РОСЖЕЛДОР
Государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Ростовский государственный университет путей сообщения»
(РГУПС)
Т.М. Канина, И.К. Логвинова
ФОРМУЛЯРЫ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ
ДОКУМЕНТОВ УНИВЕРСИТЕТА
Учебно-методическое пособие
Ростов-на-Дону
2008
УДК 651 (07) + 06
Канина, Т.М.
Формуляры организационно-распорядительных документов университета : учеб.-метод. пособие / Т.М. Канина, И.К. Логвинова ; Рост. гос. ун-т путей сообщения . – Ростов н/Д, 2008. – 36 с. : прил. – Библиогр.: 6 назв.
Приведена методика составления и оформления наиболее часто встречаемых в управленческой деятельности видов организационно-распорядительных документов.
Для студентов всех форм обучения по всем специальностям, а также сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства в подразделениях университета.
Рецензент д-р экон. наук, проф. В.А. Макеев (РГУПС)
Учебное издание
Канина Татьяна Михайловна
Логвинова Ирина Константиновна
ФОРМУЛЯРЫ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ УНИВЕРСИТЕТА
Учебно-методическое пособие
Редактор Т.В. Бродская
Корректор Т.В. Бродская
Подписано в печать 20.10.2008. Формат 60x84/16.
Бумага газетная. Ризография. Усл. печ. л. 2,09.
Уч.-изд. л. 2,11. Тираж 100 экз. Изд. № 171. Заказ №
Ростовский государственный университет путей сообщения.
Ризография РГУПС.
Адрес университета: 344038, г. Ростов н/Д, пл. Ростовского Стрелкового Полка Народного Ополчения, 2.
© Ростовский государственный университет путей сообщения, 2008
Оглавление
1 Общие положения
2 Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов
2.1 Приказ – распорядительный документ
2.2 Распоряжение
2.3 Должностная инструкция
2.4 Протокол
2.5 Акт
2.6 Докладная записка
2.7 Объяснительная записка
2.8 Служебная записка
2.9 Служебное (деловое) письмо
2.9.1 Сопроводительное письмо
2.9.2 Информационное письмо
2.9.3 Письмо-приглашение
2.9.4 Письмо-извещение
2.9.5 Рекламное письмо
2.9.6 Письмо-подтверждение
2.9.7 Письмо-напоминание
2.9.8 Гарантийное письмо
2.9.9 Письмо-претензия
2.9.10 Письмо-ответ
2.9.11 Письмо иностранному партнеру
2.10 Телеграмма
2.11 Телефонограмма
2.12 Заявление
2.13 Бюллетень
2.14 Справка
2.15 Доверенность
Библиографический список
Приложения
1 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Работа с документами является неотъемлемой составляющей труда практически всех сотрудников любой организации, любого учреждения. Документирование управленческой деятельности заключается в фиксировании на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т. е. создание управленческих документов.
При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение.
Цель изучения данного учебно-методического пособия – научиться составлять и оформлять наиболее часто встречаемые в управленческой деятельности виды организационно-распорядительных документов.
Все виды документов должны оформляться на бланках организации и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и определенный порядок их расположения.
Бланк – стандартный лист бумаги, на котором отображена постоянная и переменная информация.
Основные требования к бланку определены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов». Знание этих требований позволит овладеть рациональными приемами работы с документами, cэкономить время на их составление и обработку.
Установлено два формата бланков – А4 (210x297 мм) и А5 (148x210 мм),
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:
– левое – не менее 20 мм;
– верхнее – не менее 20 мм;
– правое – не менее 10 мм;
– нижнее – не менее 20 мм.
Бланки каждого вида могут изготавливаться с угловым и продольным расположением реквизитов.
Продольное расположение заголовочной части документа предполагает расположение реквизитов документа вдоль верхней части листа с их центровкой, т. е. равным удалением каждой строки от левого и правого поля.
Угловое расположение реквизитов бывает угловое-флаговое и угловое- центрованное.
Угловое-флаговое – от левой верхней части листа, правый край не выравнивается.
Угловое-центрованное – реквизиты в этом случае центрируют относительно половины листа документа.
Особое место в управленческой деятельности учреждений и организаций занимают служебные организационно-распорядительные документы. Текст большинства организационно-распорядительных документов состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты, нумеруемые арабскими цифрами.
Текст документа рекомендуется разделять на две основные части. В первой части излагаются задачи, причины, цели создания документа. Во второй части излагаются выводы, предложения, решения, распоряжения или просьбы. В отдельных случаях текст документа может содержать одну заключительную часть: приказ – распорядительную часть без изложения причин издания, письмо – просьбу без пояснений.
Документ составляется, как правило, только по одному вопросу, что ускоряет его рассмотрение и способствует правильному формированию дел. Особенно важно учитывать это требование при подготовке распорядительных документов (приказов, распоряжений).
Тексты документов составляются с соблюдением следующих принципов: предельная краткость, исключение лишней информации, объективность содержания, точность фактов, четкость словесных формулировок, не допускающих различных толкований.
Документы, разработанные на основании других документов, должны содержать в тексте ссылку на них или иметь в конце приписку «Основание:...» с указанием названия, даты и номера документа.
В распорядительных документах необходимо использовать форму изложения текста от первого лица единственного числа (приказываю, обязываю и т. п.), что является отражением принципа единоначалия.
В решениях ученого совета и других коллегиальных органов управления используется форма изложения текста от третьего лица единственного числа, что является отражением принципа коллегиальности.
В письмах и других видах документов используется форма изложения текста от третьего лица единственного числа, например: «РГУПС просит…», «Факультет не возражает…».
Тексты докладных и объяснительных записок, заявлений излагаются от первого лица единственного числа («Прошу направить…»).
При составлении текстов документов необходимо соблюдать определенные правила написания названий организаций, должностей, общепринятых сокращений слов.
Сокращения наименования подразделений университета, а также должностей в документах, кроме телеграмм, не допускаются. Названия подразделений должны соответствовать их официальным наименованиям.
В процессе подготовки организационно-распорядительные документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службой (юристом), заместителями руководителя организации (учреждения) или одним заместителем, курирующим соответствующее направление деятельности организации.
Визирование документа производится на обратной стороне последней страницы первого экземпляра документа или на отдельном листе согласования. Независимо от того, где проставляются визы – на обороте последнего листа или на отдельном листе согласования, они включают в себя наименование должности работника, его личную подпись, расшифровку подписи, дату и при необходимости – дополнительные отметки: «Замечания прилагаются», «Не согласен» и др.
Кроме виз, на документе могут указываться сведения о том, кем подготовлен документ, с указанием фамилии исполнителя и номера его служебного телефона, а также отметка о рассылке.
Подпись руководителя на распорядительных документах превращает проект документа в официальный, обладающий юридической силой документ.
2 ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ
ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ
2.1 Приказ – распорядительный документ
Приказ (по основной деятельности) – правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией (прил. 1).
Проекты приказов по основной деятельности представляются на визу руководителю управления делами, который проверяет правильность их оформления, руководителям структурных подразделений, круг деятельности которых затрагивается проектом подготавливаемого приказа, и юрисконсульту, который в равной степени с составителем приказа несет ответственность за соответствие документа действующему законодательству.
Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной части.
В констатирующей части излагают факты, раскрывают причины и цели, послужившие основанием для создания приказа. Если основанием к приказу является законодательный акт или поручение вышестоящих органов, то в констатирующей части указывается его вид, дата, номер, заголовок и передается содержание той его части, которая непосредственно касается университета. Констатирующая часть может отсутствовать.
Распорядительную часть начинают словом ПРИКАЗЫВАЮ. В пунктах распорядительной части указываются исполнители, конкретные действия и сроки исполнения предписываемых действий. В последнем пункте распорядительной части приказа указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа в целом.
Подписывает приказ руководитель организации, в его отсутствие – заместитель. Приказ подписывает то должностное лицо, чья подпись указана в приказе. С целью доведения приказа до сведения исполнителей необходимо заполнять перечень подразделений, должностных лиц, которых касается приказ.
Отметка об исполнителе (составителе проекта приказа) включает И.О. Фамилию и телефон, например:
Т.М. Бородин
55 55
2.2 Распоряжение
Распоряжение – распорядительный документ, издаваемый по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам оперативного управления деятельностью университета (прил. 2).
Распоряжения могут быть кратковременные, касающиеся быстрого решения конкретного вопроса, а также рассчитаны на длительный срок действия.
Текст распоряжения состоит из констатирующей и распорядительной части. В первой указывают цель и причину распоряжения, во второй, начинающейся словом ОБЯЗЫВАЮ, – предписываемые действия.
С целью доведения распоряжения до сведения исполнителей необходимо заполнять перечень подразделений, должностных лиц, которых касается распоряжение.
2.3 Должностная инструкция
Должностная инструкция – организационно-распорядительный документ длительного или постоянного срока действия (до введения новой), в котором определены научно-технические, технологические, финансовые и другие стороны деятельности организации, ее подразделений и должностных лиц (прил. 3).
Все инструкции можно разделить на две группы:
– инструкции, регламентирующие специальные стороны деятельности университета;
– должностные инструкции, определяющие функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц.
Инструкция состоит из нескольких разделов, каждый из которых является логически законченной частью документа. В тексте инструкции рекомендуется применять четкие формулировки со словами: «должен», «имеет право», «не допускается», «запрещается» и т. д. Текст излагают от третьего лица или в безличной форме. Инструкцию подписывает автор-составитель, а утверждает – руководитель или специальный распорядительный документ.
2.4 Протокол
Протокол – информационно-справочный документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах (прил. 4, прил. 5).
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Вводная часть протокола содержит постоянную и переменную информацию. Постоянная информация связана с употреблением устойчивой терминологии – «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали», «Повестка дня». Эти слова пишутся с большой буквы от начала левого поля.
К переменной информации относятся инициалы и фамилии председателя, секретаря, присутствующих. Их пишут со второго положения табулятора.
Вводная часть протокола заканчивается выражением «Повестка дня». Запись пунктов повестки дня начинается с красной строки, нумеруют их арабскими цифрами.
Основная часть строится по схеме: слушали, выступили, постановили (решили), причем для каждого вопроса предусмотрена отдельная строка. Слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) пишут прописными буквами от начального (левого) поля.
Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем.
Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.
2.5 Акт
Акт – информационно-справочный документ, составляется группой лиц для подтверждения установленных фактов или событий (акты инвентаризации, приема-передачи материальных ценностей, дел, уничтожения документов и т. д.). Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его составителей (акты проверок, обследований, ревизий, испытания изделий и т. д.).
Текст акта состоит из вводной и констатирующей части. Во вводной части указывают основание для составления акта, перечисляют лиц, составивших акт и присутствующих при этом (председатель, члены комиссии, присутствующие). В констатирующей части текста дают описание проделанной работы, фиксируют факты, излагают выводы, предложения, заключения составителей акта.
Акт подписывают все лица, принимавшие участие в его составлении (должности не указывают).
Акт может иметь гриф согласования.
Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ или к компетенции которого относится содержание акта (прил. 6).
2.6 Докладная записка
Докладная записка – документ информационно-справочного характера, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя (прил. 7).
Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей. В первой части излагаются факты и события, причины, послужившие поводом для ее написания, во второй части – анализ сложившейся ситуации, возможные варианты развития событий или выхода из сложившейся ситуации, в третьей части – выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять руководителю в связи с изложенными фактами. Вторая часть может отсутствовать, в этом случае текст докладной записки состоит из вводной и заключительной части.
Докладная записка может быть внешней или внутренней.
Внешние записки подписывает руководитель организации. Внутренние записки подписывает автор-составитель.
Датой докладной записки является дата ее составления и подписания.
2.7 Объяснительная записка
Объяснительная записка – документ информационно-справочного характера, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.
Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая содержит факты, послужившие поводом для ее написания, вторая – причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.
Объяснительная записка подписывается составителем, датой записки является дата ее подписания составителем (прил. 8).
2.8 Служебная записка
Служебная записка (разновидность письма) – форма внутренней переписки. Направляют ее из структурных подразделений или от должностных лиц любому адресату внутри организации, кроме прямых руководителей.
Текст служебной записки состоит из обоснования – изложения причин составления – и предложения, просьбы, заявки и т. п.
Как правило, служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения и др.
Датой служебной записки является дата ее подписания (прил. 9).
2.9 Служебное (деловое) письмо
Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста – пересылкой по почте. Существует много видов писем: письма, содержащие просьбу, предложение, претензию, запрос, требующие ответа. Есть письма, которые содержат извещение, информацию, отказ, напоминание и не требуют ответа.
Письма оформляются на специальных бланках для писем формата А4 (прил. 10).
2.9.1 Сопроводительное письмо
Документ информирует адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов или отправленных материальных ценностей. Сопроводительные письма составляют в том случае, если необходимо пояснение о характере исполнения или цели направления приложенного документа.
Текст начинают словами: направляем, возвращаем, представляем на утверждение (согласование) и т. д.
2.9.2 Информационное письмо
Информационные письма используют для сообщения о каких-либо фактах или мероприятиях. Часто с помощью информационных писем пропагандируют деятельность организации.
2.9.3 Письмо-приглашение
Цель письма – приглашение на заседание, совещание, конференцию, семинар и т. д. Адресовать письмо-приглашение можно конкретному лицу, группе лиц или организации.
В тексте часто используются устойчивые обороты: «Приглашаем Вас на заседание…», «Просим принять участие в выставке работ студентов…».
2.9.4 Письмо-извещение
Письмо-извещение составляют для конкретного адресата. Часто оно является ответом на запрос и начинается со слов: «Ставим Вас в известность…», «Сообщаем Вам о переносе сессии…». Этот вид письма близок к информационному письму.
2.9.5 Рекламное письмо
Рекламное письмо посылают конкретным адресатам. Оно содержит описание рекламируемых услуг. Цель письма – побудить адресата воспользоваться предложенными услугами. Текст содержит полную, четкую, конкретную информацию. В конце текста может быть указан адрес организации и телефон для справок.
2.9.6 Письмо-подтверждение
Письмо-подтверждение уведомляет отправителя о получении документов, ценностей (перевода, письма, бандероли), подтверждает факты, действия.
Ключевыми фразами письма-подтверждения являются: «Подтверждаем получение Вашего письма…», «Организация не возражает против совместного участия в семинаре…», «С благодарностью подтверждаем получение Вашего письма…».
2.9.7 Письмо-напоминание
Письмо-напоминание следует направлять тогда, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ: «Напоминаем, что срок аренды помещения истекает 30.12.2001…», «Напоминаем Вам, что Ваша задолженность по оплате за обучение по договору № ____________ составляет…».
2.9.8 Гарантийное письмо
Гарантийное письмо составляется с целью подтверждения определенных обещаний или условий и адресуется организации или отдельному лицу. В отличие от большинства официальных писем гарантийное письмо может начинаться с обращения по имени и отчеству к лицу, которому оно адресовано.
В письме организация-адресат берет на себя определенные обязательства, поэтому письмо имеет правовую силу. Как правило, гарантироваться может оплата труда за выполненную работу, сроки ее выполнения, принятие на работу по специальности и т. п.
2.9.9 Письмо-претензия
Письмо-претензия – коммерческий документ, представляющий собой предъявление претензии к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту (договору) обязательства, и требование возмещения убытков.
Письмо должно содержать следующие данные:
– основание для предъявления претензии;
– доказательства – ссылки на нормативные акты и документы, например, акт экспертизы, акт приемки, контракт и т. п.
2.9.10 Письмо-ответ
Текст письма-ответа зависит от инициативного документа. Письмо-ответ должно содержать ссылку на индекс и дату инициативного (входящего) письма, на которое дается ответ: «На № _____ от ______». Если письмо поступило от частного лица, в ссылке указывают дату поступления входящего документа. Ответ должен быть изложен в конкретной, четкой форме. Если в письме содержится отказ, он должен быть аргументирован.
В тексте используют устойчивые словосочетания: «К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не можем…», «Мы не можем принять Ваше предложение из-за…», «Предлагаемые Вами сроки проведения…», «Ваше предложение отклонено по следующим причинам…».
2.9.11 Письмо иностранному партнеру
Письмо иностранному партнеру должно иметь четкую структуру. Размер полей на бланке по 1 дюйму (2,54 мм) (прил. 11).
2.10 Телеграмма
Телеграмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста – по телеграфной сети общего пользования.
Текст телеграммы должен содержать только конкретную информацию. Текст телеграммы печатается на стандартном листе бумаги без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц. Текст телеграммы печатается только на одной стороне листа.
Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и начинается с абзаца. В подписи должна быть указана фамилия автора телеграммы.
В нижней части телеграммы под чертой указывается адрес отправителя и наименование структурного подразделения (без сокращения), должность, фамилия исполнителя и дата отправки. Обратный адрес пишется без сокращений, со знаками препинания (прил. 12).
2.11 Телефонограмма
Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста: передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем (прил. 13).
2.12 Заявление
Заявление – документ, адресованный организации или должностному лицу с просьбой о приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска, о конкурсном отборе.
Заявление о приеме на работу (прил. 14) пишется на бумаге формата А4, как правило, от руки, в произвольной форме.
Далее приведены примеры оформления заявлений (о переводе на другую должность, о предоставлении отпуска и т. д.) в соответствии с ГОСТом на организационно-распорядительную документацию (прил. 15, прил. 16).
Заявление о конкурсном отборе (прил. 17) пишется на бумаге формата А4, как правило, от руки и оформляется согласно ГОСту.
2.13 Бюллетень
Бюллетень используется для тайного голосования по какому-либо вопросу, в том числе и при конкурсном отборе (прил. 18). Результаты голосования выражаются оставлением или вычеркиванием фамилии. Вписывание другой фамилии не допускается, иначе бюллетень считается недействительным.
2.14 Справка
Справка – документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий или удостоверяющий какой-либо юридический факт (подтверждение места работы или учебы, занимаемой должности, места проживания и т. д.). Справки, направляемые за пределы учреждения, оформляются на общем бланке организации с указанием всех необходимых реквизитов. Подписывается справка руководителем организации и заверяется печатью (прил. 19 , 20, 21).
2.15 Доверенность
Доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами, а также для совершения действий доверенного лица от имени доверителя. При этом как доверитель, так и доверенное лицо могут быть лицами юридическими и физическими.
Доверенность выдается на срок, не превышающий трех лет, причем если в тексте доверенности не указан срок ее действия, то она признается действительной только в течение одного года, начиная с даты ее совершения.
Доверенность от имени юридического лица выдается руководителем организации и удостоверяется гербовой печатью организации. Если действия, указанные в доверенности, касаются денежных или материальных вопросов, то она подписывается руководителем организации и главным бухгалтером.
Личная доверенность выдается от лица доверителя на получение зарплаты, пособий, стипендий и других выплат, корреспонденции, архивных справок, трудовых книжек и др., в этом случае подпись доверителя заверяется подписью должностного лица по месту работы или учебы (прил. 22).
Библиографический список
1 ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М. : Изд-во стандартов, 2003. – 17 с.
2 Кузнецова, Т.В. Делопроизводство / Т.В. Кузнецова. – 5-е изд., испр. – М. : ООО «Журнал «Управление персоналом», 2007. – 528 с.
3 Пшенко, А.В. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство) : учеб. пособие / А.В. Пшенко. – М. : ФОРУМ : ИНФРА-М, 2003. – 256с.
4 Кирсанова, М.В. Деловая переписка : учеб. пособие / М.В. Кирсанова, Н.Н. Анодина, Ю.М. Аксенов. – 2-е изд. – М. : ИНФРА-М, 2003. – 102 с.
5 Павлюк, Л.В. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере / Л.В. Павлюк, Т.И. Киселева, Н.И. Воробьева. – СПб. : Издательский дом «Герда», 2000. – 304 с.
6 Кузнецов, С.Л. Делопроизводство на компьютере. / С.Л. Кузнецов. – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000. – 232 с.
ПРИЛОЖЕНИЯ
Приложение 1
Образец оформления приказа
Приложение 2
Образец оформления распоряжения
Приложение 3
Образец оформления должностной инструкции
Приложение 4
Образец оформления протокола
Приложение 5
Образец оформления выписки из протокола
Приложение 6
Образец оформления акта
Приложение 7
Образец оформления докладной записки
Приложение 8
Образец оформления объяснительной записки
Приложение 9
Образец оформления служебной записки
Приложение 10
Образец оформления служебного письма
Приложение 11
Образец оформления письма иностранному партнеру
Приложение 12
Образец оформления телеграммы
Приложение 13
Образец оформления телефонограммы
Приложение 14
Образец заявления о приеме на работу
Приложение 15
Образец заявления о переводе на другую должность
Приложение 16
Образец оформления заявления о предоставлении отпуска
Приложение 17
Образец заявления об участии в конкурсном отборе
Приложение 18
Образец оформления бюллетеня
Приложение 19
Образец оформления справки
(составляется на бланке предприятия формата А5)
Приложение 20
Образец бланка справки
Приложение 21
Образец бланка справки
Приложение 22
Образец оформления доверенности
от имени сотрудника университета
|
