2.7. Назначение реестра Книг ИСОГД и требования по его ведению
Реестр книг ИСОГД предназначен для учета всех книг, формирование которых предусмотрено при ведении ИСОГД.
Реестр книг ИСОГД ведется в единственном экземпляре и состоит из последовательно заполняемых томов. Каждый том состоит из титульного листа и набора разграфленных и пронумерованных страниц. Все листы книги прошиваются, прошивка опечатывается.
Титульный лист Реестра ИСОГД содержит следующие реквизиты:
- записывается наименование субъекта Российской Федерации, в состав которого входит муниципальный район или городской округ
- Наименование муниципального района или городского округа
- код муниципального района или городского округа по Общероссийскому классификатору территорий муниципальных образований;
- номер тома книги. Тома книги нумеруются последовательно, начиная с единицы;
- дата открытия книги в формате ГГГГ.ММ.ДД, где ГГГГ – год (например, 2006), ММ – порядковый номер месяца в году (например, 10), ДД – день месяца открытия тома книги.
–дата закрытия тома;
- номер первой книги, внесенной в данный том реестра
-номер последней книги, запись о которой внесена в данный том
При открытии очередного тома книги заполняются поля (1) –(5) и (7).
При закрытии заполненного полностью тома книги заполняются поля реквизита (6) и (8).
По заполнении всех листов очередного тома этот том закрывается и открывается следующий том книги.
3. Порядок ведения книг ИСОГД 3.1. Общие правила работы с книгами
Записи в книгах осуществляются ручным или автоматизированным способом. Записи, за исключением оговоренных случаев, производятся на русском языке. Числа записываются арабскими цифрами, за исключением случаев, когда в записях воспроизводятся оригинальные обозначения из исходных документов. Не оговоренные исправления не допускаются.
При ручном способе ведения книг все записи выполняются чернилами или пастой синего или черного цвета разборчиво.
При исправлении технических ошибок неверно выполненные записи перечеркиваются одной линией красного цвета. Исправление подтверждается надписью «Исправлено» на свободном месте листа и заверяется подписью должностного лица с указанием даты.
Порядок формирования и ведения книг при автоматизированном варианте эксплуатации ИСОГД соответствуют бумажному варианту. Технологические решения выполнения процессов зависят от конкретных реализаций и оформляются в виде инструкций оператора.
3.2. Порядок учета сведений, поступивших для размещения в ИСОГД
3.2.1. Поступающие для размещения в ИСОГД документы и иные материалы учитываются в Книге учета сведений, рекомендуемая форма листа которой приведена в Приложении 2.
3.2.2. Учет поступивших документов осуществляется путем формирования в указанной Книге записи, в которой заполняются следующие реквизиты:
(1) – порядковый номер записи в данном томе Книги, начиная с единицы для первой записи;
(2) – дата записи в форме ГГГГ.ММ.ДД, соответствующая дате получения документа для размещения в ИСОГД;
(3) – наименование органа, направившего документ для размещения в ИСОГД
( 4) - исходящий номер и дата сопроводительного письма;
(5) – номер документа в пакете (с одним сопроводительным письмом может поступить несколько документов);
(6) - наименование документа;
(7) – количество листов документа (бумажная форма представления). Количество листов указывается такое же, как указано в сопроводительном письме. В случае, если документ сброшюрован, рекомендуется указывать число брошюр, например: 2 бр.
(8) – Тип носителя и количество, если документ представлен в электронном варианте. Если электронной версии нет, ставится прочерк;
(9) – дата размещения документа в ИСОГД;
(10) – регистрационный номер документа в ИСОГД
(11) – подпись лица, осуществившего размещение документа в ИСОГД.
3.2.3. Поля реквизитов (9) - (11) заполняются после размещения документов в соответствующих разделах ИСОГД.
|
