Одобрено


НазваниеОдобрено
страница2/8
ТипИнструкция
filling-form.ru > Бланки > Инструкция
1   2   3   4   5   6   7   8

Документооборот Организации

    1. Общие принципы организации документооборота

      1. Документооборот – это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.

В Организации устанавливаются следующие документопотоки:

- документы, поступающие из других организаций (входящие);

- документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

- документы, создаваемые в Организации и используемые работниками Организации в управленческом процессе (внутренние).

4.1.2. Процесс работы с документами – это передача данного документа от одного должностного лица к другому, из одного структурного подразделения в другое, т.е. движение документа внутри Организации. Потоки документов имеют свой маршрут перемещения в Организации. Входящие документы движутся от момента поступления в Организацию до исполнения и направления в дело. Исходящие документы – от момента их создания до отправки. Внутренние – от момента создания до исполнения и направления в дело.

    1. Организация движения входящих документов

      1. Движение входящих документов в Организации состоит из следующих последовательно выполняемых этапов работы с документами:

а) первичная обработка (проверка правильности доставки, вскрытие конвертов, простановка регистрационного штампа и т.д.);

б) предварительное рассмотрение (распределение документов на потоки с учетом дальнейшего рассмотрения и исполнения);

в) регистрация документов в учетных формах;

г) рассмотрение документов руководителем и принятие управленческих решений (простановка резолюции);

д) передача документов на исполнение;

е) исполнение документов;

ж) контроль над исполнением;

з) направление исполненного документа в дело.

4.2.2. Ответственный работник или Служба делопроизводства принимает к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте. В противном случае полученные Организацией документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.

4.2.3. Не подлежат вскрытию и передаются без обработки адресату поступающая в Организацию корреспонденция с пометкой «лично». В остальных случаях конверты вскрываются для обработки документов. Конверты сохраняются в случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов (большой разрыв во времени).

4.2.4. Предварительное рассмотрение документов проводится ответственным работником или работником Службы делопроизводства с целью распределения поступивших документов на два потока:

- направляемые на рассмотрение руководителю Организации;

- направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.

Правильное распределение поступающей корреспонденции обеспечивает выделение документов по оперативным вопросам, не требующим рассмотрения руководителем Организации. Выбор оптимального маршрута движения входящего документа, обеспечивает оперативное решение содержащего в нем вопроса.

4.2.5. На рассмотрение руководителю Организации передаются документы, адресованные непосредственно руководителю и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности Организации, требующие принятия управленческих решений.

4.2.6. Прочие документы передаются руководителям структурных подразделений в соответствии с распределением обязанностей, установленным в Организации соответствующим приказом.

4.2.7. Все подлежащие исполнению документы регистрируются и затем предаются, в соответствии с предварительным распределением, либо руководителю Организации, либо в структурные подразделения (ответственным исполнителям).

4.2.8. Рассмотренные руководителем Организации документы возвращаются в Службу делопроизводства или ответственному работнику, где в регистрационную форму переносится резолюция руководителя, выражающая принятое руководителем управленческое решение по данному документу. После заполнения регистрационной формы эти документы передаются на исполнение в структурное подразделение (ответственным исполнителям).

4.2.9. Исполнителям документы передаются под роспись для подтверждения факта получения документа и исключения возможности потери документа при его движении в Организации. При передаче документов делается соответствующая отметка в регистрационной форме.

4.2.10. Обработка и передача документов исполнителям осуществляются в день их поступления в Службу делопроизводства или ответственному работнику. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров. Оригинал входящего документа передается ответственному исполнителю, а заверенные копии - другим исполнителям.

4.2.11. Ход исполнения документов контролируется Службой делопроизводства или ответственным работником. Исполненные документы подшиваются в дела вместе с копиями ответов.

    1. Документы, отправляемые в другие организации (исходящие)

      1. Работа с исходящими документами включает в себя подготовку ответственным исполнителем проекта текста документа, который согласовывается с заинтересованными должностными лицами и дорабатывается по их замечаниям. Окончательный вариант документа после распечатки подписывается руководителем Организации, регистрируется и отправляется адресату. Заверенная копия исходящего документа помещается в дело.

      2. Исходящие документы направляются адресату посредством почтового отправления, факсимильной связи либо электронной почты. Почтовые отправления сортируют, упаковывают, оформляют и сдают в отделение связи. Перед упаковкой документов Служба делопроизводства или ответственный работник должны проверить правильность оформления документов, наличие всех приложений. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, которая подписывается работником Службы делопроизводства или ответственным работником и датируется.

      3. Исходящие документы подлежат обработке и отправлению в день регистрации.

    2. Внутренние документы

      1. Движение внутренних документов на стадии создания, аналогично движению исходящей документации до момента ее регистрации: составляется проект текста документа, проводится его согласование с заинтересованными должностными лицами и доработка по их замечаниям; распечатывается окончательный вариант документа, визируется, подписывается руководителем и регистрируется.

      2. Внутренний документ, не требующий исполнения, подлежит регистрации и направлению в соответствующее дело.

      3. Внутренний документ, требующий исполнения, копируется в необходимом количестве экземпляров и передается соответствующим исполнителям. Ответственному исполнителю передается оригинал документа, другим исполнителям - заверенные копии.

      4. При наличии в документах нескольких пунктов, требующих исполнения разными работниками, внутренние документы передаются одновременно нескольким исполнителям. В этом случае оформляется лист рассылки документа, который в письменной форме подтверждает факт его передачи на исполнение.

      5. Переданные на исполнение внутренние документы контролируются Службой делопроизводства или ответственным работником.

      6. После регистрации внутренние документы движутся аналогично входящим документам.

    3. Особенности работы с электронными документами

      1. Прием и отправка электронных документов осуществляется Службой делопроизводства или ответственным работником Организации.

      2. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота Организации. Документы, создаваемые и поступающие в Организацию на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота допускается после его верификации (сравнения электронного образа документа с подлинником документа).

      3. При загрузке электронного сообщения в систему электронного документооборота Организации реквизиты, содержащиеся в соответствующем файле электронного сообщения, могут использоваться для заполнения полей регистрационно-контрольной карточки поступившего документа в электронной форме.

      4. Для подтверждения подлинности электронных документов в Организации возможно использование электронной цифровой подписи.

      5. При получении электронных документов ответственный работник осуществляет проверку подлинности электронной цифровой подписи.

      6. В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота используются обязательные сведения о документе, включаемые в регистрационно-контрольную карточку.

      7. После отправки электронного документа, заверенного электронной цифровой подписью должностного лица, досылки адресату его копии на бумажном носителе не требуется.

      8. Исполненные электронные документы систематизируются в дела Организации, имеющие отметку «Электронные документы».

      9. Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленных для аналогичных документов на бумажном носителе.

      10. Место хранения электронных документов до их передачи в архив, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются с учетом функционирующих в Организации программно-технических средств.

      11. Поступившие из структурных подразделений в архив Организации электронные документы передаются по описям с оформлением акта приема-передачи электронных документов на архивное хранение.

    4. График документооборота

      1. Все действия, осуществляемые в процессе работы с документами, отражаются в Графике документооборота (приложение № 13).

      2. График документооборота разрабатывается структурными подразделениями и утверждается приказом руководителя Организации. Все изменения, вносимые в График, так же утверждаются приказом.

  1. Регистрация документов в Организации

    1. Регистрация документа представляет собой присвоение записи учетных данных о документе Организации по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения (ГОСТ Р 51141-98).

    2. Поступающие в Организацию документы регистрируются в день их поступления, а отправляемые и внутренние в день подписания или утверждения.

    3. Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно.

    4. Документы специальных (функциональных) систем документации (плановые, бухгалтерские, финансовые и др.) регистрируются в соответствующих структурных подразделениях Организации.

    5. Регистрации в Организации не подлежат следующие входящие документы:

- письма, присланные для сведения (копии);

- телеграммы и письма о разрешении отпусков и командировок;

- технические задания на командирование специалистов за рубеж и сметы по командированию;

- сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня;

- графики, наряды, заявки, разнарядки;

- сводки и информация, присланные для сведения;

- учебные планы и программы;

- рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций;

- прейскуранты;

- технические условия;

- претензии;

- нормы и нормативы расходов материалов;

- поздравительные письма;

- пригласительные билеты;

- документы по заключению коллективных договоров;

- бухгалтерские документы;

- планово-финансовые документы;

- печатные издания (книги, журналы, бюллетени);

- формы статистической отчетности;

- корреспонденция, адресованная работникам Организации с пометкой «лично»;

- объяснительные записки;

- арбитражные и исковые документы.

    1. Регистрационные номера присваиваются входящим, исходящим и внутренним документам в пределах календарного года.

    2. Получаемым и отправляемым письмам присваиваются регистрационные номера, в соответствии с применяемой в Организации системой нумерации документов.

    3. Письма по различным вопросам и от разных организаций подшиваются в отдельные папки (дела), которые тоже нумеруют.

    4. Внутренние документы Организации при регистрации делятся на группы по видам и разновидностям документов, каждая из которых регистрируется отдельно (приказы по основной деятельности, по личному составу, протоколы, акты и т.д.).

    5. Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы.

    6. Для внутренних документов используется простая порядковая нумерация.

    7. При регистрации документов применяются обязательные регистрационные реквизиты, которые переносятся в регистрационную форму:

- автор документа (корреспондент);

- наименование документа;

- дата документа;

- номер документа;

- дата поступления документа в Организацию (для входящих документов);

- номер, присвоенный документу при его поступлении в Организацию (для входящих документов);

- заголовок документа или его краткое содержание;

- резолюция (исполнитель, содержание поручения, срок исполнения, автор резолюции, дата простановки резолюции);

- отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа – ответа, номер дела в который подшит исполненный документ).

    1. В Организации регистрация документов осуществляется посредством журнала регистрации, заполняемого от руки или автоматизированной системы обработки документов.

    2. В зависимости от срока хранения зарегистрированных документов журналы регистрации ведутся со сроком хранения до 10 лет и более.

    3. Все журналы должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью.

  1. Контроль исполнения документов Организации

    1. Контроль исполнения документов в Организации осуществляют руководитель Организации и руководители структурных подразделений, Служба делопроизводства или ответственный работник, а так же ответственные исполнители.

    2. Служба делопроизводства или ответственный работник контролируют исполнение организационно-распорядительных документов. Документы других систем контролируются соответствующими структурными подразделениями или работниками Организации.

    3. Контроль исполнения включает:

- постановку документа на контроль;

- проверку своевременного доведения документа до исполнителя;

- проверку и регулирование хода исполнения;

- учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя.

6.3. Службой контроля (или секретарем) осуществляются следующие операции:

- простановка на документе отметки о контроле;

- направление информации контролируемого документа в подразделение - исполнитель;

- выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона исполнителя;

- напоминание подразделению – исполнителю о сроке исполнения;

- получение информации о ходе и результатах исполнения;

- регулярное информирование руководства Организации о состоянии и результатах исполнения документов;

- сообщение о ходе и результатах исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов Организации;

- подготовка материалов для снятия документов с контроля;

- снятие документов с контроля по указанию руководителей;

- формирование картотеки исполненных документов.

6.4. Сроки исполнения документов в Организации исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших - с даты поступления. Сроки исполнения указываются в документах.

6.5. Проверка хода исполнения документа осуществляется на всех этапах до истечения срока в следующем порядке:

- заданий последующих лет – ежеквартально;

- заданий последующих месяцев текущего года – ежемесячно;

- заданий текущего месяца – каждые 10 дней, а в последнюю декаду – за пять дней и за три дня до истечения срока исполнения документа.

6.6. В случае частичного или полного неисполнения документа в установленные сроки, а также при наличии письменной просьбы исполнителя о перенесении срока или о снятии документа с контроля в связи с невозможностью или нецелесообразностью его исполнения необходимо получить от исполнителя подробные разъяснения и подтверждающие его мнение материалы, которые должны быть доведены до сведения руководителя Организации.

6.7. Документ считается исполненным и снимается с контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям и должностным лицам или другого документированного подтверждения исполнения.

6.8. Результат исполнения отмечается на самом исполненном документе (отметка об исполнении документа и направлении его в дело).
1   2   3   4   5   6   7   8

Похожие:

Одобрено iconПрограмма: Экономика труда Квалификация выпускника: магистр Форма...
Одобрено на заседании кафедры «Экономика труда и управление человеческими ресурсами»

Одобрено iconОдобрено
Специалиста по энергетическому обследованию объектов капитального строительства

Одобрено iconУроки культуры здоровья
Одобрено Федеральным агентством по образованию Министерства образования и науки РФ

Одобрено iconУроки культуры здоровья
Одобрено Федеральным агентством по образованию Министерства образования и науки РФ

Одобрено iconУроки культуры здоровья
Одобрено Федеральным агентством по образованию Министерства образования и науки РФ

Одобрено iconУроки культуры здоровья
Одобрено Федеральным агентством по образованию Министерства образования и науки РФ

Одобрено iconОдобрено
Положение об отделе, должностные До замены ст. 33 На госхранение не инструкции сотрудников новыми передаются

Одобрено iconУтверждаю одобрено
Требования гос к уровню подготовки выпускника по специальности «Сестринское дело в терапии»

Одобрено iconДанные сестринского осмотра
Рассмотрено и одобрено на заседании кафедры клинической фармакологии 3 сентября 2011, протокол заседания 01/11

Одобрено iconКомплект оценочных средств по учебной дисциплине
Одобрено на заседании предметно-цикловой комиссии экономико-юридических специальностей

Вы можете разместить ссылку на наш сайт:


Все бланки и формы на filling-form.ru




При копировании материала укажите ссылку © 2019
контакты
filling-form.ru

Поиск