ПРАКТИЧЕСКИЕ ЗАНЯТИЯ № 18, 19, 20
СОСТАВЛЕНИЕ ПАКЕТА ДОКУМЕНТОВ ПО НОМЕНКЛАТУРЕ ДЕЛ
Цель работы: научиться составлять номенклатуру дел организации
Студент должен знать:
Нормативные документы по делопроизводству, использующиеся в предприятиях и организациях
Технологию разработки номенклатуры дел организации
Студент должен уметь:
Работать в программе MS Word
Грамотно составлять номенклатуру дел организации
Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых по установленной форме в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения.
Даже при большом опыте работы невозможно квалифицированно и четко организовать работу с документами, не имея номенклатуры дел.
Номенклатура дел – это многоцелевой документ: организатор документов, классификатор документов и справочник по документам.
Цели формирования номенклатуры дел:
- распределения исполненных документов в дела;
- систематизации дел;
- закрепления индексов дел;
- установления сроков хранения дел.
Кроме того, номенклатура дел:
- служит основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;
- используется как основной учетный документ при сдаче в архив организации дел временного (до 10 лет включительно) хранения;
- является основой для составления актов на уничтожение дел;
- может быть использована как схема для построения справочной картотеки на исполненные документы.
Виды номенклатуры дел
Существует три вида номенклатуры дел: типовая, примерная и индивидуальная.
Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием индексов этих дел, и носит рекомендательный характер. Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальных номенклатур дел.
Индивидуальная номенклатура дел конкретной организации – это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, которые предположительно будут заведены в делопроизводстве организации (или ее структурного подразделения) в определенном календарном году, с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.
Разработка индивидуальных номенклатур дел на предстоящий год начинается в организации в последнем квартале – так, чтобы номенклатура была завершена в декабре и с января следующего года ее можно было бы ввести в действие.
Составление и оформление номенклатуры дел
При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом или положением об организации, положениями об ее структурных подразделениях, штатным расписанием, номенклатурой дел организации за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел.
В номенклатуру дел организации включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности (например, дела ликвидационной комиссии организации включаются в номенклатуру дел ликвидируемой организации).
Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами номенклатуры дел являются названия структурных подразделений (например, канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).
Если в организации нет структурных подразделений, то разделами номенклатуры дел могут быть направления деятельности организации.
Например, для номенклатуры дел учебного заведения можно предусмотреть такие разделы: 01 – дирекция, 02 – учебная работа, 03 – учебно-воспитательная работа, 04 – производственная практика, 05 – физическое воспитание и т.д.
разделами номенклатуры дел могут быть и должности руководителей и специалистов, например: 01 – генеральный директор, 02 – заместитель директора, 03 – коммерческий директор и т.д.
Составляется номенклатура дел по установленной форме на общем бланке организации.
Последовательность расположения разделов номенклатуры дел соответствует утвержденной структуре организации.
В первой графе номенклатуры – «Индекс дела» – проставляется индекс (номер) каждого включенного в номенклатуру дела. Этот индекс закрепляется за делом навсегда. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.
Индекс (номер) конкретного дела состоит из:
· условного обозначения (индекса) структурного подразделения;
· порядкового номера дела в пределах отдела или организации.
Во второй графе – «Заголовок дела, тома, части» – указываются заголовки дел.
По заголовку дела будет производиться поиск необходимого документа. Заголовки дел должны полностью раскрывать состав и содержание документов, включенных в дело, то есть указывать, какие виды документов и по какому вопросу могут быть подшиты в дело.
Третья графа – «Количество дел, томов, частей» – заполняется в конце года, так как в течение года под одним заголовком может быть заведено не одно, а несколько дел – томов (объем дела не должен превышать 250 листов).
В графе четвертой – «Срок хранения дела, тома, части и номера статей по перечню» – проставляют сроки хранения документов со ссылкой на номер статьи согласно типовому или ведомственному перечню документов. Если используют несколько перечней, то в графе « Примечания» нужно указать их названия.
Основным перечнем является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М., 2000).
Пятая графа – « Примечания» – заполняется в течение года, если нужно сделать отметки о заведении дел; о переходящих делах; о выделении дел к уничтожению.
При помещении в дело первого документа в графе «Примечания» номенклатуры дел делается отметка о заведении дела («Дело заведено»). Это позволит в конце года иметь точные сведения о количестве фактически заведенных дел.
По окончании календарного года в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел постоянного и временного (отдельно) сроков хранения.
Акционерная компания «АЛРОСА»
«АЛРОСА» акционернай компания
(закрытое акционерное общество) (сабыылаах акционернай уопсастыба)
Анабарский ГОК
ПРИКАЗ
п. Эбелях
«____»______________ 2015 г. № _______
О делопроизводственных индексах ГОКа
В целях совершенствования организации работы с документированной информацией, повышения эффективности системы учета, регистрации и контроля прохождения, исполнения и сохранности служебных документов
ПРИКАЗЫВАЮ:
Присвоить делопроизводственные индексы структурным подразделения ГОКа (Приложение № 1).
Начальникам отделов, служб и подразделений ГОКа составить номенклатуры дел отделов, служб и подразделений согласно своему индексу к «__»__20___г.
2. Контроль исполнения данного распоряжения возложить на зав. канцелярией Непременнову М.Ю.
Директор А.В. Козупеев
Исп. Непременнова М.Ю.
Приложение № 1
к приказу
от «__»__20__ г. № _______
Утверждаю
Директор Анабарского ГОКа
______________ А.В. Козупеев
«_____»______________ 2006 г.
Перечень делопроизводственных индексов Анабарского ГОКа
|
Наименование отдела, службы, подразделения ГОКа
|
Присвоенный индекс
|
101
|
Производственный отдел
|
01
|
202
|
Отдел главного механика
|
02
|
303
|
Отдел главного энергетика
|
03
|
404
|
Маркшейдерский отдел
|
04
|
805
|
Бухгалтерия
|
08
|
106
|
Отдел кадров
|
11
|
107
|
Юридический отдел
|
12
|
Зав.канцелярией М.Ю. Непременнова
10 – Делопроизводственный индекс Анабарского ГОКа по АК «АЛРОСА» (ЗАО)
Пример составления делопроизводственного индекса 10-05-03/110
10 – индекс Анабарского ГОКа
05 – индекс отдела снабжения ГОКа
03 – индекс дела в отделе снабжения ГОКа согласно номенклатуре дел отдела
110 – порядковый номер документа в деле 03
Форма номенклатуры дел:
Пример итоговой записи к номенклатуре дел.
Задание: Разработать номенклатуру дел по Галичскому КЦСОН
Порядок выполнения работы
Ознакомиться со структурой Галичского КЦСОН
Издать приказ о присвоении делопроизводственных индексов структурным подразделениям Галичского КЦСОН
Разработать номенклатуру дел в соответствии с присвоенными делопроизводственными индексами.
Заполнить сроки хранения документов, используя Перечень типовых управленческих документов со сроками хранения на текущий год (найти в сети Интернет).
Показать работу преподавателю и сохранить в личную папку.
ЛИТЕРАТУРА
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
ГОСТ Р 7.0.8-2013 Национальный стандарт российской федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения
Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1
Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М.: ВНИИДАД , 1991
Общероссийский классификатор управленческой документации. ОК 01198.
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558
Кузнецов И.Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство. М.: Изд-во «Юрайт», 2014 г. - 576 с.
Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления. М.: Изд. Центр «Академия», 2012 г. - 224 с.
|
