4.7. Порядок прохождения внутренних документов
4.7.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения – поступающих документов.
4.7.2. Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются лицу, ответственному за ведение делопроизводства, для проверки правильности оформления документов. Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей. После подписания документы регистрируются. Копии подписанных руководителями распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.
4.7.3. Передача документов между структурными подразделениями Управления осуществляется в СЭД.
V.Документальный фонд Управления 5.1. Разработка и ведение номенклатуры дел
5.1.1. Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Управлении, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
5.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Положениями об Управлении и его структурных подразделениях, штатным расписанием, перечнями документов с указанием сроков их хранения, планами и отчетами о работе, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Управления, их виды, состав и содержание.
5.1.3. В Управлении составляется сводная номенклатура дел, образующихся в ходе деятельности структурных подразделений.
5.1.4. Сводная номенклатура дел составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства, с учетом предложений структурных подразделений, при методическом руководстве со стороны ЦЭК Управления.
Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок представить предложения по внесению дополнений в сводную номенклатуру дел с учетом документооборота этого подразделения.
5.1.5. Сводная номенклатура дел Управления подписывается лицом, ответственным за ведение делопроизводства, согласовывается с ЦЭК Управления, с Межведомственной экспертно-проверочной методической комиссией Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики (далее – ЭПМК Комитета) и утверждается начальником Управления. Согласовывается номенклатура дел с ЭПМК Комитета не реже одного раза в 3 года, если не было структурных изменений в Управлении.
5.1.6. После утверждения начальником Управления сводной номенклатуры дел структурные подразделения Управления получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
5.1.7. Сводная номенклатура дел печатается в двух экземплярах. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается в номенклатуру дел в раздел 01. «Руководство и контроль». Второй хранится в ГКУ «Центральный государственный архив Удмуртской Республики» (далее ГКУ «ЦГА УР»).
5.1.8. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
5.1.9. Названиями разделов номенклатуры дел Управления являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Управления.
5.1.10. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Управления. В номенклатуру дел не включаются периодические издания. Заголовки дел систематизируются по степени значимости и взаимосвязи в соответствии с примерной схемой систематизации документов в номенклатуре дел, согласованной ЭПМК Комитета (протокол от 30.06.2005 № 6) (Приложение № 18)
5.1.11. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Управлении цифрового обозначения структурного подразделения, и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.
Например: 02-05,
где 02 – обозначение структурного подразделения, 05 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений. Для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 «Заголовок дела (тома части)» номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований.
Заголовок дела состоит из следующих элементов: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название Управления или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.),
например:
Документы о внесении изменений в республиканские целевые программы (предложения, справки, переписка)».
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название,
например:
«Переписка с органами местного самоуправления в Удмуртской Республике по вопросам исполнения республиканских целевых программ и муниципальных программ социально – экономического развития».
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).
Например:
Годовые статистические отчеты о рассмотрении уголовных, гражданских и административных дел (ф. №1).
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформлении дел.
Графа 3 «Количество дел (томов, частей)» заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 «Срок хранения дела (тома, части) и № статьи по перечню» указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел. Сроки хранения определяются в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (М. 2010). В том случае, если в номенклатуре дел присутствуют отдельные категории документов, срок хранения которых не предусмотрен перечнями документов, сроки их хранения определяют специалисты Управления, их предложения рассматривают на заседании ЦЭК Управления и направляют свои предложения на заседания ЭПМК Комитета.
Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленным законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, типовыми и ведомственными перечнями для аналогичных документов на бумажных носителях.
В графе 5 «Примечание» указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2011 г.), о передаче дел в другой орган исполнительной власти для продолжения и др.
5.1.12. Если в течение года в Управлении возникают новые документированные участки работы, на них формируются соответствующие дела, которые вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
5.1.13. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
|
