Методические рекомендации
Скачать 329.6 Kb.
|
Реестр описей. Основная цель ведения реестра описей – поединичный и суммарный учет описей дел архива. Отдельной описью дел считается опись с самостоятельной нумерацией единиц хранения. Если одна опись дел находится в нескольких томах, то она учитывается реестром описей как одна опись. Если же в одной обложке заключено несколько описей, каждая из них заносится в реестр описей отдельно. В реестре описей дел указываются: номер по порядку, номер фонда, номер описи дел (название), крайние годы документов, количество единиц хранения, количество листов в описи дел, количество экземпляров описей, отметка о выбытии, примечание. В примечании указываются основание и дата выбытия описи дел. Ежегодно на 01 января года, следующего за отчетным годом, в реестре описей дел составляется итоговая запись о количестве описей, поступивших и выбывших в течение года в архив, и их общем количестве. Пример: Всего за 2010 год поступило новых описей дел – 30, в том числе: - постоянного хранения – 8 - по личному составу – 7 - личного происхождения – 15. Итого на 01.01.2011 года по реестру описей дел числится 3772 описи, в том числе: 1) постоянного хранения – 2953 2) по личному составу – 680 3) личного происхождения - 87 4) научно-технической документации (НТД) – 52. Должность подпись расшифровка подписи дата Паспорт архива – документ учетно-статистического характера. В паспорте архива приводятся сведения по состоянию на 01 января года, следующего за отчетным годом. Паспорт архива состоит из пяти разделов: 1) состав и объем архивных документов; 2) состав и объем страхового фонда копий архивных документов; 3) состав и объем научно-справочного аппарата к архивным документам; 4) состав и объем научно-справочной библиотеки; 5) условия хранения документов. К паспорту архива составляется пояснительная записка, в которой описываются показатели каждого раздела паспорта. Пример: По состоянию на 01.01.2010 года в архиве числилось 3168 фондов: - 59 фондов периода до 1917 года - 2041 фонд периода после 1917 года - 1068 партийных фондов. В 2010 году количество фондов увеличилось на 7 фондов периода после 1917 года. Количество фондов периода до 1917 года и партийных не изменилось. Уменьшения количества фондов не было. Итого на 01.01.2011 года в архиве числится 3175 фондов (3168 + 7 = 3175): - 59 фондов периода после 1917 года - 2048 фондов периода после 1917 года (2041 + 7 = 2048) - 1068 партийных фондов. По такому же принципу рассчитываются показатели всех разделов паспорта архива. Паспорт архивохранилища предназначен для суммарного учета архивных фондов и архивных дел архивохранилища. Паспорт архивохранилища единственный основной учетный документ архива, форма которого не установлена Правилами, а является произвольной. Показатели паспорта архивохранилища определяются архивом самостоятельно с учетом состава и состояния хранящихся в конкретном архивохранилище документов. Паспорт архивохранилища составляется ежегодно по состоянию на 01 января года, следующего за отчетным годом. Список фондов, содержащих особо ценные дела (ОЦД), служит для учета количества фондов, содержащих особо ценные дела. Фонды вносятся в список в порядке их номеров или по мере выявления. Порядковый номер является вспомогательным и в других учетных документах не используется. За фондами, содержащими ОЦД, сохраняются номера фондов по общему списку фондов архива. Сведения о количестве ОЦД архива вносятся ежегодно в паспорт архива. Пример: Итого на 01.01.2010 по списку фондов, содержащих особо ценные документы, числится 125 фондов. Должность подпись расшифровка подписи дата Опись особо ценных дел (ОЦД) составляется для поединичного и суммарного учета выявленных ОЦД данного фонда. Опись ОЦД составляется на каждый фонд отдельно в трех экземплярах по мере их выявления. Первый хранится у работника, осуществляющего учет архивных документов архива, второй передается вместе со страховым фондом на специальное хранение, третий передается в хранилище, в котором находятся ОЦД. Описи ОЦД составляются на дела одной или нескольких описей фонда в зависимости от количества ОЦД. Обычно составляется одна опись ОЦД независимо от количества описей дел в фонде. Если опись ОЦД составлена по нескольким описям дел, то целесообразно составить к ней краткое предисловие. В опись ОЦД дела вносятся строго в порядке номеров описей дел, а внутри каждой описи - в порядке возрастания номеров дел. В описях ОЦД за ними сохраняются их прежние учетные номера, присвоенные им по общим учетным документам. Если все или большинство дел по описи дел являются особо ценными, отдельная опись ОЦД может не составляться, а копируется имеющаяся опись дел фонда, к ней оформляется новый титульный лист. В этом случае к ней составляется номерник, который является переводной таблицей от номера дела к номеру единицы хранения страховой копии. В основных учетных описях дел в графе «Примечание» напротив заголовков соответствующих единиц хранения проставляется отметка «ОЦ». Данная отметка является служебной и не входит в архивный шифр единиц хранения. В итоговой записи описи дел указывается общее количество ОЦД, включенных в опись. На ОЦД создается страховой фонд и фонд пользования в установленном порядке. Сведения о копировании ОЦД, в целях создания страхового фонда, вносятся в соответствующие описи ОЦД по мере проведения их страхового копирования. По завершении копирования всех ОЦД по данной описи ставится отметка «Все единицы хранения скопированы, дата, должность, подпись». В случае если в результате анализа проведенной ранее работы по выявлению ОЦД архивом будет принято решение об исключении части документов из категории особо ценных, в учетные документы вносятся необходимые уточнения. Реестр описей ОЦД ведется для обеспечения суммарного учета описей (номерников) ОЦД. В конце отчетного года в реестре описей ОЦД составляется итоговая запись об общем количестве ОЦД. Дело фонда - это комплекс документов по истории учреждения-фондообразователя и архивного фонда. В дело фонда включаются документы: - историческая справка; - листы фонда после пересоставления; - акты приема–передачи документов на государственное хранение; - акты о выделении дел к уничтожению; - акты об обнаружении дел, не относящихся к данному фонду; - акты и листы проверок наличия и физического состояния дел; - акты описания архивных документов, переработки описей дел; - акты о разделении или объединении дел; - акты о технических ошибках в учетных документах; - акты об изъятии подлинных единиц хранения; - акты о не обнаружении дел, пути поиска которых исчерпаны; - акты о рассекречивании дел и переводе их на общее хранение; и другие. Каждый вид актов имеет свою валовую нумерацию. На актах и документах, включенных в дело фонда, ставится штамп (2 х 10 см). Содержание штампа: «Учтено в (указывается в каких учетных документах: книге фондов, книге поступлений и текущих изменений в составе и объеме фондов, листе фонда, описи) дата _________, подпись____________». Делу фонда присваивается номер архивного фонда, на который оно заведено. На объединенный фонд заводится новое дело фонда, в которое помещаются документы, связанные с его созданием. Дела фондов, вошедших в состав объединенного фонда, включаются в его дело фонда. Все документы в деле фонда должны быть пронумерованы, подшиты и заключены в твердую обложку. На документы дела фонда составляется внутренняя опись. В конце дела фонда помещается лист-заверитель с указанием количества листов в деле фонда. Дела фондов хранятся в порядке номеров фондов в отдельном помещении для учетных документов. |
Похожие:
 | ... |  | Настоящие методические рекомендации подготовлены в целях оказания методической помощи государственным (муниципальным) учреждениям... |
| Методические рекомендации предназначены для преподавателей физики начального профессионального образования | | Методические рекомендации по расчету размера платы за жилищные услуги (далее Методические рекомендации) |
| Методические рекомендации предназначены для студентов и преподавателей образовательных организаций спо | | Методические рекомендации предназначены для студентов и преподавателей Ивановского фармацевтического колледжа |
| Методические рекомендации предназначены для преподавателей медицинских вузов, слушателей фпдо стгму и практических врачей | | Методические рекомендации печатаются по решению Методического Совета гпоу то «ттэк им. А. Г. Рогова» №1 от 07. 09. 2015г |
| Утвердить прилагаемые Методические рекомендации о применении карнета ата (далее Методические рекомендации) | | Утвердить прилагаемые Методические рекомендации о применении карнета ата (далее Методические рекомендации) |