Одобрено

Скачать 1.12 Mb.

Название	Одобрено
страница	3/8
Тип	Инструкция

filling-form.ru > Бланки > Инструкция

1 2 3 4 5 6 7 8

Делопроизводство по обращениям граждан

7.1. Обращения граждан в Организацию осуществляются в письменной форме в виде предложений, заявлений и жалоб, а также в устной форме по вопросам деятельности Организации (далее - Обращения).

Предложения граждан содержат рекомендации по совершенствованию деятельности Организации, а также развитию общественных отношений в сфере саморегулирования и строительства.

Заявления граждан содержат просьбы о содействии в реализации прав и свобод граждан, сообщения о нарушении законов и иных нормативно-правовых актов в сфере саморегулирования и строительства, а также сообщения о недостатках в деятельности Организации или ее членов.

Жалобы граждан содержат просьбы о содействии в восстановлении и защите нарушенных прав, свобод или законных интересов.

Письменные обращения должны содержать: наименование и адрес Организации; изложение существа предложения, заявления, жалобы; фамилию, имя и отчество обращающегося в Организацию, их адреса, контактные телефоны; дату и личную подпись.

7.2. Делопроизводство по обращениям граждан ведется ответственным работником, который назначается приказом руководителя Организации.

Письменные обращения, а также полученные во время приема граждан устные обращения регистрируются в день их поступления на регистрационно-контрольных карточках. Форма и правила заполнения регистрационно-контрольных карточек регламентируется Типовым положением о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан.
Каждому предложению, заявлению, жалобе присваивается регистрационный индекс, который указывается на лицевой стороне первого листа и содержит начальную букву фамилии автора, порядковый номер поступившего в Организацию документа.
Повторному обращению, поступившему от одного лица по одному и тому же вопросу, присваивается регистрационный индекс, а в правом верхнем углу делается отметка «ПОВТОРНО» и подбирается вся предшествующая переписка.
Рассмотрение обращений осуществляется руководителем Организации или ответственным работником.
Исполнение предложений, заявлений, жалоб осуществляется структурными подразделениями Организации, указанными в резолюции на документе.
Письменное обращение рассматривается в течение 30 дней со дня его регистрации.
Контроль над работой исполнителей с обращениями граждан осуществляется работником, отвечающим за ведение в Организации делопроизводства по обращениям граждан.

8. Организация кадрового делопроизводства

Документация кадровой службы Организации состоит из документов, относящиеся к разным унифицированным системам управленческой документации.
Весь объем кадровой документации делится на три блока:

- документы, обязательные для ведения во всех организациях, независимо от форм собственности, численности персонала и организационно-правовой формы. Обязательность ведения этих документов установлена действующим трудовым законодательством;

- документы, не носящие обязательный характер. Эти документы служат в целях оптимизации работы с персоналом. Документы разрабатываются и оформляются работодателем при необходимости или для соблюдения определенной процедуры, а также для защиты интересов работодателя при управлении персоналом. Документы, которые не носят обязательный характер, при определенных обстоятельствах могут перейти в раздел обязательных для ведения.

- документы, зависящие от специфики вида деятельности Организации и, исходя из этой специфики, становящиеся обязательными для оформления и ведения в данной организации.

Документация в кадровой службе в зависимости от специфики документа делится на следующие подвиды:

- внутренние локальные нормативные акты Организации. Эти документы определяют общие принципы работы Организации и обязательны для исполнения всеми работниками Организации, деятельности которых они касаются (положения, инструкции, постановления и др.). Порядок утверждения отдельных локальных актов установлен законодательно;

- информационно-аналитические и расчетные документы. В данных документах содержится информация, на которой базируются расчеты различного характера внутри Организации и (или) служащие для сохранения необходимых для работы сведений (графики, таблицы, расчетные листы и т.д.);

- документы, подтверждающие трудовой стаж работников. Документы, которые по трудовому и пенсионному законодательству являются подтверждением трудовой деятельности (трудовая книжка и.т.д.);

- распорядительные документы. Документы, издающиеся работодателем для передачи определенных распоряжений работникам Организации (приказы, распоряжения, постановления, указания);

- официальная внутренняя переписка. Документы, поступающие от работников Организации для донесения до работодателя каких-либо сведений или личного мнения и поступающие от работодателя, но не носящие характер распоряжений (заявления, уведомления, служебные записки);

- система регистрации. Журналы (книги) учета и регистрации документов, служащие для установления на документах определенного регистрационного индекса и придающие кадровым документам юридическую силу в трудовых спорах.

Кадровые документы делятся на следующие виды:
1. По порядку принятия:

- требующие согласования с первичным профсоюзным органом (коллективный договор);

- требующие учета мнения первичного профсоюзного органа (графики отпусков, ст. 123 ТК РФ);

- требующие учета мнения представительного органа работников, например локальный акт по оплате труда (ст. 135 ТК РФ);

- требующие согласования с должностными лицами в силу внутренних регламентов, установленных работодателем;

- документы, к порядку принятия которых не установлено законодательного и внутреннего требования согласования с органами и должностными лицами.

По сроку хранения:

- постоянного хранения;

- временного хранения;

- текущие.

Состав обязательных документов Организации
1. Трудовые книжки. Оформляются на всех работников Организации, за исключением совместителей (ст. 66, 65 ТК РФ), хранятся до увольнения работников.
2. Трудовые договоры. Заключаются со всеми работниками Организации, включая совместителей, временных работников и т.д. (ст. 56,57,67 ТК РФ), срок хранения 75 лет.
3. Штатное расписание. Утверждается приказом по основной деятельности Организации. Изменения в штатное расписание вносятся при помощи приказов (ст. 57 ТК РФ), оформляется по форме Т-3 Альбома унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (Альбома), с постоянным сроком хранения.
4. Приказы по основной деятельности Организации. Этот вид документа необходим для управленческой деятельности в Организации. Унифицированной формы нет, разрабатывается в произвольном виде с соблюдением принципов придания документам юридической силы, с постоянным сроком хранения.
5. Приказы по личному составу (прием, перевод, увольнение, долгосрочные российские командировки, другие приказы на отпуска (кроме тех, что имеют срок хранения 5 лет) и др. согласно номенклатуре дел работодателя, ст. 68, 62 ТК РФ). Оформляются по Формам Т-1,Т-1а, Т-5, Т-5а, Т-6, Т-6а,Т-8, Т-8а Альбома, со сроком хранения 75 лет.
6. Приказы на ежегодный отпуск. Оформляются не позднее 3 дней до начала отпуска для того, что бы работодатель мог соблюсти требования ст. 136 ТК РФ об оплате отпусков, Формы Т-6, Т-6А Альбома, со сроком хранения 5 лет.
7. Приказы о дисциплинарных взысканиях, учебных отпусках, российских краткосрочных командировках, дежурствах и др., согласно номенклатуре дел работодателя. Приказы на отпуска и командировки оформляются по форме Т-6, Т-6а, Т-9, Т-9а Альбома. Приказы на дежурства и взыскания унифицированной формы не имеют, разрабатываются в произвольном виде с соблюдением принципов придания документам юридической силы, со сроком хранения 5 лет.
8. Заявления работников об увольнении по собственной инициативе, отпусках и др. Оформляются в случаях, предусмотренных трудовым законодательством для документирования «инициативы, просьбы, согласия работника» (ст. 80, 127, 128, 255 ТК РФ), со сроком хранения 75 лет.
9. Правила внутреннего трудового распорядка. Содержание Правил определено ст. 189, 190 ТК РФ, со сроком хранения 1 год после замены новыми.
10. Локальный акт (документы), регламентирующий порядок работы с персональными данными работников. Содержание данного документа определяется так же исходя из требований постановлений Правительства РФ, регламентирующих работу с персональными данными, с постоянным сроком хранения.
11. График отпусков. Утверждается работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ст. 123 ТК РФ), Форма Т-7 Альбома, срок хранения 1 год после окончания.
12. Личные карточки Т-2. Заполняются на всех работников Организации, срок хранения 75 лет.
13. Табель учета рабочего времени. В соответствии с требованиями трудового законодательства должен вестись точный учет фактически отработанного времени каждым работником (ст. 91,99 ТК РФ), Форма Т-13,Т-12 альбома, срок хранения 1 год.
14. Положение об оплате труда (о премировании, надбавках, вознаграждении за год). Точное наименование документа в законодательных и нормативных актах не установлено (ст.135 ТК РФ), со сроком хранения 5 лет.
15. Инструкции по охране труда. Принимаются с учетом мнения представительного органа (при его наличии) (ст. 212 ТК РФ, Постановление Минтруда России от 13 января 2003 г.), с постоянным сроком хранения.
К документам, не являющимися обязательными, относятся: должностные инструкции, коллективный договор, личные дела, справки о трудовой деятельности, заверенные копии приказов о приеме на работу и увольнении работников, докладные и служебные записки, указания, предупреждения.
К обязательным для оформления в Организации документам относится инструкция по работе с конфиденциальной информацией.
С целью учета наличия документов и отслеживания их движения, придания им юридической силы, оптимальной организации внутреннего документооборота, защиты интересов работодателя, в Организации ведутся журналы регистрации документов. Количество журналов, которые необходимо вести в Организации, зависит от особенностей ее деятельности и других факторов (приложение № 14).
В Организации ведутся следующие обязательные журналы:
1. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, нумеруется, прошивается и скрепляется подписью руководителя Организации и сургучной печатью или пломбой, срок хранения 50 лет.
2. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, ведется бухгалтерией, срок хранения 5 лет.
3. Журнал учета проверок, должен быть прошит, пронумерован и удостоверен печатью Организации, срок хранения 5 лет.
4. Журналы учета работников выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывающих в организацию, в которую они командированы. Работодатель или уполномоченное им лицо приказом (распоряжением) назначает работника Организации, ответственного за ведение журнала выбытия и журнала прибытия, срок хранения 5 лет.
5. Журналы прохождения инструктажей по охране труда (ведутся на каждый вид инструктажа). Проведение всех видов инструктажей регистрируется в журналах с указанием подписи инструктируемого и подписи инструктирующего, а также даты проведения инструктажа, срок хранения 10 лет.
В Организации должны быть в наличии журналы, ведение которых обязательным не является, но дополнительно защищает интересы работодателя и позволяет вести учет и контроль основных кадровых документов. К ним относятся:
1. Книга учета трудовых договоров, соглашений к ним, срок хранения 75 лет.
2. Журнал учета приказов по личному составу, срок хранения 75 лет.
3. Журнал регистрации и контроля за поступающими и отправляемыми документами, срок хранения 3 года.
4. Журнал регистрации распорядительных и нормативных документов организации, с постоянным сроком хранения.
5. Журнал учета отпусков, срок хранения 3 года.
6. Журнал учета военнообязанных и лиц, подлежащих призыву, срок хранения 3 года.
7. Журнал учета медицинских осмотров, срок хранения 5 лет.
В кадровом делопроизводстве Организации ведутся другие журналы, определяемые потребностями, целями и задачами Организации.

Систематизация документов и формирование дел

Исполненные документы систематизируются для последующего хранения и ведения информационно-справочной работы.

Номенклатура дел

9.1.1. Номенклатура дел — это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве Организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

9.1.2. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности Организации, за исключением технической документации и печатных изданий. При составлении номенклатуры дел необходимо учитывать требования к номенклатуре дел, содержащиеся в Государственной системе документационного обеспечения управления, Основных правилах работы архивов организаций, перечнях документов с указанием сроков хранения.

9.1.3. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в архиве Организации используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

9.1.4. Номенклатура дел Организации на следующий календарный год составляется в 4 квартале текущего года.

9.1.5. В структурных подразделениях Организации разрабатываются номенклатуры дел этих структурных подразделений, которые предоставляются для последующей разработки номенклатуры дел Организации (сводная номенклатура дел).

9.1.6. Ответственность за составление номенклатуры дел возлагается на ответственного работника Службы делопроизводства, а архив Организации в целях качественного комплектования документами архивного фонда должен контролировать эту работу и оказывать необходимую методическую и практическую помощь в подготовке номенклатуры дел.

9.1.7. Проект номенклатуры дел Организации визируется руководителем архива или лицом, ответственным за архив, подписывается работником, ответственным за делопроизводство в Организации, и после одобрения экспертной комиссией Организации, направляется на согласование с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем Организации.

9.1.8. После утверждения номенклатуры дел Организации структурные подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

9.1.9. Номенклатура дел вводится в действие с 1 января нового календарного года. В дальнейшем номенклатура дел уточняется в конце каждого календарного года и заново утверждается руководителем Организации. С архивным учреждением номенклатура согласовывается не реже одного раза в пять лет. При изменении структуры и функций Организации разрабатывается новая номенклатура дел.

9.1.10. Номенклатура дел Организации и структурного подразделения оформляется на общем бланке Организации по установленной настоящей Инструкцией форме (приложение № 15 и № 16).

9.1.11. В номенклатуре дел устанавливаются заголовки всех дел, образующихся в деятельности Организации.

9.1.12. В номенклатуру дел включаются также дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий Организации или прекращения ее деятельности (например, дела ликвидационной комиссии организации включаются в номенклатуру дел ликвидируемой организации).

9.1.13. Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура Организации, закрепленная в ее штатном расписании. Разделами номенклатуры дел являются названия структурных подразделений или направлений деятельности Организации (выбрать один из вариантов).

9.1.14. Содержательная часть номенклатуры дел оформляется в виде таблицы со следующими графами:

а) Графа 1 таблицы «Индекс дела» содержит делопроизводственный индекс дела, включающий в себя следующую информацию:

- индекс структурного подразделения, согласно утвержденному руководителем классификатору подразделений Организации (например: 01 – канцелярия; 02 – бухгалтерия; 03 – отдел кадров; 12 – административно – хозяйственный отдел и т.д.), а при отсутствии структурных подразделений, индекс направления деятельности, согласно утвержденному руководителем классификатору направлений деятельности Организации (например: 01 – оперативное управление; 02 – бухгалтерский учет; и т.д.);

- порядковый номер дела внутри соответствующего структурного подразделения или направления деятельности Организации.

б) Графа 2 таблицы «Заголовок дела» содержит сгруппированные по разделам номенклатуры дел Организации заголовки дел. Порядок расположения заголовков внутри разделов определяется важностью документов, входящих в дело. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, далее — заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, затем — остальные заголовки дел в порядке убывания сроков хранения документов.

Элементы заголовка дела указываются в следующей последовательности:

- наименование вида (переписка, журнал и т.п.) или разновидности документов (приказы, указания, протоколы, решения и т.д.);

- наименование Организации или ее структурного подразделения;

- адресат или корреспондент;

- краткое содержание документов дела;

- название территории (местности), с которой связано содержание документов дела;

- даты (период), к которым относятся документы дела;

- указание на количество копий документов дела.

в) Графа 3 таблицы «Количество дел» содержит информацию об объеме (количестве листов в деле) полностью сформированных дел за прошедший год и заполняется по окончании календарного года;

г) Графа 4 таблицы «Срок хранения и номер статьи по перечню» содержит информацию о сроках хранения дела, с указанием номера статьи со ссылкой на типовой или ведомственный перечни документов со сроками хранения;

д) Графа 5 таблицы «Примечания» содержит информацию справочного характера о не заведении дел («Дело не заведено»), о переходящих делах, об уничтожении дел, о месте хранения подлинников, об изъятии дел, об утрате дел и т.п., а также информацию о названии перечней, из которых взяты сроки хранения документов.

9.1.15. При оформлении номенклатуры дел в каждом разделе необходимо оставлять резервные номера дел (свободное место), которые могут быть использованы в дальнейшем для внесения заголовков дел, не предусмотренных в номенклатуре дел, но сформированных в течение календарного года в Организации.

9.1.16. По окончании календарного года к номенклатуре дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел по различным категориям: постоянного и временного сроков хранения. По каждой категории дел подсчитывается также количество не законченных в прошедшем календарном году дел (переходящих) и количество дел с отметкой экспертно-проверочной комиссии «ЭПК», информирующей об отсутствии окончательно установленного срока хранения документа.

Отметка экспертно-проверочной комиссии проставляется рядом со сроком хранения тех дел, для которых срок хранения не установлен окончательно.

По истечении предварительного срока хранения (например, 5 л. ЭПК) вопрос о дальнейшем хранении данного дела решается с участием экспертно-проверочной комиссии архивного учреждения.

Итоговая запись к номенклатуре дел Организации и номенклатуре дел структурных подразделений составляется по установленной форме.

Сведения, содержащиеся в итоговой записи к номенклатуре дел Организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению, о чем в номенклатуре дел проставляется соответствующая отметка. Запись о передаче сведений в архив удостоверяется подписью лица, передавшего сведения.

Итоговая запись по номенклатуре дел структурного подразделения передается работнику, ответственному за ведение делопроизводства в Организации.

Формирование документов Организации в дела
1. Организация с наступлением нового календарного года формирует документы в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
2. Формирование дел в Организации осуществляется децентрализовано – структурными подразделениями, а при наличии Службы делопроизводства – централизованно (выбрать один из вариантов).
3. Формирование документов в дела в процессе деятельности Организации осуществляется работниками Организации в соответствии с должностными обязанностями.
4. Формирование документов Организации в дела осуществляется на основании следующих признаков:

- номинальный признак – основанием группировки документов Организации в дела является разновидность документов (приказы, протоколы, указания и т.д.);

- предметно-вопросный признак – основанием группировки разных видов документов Организации в дела является содержание документов (например, надлежащее исполнение обязанности члена организации объединяющее приказы, акты, письма и т.д.);

- авторский признак – основанием группировки документов Организации в дела является один автор документов (например, переписка с территориальными органами Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору);

- корреспондентский признак – основанием группировки документов Организации в дела является наименование корреспондента, с которым ведется переписка по однородным вопросам деятельности Организации (например, переписка с членами организации по вопросам уплаты денежных средств в компенсационный фонд);

- географический признак – основанием группировки документов Организации в дела является географическое нахождение нескольких корреспондентов по однородным вопросам деятельности Организации (например, переписка с членами организации находящимися в Центральном федеральном округе по вопросам проведения общего собрания Организации);

- хронологический признак – основанием группировки документов Организации в дела является определенный период времени деятельности Организации (например, квартальный отчет об основных видах деятельности за 2 квартал 2011 года).

При формировании документов Организации в дела соблюдаются следующие требования:

- дела постоянного и временного сроков хранения, подлинники и копии документов, планы и отчеты, проекты документов и документы группируются раздельно;

- в дело включается по одному экземпляру каждого документа;

- документ, помещаемый в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов;

- помещаемый в дело документ должен иметь отметку об исполнении документа и направлении в дело;

- в дело группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, не закрывающихся по окончании года;

- в одно дело помещается не более 250 листов или толщина дела не должна быть больше 4 сантиметров;

- приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления прикладываются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.

Документы в деле располагаются в следующем порядке: сначала помещают основной документ и относящиеся к нему приложения, а затем в хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса. Запрещается подшивать в дело неисполненные документы, разрозненные экземпляры документов, документы, подлежащие возврату, дублирующие документы.
Группировка документов Организации в дела по видам и хронологии осуществляется по следующим правилам:

- Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами;

- Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Подлинные экземпляры приказов по основной деятельности систематизируются и подшиваются в дела вместе с приложениями в порядке их номеров. Документы к приказам по основной деятельности группируются и подшиваются отдельно;

- Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Документы, являющиеся основанием для издания приказа по личному составу, подшиваются в личные дела работников или образуют самостоятельное дело приложений к данным приказам. Приказы по личному составу, касающиеся различных вопросов работы с кадрами (прием на работу, перевод на другую работу, увольнение, предоставление отпуска, командирование и т.д.), группируются в отдельные дела;

- В личных делах документы располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления;

- Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности Организации;

- Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы Организации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам;

- Утвержденные Организацией планы, отчеты, сметы, титульные списки группируются отдельно от их проектов. Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления (например, план на 2010 г., составленный в 2009 г., должен быть отнесен к 2010 г., а отчет за 2009 г., составленный в 2010 г., — к 2009 г.);

- Перспективные планы, рассчитанные на несколько лет, формируются в деле первого года, а отчеты по выполнению перспективных планов — в деле последнего года;

- Документы в отчетах необходимо располагать в определенной последовательности (например, документы отчета о финансовой деятельности предприятия, состоящего из баланса, пояснительной записки и приложений к нему, располагают в таком порядке: пояснительная записка к отчету, затем баланс и в конце — приложения);

- Лицевые счета работников по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий;

- Протоколы заседаний, совещаний группируются по хронологии и порядку номеров. Документы, подготовленные к заседаниям, помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов;

- Переписка группируется за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, которая велась в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года;

- Обзоры, докладные записки, акты, справки и другие документы, отражающие основное содержание деятельности Организации, группируются в одном деле, если они касаются одного и того же вопроса.

1 2 3 4 5 6 7 8

	Программа: Экономика труда Квалификация выпускника: магистр Форма... Одобрено на заседании кафедры «Экономика труда и управление человеческими ресурсами»		Одобрено Специалиста по энергетическому обследованию объектов капитального строительства
	Уроки культуры здоровья Одобрено Федеральным агентством по образованию Министерства образования и науки РФ		Уроки культуры здоровья Одобрено Федеральным агентством по образованию Министерства образования и науки РФ
	Уроки культуры здоровья Одобрено Федеральным агентством по образованию Министерства образования и науки РФ		Уроки культуры здоровья Одобрено Федеральным агентством по образованию Министерства образования и науки РФ
	Одобрено Положение об отделе, должностные До замены ст. 33 На госхранение не инструкции сотрудников новыми передаются		Утверждаю одобрено Требования гос к уровню подготовки выпускника по специальности «Сестринское дело в терапии»
	Данные сестринского осмотра Рассмотрено и одобрено на заседании кафедры клинической фармакологии 3 сентября 2011, протокол заседания 01/11		Комплект оценочных средств по учебной дисциплине Одобрено на заседании предметно-цикловой комиссии экономико-юридических специальностей

Одобрено

Похожие: