Обязательность применения унифицированных форм документов
Прежде всего обратим внимание на то, что как и в Постановлении от 06.04.2001, в новом Постановлении Госкомстата все формы по учёту кадров распространяются на организации, независимо от формы собственности, осуществляющие свою деятельность на территории Российской Федерации. Таким образом, формы обязательны для применения в любой организации. Разберёмся, почему формы обязательны.
Хотя в альбоме представлены учётные документы, в них даны приказы (распоряжения) – основные виды распорядительных документов, отражающих единоличное принятие решений. В данном случае приказы выполняют функцию как распорядительного, так и учётного документа. Отнесение приказов (распоряжений) к учётным документам связано с тем, что на основании приказов (распоряжений) по личному составу:
Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № Т-1);
Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма № Т-1а);
Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма № Т-5);
Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма № Т-5а);
Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6);
Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма № Т-6а);
Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма № Т-8);
Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) (форма № Т-8а);
Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9);
Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма № Т-9а);
Приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма № Т-11);
Приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма № Т-11a):
проводится начисление и выплата работнику денег (заработной платы, командировочных расходов, премий и т.д.).
С точки зрения бухгалтерского учёта эти приказы по личному составу являются оправдательными документами, на основании которых производятся хозяйственные операции, в данном случае – по выдаче денежных сумм работнику. Согласно ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учёте» от 21.11.1996 № 129-ФЗ (в ред. от 30.06.2003 № 86-ФЗ) «Первичные учётные документы принимаются к учёту, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учётной документации». Кроме того, в «Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утверждённых Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 № 225 также даётся указание на обязательность применения унифицированных форм документов, в частности – личной карточки работника:
«12. С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.
Форма личной карточки утверждается Государственным комитетом Российской Федерации по статистике».
Таким образом, применение унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты является обязательным как с точки зрения трудового законодательства Российской Федерации, так и Закона «О бухгалтерском учёте».
Во вновь утверждённых унифицированных формах проведена в основном редакторская правка, дающая более чёткие формулировки отдельных граф в документах.
В правом верхнем углу формы указывается вместо ссылки на постановление Госкомстата от 04.06.2001 № 26 новое постановление:
Унифицированная форма № Т-1
Утверждена постановлением
Госкомстата России от 05.01.2004 N 1
Так как в Трудовом кодексе Российской Федерации трудовые правоотношения оформляются только трудовым договором, в унифицированных формах после слов «трудовой договор» исключено стоявшее ранее в скобках слово «контракт».
Во всех формах, где необходимо указание занимаемой должности, изменён порядок слов и вместо «наименование профессии (должности), разряд, класс (категория) квалификации», теперь указывается: «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации». Эти изменения прошли во всех приказах, в штатном расписании, а также в личной карточке работника.
Другая единая правка для всех форм, имеющих графу, где указывается оклад, содержит перестановку слов. Вместо «оклад (тарифная ставка)» даётся более точная формулировка «тарифная ставка (оклад), надбавка, руб.».
Комментарий 8
Изменения в формах некоторых документов по личному составу
Следует обратить внимание на личные карточки работников (формы № Т-2 и № Т-2ГС (МС). Почти все внесённые правки носят корректирующий характер, например, вместо конкретного вида документа «диплом» при указании образования, даётся более обобщающее понятие – документ об образовании, так как виды документов, выдаваемые по окончании учебного заведения не ограничиваются только дипломом. Аналогичные изменения в форме № Т-4 – Учётная карточка научного, научно-педагогического работника.
Форма № Т-2 ГС получила название – Т-2 ГС (МС), подчёркивающее её распространение на муниципальных служащих.
Из форм приказов обратите внимание на приказы об увольнении (форма № Т-8 и № Т-8а). Во-первых, уточнён заголовок приказов – приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником или в форме № Т-8а – с работниками. Изменение заголовка документа повлекло за собой и изменения в тексте. Текст начинается с распорядительного действия «прекратить действие трудового договора». В графе «Основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения)» добавлены документы, их номер и дата (заявление работника, служебная записка, медицинское заключение и т.п.
В конце форм № Т-8 и Т-8а появилась отметка, заполняемая в случае необходимости: «Мотивированное мнение выборного профсоюзного органа в письменной форме (от … № …) рассмотрено».
Внесены изменения в документы, оформляющие отпуск работнику. В форму приказов введены виды отпусков:
В форме «График отпусков» (форма № Т-7) изменён порядок согласования. Вместо грифа:
Согласовано
Протокол заседания профсоюзной организации
от … . … . 200_ № …
вносятся слова «Мнение выборного профсоюзного органа от … . … . 200_ № … учтено.
Подписывает график отпусков руководитель кадровой службы (в старой форме – и все руководители структурных подразделений).
Очень важны указания по применению форм, данные в альбоме.
Комментарий 9
Порядок применения унифицированных форм
первичной учетной документации
При внедрении форм следует руководствоваться Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 24 марта 1999 г. № 20, в котором был утверждён «Порядок применения унифицированных форм первичной учётной документации».
Обратите внимание на важный момент, установленный в этом документе:
«В унифицированные формы первичной учетной документации…, утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.
Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно - распорядительным документом организации.
Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться».
Чаще всего при внесении изменений в бланк издаётся приказ. В нём называются конкретные формы, в которые вносятся изменения, указываются реквизиты, которыми формы дополняются и место этих реквизитов в форме документа. Например:
К приказу в виде приложения можно дать измененную форму.
Кроме того, при изготовлении бланков унифицированных форм документов «допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значности показателей, включения дополнительных строк (включая свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации».
Как показало перечисление унифицированных форм документов, представленных в Альбоме, они охватывают не все кадровые операции. В отдельных случаях приказы по личному составу составляются индивидуально, например, о взысканиях, о смене фамилии и т.п. Если их приходится готовить достаточно часто, можно разработать свою унифицированную форму на эту операцию и утвердить её приказом. Лучше всего такую форму поместить в Альбом или Табель унифицированных форм документов, создаваемых в организации, если, кончено, такой альбом или табель есть.
Комментарий 10
О порядке хранения документов акционерных обществ
Для акционерных обществ появился новый нормативно-методический документ, – «Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ».
Положение утверждено постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг 16 июля 2003 г. № 03-33/пс в соответствии со ст. 89 Федерального закона «Об акционерных обществах» от 29 декабря 1995 № 208-ФЗ (ст. в ред., введённой в действие с 1 января 2002 г., Федеральным законом от 7 августа 2001 г. № 120-ФЗ).
Ст. 89 установила, что «общество хранит документы, предусмотренные п.1 настоящей статьи, по месту нахождения его исполнительного органа в порядке и в течение сроков, которые установлены федеральным органом исполнительной власти по рынку ценных бумаг». В Положении установлены сроки хранения только документов, перечисленных в этой статье.
Приводя в порядок документы акционерного общества, прежде всего нужно позаботиться об обработке дел с документами постоянного срока хранения и уточнить сроки хранения других документов, так как от сроков их хранения будет зависеть порядок обработки дел: полный для документов постоянного и долговременного сроков хранения и упрощённый для документов временного срока хранения.
Необходимо подчеркнуть, что в Положении даны сроки хранения не всех видов документов, которые создаются в процессе деятельности акционерного общества, а лишь перечисленных в статье 89. Поэтому, определяя сроки хранения документов общества нельзя ограничиться только Положением. Сроки хранения других документов надо взять из «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения» и прежде всего это сроки хранения документов по личному составу, которые необходимо строго соблюдать.
Положение не ограничивается сроками хранения документов, устанавливая и порядок их хранения. В нём в основном повторены общие принципы организации хранения документов, отражённые в нормативно-методических актах Федеральной архивной службы России.
Все документы, образующиеся в деятельности общества, в соответствии с Положением, формируются в дела по номенклатуре дел. Таким образом, наличие номенклатуры дел является обязательным.
Специальный пункт Положения касается случаев утраты документов (п.3.4). В нём сказано:
«Хранению подлежат подлинники документов общества. В случае утраты или повреждения подлинника документа общества хранению подлежит заверенная в установленном порядке копия такого документа. О каждом случае утраты или повреждения подлинника документа общества должен быть составлен соответствующий акт с указанием причины утраты или повреждения, приобщаемый к передаваемой на хранение копии документа общества и подлежащий хранению вместе с ней. Указанный акт должен быть подписан руководителем структурного подразделения и утвержден единоличным исполнительным органом общества, а в случае утраты или повреждения документов бухгалтерского учета, бухгалтерской отчетности – также главным бухгалтером общества».
Особое внимание должно быть уделено хранению бюллетеней акционерного общества.
Положением установлен и порядок выдачи документов во временное пользование. Он мало отличается от общего порядка выдачи документов в структурных подразделениях, но всё-таки имеет свою небольшую специфику.
Порядок проведения экспертизы ценности документов и отбор их на уничтожение такой же, как и для всех других организаций. В акционерном обществе должна быть распорядительным документом руководителя создана экспертная комиссия во главе с одним из руководителей общества.
ЭК рассматривает описи дел постоянного, временного сроков хранения и по личному составу, проекты номенклатуры дел и инструкции по делопроизводству, акты о выделении документов с истекшими сроками хранения к уничтожению.
Очень важен пункт 4.4 Положения, закрепляющий основное правило уничтожения документов: акт на уничтожение документов составляется только после того, когда полностью обработаны и составлены описи на дела постоянного и долговременного хранения, особенно на дела по личному составу. Описи дел и акты должны рассматриваться ЭК в едином комплексе и утверждаться руководителем общества.
Акт о выделении документов к уничтожению вместе с описями дел хранится в архиве общества постоянно.
В случае ликвидации общества Положением предусмотрено, что если общество имело договор с учреждением системы Федеральной архивной службы России и часть его документов отнесена к составу Архивного фонда Российской Федерации, документы постоянного срока хранения и по личному составу передаются в соответствующий государственный архив. Если договорных отношений с архивом не имелось, то в этом случае государственный архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников общества. Место хранения остальных документов определятся председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.
«В случае реорганизации общества, влекущей его прекращение, находящиеся на хранении и подлежащие хранению подлинники документов общества могут быть переданы только одному из вновь создаваемых в результате реорганизации обществ.
Если иное не устанавливается договором о слиянии или присоединении (решением о преобразовании) и (или) передаточным актом либо решением о разделении или выделении и (или) разделительным балансом, находящиеся на хранении и подлежащие хранению подлинники документов общества подлежат передаче вновь создаваемому в результате реорганизации обществу с наибольшей стоимостью чистых активов».
Таким образом, вышедшее Положение конкретизирует отдельные моменты хранения документов акционерного общества и его требования должны учитываться в работе с документами наряду с требованиями общих нормативно-методических документов по делопроизводству и архивному делу.
Комментарий 11
Предоставление бухгалтерской документации
Секретарям, ведущим и бухгалтерскую документацию, стоит обратить внимание на редакцию 2003 г. Федерального закона «О бухгалтерском учёте».
Напомним, что в 2002 г. в этот закон уже были внесены изменения и дополнения в связи с выходом Федерального закона № 1-ФЗ «Об электронной подписи». Тогда была дополнена ст. 13, разрешающая организациям представлять бухгалтерскую отчётность в электронном виде в соответствии с законодательством Российской Федерации, а п. 5 ст. 15 был изложен в новой редакции.
«5. Бухгалтерская отчетность может быть представлена пользователю организацией непосредственно или передана через ее представителя, направлена в виде почтового отправления с описью вложения или передана по телекоммуникационным каналам связи.
Пользователь бухгалтерской отчетности не вправе отказать в принятии бухгалтерской отчетности и обязан по просьбе организации проставить отметку на копии бухгалтерской отчетности о принятии и дату ее представления. При получении бухгалтерской отчетности по телекоммуникационным каналам связи пользователь бухгалтерской отчетности обязан передать организации квитанцию о приемке в электронном виде.
Днем представления организацией бухгалтерской отчетности считается дата отправки почтового отправления с описью вложения или дата ее отправки по телекоммуникационным каналам связи либо дата фактической передачи по принадлежности».
Изменения 2003 г. в закон «О бухгалтерском учёте» внесены в связи с принятием Таможенного кодекса Российской Федерации (от 28.05.2003 № 61-ФЗ). В ст. 5 закона «О бухгалтерском учёте», касающейся регулирования бухгалтерского учёта, к документам, обязательным для исполнения всеми организациями на территории Российской Федерации, разрабатываемыми и утверждаемыми в пределах своей компетенции, добавлены «положения и стандарты, правила и способы ведения учёта и отчётности для таможенных целей».
В заключение отмечу, что выход нового законодательного акта или внесение в него изменений требует в свою очередь обязательной корректировки правовых и нормативно-методических документов, построенных на их основе.
|
