Инструкция по делопроизводству в администрации мо зимитицкое сельское поселение
Скачать 0.99 Mb.
|
| Главам администраций муниципальных образований Ленинградской области Документ не должен содержать более трех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется указатель рассылки документа, который определяется исполнителем документа. Документы направляются только тем адресатам, которые имеют отношение к исполнению документа. Если письмо адресуется организации, указывается ее наименование, затем почтовый адрес. Элементы адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 221. Например: Всероссийский научно- исследовательский институт документоведения и архивного дела Милютинский пер., д. 7а, г. Москва, 101000 или Министерство образования и науки Российской Федерации Управление делами Краснопресненская наб., 2, г. Москва, 103274 При адресации документа физическому лицу реквизиты пишутся в следующей последовательности: фамилия, инициалы, название улицы, номер дома, квартиры, название населенного пункта, района, области, почтовый индекс. Например: Кирееву И.П. ул. Садовая, д. 5, г. Новочеркасск, Ростовская область, 344018 4.3.11.Даты подписания, утверждения, согласования, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляются цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: число месяца, месяц, год, например: 15.09.2011. Допускается и словесно-цифровой способ оформления даты, например: 15 сентября 2011 г. Обязательным является требование единообразия написания дат в одном конкретном документе. В международной переписке применяется обратная последовательность в написании дат: год, месяц, число месяца, например: 2011.01.17. Датой документа является день его подписания (правовые акты Администрации Зимитицкого сельского поселения, письма, докладные записки, акты и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, план, отчет, должностной регламент и др.), события, зафиксированного в документе (протокол). Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Документы вступают в силу со дня их подписания (или утверждения), если в тексте или законодательством не предусмотрена другая дата. При ссылке в тексте на правовой акт или иной документ обязательно указываются его вид, дата, номер. Цифровой способ проставления дат используется, как правило, при оформлении служебных писем, справок, заключений, написании поручений, визировании документов. Датой документа для протокола является день заседания (принятия решения), для акта – день, в котором происходит событие, зафиксированное в документе. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. 4.3.12.Регистрационный номер документа состоит из индекса по классификатору и его порядкового номера, который автоматически формируется с использованием системы «Дело». Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе, и одной общей даты. 4.3.13.Наименование либо аннотация документа – краткое содержание (заголовок к тексту) документа может составляться ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 5 строк). Заголовок должен быть кратким, точно передавать содержание документа и согласовываться с наименованием вида документа. Заголовок отвечает на вопросы: «о чем?», например: «распоряжение… о создании аттестационной комиссии», «чего?», например: «правила… внутреннего трудового распорядка». Точка в конце заголовка не ставится. 4.3.14.Текст документа составляется на русском языке, с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно. Тексты документов излагаются от: 1-го лица единственного числа («прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов», «предлагаю…»); 3-го лица единственного числа («финансовый отдел Администрации Зимитицкого сельского поселения не считает возможным…»). В совместных документах текст излагают от 1-го лица множественного числа («слушали», «решили»). В документах, устанавливающих права и обязанности Администрации Зимитицкого сельского поселения, (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от 3-го лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»). В текстах правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер, например: «Виза включает в себя наименование должности руководителя министерства (ведомства) или его заместителя и личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату»; «Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют». В тексте документа не рекомендуется отрывать и переносить на другую строку: инициалы имени и отчества от фамилии; дату от наименования месяца; знак «№» от его цифрового значения; цифры, обозначающие количество, от слов «процент», «метр», код города и цифры телефонного номера. Если в тексте документа требуется указание фамилий, инициалы оформляются после фамилии. В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных правовых актов, изданных органами власти, автором документа указываются наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например: «В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 13.08.97 № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации»; «В соответствии с Областным законом от 01.08.2011 № 635-ЗС «О Правительстве Ростовской области». Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, собственно текста или в виде соединения этих структур. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом 2-го лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете», «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. В конце заголовков граф знаки препинания не ставятся. В заголовках строк знаки препинания ставятся только внутри предложения. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Подзаголовки граф и строк пишутся со строчной буквы. В таблице после слов «Итого», «Всего» двоеточие не ставится. Цифровые величины, если есть дробные числа, при перечислении разделяются точкой с запятой (1,2; 5,1; 6,3). Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы. На следующих страницах печатаются только номера граф. Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, распоряжения – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения; справки, докладные записки – оценку фактов, выводы). В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: наименование документа; наименование организации – автора документа; дата документа; регистрационный номер документа; заголовок к тексту. Если текст содержит несколько решений, выводов и т.п., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. 4.3.15.Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. 4.3.16.Отметка о наличии приложений используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к указам, постановлениям, распоряжениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам. В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля. Например: Приложение: на 3 л. в 1 экз. При наличии нескольких приложений в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров. Например:
Отметка о наличии приложений в правовых актах указывается в тексте, например: согласно приложению № 2 или: (приложение № 2). При наличии одного приложения порядковый номер не ставится. При наличии нескольких приложений на них проставляются порядковые номера. Перед цифровыми обозначениями ставится знак «№». Например: Приложение № 3 к постановлению Администрации Зимитицкого сельского поселения от 25.10.2016 № 1 Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается. Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о его наличии оформляется следующим образом: Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес. Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, например, служебную тайну, отметка о приложении оформляется следующим образом:
Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и другие документы), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже – гриф утверждения документа. Например: Приложение УТВЕРЖДЕНО Приказом Росархива от 12.08.2011 № 123 4.3.17.Согласование проекта документа с другими органами власти или должностными лицами оформляется грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом. При согласовании документа должностным лицом гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО (прописными буквами, без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования. Например: СОГЛАСОВАНО Ректор Финансовой академии при Правительстве Российской Федерации Личная подпись И.С. Новикова Дата При согласовании документа протоколом коллегиального органа или служебным письмом гриф согласования оформляется следующим образом: СОГЛАСОВАНО Письмо министерства информационных технологий и связи Ленинградской области от 17.08.2011 № 18.04/426 Гриф согласования располагается под реквизитом «подпись» или на отдельном листе согласования. Лист согласования составляется в случаях, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, о чем делается отметка на месте грифа согласования. Например: Лист согласования прилагается Начальник юридического отдела Личная подпись В.И. Самойлов Дата Лист согласования оформляется по следующей форме: ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ к проекту положения о системе ведения классификатора управленческой документации
При согласовании документа главой Администрации Зимитицкого сельского поселения гриф согласования центрируется по отношению к самой длинной строке:
|
Похожие:
 | Настоящая Инструкция по делопроизводству в Администрации Зимитицкого сельского поселения (далее – Инструкция) устанавливает единую... |  | На территории мо «Гиагинское сельское поселение» (далее муниципальная услуга) определяет сроки и последовательность действий (административных... |
| Администрации мо «Фалилеевское сельское поселение» по исполнению муниципальной функции «Присвоение или уточнение адреса объекту недвижимости,... | | Олномочиями избирательных комиссий муниципальных образований: киришское городское поселение, будогощское городское поселение, пчевжинское... |
| Об утверждении Порядка проведения инвентаризации имущества и обязательств в Администрации мо пчевжинское сельское поселение Киришского... | | В администрации муниципального образования сельское поселение с изображением герба муниципального образования сельское поселение... |
| «Куйвозовское сельское поселение» Всеволожского муниципального района Ленинградской области | | Земельного кодекса Российской Федерации (далее Выдача разрешения), а также устанавливает порядок взаимодействия между структурными... |
| «Город Всеволожск», Кузьмоловское городское поселение, «Лесколовское сельское поселение», «Бугровское сельское поселение» и выборов... | | Распоряжением Администрации Мокробатайского сельского поселения от 16. 06. 2011года №61 «О порядке разработки и утверждения административных... |