ПРАКТИЧЕСКИЕ ЗАНЯТИЯ № 15, 16
ОФОРМЛЕНИЕ СЛУЖЕБНЫХ ПИСЕМ
Цель работы: научиться составлять и оформлять служебные письма разного содержания
Студент должен знать:
Нормативные документы по делопроизводству, использующиеся в предприятиях и организациях
Требования к оформлению деловых писем
Порядок нумерации и регистрации исходящей и входящей корреспонденции
Студент должен уметь:
Работать в программе MS Word
Оформлять письма на бланках для писем предприятия
Служебные письма – обобщённое название большой группы управленческих документов различного содержания, которые служат средством общения с учреждениями, организациями.
Письма оформляются на бланках для писем и содержат следующие реквизиты:
Адресат;
Заголовок к тексту;
Текст;
Отметку о наличии приложения;
Подпись, отметку об исполнителе.
Текст письма, как правило, состоит из 2-х частей. Сначала указываются причины, послужившие основанием для составления письма (факты, события, ссылки и другие документы), а затем излагаются выводы, предложения, просьбы. В переписке используются следующие формы изложения текста:
От первого лица единственного числа (ПРОШУ);
От первого лица множественного числа (ПРОСИМ);
От третьего лица единственного числа (ПРЕДПРИЯТИЕ ПРОСИТ);
От третьего лица множественного числа (РУКОВОДСТВО ПРЕДПРИЯТИЯ И ТРУДОВОЙ КОЛЛЕКТИВ ПРОСЯТ).
Текст письма должен быть простым, т.е. освещать один вопрос. Несколько вопросов излагаются в письме только в случае их взаимосвязанности. Учитывая постоянный рост объёма информации, для активизации восприятия информации письма можно рекомендовать изменить традиционный порядок изложения текста письма и начинать его с существа вопроса, помещая доказательства и доводы во вторую часть. Письма по несложным вопросам могут содержать только одну часть.
Главная цель служебного письма – убедить, побудить к действию. Это достигается краткостью текста. Уважение к адресату помогают выразить деепричастные обороты типа «внимательно рассмотрев ваши предложения», «тщательно изучив ваши замечания» и т.п. Используются выражения: «В порядке обмена…….», «В порядке исключения», «В связи с…», «В соответствии с……».
Причины принятия решений также формулируются с помощью оборотов: «учитывая», «считая», «принимая во внимание», «руководствуясь» и т.п.
Письма делятся на 2 группы: инициативные и ответные.
По характеру информации письма можно разделить на большое количество разновидностей:
Сопроводительное письмо – информирует адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов.
Приглашение – предлагает адресату принять участие в каком-либо мероприятии.
Информационное письмо – сообщает адресату о каком-либо факте или мероприятии.
Рекламное письмо – описывает рекламируемые услуги или товары.
Претензия – письмо о нарушении каких-либо пунктов договора.
Гарантийное – документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нём обязательств.
Напоминание – содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства.
Подтверждение – содержит сообщение о получении какого-либо отправления.
Название вида документа в письмах не проставляется, за исключением гарантийного письма.
Письма составляются в 2-х экземплярах: первый экземпляр после регистрации в журнале исходящих документов отправляется адресату, второй – хранится в деле.
Задание: оформить инициативное письмо деловому партнёру. Характер информации письма – по заданию преподавателя.
Порядок выполнения работы
Ознакомиться с основными видами писем, шаблонами и образцами.
2. Оформить угловой бланк для письма и составить текст письма.
3. Показать работу преподавателю и сохранить в личную папку.
|
