Инструкция по делопроизводству в Управлении по обеспечению деятельности мировых судей Удмуртской Республики при Правительстве Удмуртской Республики (далее Инструкция) устанавливает единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с организационно-распорядительным
Скачать 1.1 Mb.
|
5.4. Организация оперативного хранения документов5.4.1. С момента заведения и до передачи в архив Управления дела хранятся по месту их формирования. Руководители и сотрудники структурных подразделений обязаны обеспечивать сохранность документов и дел. Дела, находящиеся в рабочих кабинетах, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в шкафах, обеспечивающих их полную сохранность и предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре. Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение календарного года, а затем сдаются в архив Управления. 5.4.2. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карточка-заместитель. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения. Сторонним организациям дела выдаются по актам на основании их письменных запросов с разрешения начальника Управления или его заместителей. Изъятие документов из дел постоянного срока хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения начальника Управления с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника. 5.4.3. Место хранения электронных документов до их передачи в архив, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются с учетом функционирующих в Управлении программно – технических средств, нормативных и методических документов. 5.5. Организация передачи документов на архивное хранениеДокументы Управления, как органа исполнительной власти Удмуртской Республики, являются государственной собственностью и после проведения экспертизы их ценности подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в ГКУ «ЦГА УР», как часть Архивного фонда Удмуртской Республики, в порядке, предусмотренном Федеральным архивным агентством. До передачи документов на постоянное хранение Управление осуществляет их полную сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование. Для реализации этих задач создается архив Управления. Подготовка документов к передаче на хранение в архив Управления включает работу по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел. По истечении указанных сроков Управление обеспечивает своевременную передачу документов на постоянное хранение. Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, производятся силами и за счет Управления. 5.5.1. Экспертиза ценности документов5.5.1.1. Экспертиза ценности документов в Управлении проводится при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к передаче в архив Управления. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. 5.5.1.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Управлении создана постоянно действующая ЦЭК Управления. Функции и права ЦЭК Управления, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждается начальником Управления. 5.5.1.3. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в сотрудниками структурных подразделений под непосредственным методическим руководством ЦЭК Управления. 5.5.1.4. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения для передачи в архив Управления; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. 5.5.1.5. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Управления путем полистного просмотра дел. В делах постоянного срока хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК Управления. 5.5.1.6. По результатам экспертизы ценности документов составляются раздельно описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению. 5.5.1.7. Опись дела – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. 5.5.1.8. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются. В каждом структурном подразделении Управления описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством ЦЭК Управления. По этим описям документы сдаются в архив Управления. Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел Управления, которую готовит архив и по которой он сдает дела на постоянное хранение в ГУ «ЦГА УР». Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме и представляются в архив Управления не позднее чем через два года после завершения дел в делопроизводстве. 5.5.1.9. Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела. 5.5.1.10. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером; порядок нумерации дел в описи – валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «то же». При этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи «примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т. п. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера). 5.5.1.11. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с лицом, ответственным за ведение делопроизводства, и утверждается руководителем структурного подразделения. Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив Управления, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. 5.5.1.12. После истечения срока, установленного для хранения документов, в том числе электронных, на основании акта о выделении к уничтожению, утверждаемого начальником Управления, документы подлежат уничтожению. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта (Приложение № 24) о выделении их к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК Управления. Согласованные ЦЭК Управления акты утверждаются начальником Управления только после утверждения ЭПМК Комитета по делам архивов при Правительстве УР, описей дел постоянного хранения; после этого Управление имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком. Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всего Управления. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. |
Похожие:
 | Управлении по обеспечению деятельности мировых судей Удмуртской Республики при Правительстве Удмуртской Республики | | Проходила учебную практику в Управлении по обеспечению деятельности мировых судей Удмуртской Республики при Правительстве Удмуртской... |
 | ... | | Администрации муниципального образования «Тункинский район» Республики Бурятия (далее – Инструкция) устанавливает требования к документированию... |
| Настоящим Законом устанавливается правовое регулирование деятельности мировых судей, отнесенное к компетенции Удмуртской Республики... | | Настоящая инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) устанавливает общие требования к документационному обеспечению, документированию... |
| Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области (далее Инструкция) устанавливает единые требования к документированию... | | Удмуртской Республики, включая казенные предприятия, и государственным учреждениям Удмуртской Республики, расположенным на территории... |
| Администрации Главы и Правительства Удмуртской Республики разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке,... | | Окуд), Сборником методических материалов по организации работы с документами в учреждениях, организациях, на предприятиях (Чебоксары,... |