«Моделирование инфраструктуры информационного обеспечения градостроительной деятельности и техническое проектирование автоматизированных исогд»

2.3. Назначение Книги регистрации документов и требования к ее оформлению

1. 
   Книга регистрации документов содержит перечень документов, размещенных в ИСОГД, и их описание в соответствии с Положением.
   
2. 
   Для регистрации документов каждого раздела (I-VIII) ведется отдельная книга, которая формируется путем добавления регистрационных карточек, заполняемых при размещении документов.
   
3. 
   Регистрационные карточки группируются в Книгах регистрации документов разделов в соответствии с порядковым номером (снизу вверх). Таким образом, наверху оказывается последний зарегистрированный документ.
   
4. 
   Рекомендуется карточку регистрации документа размещать в прозрачном файле. Книга регистрации документов формируется из отдельных карточек регистрации в файловой папке.
   
5. 
   Книга регистрации документов раздела, исходя из количества регистрируемых документов, может состоять из нескольких томов, заполняемых последовательно.
   
6. 
   Титульный лист Книги раздела ИСОГД содержит следующие реквизиты:
   
   1. 
      - записывается наименование субъекта Российской Федерации, в состав которого входит муниципальный район или городской округ
      
   2. 
      - Наименование муниципального района или городского округа
      
   3. 
      - код муниципального района или городского округа по Общероссийскому классификатору территорий муниципальных образований;
      
   4. 
      - номер тома книги. Тома книги нумеруются последовательно, начиная с единицы;
      
   5. 
      - дата открытия книги в формате ГГГГ.ММ.ДД, где ГГГГ – год (например, 2006), ММ – порядковый номер месяца в году (например, 10), ДД – день месяца открытия тома книги.
      
   6. 
      –дата закрытия тома;
      
   7. 
      – номер данной книги/тома в реестре книг ИСОГД.
      
   8. 
      - номер раздела согласно классификатору (приложение 3)
      
   9. 
      Наименование раздела ИСОГД
      
   10. 
       регистрационный номер первого документа в томе
       
   11. 
       регистрационный номер последнего документа в томе
       
7. 
   При открытии каждого тома осуществляется его регистрация в Реестре книг ИСОГД.
   
8. 
   При открытии очередного тома книги заполняется поля (1) –(5), (7) – (10).
   
9. 
   По заполнении всех листов очередного тома этот том закрывается и открывается следующий том книги.
   
10. 
    При закрытии заполненного полностью тома книги на титульном листе заполняются поля (6) и (11).
    
11. 
    Информация о закрытии тома вносится в соответствующую Запись в реестре книг ИСОГД, созданную в момент его открытия.
    

2.4. Организация информационного фонда (книг хранения)

1. 
   Единицей хранения информационного фонда является книга (том) хранения. Формирование книги хранения основывается на двух принципах:
   

2. 
   Книги хранения при размещении в хранилище группируются по разделам.
   
3. 
   Книга/том хранения может быть представлена в двух формах:
   
   1. 
      Папка, в которой помещается документ, в случае, когда он сброшюрован, имеет твердый переплет и его долгосрочное хранение может быть обеспечено в том виде, в котором он поступил для размещения в ИСОГД;
      
   2. 
      Файловая папка, в которой документы группируются в соответствии с их назначением, содержанием или по принципу отнесения к одному объекту градостроительной деятельности.
      

4. 
   Файловая папка должна формироваться, исходя из следующих правил:
   

5. 
   Титульные листы двух видов, в соответствии с разделами ИСОГД, для оформления Книг хранения представлены в Приложении 1.
   
6. 
   Титульный лист 5а (Приложение 1) используется для книг разделов I, II, VI и VII, а 5б – для разделов III, IV, V и VIII.
   
7. 
   Титульный лист Книги хранения ИСОГД содержит следующие реквизиты:
   
   1. 
      - записывается наименование субъекта Российской Федерации, в состав которого входит муниципальный район или городской округ
      
   2. 
      - Наименование муниципального района или городского округа
      
   3. 
      - код муниципального района или городского округа по Общероссийскому классификатору территорий муниципальных образований;
      
   4. 
      - номер тома книги. Тома книги нумеруются последовательно, начиная с единицы;
      
   5. 
      - дата открытия книги в формате ГГГГ.ММ.ДД, где ГГГГ – год (например, 2006), ММ – порядковый номер месяца в году (например, 10), ДД – день месяца открытия тома книги.
      
   6. 
      –дата закрытия тома;
      
   7. 
      – номер данной книги/тома в реестре книг ИСОГД.
      
   8. 
      - номер раздела согласно классификатору (приложение 3)
      
   9. 
      Код номенклатуры книги хранения
      
   10. 
       Наименование книги/тома
       
   11. 
       Наименование территориальной единицы, к которой относятся хранящиеся документы
       
   12. 
       Код территориальной единицы;
       
   13. 
       Код книги/тома.
       
8. 
   Под кодом территориальной единицы понимается номер муниципального образования в рамках муниципального района или городского округа, либо номер планировочного района или квартала.
   
9. 
   Уникальность книг разделов III, IV, V и VIII обеспечивается формированием кода книги/тома путем добавления к коду номенклатуры кода территории. Под кодом территории понимается признак, обеспечивающий идентификацию объекта градостроительства в отношении которого разработан документ (см. Приложение 3).
   
10. 
    При открытии каждого тома осуществляется его регистрация в Реестре книг ИСОГД.
    
11. 
    При открытии очередного тома книги на титульном листе заполняются поля (1) –(5), (7) – (13).
    
12. 
    По заполнении папки тома она закрывается и открывается следующая, которая рассматривается как продолжение тома книги.
    
13. 
    При закрытии папки тома на титульном листе заполняется поле (6).
    
14. 
    Информация о закрытии папки вносится в соответствующую Запись в реестре книг ИСОГД, созданную в момент ее открытия.