Скачать 1.12 Mb.
|
Документооборот Организации
В Организации устанавливаются следующие документопотоки: - документы, поступающие из других организаций (входящие); - документы, отправляемые в другие организации (исходящие); - документы, создаваемые в Организации и используемые работниками Организации в управленческом процессе (внутренние). 4.1.2. Процесс работы с документами – это передача данного документа от одного должностного лица к другому, из одного структурного подразделения в другое, т.е. движение документа внутри Организации. Потоки документов имеют свой маршрут перемещения в Организации. Входящие документы движутся от момента поступления в Организацию до исполнения и направления в дело. Исходящие документы – от момента их создания до отправки. Внутренние – от момента создания до исполнения и направления в дело.
а) первичная обработка (проверка правильности доставки, вскрытие конвертов, простановка регистрационного штампа и т.д.); б) предварительное рассмотрение (распределение документов на потоки с учетом дальнейшего рассмотрения и исполнения); в) регистрация документов в учетных формах; г) рассмотрение документов руководителем и принятие управленческих решений (простановка резолюции); д) передача документов на исполнение; е) исполнение документов; ж) контроль над исполнением; з) направление исполненного документа в дело. 4.2.2. Ответственный работник или Служба делопроизводства принимает к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте. В противном случае полученные Организацией документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата. 4.2.3. Не подлежат вскрытию и передаются без обработки адресату поступающая в Организацию корреспонденция с пометкой «лично». В остальных случаях конверты вскрываются для обработки документов. Конверты сохраняются в случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов (большой разрыв во времени). 4.2.4. Предварительное рассмотрение документов проводится ответственным работником или работником Службы делопроизводства с целью распределения поступивших документов на два потока: - направляемые на рассмотрение руководителю Организации; - направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям. Правильное распределение поступающей корреспонденции обеспечивает выделение документов по оперативным вопросам, не требующим рассмотрения руководителем Организации. Выбор оптимального маршрута движения входящего документа, обеспечивает оперативное решение содержащего в нем вопроса. 4.2.5. На рассмотрение руководителю Организации передаются документы, адресованные непосредственно руководителю и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности Организации, требующие принятия управленческих решений. 4.2.6. Прочие документы передаются руководителям структурных подразделений в соответствии с распределением обязанностей, установленным в Организации соответствующим приказом. 4.2.7. Все подлежащие исполнению документы регистрируются и затем предаются, в соответствии с предварительным распределением, либо руководителю Организации, либо в структурные подразделения (ответственным исполнителям). 4.2.8. Рассмотренные руководителем Организации документы возвращаются в Службу делопроизводства или ответственному работнику, где в регистрационную форму переносится резолюция руководителя, выражающая принятое руководителем управленческое решение по данному документу. После заполнения регистрационной формы эти документы передаются на исполнение в структурное подразделение (ответственным исполнителям). 4.2.9. Исполнителям документы передаются под роспись для подтверждения факта получения документа и исключения возможности потери документа при его движении в Организации. При передаче документов делается соответствующая отметка в регистрационной форме. 4.2.10. Обработка и передача документов исполнителям осуществляются в день их поступления в Службу делопроизводства или ответственному работнику. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров. Оригинал входящего документа передается ответственному исполнителю, а заверенные копии - другим исполнителям. 4.2.11. Ход исполнения документов контролируется Службой делопроизводства или ответственным работником. Исполненные документы подшиваются в дела вместе с копиями ответов.
- письма, присланные для сведения (копии); - телеграммы и письма о разрешении отпусков и командировок; - технические задания на командирование специалистов за рубеж и сметы по командированию; - сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня; - графики, наряды, заявки, разнарядки; - сводки и информация, присланные для сведения; - учебные планы и программы; - рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций; - прейскуранты; - технические условия; - претензии; - нормы и нормативы расходов материалов; - поздравительные письма; - пригласительные билеты; - документы по заключению коллективных договоров; - бухгалтерские документы; - планово-финансовые документы; - печатные издания (книги, журналы, бюллетени); - формы статистической отчетности; - корреспонденция, адресованная работникам Организации с пометкой «лично»; - объяснительные записки; - арбитражные и исковые документы.
- автор документа (корреспондент); - наименование документа; - дата документа; - номер документа; - дата поступления документа в Организацию (для входящих документов); - номер, присвоенный документу при его поступлении в Организацию (для входящих документов); - заголовок документа или его краткое содержание; - резолюция (исполнитель, содержание поручения, срок исполнения, автор резолюции, дата простановки резолюции); - отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа – ответа, номер дела в который подшит исполненный документ).
- постановку документа на контроль; - проверку своевременного доведения документа до исполнителя; - проверку и регулирование хода исполнения; - учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя. 6.3. Службой контроля (или секретарем) осуществляются следующие операции: - простановка на документе отметки о контроле; - направление информации контролируемого документа в подразделение - исполнитель; - выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона исполнителя; - напоминание подразделению – исполнителю о сроке исполнения; - получение информации о ходе и результатах исполнения; - регулярное информирование руководства Организации о состоянии и результатах исполнения документов; - сообщение о ходе и результатах исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов Организации; - подготовка материалов для снятия документов с контроля; - снятие документов с контроля по указанию руководителей; - формирование картотеки исполненных документов. 6.4. Сроки исполнения документов в Организации исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших - с даты поступления. Сроки исполнения указываются в документах. 6.5. Проверка хода исполнения документа осуществляется на всех этапах до истечения срока в следующем порядке: - заданий последующих лет – ежеквартально; - заданий последующих месяцев текущего года – ежемесячно; - заданий текущего месяца – каждые 10 дней, а в последнюю декаду – за пять дней и за три дня до истечения срока исполнения документа. 6.6. В случае частичного или полного неисполнения документа в установленные сроки, а также при наличии письменной просьбы исполнителя о перенесении срока или о снятии документа с контроля в связи с невозможностью или нецелесообразностью его исполнения необходимо получить от исполнителя подробные разъяснения и подтверждающие его мнение материалы, которые должны быть доведены до сведения руководителя Организации. 6.7. Документ считается исполненным и снимается с контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям и должностным лицам или другого документированного подтверждения исполнения. 6.8. Результат исполнения отмечается на самом исполненном документе (отметка об исполнении документа и направлении его в дело). |
Одобрено на заседании кафедры «Экономика труда и управление человеческими ресурсами» | Специалиста по энергетическому обследованию объектов капитального строительства | ||
Одобрено Федеральным агентством по образованию Министерства образования и науки РФ | Одобрено Федеральным агентством по образованию Министерства образования и науки РФ | ||
Одобрено Федеральным агентством по образованию Министерства образования и науки РФ | Одобрено Федеральным агентством по образованию Министерства образования и науки РФ | ||
Положение об отделе, должностные До замены ст. 33 На госхранение не инструкции сотрудников новыми передаются | Требования гос к уровню подготовки выпускника по специальности «Сестринское дело в терапии» | ||
Рассмотрено и одобрено на заседании кафедры клинической фармакологии 3 сентября 2011, протокол заседания 01/11 | Одобрено на заседании предметно-цикловой комиссии экономико-юридических специальностей |
Поиск Главная страница   Заполнение бланков   Бланки   Договоры   Документы    |