Инструкция по делопроизводству в Управлении по обеспечению деятельности мировых судей Удмуртской Республики при Правительстве Удмуртской Республики (далее Инструкция) устанавливает единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с организационно-распорядительным
Скачать 1.1 Mb.
|
5.2. Порядок подготовки Перечня документов, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов при организации внутренней деятельности Управления5.2.1. Подготовка Перечня документов создание, хранение и использование, которых осуществляется в форме электронных документов при организации внутренней деятельности Управления (далее - Перечень ЭД), осуществляется в соответствии с Рекомендациями по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 29 апреля 2011 года № 32. Согласно указанным рекомендациям в Перечень ЭД включаются: - документы, которыми установлен, в основном, временный срок хранения: проекты нормативных, распорядительных документов, организационных и иных документов; плановые, отчетные документы, подлежащие обобщению; информационные документы; справочные документы; документы по оперативным вопросам; внутреннюю переписку; документы по регистрации, учету и контролю и др.; - документы, ведение которых в электронной форме предусмотрено федеральными законами, нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации, нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, вне зависимости от сроков хранения. 5.2.2. В перечень ЭД не рекомендуется включать: - документы постоянного хранения; - документы, срок хранения которых не установлен. Электронные образы документов на бумажных носителях в Перечни ЭД не включаются. 5.2.3. Перечень ЭД имеет четыре графы: графа 1 – номер по порядку; графа 2 – вид документа; графа 3 – сроки хранения документов; графа 4 – примечания (указываются соответствующие перечни документов, при их отсутствии – нормативные акты, где приведены сроки хранения данных документов) (Приложение № 19). Перечень ЭД состоит из разделов и подразделов, аналогичных структуре Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (М., 2010). 5.2.4. Перечень ЭД Управления утверждается начальником Управления по согласованию с ЭПМК Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики. После утверждения Перечня ЭД в номенклатуре дел Министерства в графе «примечания» к соответствующим делам, документам, создание, хранение, использование которых осуществляется в электронной форме, делается отметка «ЭД». Перечни ЭД ведутся на бумажном носителе и в электронной форме. 5.3. Формирование и оформление дел5.3.1. Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. 5.3.2. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения формируются в структурных подразделениях Управления. 5.3.3. Исполненные и законченные делопроизводством документы должны в 10-дневный срок подшиваться в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел. 5.3.4. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т.1», «т.2» и т.д. 5.3.5. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Протоколы заседаний коллегиальных органов группируются вместе с документами, подготовленными к заседаниям. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Положения, правила, инструкции, регламенты, утверждённые распорядительными документами, явля _ются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов. Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Удмуртской Республики или Правительства Удмуртской Республики, находящиеся на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного хранения за текущий год. Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Предложения, заявления, жалобы граждан и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. Дела со дня их заведения до передачи в архив Управления или уничтожения хранятся по месту их формирования. 5.3.6. Дела Управления подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела при подготовке к хранению включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится лицом, ответственным за ведение делопроизводства, и сотрудниками соответствующих структурных подразделений. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. 5.3.7. При заведении дела подлежат частичному оформлению, т.е. оформление обложки дела по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование Управления; наименование структурного подразделения; индекс дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); срок хранения дела (Приложение № 20). 5.3.8. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу после их завершения в делопроизводстве. Полное оформление дел предусматривает: - подшивку или переплет дела; - нумерацию листов дела; - составление листа-заверителя (Приложение № 21); - составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов (Приложение № 22); - внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия предприятия, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела). 5.3.9. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование Управления; наименование структурного подразделения; номер (индекс) дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела (Приложение № 23). Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование Управления указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования; наименование структурного подразделения – записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой; номер дела, - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел Управления; заголовок дела – переносится из номенклатуры дел Управления; дата дела – указывается год(а) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами. Реквизит «срок хранения дела» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности Управления, с указанием сроков хранения. На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно». По окончании календарного года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения. 5.3.10. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу. Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке. Листы дел, состоящие из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.) Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью. Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется черными чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей (до этого он проставляется простым карандашом). 5.3.11. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела. Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела. 5.3.12. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. |
Похожие:
 | Управлении по обеспечению деятельности мировых судей Удмуртской Республики при Правительстве Удмуртской Республики | | Проходила учебную практику в Управлении по обеспечению деятельности мировых судей Удмуртской Республики при Правительстве Удмуртской... |
 | ... | | Администрации муниципального образования «Тункинский район» Республики Бурятия (далее – Инструкция) устанавливает требования к документированию... |
| Настоящим Законом устанавливается правовое регулирование деятельности мировых судей, отнесенное к компетенции Удмуртской Республики... | | Настоящая инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) устанавливает общие требования к документационному обеспечению, документированию... |
| Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области (далее Инструкция) устанавливает единые требования к документированию... | | Удмуртской Республики, включая казенные предприятия, и государственным учреждениям Удмуртской Республики, расположенным на территории... |
| Администрации Главы и Правительства Удмуртской Республики разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке,... | | Окуд), Сборником методических материалов по организации работы с документами в учреждениях, организациях, на предприятиях (Чебоксары,... |