче пользователю архивных документов и проставляет соответствующую резолюцию на требовании. Критериями принятия директором ГКУ ЛОГАВ решения о выдаче или отказе в выдаче архивных документов пользователю является наличие одного или нескольких оснований для отказа в предоставлении государственной услуги, предусмотренных пунктом 19.2. Административного регламента, или наличие оснований для приостановления предоставления государственной услуги, предусмотренных п. 18 Административного регламента. 44. После получения требования с резолюцией директора ГКУ ЛОГАВ о разрешении в выдаче архивных документов заведующий читальным залом передаёт требование в архивохранилище или в справочно-информационный фонд ГКУ ЛОГАВ для исполнения. 45. После получения требования с резолюцией директора ГКУ ЛОГАВ об отказе в выдаче архивных документов заведующий читальным залом знакомит пользователя с резолюцией и объясняет причины отказа в предоставлении или приостановления государственной услуги. 46. Перед выдачей архивных документов из архивохранилища хранитель фондов проверяет нумерацию листов, а также правильность сведений, указанных в листе-заверителе каждого заказанного архивного дела. 47. Требование регистрируется работником архивохранилища, ответственным за выдачу дел в читальный зал, в день выдачи архивных документов из архивохранилища в книгах выдачи архивных документов, копий фонда пользования, справочно-информационного фонда. 48. Архивные документы направляются в читальный зал вместе с исполненным требованием, которое помещается в личное дело пользователя. 49. Срок выдачи справочно-информационных изданий и справочно-поисковых средств к архивным документам осуществляется в день оформления пользователем требования (приложение 6 к Административному регламенту). Срок выдачи архивных документов, копий фонда пользования осуществляется не позднее, чем через 2 рабочих дня после оформления пользователем требования. 50. Результатом выполнения административной процедуры является предоставление пользователю указанных им в требовании архивных документов для работы в читальном зале ГКУ ЛОГАВ. 51. Способом фиксации результата выполнения административной процедуры является проставление подписи пользователя в бланке требования за каждую предоставленную единицу хранения. Обеспечение условий для работы пользователя в читальном зале 52. Основанием для начала выполнения административной процедуры является предоставление пользователю указанных им в требовании архивных документов для работы в читальном зале ГКУ ЛОГАВ. 53. Должностным лицом, ответственным за выполнение административной процедуры, является начальник отдела использования и публикации документов. 54. Единовременно пользователю выдается: - до 20 архивных дел общим объемом не более 1500 листов из архивных фондов государственных органов, органов местного самоуправления и организаций или не более 500 листов из архивных фондов личного происхождения; - до 10 единиц хранения аудиовизуальных и электронных документов. Количество дел, документов, копий фонда пользования, находящихся одновременно у пользователя не может превышать 20 единиц хранения. Архивные дела, документы, копии фонда пользования выдаются на срок до 1 месяца, подлинники особо ценных дел, документов – на срок не более двух недель. Продление сроков использования архивных документов осуществляется директором ГКУ ЛОГАВ и оформляется его резолюцией на оформленном пользователем новом бланке требования. 55. Справочно–поисковые средства к архивным документам, предоставляются на срок не более 5 рабочих дней с момента выдачи их пользователю. Описи дел предоставляются единовременно в количестве 5 единиц. 56. При обнаружении повреждений или дефектов архивных документов, недостатков в описании, неправильной датировки, отсутствия листов, неправильной нумерации, посторонних вложений в архивном деле, архивном документе пользователь незамедлительно сообщает о них заведующему читальным залом. 57. Продление сроков нахождения в читальном зале архивных дел согласуется с заведующим читальным залом ГКУ ЛОГАВ. 57.1. Невостребованные пользователем в течение 1 месяца архивные документы (в течение 5 рабочих дней - подлинники особо ценных дел), подготовленные для него в читальном зале, возвращаются в архивохранилище. 58. Очередной заказ на выдачу архивных дел принимается от пользователя при условии сдачи им ранее полученных архивных дел. 59. Пользователь имеет право делать выписки из предоставленных ему архивных документов, которые выносятся из ГКУ ЛОГАВ без пропуска. 60. ГКУ ЛОГАВ предоставляет пользователю (при наличии) техническое оборудование для работы с копиями фонда пользования, аудиовизуальными и электронными архивными документами, автоматизированным научно-справочным аппаратом архива; компьютеры и программное обеспечение читального зала, предназначенные для пользователей, а также оказывает консультационную помощь при работе с ними. 61. Пользователь при работе с делами, документами, справочно-поисковыми средствами к ним, за исключением копирования, имеет право использовать по специальному разрешению директора ГКУ ЛОГАВ (приложение 5 к Административному регламенту) собственные технические средства без звуковых сигналов и без подключения к локальной сети ГКУ ЛОГАВ или арендовать технические средства архива. Использование собственных технических средств допускается, если это не влияет на работу других пользователей. 62. После окончания работы при каждом посещении пользователь сдаёт предоставленные ему архивные документы заведующему читальным залом для временного хранения в помещении читального зала в период их использования. 63. Результатом выполнения административной процедуры является обеспечение условий для текущей работы пользователя в читальном зале. 64. Способом фиксации результата выполнения административной процедуры является внесение в журнал посещений на бумажном носителе при каждом посещении пользователем читального зала даты посещения, инициалов и фамилии, подписи. Возврат архивных документов в архивохранилище 65. Основанием для начала выполнения административной процедуры является заполнение пользователем листов использования просмотренных архивных дел с указанием даты использования, фамилии, инициалов, характера произведённой работы, номеров использованных листов (приложение 7 к Административному регламенту). 66. Должностными лицами, ответственными за выполнение административной процедуры, являются начальник отдела использования и публикации документов, начальник отдела обеспечения сохранности и учёта документов и фондов. 67. После завершения использования архивных документов пользователь передаёт архивные документы заведующему читальным залом. Заведующий читальным залом в присутствии пользователя проводит проверку состояния сдаваемых документов, ставит отметку (подпись) в требовании, подтверждающую приём архивных документов. 68. В случае обнаружения отсутствия листов в архивных делах, а также повреждений архивных документов, не зафиксированных в листах-заверителях, заведующий читальным залом составляет в присутствии пользователя акт в произвольной форме, который подписывается работником архивохранилища и заведующим читальным залом и представляется на рассмотрение директору ГКУ ЛОГАВ. 69. Директор принимает решение о направлении информации в правоохранительные органы по принадлежности для решения вопроса о привлечении пользователя к административной, уголовной ответственности в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. 70. Когда пользователь заканчивает работу в читальном зале до окончания действия временного пропуска, он сдаёт временный пропуск заведующему читальным залом, который выдаёт пользователю единовременный пропуск на выход из здания ГКУ ЛОГАВ. 71. При возврате архивных документов в архивохранилище из читального зала хранитель проводит их полистную проверку, а также проверку их физического состояния. 72. После возврата всех архивных дел в архивохранилище заведующий читальным залом оформляет личное дело пользователя, в которое подшивает заявление, анкету, требование пользователя, а также вносит в базу данных «Читальный зал» информацию об использовании документов. 73. Срок выполнения административной процедуры составляет не более 2 рабочих дней с момента проставления подписи заведующего читальным залом в требовании, подтверждающую приём архивных документов от пользователя. 74. Результатом выполнения административной процедуры является приём архивных документов из читального зала на место их постоянного хранения в архивохранилище. 75. Способом фиксации результата выполнения административной процедуры является отметка (подпись) работника архивохранилища в бланке требования, подтверждающая приём архивных документов из читального зала и заверение подписью пропуска пользователю на выход из здания ГКУ ЛОГАВ. |
Похожие:
 | Наименование государственной услуги: «Предоставление архивных документов пользователям в читальном зале» (далее – государственная... | | Аппарата Исполнительного комитета г. Казани государственной услуги по выдаче архивных документов, отнесенных к государственной собственности... |
| Утвердить Административный регламент предоставления муниципальной услуги по выдаче архивных документов пользователю для работы в... |  | ФЗ, Федерального закона Российской Федерации «О персональных данных» от 27. 07. 2006 №152-фз, Федерального закона Российской Федерации... |
| Для работы в читальном зале, размещен на официальном сайте органов местного самоуправления Нефтеюганского района с 25. 06. 2014 года... | | |
| «Организация обслуживания пользователей в читальном зале архивного сектора администрации муниципального образования «Баяндаевский... | | Исполнительного комитета Бугульминского муниципального района Республики Татарстан |
| Приложение к постановлению Исполнительного комитета Черемшанского муниципального района Республики Татарстан | | «Предоставление оформленных в установленном порядке архивных справок или копий архивных документов, связанных с социальной защитой... |