Инструкция по делопроизводству в администрации мо зимитицкое сельское поселение
Скачать 0.99 Mb.
|
| 4.3.18.Гриф утверждения документа – особый способ введения документа в действие, санкционирующий распространение его на определенный круг организаций, должностных лиц, граждан. Документы утверждаются главой Администрации Зимитицкого сельского поселения. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (прописными буквами, без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Например: УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор закрытого акционерного общества «Фея» _____________ И.В. Сергеев (личная подпись) Дата При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. При утверждении документа правовым актом, решением или протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Например: УТВЕРЖДЕНО протоколом заседания комиссии по вопросам помилования на территории Ленинградской области от 14.01.2006 № 11 или УТВЕРЖДЕНО распоряжением Администрации Зимитицкого сельского поселения 23.09.2011 № 12 Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа. При утверждении документа главой Администрации Зимитицкого сельского поселения гриф утверждения центрируется по отношению к самой длинной строке:
4.3.19.Согласование документа с должностными лицами оформляется визой, которая включает личную подпись (или ЭП), расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ. Например: Начальник юридического отдела Личная подпись С.А. Сурков Дата На документах, подлинники которых помещаются в дела (соглашения, договоры и другие документы), виза проставляется на лицевой стороне последнего листа подлинника. Допускается полистное визирование документа и его приложений. Внутренние документы (проекты правовых актов, служебные письма, докладные, аналитические записки, справки и другие документы) визируются в системе «Дело» в регистрационной карточке проекта документа (далее – РКПД) с применением ЭП. При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа визу оформляют следующим образом: Замечания прилагаются Начальник юридического отдела Личная подпись С.А. Сурков Дата Замечания прикрепляются к РКПД документа и подписываются с применением ЭП. В случае необходимости оформления замечаний на бумажном носителе они излагаются на отдельном листе, подписываются, прилагаются к документу и передаются исполнителю. 4.3.20.Оттиск печати является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ. В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой «МП». 4.3.21. Отметка о заверении копии оформляется на последнем листе копии (выписки из документа) под текстом для свидетельствования верности копии подлиннику документа и включает в себя: заверительную надпись: «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилия); дату заверения. Например: Верно. Инспектор отдела кадров Личная подпись Ю.М. Петренко Дата Если копия документа содержит более одного листа, то листы прошиваются нитками, на обороте последнего листа нитки проклеиваются листом бумаги. Удостоверяющие копию подпись и печать, а также указание количества страниц: «Всего в копии 5 л.» должны заходить на приклеенный лист. Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются. Допускается заверять отметкой «Верно» каждый лист многостраничной копии документа. Документы заверяются печатью Администрации Зимитицкого сельского поселения в соответствии с настоящей Инструкцией. При заверении копий правовых актов возможно использование специального штампа (печати). Администрация Зимитицкого сельского поселения выдает копии только тех документов, которые создаются в Администрации Зимитицкого сельского поселения. При пересылке копии документа Администрации Зимитицкого сельского поселения в другие организации или выдаче ее на руки представителю организации она должна быть заверена должностным лицом. Копии документов рассылаются в областные органы исполнительной власти и органы местного самоуправления Ленинградской области по системе «Дело». При оформлении копии с документов, касающихся прав и интересов граждан, на документе, с которого снята копия, делают отметку о том, кому и когда копия выдана, а на самой копии – отметку, что подлинник хранится в Администрации Зимитицкого сельского поселения. 4.3.22.Отметка об исполнителе включает в себя имя, отчество, фамилию исполнителя документа, код города и номер телефона, которые располагаются на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу от левой границы текстового поля размером шрифта № 8. Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности и структурного подразделения. Например: Иван Викторович Петров (863) 249 54 67 4.3.23.Указания по исполнению документа оформляются в системе «Дело». Указания по исполнению документа (резолюция) включают: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, ЭП руководителя и дату (в том числе отметку «срочно» или «весьма срочно»). Например: Морозову Н.В., Федосеевой Н.А. Прошу подготовить проект договора к 01.12.2011 Подпись Дата В случае если в указаниях по исполнению документа поручение дано нескольким должностным лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым, если не оговорено иное. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы. Указания по исполнению документа оформляются в регистрационной карточке документа (далее – РК) в системе «Дело». 4.3.24.Отметка о контроле за исполнением документа обозначается в РК буквой «К». 4.3.25.Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из слов «В дело», в которое помещается документ. Отметка об исполнении может дополняться информацией об особенностях исполнения документа. 4.3.26.Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации (виды конфиденциальной информации установлены Указом Президента Российской Федерации от 06.03.97 № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера»). Отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид «Для служебного пользования». Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа, а также на первом листе сопроводительного письма к документам, и может дополняться указанием номера экземпляра документа. 4.3.27.Отметка о поступлении документа содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты). Допускается проставлять отметку о поступлении документа в виде штампа. 5.Особенности работы с электронными документами 5.1.Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе «Дело». Документооборот в Администрации Зимитицкого сельского поселения осуществляется в электронном виде по системе «Дело». Передача документов по иным каналам связи и (или) на бумажном носителе не допускается, за исключением случаев, когда федеральными или областными законами либо принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе. Обмен электронными документами, отправляемыми и поступающими по системе межведомственного электронного документооборота (далее – МЭДО), осуществляется в соответствии с нормативными правовыми актами Администрации Зимитицкого сельского поселения, а также методическими рекомендациями министерства информационных технологий и связи Ленинградской области. Обмен электронными документами с организациями, не являющимися участниками межведомственного электронного документооборота, и гражданами может осуществляться с использованием электронной почты. Документы, поступающие от организаций в Администрацию Зимитицкого сельского поселения на бумажном носителе, включаются в систему «Дело» после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему «Дело»,возможно, после его верификации (подтверждения соответствия электронного образа документа его подлиннику). Подтверждение соответствия электронного образа подлиннику документа осуществляется работником с помощью ЭП работника, выполняющего данную процедуру. 5.2.Подтверждение соответствия распечатанной копии электронного документа подтверждается штампом «Подписано электронной подписью» и визой работника, создавшего копию электронного документа. 5.3.Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляются по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. 5.4.Для подтверждения подлинности электронных документов в Администрации Зимитицкого сельского поселения используются ЭП. 6.Подготовка и оформление правовых актов 6.1.Порядок подготовки, издания и работы с правовыми актами Администрации Зимитицкого сельского поселения (далее – правовой акт) определен Регламентом Администрации Зимитицкого сельского поселения. При оформлении правовых актов используются следующие реквизиты: наименование органа исполнительной власти (должностного лица); вид документа; дата документа; регистрационный номер документа; место составления или издания документа; наименование документа; текст документа; должность лица, подписавшего документ; подпись должностного лица; оттиск печати; отметка об исполнителе (должностное лицо или структурное подразделение, внесшее проект). 6.2.Требования к оформлению проектов правовых актов. 6.2.1.При создании РКПД правового акта исполнитель заполняет информационные поля «Исполнитель», «Содержание», «Состав». В поле «Файлы» прикрепляется текст проекта в формате «doc» или «docx», заверенный ЭП руководителя, инициировавшего внесение проекта. Файл с текстом проекта должен иметь название с указанием даты по форме «00-00-0000_Проект постановления (распоряжения). В поле «Связки» устанавливаются связки с поручением (разрешением), краткой информацией к проекту и карточкой для ознакомления с членами Администрации Зимитицкого сельского поселения, которые не визируют основную РКПД. В поле «Адресаты» исполнитель указывает дополнительных адресатов, которым необходимо обеспечить рассылку правового акта. 6.2.2.Проекты правовых актов должны отвечать следующим требованиям: быть тщательно отредактированными, иметь краткое, ясное и четкое изложение существа вопроса, исключающее возможность двоякого его толкования, с четко сформулированными и обоснованными целями и задачами; содержать конкретные предложения, обеспеченные необходимой материально-технической базой, финансированием и исключающие необходимость выпуска документов в дополнение или изменение основного; содержать указания конкретным исполнителям, реальные сроки исполнения. Проект правового акта должен содержать также пункт о возложении контроля за исполнением документа на главного специалиста Администрации Зимитицкого сельского поселения,. Исключения составляют документы по вопросам, не требующим общего контроля, в частности: назначение на должность, увольнение, поощрение, отпуск, командирование, утверждение штатного расписания, присвоение почетного звания и т.п. Текст правового акта, как правило, состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и постановляющей (распорядительной). В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания документа. Она может начинаться словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение» и т.д. Если документ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются: наименование вида документа в соответствующем падеже, его дата, номер и заголовок. Если принимаемый документ отменяет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу...». 6.2.3.Документы (программы, положения, планы, нормы и т.п.), которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом правового акта, прилагаются к данному проекту. Проекты правовых актов, связанные с выделением бюджетных ассигнований, а также влекущие за собой не предусмотренные на текущий год расходы из бюджета, вносятся с пояснительной запиской, содержащей необходимые расчеты, обоснования и прогнозы социально-экономических и иных последствий их реализации. 6.2.4.Проект правового акта по исполнению федерального закона, правового акта Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации или правового акта Ленинградской области должен содержать ссылку на них. При первом упоминании правового акта указываются его вид, дата, номер и полное название. При повторном упоминании допускается не указывать название правового акта. Например: полное наименование – указ Губернатора Ленинградской области от 20.09.2011 № 23 «Об объявлении Благодарности Губернатора Ленинградской области»; сокращенное наименование – указ Губернатора Ленинградской области от 20.09.2011 № 23. Реквизиты федеральных и областных правовых актов в одном документе оформляются единообразно. 6.2.5.В проектах правовых актов употребляются официальные наименования органов и организаций. При первом упоминании по тексту используется полное наименование, в последующих – допускается сокращенное. 6.2.6.При подготовке проектов правовых актов применяется программа Microsoft Office Word. В документах используется шрифт Times New Roman, начертание – обычный, размером 14 пт (при оформлении таблиц допускается 12 пт); одинарный межстрочный интервал; выравнивание абзаца – по ширине с отступом первой строки 1,25 см. Устанавливаются следующие поля документа: Для книжных параметров страницы: верхнее – 1,25 см; левое – 2,3 см; правое – 1,5 см; нижнее – 2 см. Для альбомных параметров страницы: верхнее – 2,3 см; левое – 2 см; правое – 1,5 см; нижнее – 1,5 см. 6.2.7.Проект правового акта и приложения к нему имеют общую нумерацию страниц, начиная с первой. Номера страниц располагаются в правом нижнем углу документа. Наименование органа местного самоуправления печатается прописными буквами центрированным способом, размер шрифта 14 пт . Наименования вида акта отделяется от наименования органа местного самоуправления межстрочным интервалом 13 пт, печатается прописными буквами центрированным способом, размер шрифта 14 пт. Дата правового акта отделяется от наименования вида акта, как правило, межстрочным интервалом 13 пт, оформляется цифровым способом, печатается шрифтом размером 14 пт центрированным способом, проставляется после подписания акта при его регистрации. Номер печатается сразу после даты арабскими цифрами и состоит из знака «№» и порядкового номера, присваемого правовому акту при регистрации. Место издания (п. Тарасовский) отделяется от реквизитов «Дата» и «Номер» межстрочным интервалом 13 пт и оформляется центрированным способом, печатается шрифтом 14 пт. 6.2.8.Заголовок в краткой форме отражает содержание правового акта. Заголовок печатается с прописной буквы шрифтом 14 пт, через 1 межстрочный интервал, выделяется полужирным шрифтом и оформляется по ширине страницы над текстом центрированным способом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок отделяется от реквизита «Место издания» 1 – 2 межстрочными интервалами. Заголовок может занимать до пяти строк. 6.2.9.Текстовая часть проекта отделяется от заголовка 1 – 2 межстрочными интервалами. Текстовая часть подразделяется на констатирующую часть – преамбулу и постановляющую (в указе, распоряжении – распорядительную) часть. Преамбула в постановлениях Администрации Зимитицкого сельского поселения завершается словами «Администрация Зимитицкого сельского поселения постановляет:», последнее слово печатается полужирным шрифтом с интервалом «разреженный» на 3 пт. Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами. Пункты могут подразделяться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами через точку или строчными буквами русского алфавита со скобкой. Приложения к проекту оформляются в соответствии с подпунктом 4.3.16 настоящей Инструкции. 6.2.10.Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами. Слова «Глава Администрации Зимитицкого сельского поселения» печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал от левой границы текстового поля. Инициалы и фамилия печатаются от правой границы текстового поля: |
Похожие:
 | Настоящая Инструкция по делопроизводству в Администрации Зимитицкого сельского поселения (далее – Инструкция) устанавливает единую... |  | На территории мо «Гиагинское сельское поселение» (далее муниципальная услуга) определяет сроки и последовательность действий (административных... |
| Администрации мо «Фалилеевское сельское поселение» по исполнению муниципальной функции «Присвоение или уточнение адреса объекту недвижимости,... | | Олномочиями избирательных комиссий муниципальных образований: киришское городское поселение, будогощское городское поселение, пчевжинское... |
| Об утверждении Порядка проведения инвентаризации имущества и обязательств в Администрации мо пчевжинское сельское поселение Киришского... | | В администрации муниципального образования сельское поселение с изображением герба муниципального образования сельское поселение... |
| «Куйвозовское сельское поселение» Всеволожского муниципального района Ленинградской области | | Земельного кодекса Российской Федерации (далее Выдача разрешения), а также устанавливает порядок взаимодействия между структурными... |
| «Город Всеволожск», Кузьмоловское городское поселение, «Лесколовское сельское поселение», «Бугровское сельское поселение» и выборов... | | Распоряжением Администрации Мокробатайского сельского поселения от 16. 06. 2011года №61 «О порядке разработки и утверждения административных... |