Методические рекомендации
Скачать 329.6 Kb.
|
Книга учета поступлений документов предназначена для учета каждого (первичного и повторных) поступления документов в архив. В книге учета поступлений указываются: дата поступления, от кого и на основании какого документа поступили дела, название фонда в который поступили дела, за какие годы, количество дел, состояние дел (описанные, управленческие, по личному составу, личного происхождения и др.) и номер фонда. Записи в книге учета поступлений позволяют установить поступление фондов и единиц хранения за каждый отдельный год, показать динамику роста поступлений документов в архив. В книге учета поступлений в конце каждого квартала, полугодия, года делается итоговая запись о количестве принятых на хранение в архив дел. Пример итоговой записи в книге поступлений: Итого за 2010 год (квартал, полугодие) принято 2667 ед.хр., из них: 1. от учреждений и организаций – 2050 ед.хр. (1254 + 796) 2. от держателей личных фондов – 590 ед.хр. 3. в результате разделения дел – 27 ед.хр. (23 + 4) из них: 1. постоянного хранения – 1277 ед.хр. 2. по личному составу – 800 ед.хр. 3. личного происхождения – 590 ед.хр. Постоянного хранения - 1277 ед.хр. - от учреждений и организаций – 1254 ед.хр. - в результате разделения дел – 23 ед.хр. Личный состав – 800 ед.хр. - от учреждений и организаций – 796 ед.хр. - в результате разделения дел – 4 ед.хр. Личного происхождения - 590 ед.хр. - от держателей личных фондов – 590 ед.хр. Должность подпись расшифровка подписи дата Лист фонда является важной формой учета документов и заводится при первом поступлении фонда в архив. Лист фонда служит первичным источником информации по фонду. Лист фонда предназначен для учета в рамках архивного фонда количества и состава описей дел, количества и состава документов по архивному фонду в целом, фиксации изменений в названии архивного фонда. Лист фонда состоит из трех основных разделов. В первом разделе листа фонда записываются: крайние даты каждого названия фонда (независимо от наличия документов за этот период), название фонда (все переименования организации в хронологической последовательности всех реорганизаций), форма собственности, дата первого поступления (создания) фонда, местонахождение фонда, номер фонда. Даты образования, переименования или ликвидации учреждения-фондообразователя указываются в листе фонда на основании законодательных актов (постановлений высших органов государственной власти для центральных учреждений и приказов вышестоящих организаций для местных организаций). Все последующие изменения в названии учреждения-фондообразователя вносятся в лист фонда по мере поступления документов в фонд архива. Для фондов личного происхождения в графе «Крайние даты» указываются даты жизни лица-фондобразателя. Крайние даты документов личного происхождения могут быть расширены за счет документов, связанных с откликами на смерть лица-фондообразователя, с посмертным изданием его произведений, с проведением мероприятий, которыми отмечаются юбилейные даты. Для объединенного фонда графа «Крайние даты каждого названия фонда» заполняется следующим образом: а) если объединенный фонд образован по принципу подчиненности учреждений, то крайними датами названия фонда будут даты деятельности руководящей организации, так как крайние даты названий всех подчиненных учреждений не будут выходить за эти хронологические рамки; б) если объединенный фонд образован из одноименных учреждений однородного вида деятельности, то крайними датами названия фонда будут дата образования самого раннего из них и дата ликвидации того учреждения, которое было ликвидировано последним; в) если объединенный фонд образован из документов учреждений последовательно сменявших друг друга, то крайними датами его названия будут даты названий каждого учреждения, документы которых вошли в его состав. Запись в листе фонда (название, номер фонда и дата первого поступления документов) должны соответствовать записи в списке фондов. Во втором разделе листа фонда учитываются все неописанные документы, как хранящиеся в архиве, так и поступающие вновь. После описания этих документов и составления на них описи дел происходит их выбытие в раздел «Учет описанных документов» в графу «Поступление». В третьем разделе листа фонда учитываются все поступления и выбытия документов. Основанием для записи в листе фонда являются акты, влияющие на изменение объема фонда: - акт приема-передачи дел; - акт о технических ошибках в учетных документах; - акт об обнаружении дел, не относящихся к данному фонду, архиву, неучтенных; - акт о разделении или объединении дел; - акт переработки описи; - акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению; - акт о неисправимом повреждении дел; - акт о не обнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны; - акт об изъятии подлинных единиц хранения. После даты записи в лист фонда заносится № описи дел, далее – крайние даты поступивших документов, краткая характеристика документов. Количество дел заносится по каждой описи дел отдельно. При записи выбытия дел в листе фонда в графе «Выбытие» указывается документ, на основании которого выбыли дела и количество выбывших дел по каждой описи дел отдельно. В графе «Наличие (остаток)» указывается новый объем дел по соответствующей описи после выбытия из нее документов. Ниже указывается новый объем единиц хранения по фонду в целом. При выбытии всех дел номер этой описи другим описям не присваивается и остается свободным. Решение о снятии архивных документов с учета оформляется приказом руководителя архива на основании письменного разрешения соответствующего уполномоченного органа исполнительной власти в сфере архивного дела. После каждой записи в графе «Наличие дел» указывается количество дел по описи дел, по которой произведена запись, а ниже - по всему фонду в целом. При необходимости (когда заканчивается место для записи поступлений) запись продолжается на втором листе бланка листа фонда. В этом случае на первом листе фонда в верхней части делается запись: «См. продолжение л.л. 2,3…», а на втором листе и соответственно на следующих листах - продолжениях: «Продолжение ф. № Р-133, лист 2». Листы продолжения подкладываются за основными листами. Лист фонда может быть пересоставлен только в случае, если он неисправимо поврежден или перестает отражать фактическое состояние и объем архивного фонда (после переработки архивного фонда, создания объединенного архивного фонда, уточнения истории учреждения-фондообразователя). В случае пересоставления листа фонда ранее действовавший лист фонда помещается в дело фонда. В верхнем правом углу обоих листов фонда делаются записи: «Лист пересоставлен» с указанием даты пересоставления, должности и подписи лица, ответственного за учет. На объединенный фонд составляется новый лист фонда. В нем указывается новое название объединенного фонда, что и в списке фондов. Листы фондов хранятся в папках в порядке номеров архивных фондов. Листы фондов нумеруются в правом верхнем углу. В каждую папку помещается лист-заверитель с указанием количества листов в данной папке. При пополнении папки дополнительными листами в листе-заверителе делаются соответствующие записи об увеличении количества листов фондов и о количестве литерных листов. Пример заполнения листа фонда: ЛИСТ ФОНДА
Учет неописанных документов
Учет описанных документов
Описи дел предназначены для поединичного и суммарного учета архивных документов. Поэтому описи дел являются важнейшим учетным справочником. Архив должен иметь три экземпляра описей дел, один страховой и два рабочих. Первые экземпляры описей дел размещаются в изолированном помещении или рабочем помещении специалиста, ответственного за государственный учет. Вторые экземпляры описей дел находятся в архивохранилищах по месту хранения соответствующих фондов. Третьи экземпляры описей дел размещаются в читальном зале для исследователей и сотрудников архива. Описи дел хранятся по порядку номеров фондов, а в пределах фонда – по номерам описей дел. Описям дел присваиваются учетные номера по листу фонда (например, опись № 1 дел постоянного хранения, опись № 2 л/с дел по личному составу и т.д.). Не допускается присвоение описям дел одинаковых учетных номеров. Составные части описи дел: титульный лист, список сокращенных слов, переводная таблица шифров (если опись дел пересоставлена), описательная статья описи дел, итоговая запись, лист – заверитель. Титульный лист к описи дел - это информация общего характера о принадлежности документов к данному фонду, его части и определенному периоду времени. Список сокращенных слов не несет самостоятельной информации, но с его помощью можно уменьшить объем описи. Переводная таблица шифров устанавливает соответствие старых и новых шифров единиц хранения в пределах фонда после переработки описей дел. Описательная статья описи – это совокупность сведений о деле (единице хранения), включающая следующие элементы: а) порядковый номер; б) заголовок дела и аннотация; в) крайние даты единиц хранения; д) количество листов; г) примечание; Нумерация дел в описи дел продолжается до тех пор, пока число дел в ней не достигнет наибольшей четырехзначной цифры. Законченная опись дел должна включать не более 9999 единиц хранения. Следующая опись дел должна иметь самостоятельный номер и новую нумерацию. В заголовках дел отражаются основные направления деятельности учреждения-фондообразователя. Заголовки дел вносятся в опись дел в соответствии со схемой систематизации дел. Каждый заголовок включается в опись дел за отдельным порядковым номером. Заголовок дела должен кратко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Неправильная, искаженная информация большинства заголовков о содержании единиц хранения требует переработки описей дел. Для устранения отдельных, частных неточностей заголовков дел проводится усовершенствование описи дел, не требующее пересистематизации и перешифровки дел в описи. В графе «Примечание» приводятся сведения о выбытии дел, их микрофильмировании, о наличии особо ценных документов и др. В целях обеспечения сохранности документов все листы описи дел должны быть пронумерованы. Сведения о количестве листов в описи дел отражаются в листе-заверителе. Итоговая запись завершает оформление описи дел как первичного учетного документа и дает информацию об объеме архивных документов данной описи дел. Итоговая запись составляется в конце каждой описи дел во всех трех экземплярах. После каждого поступления или выбытия документов составляется новая итоговая запись к описи дел. Если опись дел состоит из нескольких годовых разделов, томов, итоговая запись составляется к каждому последующему годовому разделу, тому. Также в конце каждого годового раздела делается сводная итоговая запись. В итоговой записи указывается количество дел по данной описи (цифрой и в круглых скобках прописью), первый и последний номера дел по описи. Если в описи дел имеются пропуски номеров дел или литерные номера, наличие их оговаривается в итоговой записи. При выбытии дел в графе «Примечание» напротив каждой выбывшей единицы хранения проставляется отметка «выбыло». При этом составляется новая итоговая запись, в которой указываются номера выбывших единиц хранения, название, номер и дата документа, на основании которого выбыли дела, количество оставшихся единиц хранения в описи дел. Итоговая запись подписывается составителем описи с указанием должности и даты составления. Последующие итоговые записи по описи дел в целом составляется лицом ответственным за учет документов. Пример: Итого в опись № 1 дел постоянного хранения внесено 150 (сто пятьдесят) дел с № 1 по № 158, в том числе: 1) 3 (три) литерных дела: №№ 25а, 68а, 104а; 2) 1 (одно) дело № 44 пропущено; 3) 10 (десять) дел: №№ 1,2,3,4,5,6,7,8,9,10 переведены в опись № 2 дел постоянного хранения (акт переработки описей от 12.02.2010 года). Должность подпись расшифровка подписи дата Проверка: 158 (последний номер по описи) + 3 (литерные номера) – 1 (пропущенный номер) – 10 (выбывшие номера) = 150 дел (фактическое наличие). В случае если при очередном поступлении дел на хранение в архив к общему количеству дел прибавляются неучтенные в описи дела за ранее сданные годы (новые литерные номера), итоговая запись составляется следующим образом: Пример: Примечание: в опись № 1 дел постоянного хранения дополнительно внесено 2 (два) литерных дела: №№ 15а, 13а (акт приема-передачи дел на постоянное хранение от 05.06.2010.) Итого в опись № 1 дел постоянного хранения внесено 165 (сто шестьдесят пять) дел с № 1 по № 171, в том числе: 1) 5 (пять) литерных дел: №№ 15а, 13а, 25а, 68а, 104а; 2) 1 (одно) дело № 44 пропущено; 3) 10 (десять) дел: №№ 1,2,3,4,5,6,7,8,9,10 переведены в опись № 2 дел постоянного хранения (акт переработки описей от 12.02.2010). Должность подпись расшифровка подписи дата Расчет: 150 дел (количество дел в описи по предыдущей итоговой записи) + 13 дел (очередное поступление) + 2 дела (новые литерные) = 165 дел. Проверка: 171 (последний номер по описи) + 5 (общее количество литерных дел) – 1 (пропущенный номер) – 10 (выбывшие номера) = 165 дел (фактическое наличие). В случае если при очередном поступлении дел на хранение в архив фактическое количество сдаваемых дел меньше общего количества дел данного раздела описи, итоговая запись составляется следующим образом: Пример: Примечание: по описи № 1 дел постоянного хранения не сданы 2 (два) дела: №№ 175, 176 (акт приема – передачи дел от 01.08.2010). Итого в опись № 1 дел постоянного хранения внесено 191 (сто девяносто одно) дело с № 1 по № 199, в том числе: 1) 5 (пять) литерных дел: №№ 15а, 13а, 25а, 68а, 104а; 2) 1 (одно) дело № 44 пропущено; 3) 10 (десять) дел: №№ 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10 переведены в опись № 2 дел постоянного хранения (акт переработки описей от 12.02.2010); 4) 2 (два) дела: №№ 175, 176 не сданы. Должность подпись расшифровка подписи Расчет: 165 дел (количество дел в описи по предыдущей итоговой записи) + 28 дел (очередное поступление по описи) – 2 дела (несданные) = 191 дело. Проверка: 199 (последний номер по описи) + 5 (общее количество литерных дел) – 1 (пропущенный номер) – 10 (выбывшие номера) – 2 (несданные дела) = 191 дело. В архиве постоянно ведется работа с фондами и делами, в связи с этим требуется отражение итогов проведенных работ в учетных документах. В результате объединения (разделения) дел в описи дел делается следующая запись: Пример: Примечание: по описи № 1 дел постоянного хранения поступило 2 (два) дела: №№ 175а , 176а (акт о разделении дел от 02.04.2010). Итого в опись № 1 дел постоянного хранения внесено 192 (сто девяносто два) дела с № 1 по № 190, в том числе: - 2 (два) литерных дел: №№ 175а, 176а. Должность подпись расшифровка подписи дата Если опись дел была пересоставлена (например, в процессе переработки описей), то один экземпляр ранее действовавшей описи дел включается в состав фонда и вносится во вновь составленную (переработанную) опись последним учетным номером как единица хранения, остальные экземпляры уничтожаются в установленном порядке. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Похожие:
 | ... |  | Настоящие методические рекомендации подготовлены в целях оказания методической помощи государственным (муниципальным) учреждениям... |
| Методические рекомендации предназначены для преподавателей физики начального профессионального образования | | Методические рекомендации по расчету размера платы за жилищные услуги (далее Методические рекомендации) |
| Методические рекомендации предназначены для студентов и преподавателей образовательных организаций спо | | Методические рекомендации предназначены для студентов и преподавателей Ивановского фармацевтического колледжа |
| Методические рекомендации предназначены для преподавателей медицинских вузов, слушателей фпдо стгму и практических врачей | | Методические рекомендации печатаются по решению Методического Совета гпоу то «ттэк им. А. Г. Рогова» №1 от 07. 09. 2015г |
| Утвердить прилагаемые Методические рекомендации о применении карнета ата (далее Методические рекомендации) | | Утвердить прилагаемые Методические рекомендации о применении карнета ата (далее Методические рекомендации) |