5.5.2. Подготовка и передача документов в архив Управления
5.5.2.1. В архив Управления передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.
5.5.2.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив Управления не позднее чем через два года после их завершения в делопроизводстве.
5.5.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив Управления, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
5.5.2.4. Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений, утвержденным начальником Управления.
5.5.2.5. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив Управления лицо, ответственное за ведение архива Управления, предварительно проверяет правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Управления. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.
5.5.2.6. Прием каждого дела производится лицом, ответственным за ведение архива Управления, в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема – передачи дел, а также подписи лица, принявшего и передавшего дела.
Вместе с делами в архив Управления передаются регистрационные картотеки на документы и (или) программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.
5.5.2.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Управления сотрудники данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формируют все имеющиеся документы в дела, оформляют дела и передают их в архив Управления, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
VI. Порядок использования печатей и штампов
6.1. Порядок учета печатей и штампов Управления установлен Положением о порядке изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов в Управлении по обеспечению деятельности мировых судей Удмуртской Республики при Правительстве Удмуртской Республики.
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК Управления Протокол ЭПМК Комитета
по обеспечению деятельности по делам архивов при
мировых судей Удмуртской Правительстве Удмуртской
Республики при Правительстве Республики
Удмуртской Республики
от _______№_________ от ________№_________
Приложение № 1
к п. 3.1.4.
 Управление по обеспечению
деятельности мировых судей
Удмуртской Республики
при Правительстве
Удмуртской Республики
|
|
Удмурт Элькун Кивалтэт
бордысь Удмурт Элькунын
миръясь судъясьёслэсь ужзэс
радъянъя кивалтонни
|
(Управление ОДМС УР)
30 лет Победы ул., д.17, Ижевск, 426033
Тел. (3412) 50-40-05, тел./факс: 50-42-40, e-mail: uodms@udmnet.ru
ОКПО 79954665, ОГРН 1051800662440, ИНН/ КПП 1831108929/ 183101001
__________________№ _____________
На №_____________от______________
Образец бланка письма
Приложение № 2
к п. 3.1.4
Управление по обеспечению
деятельности мировых судей
Удмуртской Республики
при Правительстве
Удмуртской Республики
|
|
Удмурт Элькун Кивалтэт
бордысь Удмурт Элькунын
миръясь судъясьёслэсь ужзэс
радъянъя кивалтонни
|
ПРИКАЗ
__________________________ №____________
г.Ижевск
Образец бланка приказа
Приложение № 3
к п. 3.1.4
Управление по обеспечению
деятельности мировых судей
Удмуртской Республики
при Правительстве
Удмуртской Республики
|
|
Удмурт Элькун Кивалтэт
бордысь Удмурт Элькунын
миръясь судъясьёслэсь ужзэс
радъянъя кивалтонни
|
РАСПОРЯЖЕНИЕ
_________________________ №______________________
г. Ижевск
Образец бланка распоряжения
Приложение № 4
к п. 3.1.7
№ п/п
|
Ф.И.О.
получателя
|
Наименование
структурного подразделения
|
Номер
бланка
|
Расписка в
получении
|
Примечания
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
Журнала учета выдачи бланков строгой отчетности сотрудникам Управления
Приложение № 5
к п. 3.2.13.1
|
Лист согласования документа
|
|
Исполнитель: Макаркина С.Ю.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Должность и подразделение
|
ФИО
|
Согласовано в Олимпе
|
ЦП
|
Дата
|
Подпись
|
|
заместитель начальника Управления
|
Овечкин Ю.С.
|
согласовано
|
|
04.12.2012
|
|
|
начальник финансово-экономического отдела
|
Петросян Т.В.
|
согласовано
|
|
04.12.2012
|
|
|
главный специалист-эксперт отдела материально-технического обеспечения
|
Яковлева О.С.
|
согласовано
|
|
04.12.2012
|
|
|
ведущий специалист-эксперт сектора бюджетного учета
|
Иванова Е.В.
|
согласовано
|
|
04.12.2012
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Форма листа согласования документа в СЭД
Приложение № 6
к п. 3.2.19
Начальник
Управления ОДМС УР
РЕЗОЛЮЦИЯ:
Ивановой О.С.
Петровой М.Д.
Прошу подготовить информацию
к 10.02.2012 г.
_________________ И.О. Фамилия
«___» ______________ 20__ г.
На № ______ от «__» ______ 20_г.
|
Образец бланка резолюции
Приложение № 7
к п. 3.3.1.3
Управление по обеспечению
деятельности мировых судей
Удмуртской Республики
при Правительстве
Удмуртской Республики
|
|
Удмурт Элькун Кивалтэт
бордысь Удмурт Элькунын
миръясь судъясьёслэсь ужзэс
радъянъя кивалтонни
|
ПРИКАЗ
__________________________ №____________
г. Ижевск
О возложении обязанностей
На основании служебной записки мирового судьи судебного участка № 5 г. Воткинска А.А. Малиновской, в связи со служебной необходимостью, ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Возложить исполнение обязанностей помощника мирового судьи судебного участка № 5 г. Воткинска на помощника мирового судьи судебного участка № 2 г. Воткинска Стрелкову Екатерину Валерьевну, на период полномочий мирового судьи судебного участка № 5 г. Воткинска Малиновской А.А.
2. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
Начальник Управления И.О. Фамилия
Образец оформления приказа
Приложение № 8
к п. 3.3.3.3
Управление по обеспечению деятельности мировых судей
Удмуртской Республики при Правительстве Удмуртской Республики
ПРОТОКОЛ № __
заседания комиссии
«___» _________ 20__ г.
Председательствовал:
Фамилия И.О., должность
Присутствовали:
должность, Фамилия И.О.
должность, Фамилия И.О.
должность, Фамилия И.О.
ПОВЕСТКА ДНЯ:
О …..
О …..
СЛУШАЛИ:
Фамилия И.О. о …. (текст доклада прилагается)
ВЫСТУПИЛИ:
Фамилия И.О. – краткая запись выступления
Фамилия И.О. – краткая запись выступления
ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ): ______________________________________
СЛУШАЛИ:
Фамилия И.О. о …. (текст доклада прилагается)
ВЫСТУПИЛИ:
Фамилия И.О. – краткая запись выступления
Фамилия И.О. – краткая запись выступления
ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ): ______________________________________
Председатель подпись И.О. Фамилия
Секретарь подпись И.О. Фамилия
Образец оформления полного протокола
Приложение № 9
к п. 3.3.3.4.
Управление по обеспечению деятельности мировых судей
Удмуртской Республики при Правительстве Удмуртской Республики
ПРОТОКОЛ № __
оперативного совещания
«___» _________ 20__ г.
Присутствовали:
должность, Фамилия И.О.
должность, Фамилия И.О.
должность, Фамилия И.О.
О……
(Фамилия И.О. выступающих)
Принять к сведению …
Начальнику отдела …
О……
(Фамилия И.О. выступающих)
Принять к сведению …
Начальнику отдела …
Начальник Управления подпись И.О. Фамилия
Секретарь подпись И.О. Фамилия
Образец оформления краткого протокола
Приложение № 10
к п. 3.3.4.4.
Управление по обеспечению
деятельности мировых судей
Удмуртской Республики
при Правительстве
Удмуртской Республики
|
|
Удмурт Элькун Кивалтэт
бордысь Удмурт Элькунын
миръясь судъясьёслэсь ужзэс
радъянъя кивалтонни
|
(Управление ОДМС УР)
30 лет Победы ул., д.17, Ижевск, 426033
Тел. (3412) 50-40-05, тел./факс: 50-42-40, e-mail: uodms@udmnet.ru
ОКПО 79954665, ОГРН 1051800662440, ИНН/ КПП 1831108929/ 183101001
__________________№ _____________
На №_____________от______________
Начальнику Главного управления архитектуры и градостроительства Администрации города Ижевска
И.О. Фамилия
Уважаемый Владимир Васильевич!
В связи с возникшим вопросом, просим сообщить, имеется ли в адресном плане города Ижевска здание № 25 по ул. Декабристов.
С целью уточнения территориальной подсудности, прошу предоставить копию топографической карты по указанному адресу.
Начальник Управления И.О. Фамилия
Фамилия Имя Отчество
(3412) 50-40-05
Образец оформления служебного письма
Приложение № 11
к п. 3.3.5.5
Начальнику Управления по
обеспечению деятельности
мировых судей Удмуртской
Республики при Правительстве
Удмуртской Республики
И.О. Фамилия
Наименование структурного подразделения
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
от «___» __________ 20___ г. №__________
О ……………
Текст служебной записки
Наименование должности подпись И.О. Фамилия
Образец оформления служебной записки
Приложение № 12
к п. 3.3.5.8.
Начальнику Управления по
обеспечению деятельности
мировых судей Удмуртской
Республики при Правительстве
Удмуртской Республики
И.О. Фамилия
заявление
Текст заявления.
дата
Наименование должности
и структурного подразделения подпись И.О. Фамилия
Образец оформления заявления
Приложение № 13
к п. 4.1.4.
Управление по обеспечению деятельности мировых судей
Удмуртской Республики при Правительстве Удмуртской Республики
АКТ
об отсутствии документов или других вложений в почтовых отправлениях
«___» ____________ г.
Старший специалист 1 разряда организационно-правового отдела Управления Фамилия И.О. свидетельствует нижеследующее.
«___» __________ г. в адрес Управления заказной корреспонденцией поступила жалоба от гражданина Фамилия И.О.
При вскрытии почтового отправления обнаружено отсутствие ниже перечисленных приложений:
- наименование документа;
- наименование документа.
Настоящий акт составлен в 2-х экземплярах.
Второй экземпляр направлен отправителю для сведения.
Старший специалист 1 разряда
организационно-правового отдела подпись И.О. Фамилия
Образец акта об отсутствии документов или
других вложений в почтовых отправлениях
Приложение № 14
к п. 4.2.5.
Образец заполнения регистрационно-контрольной карточки
Приложение № 15
к п. 4.5.8.
СПРАВКА
об исполнении документов и поручений
сотрудниками центрального аппарата Управления
за период с 01 января по 25 февраля 2013 года
За период с «__» _____ по «__» _______ 20__ года в Управление всего поступило ______ документа (ов), из них зарегистрировано:
Наименование места регистрации
|
Количество документов поступивших за отчетный период
|
Количество документов, поставленных на контроль (из числа поступивших в отчетном периоде)
|
Кол-во документов исполненных с нарушением срока в отчетном периоде (в т.ч. рассмотренных более 30 дней)
|
Кол-во документов, находящихся на внутреннем контроле по состоянию на «__» _____
|
Журнал регистрации и контроля входящей корреспонденции (письма)
|
|
|
|
|
Журнал регистрации и контроля нормативно - правовых документов РФ и УР
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
ИТОГО за отчетный период:
|
|
|
|
|
Итого за 20__ год
|
|
|
|
|
За отчетный период в Управлении создано ____ документа (ов), подлежащих регистрации:
Наименование места регистрации
|
Количество документов созданных за отчетный период
|
Кол-во документов, находящихся на внутреннем контроле по состоянию на «_» ___________
|
Кол-во документов исполненных с нарушением срока
|
Журнал регистрации и контроля исходящей корреспонденции
|
|
|
|
Журнал регистрации приказов начальника Управления по основной деятельности
|
|
|
|
Журнал регистрации распоряжений начальника Управления по административно-хозяйственным вопросам
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
ИТОГО за отчетный период :
|
|
|
|
ИТОГО за 20__ год
|
|
|
|
Наименование должности составителя подпись И.О. Фамилия
Форма справки об исполнении документов и поручений
сотрудниками центрального аппарата Управления
Приложение № 16
к п. 4.6.4.
Образец регистрационной карточки исходящего документа
Приложение № 17
к п. 5.1.3.
|
