Инструкция по делопроизводству в администрации мо зимитицкое сельское поселение
Скачать 0.99 Mb.
|
Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем (должностным лицом, ведущим протокол). Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия). Под подписью председателя располагается подпись секретаря (должностного лица, ведущего протокол) (приложение № 7). Возможно подписание протокола председателем с использованием грифа утверждения. 8.1.7.Протоколы могут издаваться в краткой форме. В этом случае в вводной части протокола указываются инициалы, фамилии председательствующего (председателя), секретаря (должностного лица, ведущего протокол), а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц. Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей – их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно. Например: Присутствовали:
Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой. В основной части протокола указываются номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога «О» («Об»), печатается центрованно и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал. Затем указывается принятое по вопросу решение. 8.2.Служебные письма. 8.2.1.Служебное письмо – официальный документ информационно-справочного характера, используемый для обмена информацией в деятельности органов власти, организаций и граждан. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции, а по жалобам и обращениям граждан – действующим законодательством. Тексты ответных писем должны соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя. 8.2.2.Служебные письма, как правило, передаются в виде электронного документа с использованием системы «Дело» или печатаются на стандартных бланках Администрации Зимитицкого сельского поселения. Образец оформления письма приведен в приложении № 5. 8.2.3.Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа, например: «Администрация Зимитицкого сельского поселения считает...». Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д. 8.2.4.В служебных письмах используются фразы этикетного характера «Уважаемый…!» – в начале письма, над текстом и «С уважением,..» – в заключительной части письма, над подписью. 8.2.5. Датой письма является дата его регистрации в системе «Дело». 8.2.6.Право подписи устанавливается в Регламенте Администрации Зимитицкого сельского поселения и в положениях об отраслевых (функциональных) органах Администрации Зимитицкого сельского поселения. В названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц. 8.2.7.Служебные письма проходят процедуру согласования в системе «Дело» с применением ЭП. Письма финансового характера, а также письма, содержащие финансовые обязательства, визируются в финансовом отделе Администрации Зимитицкого сельского поселения или в бухгалтерии в соответствии с их распределением обязанностей и компетенцией. 8.3.Телеграмма. 8.3.1.Телеграммы подразделяются на следующие категории: срочные; обыкновенные. 8.3.2.Телеграммы на отправку принимаются секретарем приемной заблаговременно, правильно оформленными, подписанными, с отметкой об их категории, с указанием номера (индекса) отделения связи, обслуживающего адресата (приложение № 8). Текст телеграммы должен быть сжатым, без переноса слов, союзов и предлогов (если при этом не искажается его содержание). Знаки препинания следует писать только словами, полностью. 8.3.3.Телеграммы печатаются в двух экземплярах, один из которых (после подписания) передается на телеграф, второй экземпляр телеграммы (с визами) остается в деле. При направлении телеграмм с одним и тем же текстом более чем в четыре адреса исполнитель составляет список адресатов (в двух экземплярах) с указанием почтовых или телеграфных адресов. При рассылке телеграмм в десять и более адресов, прилагается информация об адресатах на электронном носителе. При необходимости отправки телеграммы после 17.00 часов отправка осуществляется инспектором единой дежурной диспетчерской службой. 8.4.Телефонограмма. Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передается по телефону и записывается получателем). Регистрируется и оформляется телефонограмма в установленном порядке у главы Администрации. 8.5.Положение, правила, инструкция. Положения, правила и инструкции могут применяться как самостоятельные документы, которые подписываются руководителем, утверждаться в форме грифа утверждения или распорядительным документом. Текст положения, правил, инструкции излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается». Заголовок к тексту положения, правил, инструкции отвечает на вопрос «о чем?». Констатирующей частью положений, правил, инструкций служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки документа, основное назначение и сфера его распространения. Основной текст положения, правил, инструкции может делиться на разделы (главы), пункты и подпункты. Разделы (главы) имеют названия, нумеруются арабскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами через точку. 8.6.План. Составляющими пунктами планов являются: наименование (содержание) работы или мероприятия; исполнитель; срок исполнения; отметка об исполнении. Планы работ или мероприятий подписываются должностными лицами, ответственными за их выполнение, с указанием даты подписания. Планы, как правило, подлежат утверждению. Администрация Зимитицкого сельского поселения в своей деятельности руководствуется утвержденными планами работы Администрации Зимитицкого сельского поселения на год, а также планами мероприятий Администрации Зимитицкого сельского поселения на квартал, месяц и неделю 8.7.Акт. Текст акта состоит из двух частей – вводной и констатирующей. Вводная часть акта содержит наименование распорядительного документа, на основании которого актируются факт, событие или действие (в соответствующем падеже), его номер и дату. Дата и место составления, проставляемые в реквизитах акта, должны соответствовать дате и месту актируемого события. Заголовок акта начинается с предлога «О» и формулируется с помощью отглагольного существительного, например: «О приеме-передаче материальных ценностей». Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова «Основание», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы. В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, существо и характер проведенной комиссией работы, установленные факты и события, а также выводы и замечания. Констатирующая часть заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения. Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных в нем сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта. Акты подписываются всеми членами комиссии. При необходимости акты подлежат утверждению. 8.8.Докладная, объяснительная и служебная записки. Докладная записка составляется при необходимости уведомления руководителя о каких-либо фактах или событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу. В зависимости от содержания и назначения докладные и служебные записки делятся на информационные и отчетные, а также могут иметь инициативный характер. Текст докладной, служебной записки может состоять из двух частей. В первой части, как правило, излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки, во второй – выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять руководителю или вышестоящему органу в связи с изложенными фактами. Записки, составляемые работниками с объяснением причин поведения, проступков, ситуаций (объяснительные записки), могут быть оформлены рукописным способом на стандартном листе бумаги формата А4. 8.9.Стенограмма (звукозапись). 8.9.1.Стенограмма конференции, совещания, собрания или заседания коллегиального органа ведется в том случае, когда на обсуждение выносятся важные и сложные вопросы, которые могут вызывать прения. Окончательный текст стенограммы составляется на основании произведенных на конференции, совещании, собрании или заседании коллегиального органа стенографических или звуковых записей и представленных материалов (докладов, справок, проектов решений и т.п.). 8.9.2.Текст стенограммы должен состоять из разделов, соответствующих пунктам повестки дня, разделы нумеруются арабскими цифрами. Инициалы и фамилия докладчика печатаются в именительном падеже. 8.9.3.Дата, проставленная на стенограмме, должна соответствовать дню проведения совещания, собрания или заседания коллегиального органа. 8.9.4.Звукозапись мероприятий в Администрации Зимитицкого сельского поселения обеспечивает ответственный за организацию совещания. 8.10.Отчет. Текст отчета может состоять из разделов, подразделов, пунктов и подпунктов, которые нумеруются арабскими цифрами в установленном порядке. Отчет должен иметь подписи или визы составителей с указанием даты визирования. 8.11.Материалы к выступлению главы Администрации Зимитицкого сельского поселения. Текст выступления главы Администрации Зимитицкого сельского поселения оформляется шрифтом 16 пт, обычным начертанием (нежирным), с межстрочным интервалом «точно 20», на бумаге формата А5. Текст выступления может быть оформлен в виде тезисов, информационной справки, приветственного и вступительного слова. 9.Применение, изготовление и хранение печатей и штампов 9.1.Порядок применения печатей и штампов. 9.1.1.На документах, требующих особого удостоверения подлинности, ставится печать. 9.1.2.Применение гербовых печатей. В Администрации Зимитицкого сельского поселения применяется гербовая печать: «Администрация Зимитицкого сельского поселения» - ставится на документах, подписанных главой Администрации Зимитицкого сельского поселения, хранится у специалиста по правовой и кадровой работе. Негербовые печати Администрации Зимитицкого сельского поселения: «Для документов» - хранится у главного специалиста Оттиск печати проставляется на документах в соответствии с подпунктом 4.3.20 Инструкции. 9.1.3.Штампы с факсимильным воспроизведением подписи Главы Администрации Зимитицкого сельского поселения разрешается использовать на копиях, подписанных в установленном порядке документов, поздравительных адресах, открытках и телеграммах. 9.1.4.Использование штампов с факсимильным воспроизведением подписей при оформлении подлинников всех документов запрещается. 9.1.5.Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие штампы. 9.2.Изготовление печатей и штампов. 9.2.1.Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности Администрации Зимитицкого сельского поселения, производится по разрешению главы Администрации Зимитицкого сельского поселения. 9.2.2.Изготовленные печати и штампы, в том числе факсимиле, учитываются специалистом по правовой и архивной работе в специальном журнале (приложение № 9). 9.2.3.Штампы с факсимильным воспроизведением подписи изготавливаются для главы Администрации Зимитицкого сельского поселения. 9.2.4.В Администрации Зимитицкого сельского поселения печати и штампы хранятся в несгораемых шкафах или сейфах. 9.2.5.Пришедшие в негодность и аннулированные печати и штампы уничтожаются по акту. В журнале учета проставляются соответствующие отметки. Для уничтожения пришедших в негодность и аннулированных печатей и штампов в Администрации Зимитицкого сельского поселения создается комиссия. 10.Организация документооборота и исполнения документов 10.1.Общие правила организации документооборота. 10.1.1.Движение документов в Администрации Зимитицкого сельского поселения с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки или сдачи в архив образует документооборот. 10.1.2.Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Администрации Зимитицкого сельского поселения, регламентируются настоящей Инструкцией и Регламентом Администрации Зимитицкого сельского поселения. 10.1.3.Документооборот осуществляется с использованием системы «Дело». Все действия, производимые с документом (регистрация, внесение резолюций, визирование, подпись, постановка и снятие с контроля, передача, ознакомление, списание документа в дело, передача в архив), в обязательном порядке фиксируются в регистрационной карточке системы «Дело». При этом к РК в обязательном порядке должен быть прикреплен файл электронного документа (для графических документов – формата Pdf или Tif; для текстовых документов – Doc, Docx, Xls, Xlsx). 10.2.Прием, регистрация, отправка документов. 10.2.1.Прием, первоначальная обработка, регистрация и распределение поступающей корреспонденции на бумажных носителях производится у главы Администрации Зимитицкого сельского поселения. 10.2.2.К регистрации и дальнейшей обработке принимаются документы на бумажных носителях, поступающие из организаций, не имеющих рабочих мест в системе «Дело», адресованные главе Администрации Зимитицкого сельского поселения, главному специалисту Администрации Зимитицкого сельского поселения. В правом нижнем углу первого листа основного документа проставляется отметка (штамп) с указанием даты, входящего регистрационного номера. При регистрации ответа на поручение по ранее зарегистрированному документу в РК делается связка с этим документом. 10.2.3.При приеме корреспонденции от нарочных в разносной книге (реестре) отправителя или на втором экземпляре (копии) документа ставятся дата и подпись работника, принявшего документ. Документы, поступающие на бумажных носителях, регистрируются в системе «Дело», сканируются и направляются по системе «Дело» на рассмотрение адресату. При приеме корреспонденции проверяются правильность ее адресования и доставки, целостность конвертов и, после вскрытия, наличие вложенных в них документов, правильность оформления (наличие регистрационных номеров, подписи, печати, приложений). Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается отправителю или по назначению. При этом на конверте в графе «номер» проставляется буквенный индекс «ОЗ» – «ошибочно засланная». Входящие документы на бумажном носителе без регистрационного номера, даты, подписи, без приложений, если на их наличие указано в документе, с техническими повреждениями (мятые, подмоченные, рваные, нечитаемые), не регистрируются и возвращаются исполнителю. Документы, направленные по системе «Дело» с нарушением установленного порядка заполнения реквизитов регистрационной карточки документа, в том числе не имеющие файла электронного документа (электронного образа документа), не рассматриваются до устранения нарушений. 10.2.4.Документы, подлежащие отправке, содержат следующие реквизиты: регистрационный номер, дату, полное название организации с юридическим адресом. Отправка документов фиксируется в системе «Дело». 10.2.5.На документах, поступивших до 15.00 час. текущего дня, проставляется регистрационный номер с указанием даты поступления, на поступивших после 15.00 час. – регистрационный номер с датой следующего рабочего дня. 10.2.6.Регистрация служебных документов – это фиксация фактов поступления документов или отправки их в системе «Дело» (приложение № 10). 10.2.7.Все поступившие конверты (бандероли), за исключением имеющих пометку «Лично», вскрываются. При обнаружении некомплектности или повреждении документа на последнем листе или на обороте последнего листа документа проставляется соответствующая отметка, а также составляется акт в трех экземплярах: первый остается у получателя корреспонденции, второй приобщается к поступившему материалу, а третий направляется отправителю документа. Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или даты отправки и получения документов. Конверты с грифом «Лично» регистрируются в журнале учета пакетов и передаются по назначению. Остальные документы передаются на регистрацию и предварительное рассмотрение. Письменные обращения граждан, письма членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Законодательного Собрания Ленинградской области, депутатов представительных органов муниципальных образований Ленинградской области, письма юридических лиц и письма других организаций, касающиеся вопросов обращений граждан, принимаются главой Администрации количественно и передаются для регистрации главному специалисту по работе с обращениями граждан Администрации Зимитицкого сельского поселения. 10.2.8.Документы, поступившие в Администрацию Зимитицкого сельского поселения, специалист сортирует по адресатам и определяет документы, подлежащие регистрации. 10.2.9.При регистрации входящих документов одинакового содержания, но направленных нескольким адресатам, каждому из документов присваивается свой номер. На бумажном носителе проставляется штамп с цифровыми индексами с учетом классификатора и входящего порядкового номера. 10.2.10.После регистрации документов, поступивших на бумажном носителе, они направляются по системе «Дело» в электронные кабинеты Главы Администрации Зимитицкого сельского поселения. 10.2.11.Контроль исполнения документов организуется в соответствии с Регламентом Администрации Зимитицкого сельского поселения. 10.2.12.Сроки рассмотрения отдельных видов документов с момента их регистрации до передачи на исполнение установлены Регламентом Администрации Зимитицкого сельского поселения, во всех остальных случаях – не должны превышать трех рабочих дней. 10.2.13.Рассылка документов с резолюцией обеспечивается с использованием системы «Дело». 10.2.14.Документы, регистрируемые и отправляемые адресату по системе «Дело», подписанные с применением ЭП, являются электронными документами и хранятся в системе «Дело» в соответствии с номенклатурой дел. При необходимости может быть создана копия электронного документа на бумажном носителе. Исходящие документы специалистов Администрации Зимитицкого сельского поселения отправляются ими самостоятельно. Письма, адресованные специалистам Администрации Зимитицкого сельского поселения и администрациям сельских поселений, отправляются исполнителями по системе «Дело». 10.3.Законченные делопроизводством дела остаются в Администрации Зимитицкого сельского поселения для справочной работы, а затем в соответствии с номенклатурой дел в порядке, установленном Инструкцией, сдаются в архив, при этом их электронные документы (электронные образы документов) изымаются из системы «Дело» и в дальнейшем хранятся с использованием системы «Архивное дело». 10.4.Архивом осуществляются: сохранность документов, справочная работа по переданным на хранение документам, выдача документов во временное пользование работникам Администрации Зимитицкого сельского поселения; организация доступа к электронным документам, хранящимся в системе «Архивное дело»; выдача архивных справок, копий, выписок из документов организациям и гражданам в соответствии с законодательством об архивном деле. 10.5.Информация о зарегистрированных документах и путях их прохождения хранится в электронных базах систем «Дело» и «Архивное дело» и доступна работникам Администрации Зимитицкого сельского поселения в соответствии с заданными правами доступа. 11. Прием и передача служебной информации по официальным каналам электронной почты и факсимильной связи 11.1.Электронная почта и факсимильная связь – одни из способов доставки, отправки информации и обмена ею между пользователями как внутри Администрации Зимитицкого сельского поселения, так и между организациями, имеющими соответствующие технические средства. 11.2.Запрещается передавать по электронной почте и факсимильной связи сведения, содержащие государственную тайну, документы с пометкой «Для служебного пользования». 11.3.Разрешение на передачу документа по электронной почте и факсимильной связи дает Глава Администрации Зимитицкого сельского поселения. 11.4.Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче. 11.5.Передача и прием документов осуществляются только с ведома лица, ответственного за аппарат факсимильной связи или компьютер, имеющий выход к электронной почте. Контроль за использованием аппаратов факсимильной связи или компьютеров, имеющих выход к электронной почте, установленный в Администрации, осуществляется специалистами. 11.6.При передаче и приеме текстов служебных документов с использованием электронной почты и факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями: объем передаваемого документа (текст, схема, графическое изображение), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать пяти листов; 11.7.Техническую поддержку и развитие системы электронной почты обеспечивает приглашенный системный администратор 11.8.Каждому абоненту электронной почты выделяется индивидуальный почтовый ящик, через который осуществляется обмен электронными сообщениями. 12. Учет объема документооборота. 12.1.Учет объема документооборота за определенный период времени ведется главным специалистом с указанием сведений об отправке заказной и простой корреспонденции; принятии входящей корреспонденции. 12.2.За единицу учета объема документооборота принимается сам документ без учета копий, создаваемых при печатании и размножении. Поступившие и созданные документы подсчитываются отдельно. Учет объема документооборота может проводиться в Администрации Зимитицкого сельского поселения в целом или в его структурных подразделениях. Итоговые данные об объеме документооборота ежемесячно суммируются (нарастающим итогом) по установленной форме (приложение № 11). 13. Организация документооборота в делопроизводстве Организация документооборота в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве, их передачу в архив Администрации Зимитицкого сельского поселения в соответствии с федеральным и областным законодательством, требованиями, установленными государственными стандартами на документы, методическими документами Федерального архивного агентства, а также соответствующими методическими рекомендациями по архивному делу и делопроизводству Администрации Зимитицкого сельского поселения. Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел. 13.1.Составление номенклатуры дел. 13.1.1.Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в делопроизводстве Администрации Зимитицкого сельского поселения, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения. 13.1.2.При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться настоящей Инструкцией, положением об Администрации Зимитицкого сельского поселения, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. При этом изучаются и систематизируются документы, создающиеся в Администрации Зимитицкого сельского поселения, их виды, состав и содержание. 13.1.3.В Администрации Зимитицкого сельского поселения составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение № 12) и сводная номенклатура дел Администрации Зимитицкого сельского поселения (приложение № 13). 13.1.4.Номенклатура дел составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства Администрации Зимитицкого сельского поселения, подписывается главой администрации. 13.1.5.Сводная номенклатура дел подписывается главой Администрации Зимитицкого сельского поселения, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией комитета по управлению архивным делом Ленинградской области и утверждается главой Администрации Зимитицкого сельского поселения Сводная номенклатура дел согласовывается с экспертно-проверочной комиссией комитета по управлению архивным делом Ленинградской области не реже одного раза в 5 лет, если в Администрации Зимитицкого сельского поселения не было структурных изменений. 13.1.6.После утверждения сводная номенклатура дел вносится в электронном виде в системы «Дело» и «Архивное дело». Специалисты Администрации Зимитицкого сельского поселения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе. 13.1.7.Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел. Второй экземпляр используется в качестве рабочего. Третий передается в наблюдательное дело в архив Администрации Зимитицкого сельского поселения. 13.1.8.Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. 13.1.9.Названиями разделов номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Администрации Зимитицкого сельского поселения. 13.1.10.В сводную номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Администрации Зимитицкого сельского поселения. В номенклатуру дел не включаются периодические издания. 13.1.11.Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Администрации Зимитицкого сельского поселения цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 – обозначение структурного подразделения, 05 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений, для переходящих дел индекс сохраняется. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); наименование органа власти (Администрация Зимитицкого сельского поселения); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела (планы и отчеты). В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.). Например: Документы о проведении тематических выставок (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов) В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название. Например: Переписка с руководителями промышленных предприятий области по выполнению госзаказа В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются. Например: Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним. Например: Переписка с министерством образования по вопросам учебно-методической работы При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название. Например: Переписка с главами администраций муниципальных образований по вопросам социальной защиты населения Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела. Например: Переписка с Областным музеем краеведения (г. Санкт-Петербурга) об использовании экспонатов В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты). Например: Годовой отчет ЗАО «Книга» об исполнении сметы по бюджету Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года. В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел, или другой, согласованный с архивом, срок хранения. В графе 5 «Примечание» проставляются отметки о заведении дела, о переходящем деле (например, переходящее с 2000 года). 13.1.12.Если в течение года в Администрации Зимитицкого сельского поселения возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. 13.1.13.По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов). 13.2.Формирование и оформление дел. 13.2.1.Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. 13.2.2.Дела формируются в Администрации Зимитицкого сельского поселения, как правило, в структурных подразделениях. 13.2.3.Исполненные документы должны в 15-дневный срок сдаваться исполнителем, в зависимости от принятой системы ведения делопроизводства, лицам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, для формирования их в дела. При этом исполнителем делается отметка о списании документа в системе «Дело». Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения Администрации Зимитицкого сельского поселения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе «Дело». Исполненные электронные документы группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. При составлении номенклатуры дел структурного подразделения указывается, что дело ведется в электронном виде. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе. 13.2.4.Контроль за правильным формированием дел осуществляется лицом, ответственным за делопроизводство. 13.2.5.При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограмм на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д. 13.2.6.Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Документы Администрации Зимитицкого сельского поселения группируются в два дела: протоколы заседаний Администрации Зимитицкого сельского поселения; документы к заседаниям Администрации Зимитицкого сельского поселения. Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Распоряжения Администрации Зимитицкого сельского поселения, постановления Администрации Зимитицкого сельского поселения группируются отдельно по каждому виду правовых актов. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются внутри дела по номерам протоколов. Документы к заседаниям Администрации Зимитицкого сельского поселения группируются в отдельное дело, если они содержат более 25 страниц. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. Ведение дел государственных служащих осуществляется в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела». Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки, директории) отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного компьютера архива Администрации Зимитицкого сельского поселения. 13.2.7.Документы постоянного срока хранения подлежат оформлению в дела по окончании года. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Номера страниц дела проставляются на листах карандашом в правом верхнем углу. Оформление документов в дела проводится ответственным за делопроизводство. 13.2.8.В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение № 14); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение № 15); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение № 16); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела. 13.2.9.Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: «Совет депутатов и Администрации Зимитицкого сельского поселения» – указывается полностью в именительном падеже; «индекс дела» – проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел Администрации Зимитицкого сельского поселения; «заголовок дела» переносится из номенклатуры дел Администрации Зимитицкого сельского поселения, согласованной с экспертной проверочной комиссией комитета по управлению архивным делом Ленинградской области; «дата дела» – указывается год (годы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу листа. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому (части) отдельно. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверт. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указываются количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.). Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью. Реквизит «Срок хранения дела» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел. На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно». Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в ведомственном архиве чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных экспертно-проверочной комиссией. На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования архива, в который будут передаваться дела. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения. 13.2.10. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела. Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретного содержания документов. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела. 13.2.11.Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки, скобы) из документов удаляются. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. 13.3.Организация оперативного хранения документов. 13.3.1.С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования. 13.3.2.Главный специалист Администрации Зимитицкого сельского поселения, ответственный за делопроизводство, обязан обеспечивать сохранность документов и дел. 13.3.3.Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре. 14. Порядок передачи документов на хранение в архив Документы Администрации Зимитицкого сельского поселения являются его собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», подлежат обязательной передаче на государственное хранение в Государственный архив Ленинградской области как государственная часть архивного фонда Российской Федерации. Для хранения документов государственной части архивного фонда Российской Федерации и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение образован архив Администрации Зимитицкого сельского поселения. 14.1.Экспертиза ценности документов. В ходе экспертизы проводится отбор документов для хранения и уничтожения. 14.1.1.Экспертиза ценности документов проводится: при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел для передачи в архив. 14.1.2.Для организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора их на государственное хранение в Администрации Зимитицкого сельского поселения создается экспертная комиссия. Экспертная комиссия создается из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. Председателя комиссии назначает глава Администрации . 14.1.3.Функции и права экспертной комиссии Администрации Зимитицкого сельского поселения определяются положением об экспертной комиссии, которое согласовывается с архивным сектором. Положение об экспертной комиссии и ее состав утверждаются распоряжением Администрации Зимитицкого сельского поселения по личному составу Экспертная комиссия осуществляет следующие функции: рассматривает сводную номенклатуру дел Администрации Зимитицкого сельского поселения; рассматривает описи дел постоянного хранения, подлежащие передаче в архивный сектор; рассматривает описи дел по личному составу; определяет сроки хранения дел, которые не предусмотрены в перечне; выносит решение о представлении их на утверждение экспертной проверочной комиссии комитета по управлению архивным делом Ленинградской области; рассматривает акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению. 14.1.4.Экспертиза ценности документов должна осуществляться по завершении делопроизводственного года. 14.1.5.При проведении экспертизы ценности документов осуществляются отбор документов постоянного хранения и по личному составу, выделение к уничтожению дел, сроки хранения которых истекли, при этом одновременно проверяются качество и полнота действующей номенклатуры дел, соблюдение установленного порядка оформления документов и формирования дел. 14.1.6. Отбор документов проводится на основании перечня документов с указанием сроков хранения и номенклатуры дел (приложение № 17). Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел. При полистном просмотре дел постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы временного срока хранения. Дела с пометкой ЭПК (экспертно-проверочная комиссия) подвергаются также полистному просмотру с целью определения исторической ценности и выделения их из состава документов, подлежащих постоянному хранению. 14.1.7.По результатам экспертизы ценности документов Администрации Зимитицкого сельского поселения составляются описи на документы постоянного хранения и по личному составу. По этим описям документы сдаются в архив Администрации Зимитицкого сельского поселения. Описи, подготовленные специалистами Администрации Зимитицкого сельского поселения, служат основой для подготовки сводной описи. 14.1.8.При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел; каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером); в описи за несколько лет дела имеют общую нумерацию; порядок присвоения номеров описям устанавливается по согласованию с архивным сектором; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок дела. 14.1.9.Описи дел постоянного хранения составляются по установленной форме в четырех экземплярах и представляются на утверждение экспертно-проверочной комиссии комитета по управлению архивным делом Ленинградской области. Описи дел по личному составу составляются в двух экземплярах и представляются на согласование с архивным сектором (приложения № 18 – 20). 14.1.10.Отбор документов к уничтожению с истекшими сроками хранения проводится после составления описи дел постоянного хранения. 14.1.11.Акт о выделении к уничтожению документов составляется, как правило, на все дела Администрации Зимитицкого сельского поселения (приложение № 21). После истечения сроков, установленных для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта к уничтожению документов электронные документы подлежат уничтожению. 14.1.12.При первичном представлении описей в комитет по управлению архивным делом Ленинградской области, а также в связи с изменением структуры и наименования подразделений составляются историческая справка к архивному фонду Администрации Зимитицкого сельского поселения и предисловия к ним. 14.2.Подготовка и передача документов в архив Администрации Зимитицкого сельского поселения ответственным за делопроизводство в Администрации Зимитицкого сельского поселения. 14.2.1.В архив Администрации Зимитицкого сельского поселения передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел. 14.2.2. В период подготовки дел специалистами к передаче в архив предварительно проверяются правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Администрации Зимитицкого сельского поселения. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел специалисты обязаны устранить. 14.2.3.Прием каждого дела производится главным специалистом, ответственным за архив в присутствии специалиста. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи главного специалиста и лица, передавшего дела. Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись. 14.3.Архив Администрации Зимитицкого сельского поселения. 14.3.1.В Администрации Зимитицкого сельского поселения для хранения документов постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу создан архив, функциональную деятельность которого осуществляет главный специалист. В целях автоматизации архивного хранения документов применяется система «Архивное дело». Порядок работы в системе «Архивное дело» определяется соответствующей инструкцией для работы пользователей. 14.3.2.В своей практической деятельности главный специалист Администрации Зимитицкого сельского поселения в работе с документами руководствуется действующим законодательством, методическими указаниями Федерального архивного агентства России, комитета по управлению архивным делом Ленинградской области и Государственного архива Ленинградской области, Положением об архиве Правительства Ленинградской области, Регламентом Правительства Ленинградской области, номенклатурой дел, классификатором структурных подразделений Правительства Ленинградской области, настоящей Инструкцией и другими необходимыми для его деятельности документами. 14.3.3.Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения переплетаются, нумеруются, передаются в архив Администрации Зимитицкого сельского поселения после истечения 2-летнего срока их хранения и использования в структурном подразделении. 14.3.4.Дела временного хранения (до 5 лет) передаче в архив Администрации Зимитицкого сельского поселения не подлежат. 14.3.5.В исключительных случаях в архив Администрации Зимитицкого сельского поселения передаются на временное хранение документы бухгалтерии Администрации Зимитицкого сельского поселения, специалиста по работе с обращениями граждан Администрации Зимитицкого сельского поселения 14.3.6.Передача дел в архив Администрации Зимитицкого сельского поселения осуществляется ежегодно по графику. 14.3.7.В случае ликвидации или реорганизации какого-либо специалиста Администрации Зимитицкого сельского поселения лицо, ответственное за ведение делопроизводства, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел. 14.3.8.Документы, хранящиеся в архиве Администрации Зимитицкого сельского поселения, выдаются во временное пользование специалистам Администрации Зимитицкого сельского поселения с разрешения главного специалиста под расписку в журнале. В нем указываются ФИО специалиста, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела. Дела выдаются на срок не более 3 дней. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения. Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях с заменой в деле заверенной копией документа и приложением акта о причинах выдачи подлинника. Глава администрации МО Зимитицкое сельское поселение В.В.Каменик Приложение № 1 к Инструкции по делопроизводству в Администрации Зимитицкого сельского поселения ФОРМА журнала регистрации проектов ЖУРНАЛ регистрации проектов решений Совета депутатов Зимитицкого сельского поселения
Приложение № 2 к Инструкции по делопроизводству в Администрации Зимитицкого сельского поселения ОБРАЗЕЦ постановления Администрации Зимитицкого сельского поселения Администрация муниципального образования Зимитицкое сельское поселение Волосовского муниципального района Ленинградской области |
Похожие:
 | Настоящая Инструкция по делопроизводству в Администрации Зимитицкого сельского поселения (далее – Инструкция) устанавливает единую... |  | На территории мо «Гиагинское сельское поселение» (далее муниципальная услуга) определяет сроки и последовательность действий (административных... |
| Администрации мо «Фалилеевское сельское поселение» по исполнению муниципальной функции «Присвоение или уточнение адреса объекту недвижимости,... | | Олномочиями избирательных комиссий муниципальных образований: киришское городское поселение, будогощское городское поселение, пчевжинское... |
| Об утверждении Порядка проведения инвентаризации имущества и обязательств в Администрации мо пчевжинское сельское поселение Киришского... | | В администрации муниципального образования сельское поселение с изображением герба муниципального образования сельское поселение... |
| «Куйвозовское сельское поселение» Всеволожского муниципального района Ленинградской области | | Земельного кодекса Российской Федерации (далее Выдача разрешения), а также устанавливает порядок взаимодействия между структурными... |
| «Город Всеволожск», Кузьмоловское городское поселение, «Лесколовское сельское поселение», «Бугровское сельское поселение» и выборов... | | Распоряжением Администрации Мокробатайского сельского поселения от 16. 06. 2011года №61 «О порядке разработки и утверждения административных... |