Инструкция по составлению финансового отчета (краткие комментарии)
№
|
Статья сметы
|
Документы, подтверждающие произведенный расход согласно статьи сметы
|
|
Платежные документы
|
Основание проведения платежа
|
Основные требования к форме и составу документации, подтверждающей расход (Комментарии)
|
Безналичный расчет
|
Наличный расчет
|
1
|
Аренда помещения, в т.ч. коммунальные услуги
|
Платежное поручение
|
Расходно-кассовый ордер.
Кассовый чек.
Документ, носящий признаки кассового чека
|
Аренда помещения:
Договор аренды (субаренды) со всеми приложениями, указанными в договоре. Не допускается наем жилых помещений, т.к. невозможно их использование в иных целях, кроме проживания граждан (ст. 17 ЖК, ст. 671 ГК РФ).
Акт приема-передачи нежилого помещения к договору аренды.
Акт об оказании услуги или пояснительная записка о причине его отсутствии.
Счет или пояснительная записка о причине его отсутствия.
Документ арендодателя, подтверждающий его право собственности.
Свидетельство о праве собственности арендодателя.
При субаренде договор аренды с арендодателем.
|
Договор должен быть оформлен согласно Гражданскому кодексу РФ.
Платежное поручение должно содержать сведения о списании (исполнении) денежных средств.
Иной документ (бланк строгой отчетности, содержащий следующие сведения – дату, номер, ИНН/КПП, название организации, адрес или односторонний акт), заменяющий кассовый чек и носящий признаки кассового чека. Чек должен содержать необходимую информацию в соответствии Налоговым кодексом РФ.
В исключительных случаях, когда договор аренды заключается с физ. лицом, обязательное условие договора уплата НДФЛ.
|
2
|
Услуги связи, в т.ч
|
Платежное поручение
|
Расходно-кассовый ордер.
Кассовый чек.
документ, носящий признаки кассового чека.
|
Услуги связи, интернет, коммунальные услуги:
Договор с поставщиками услуг.
Акты оказанных услуг.
Счета.
Распечатка телефонных звонков (для услуг связи).
|
Договор должен быть оформлен согласно Гражданскому кодексу РФ.
Платежное поручение должно содержать сведения о списании (исполнении) денежных средств.
Иной документ (бланк строгой отчетности, содержащий следующие сведения – дату, номер, ИНН/КПП, название организации, адрес или односторонний акт), заменяющий кассовый чек и носящий признаки кассового чека. Чек должен содержать необходимую информацию в соответствии Налоговым кодексом РФ.
|
3
|
Заработная плата сотрудников проекта по трудовым договорам
|
Платежное поручение.
|
Расходно-кассовый ордер.
Платежная ведомость
|
Заработная плата сотрудников:
Трудовой договор.
Дополнительное соглашение к основному Трудовому договору или срочный трудовой договор.
Для специалистов предоставить копии документов (диплома), подтверждающих специальность (квалификацию).
Документ, подтверждающий оплату НДФЛ.
Расчетно-платежная ведомость (либо и платежная, и расчетная с регистром учета начисления страховых взносов, включаемых в состав расходов).
|
Если сотрудники гранта являются штатными сотрудниками вашей организации, то вместе с трудовыми договорами необходимо представить Дополнительные соглашения к ним на период гранта или срочный трудовой договор. В договоре обязательно должны быть перечислены выполняемые обязанности. Они должны коррелироваться с выполняемым проектом по договору гранта. Обязательно указывается название проекта со ссылкой на Договор гранта с указанием его реквизитов, т.е. номера и даты заключения.
Платежное поручение должно содержать сведения о списании (исполнении) денежных средств.
Платежные ведомости составляются отдельно на штатных сотрудников, принимающих участие в реализации проекта
|
4
|
Начисление на ФОТ (30,2%)
|
Платежное поручение
|
|
Страховые взносы на ФОТ:
Платежные поручения на перечисление страховых взносов на ФОТ.
Регистр начисления взносов (страховые взносы в ПФР, ФФОМС, ФСС и обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве).
|
В случае оплаты отличного процента от 30,2% страховых взносов с ФОТ, в обязательном порядке требуется подготовить и приложить пояснительную записку с объяснением отличий по ставки страховых начислений на ФОТ.
Платежное поручение должно содержать сведения о списании (исполнении) денежных средств.
В случае применения регрессивной шкалы на проекте требуется приложить к статье пояснительную записку по регрессу.
|
5
|
Оплата сотрудникам проекта по договорам гражд-прав. характера (ГПХ)
|
Платежное поручение
|
Расходный кассовый ордер
|
Оплата по договорам гражданско-правового характера (ГПХ):
Договор ГПХ.
Акты оказанных (выполненных) услуг (работ).
Документ, подтверждающий уплату НДФЛ.
|
Договор должен быть оформлен согласно Гражданскому кодексу РФ.
Срок договора не должен превышать период гранта.
Акт должен быть составлен таким образом, чтобы из его содержания были видны состав и характер оказанных услуг, или должен дополнятся отчетом об оказании услуг, выполнении работ.
Платежное поручение должно содержать сведения о списании (исполнении) денежных средств.
|
6
|
Начисления на ФОТ по договорам ГПХ
|
Платежное поручение
|
|
Страховые взносы на ФОТ:
Платежные поручения на перечисление страховых взносов на ФОТ.
Регистр начисления взносов (страховые взносы в ПФР, ФФОМС, иногда - в ФСС и на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве).
|
В случае оплаты отличного процента от 30,2%, 27,1% страховых взносов с ФОТ, в обязательном порядке требуется подготовить и приложить пояснительную записку с объяснением отличий по ставки страховых начислений на ФОТ.
Платежное поручение должно содержать сведения о списании (исполнении) денежных средств.
В случае применения регрессивной шкалы при начислении зарплаты по проекту требуется приложить к статье пояснительную записку по регрессу.
|
7
|
Создание, сопровождение и продвижение Интернет-сайта
|
Платежное поручение
|
Расходно-кассовый ордер.
Кассовый чек.
Документ, носящий признаки кассового чека.
|
Создание, сопровождение и продвижение Интернет-сайта:
Договор со всеми приложениями, в том числе техническое задание и согласование цены.
Акт сдачи-приемки работ.
Счет.
|
Обязательные требования:
В договоре должен быть указан адрес сайта (доменное имя сайта).
Копия брифа (пожелания клиента, подробное техническое задание) и регламент (порядок выполнения работ) на создание сайта с детальным перечнем работ и услуг, их продолжительностью и ценой.
На главной странице сайта должна быть информация о том, что сайт создан или поддерживается (если он был создан до выполнения проекта) на средства полученного гранта с указанием номера и даты Распоряжения Президента РФ, в соответствии с которым выделен грант.
Иной документ (бланк строгой отчетности, содержащий следующие сведения – дату, номер, ИНН/КПП, название организации, адрес или односторонний акт), заменяющий кассовый чек и носящий признаки кассового чека. Чек должен содержать необходимую информацию в соответствии Налоговым кодексом РФ.
Платежное поручение должно содержать сведения о списании (исполнении) денежных средств.
|
8
|
Приобретение офисного оборудования
|
Платежное поручение
|
Расходно-кассовый ордер.
Кассовый чек.
Документ, носящий признаки кассового чека.
|
Приобретение офисного оборудования:
Товарная накладная или универсальный передаточный документ.
Авансовые отчеты (при наличном расчете). РКО или п/п под отчет.
Счета (при безналичном расчете).
Требования накладная (М-11) на выдачу ТМЦ сотрудникам проекта (стоимость менее 40 000руб).
Акты о приеме-передачи объекта основных средств (ОС-1), если стоимость приобретенного оборудования больше 40.000 руб.
|
При покупке оргтехники, офисной мебели и др. ОС дополнительно к финансовым документам предоставлять копии Актов о приеме-передачи объекта основных средств (ОС-1), если стоимость приобретенного оборудования больше 40.000 руб. Если стоимость приобретенного оборудования меньше 40.000 руб., следует предоставить копии приходных ордеров (М-4) и требования-накладные (М-11) на выдачу ТМЦ сотрудникам проекта.
Иной документ (бланк строгой отчетности, содержащий следующие сведения – дату, номер, ИНН/КПП, название организации, адрес или односторонний акт), заменяющий кассовый чек и носящий признаки кассового чека. Чек должен содержать необходимую информацию в соответствии Налоговым кодексом РФ.
Платежное поручение должно содержать сведения о списании (исполнении) денежных средств.
|
9
|
Аренда оборудования
|
Платежное поручение
|
Расходно-кассовый ордер.
Кассовый чек.
Документ, носящий признаки кассового чека.
|
Аренда оборудования:
Договор.
Акт приема-передачи
Акт оказанных услуг.
Счет.
Авансовый отчет (при наличном расчете). РКО или п/п под отчет.
|
Договор должен быть оформлен согласно Гражданскому кодексу РФ.
Иной документ, заменяющий кассовый чек и носящий признаки кассового чека. Чек должен содержать необходимую информацию в соответствии Налоговым кодексом РФ.
Платежное поручение должно содержать сведения о списании (исполнении) денежных средств.
|
10
|
Аренда автотранспорта
|
Платежное поручение
|
Расходно-кассовый ордер.
Кассовый чек.
Документ, носящий признаки кассового чека.
|
Аренда автотранспорта:
Договор на оказание транспортного обслуживания.
Акт приема передачи транспортного средства.
Документы, подтверждающие право собственности (пользования) транспортным средством (ТС) (договор аренды, купли-продажи).
Паспорт ТС.
Акт оказанных услуг.
Счет.
Путевые листы или маршрутные листы.
Расходы на горюче-смазочные материалы (ГСМ):
Договор на безвозмездной основе с компенсацией ГСМ.
Приказ или иной документ об установлении норм расходования ГСМ.
Путевые листы или маршрутные листы.
|
Договор должен быть оформлен согласно Гражданскому кодексу РФ. В случае, если расходы ГСМ оплачиваются арендатором, этот факт должен быть предусмотрен в Договоре аренды автотранспортного средства. Расход может быть лимитирован или оплачиваться согласно кассовому чеку на топливо, но при этом должна быть установлена норма расходования ГСМ.
Требования к путевым листам или маршрутным листам: следует отражать маршрут движения, пункт назначения, километраж, расход бензина и пр.
Если Вы арендуете транспортное средство у физического лица, то в этом случае при перечислении арендной платы за автотранспортное средство необходимо удерживать НДФЛ. Если Вы арендуете транспортное средство у физического лица с экипажем, то тогда необходимо помимо НДФЛ также начислять страховые взносы на ФОТ
Если вы арендуете транспортное средство у юридического лица (или ИП), то необходимо предоставить договор с фирмой-арендодателем, акт о выполнении услуг и ваш подробный отчет о поездках.
Иной документ (бланк строгой отчетности, содержащий следующие сведения – дату, номер, ИНН/КПП, название организации, адрес или односторонний акт), заменяющий кассовый чек и носящий признаки кассового чека. Чек должен содержать необходимую информацию в соответствии Налоговым кодексом РФ.
Платежное поручение должно содержать сведения о списании (исполнении) денежных средств.
|
11
|
Приобретение справочной литературы, установка и обновление справочно-правовой системы (Консультант-плюс, Гарант и пр.)
|
Платежное поручение
|
Расходно-кассовый ордер.
Кассовый чек.
Документ, носящий признаки кассового чека.
|
Организационные расходы (покупка научной и учебной литературы, ксерокопирование материалов):
Товарная накладная или универсальный передаточный документ.
Авансовые отчеты (при наличном расчете). РКО или п/п под отчет.
Счет и (или) договор (при безналичном расчете).
Акт оказания услуг.
Требования накладная (М-11) на выдачу ТМЦ сотрудникам, работающим по проекту, (стоимость менее 40 000руб).
|
Договор должен быть оформлен согласно Гражданскому кодексу РФ;
Иной документ (бланк строгой отчетности, содержащий следующие сведения – дату, номер, ИНН/КПП, название организации, адрес или односторонний акт), заменяющий кассовый чек и носящий признаки кассового чека. Чек должен содержать необходимую информацию в соответствии Налоговым кодексом РФ.
Платежное поручение должно содержать сведения о списании (исполнении) денежных средств.
|
12
|
Расходные материалы, канцтовары
|
Платежное поручение
|
Расходно-кассовый ордер.
Кассовый чек.
Документ, носящий признаки кассового чека.
|
Канцелярские и расходные материалы:
Товарная накладная или универсальный передаточный документ.
Авансовые отчеты (при наличном расчете). РКО или п/п под отчет.
Счет и (или) договор (при безналичном расчете).
Акт оказания услуг.
Требования накладная (М-11) на выдачу ТМЦ сотрудникам, работающим по проекту, (стоимость менее 40 000руб).
|
Договор должен быть оформлен согласно Гражданскому кодексу РФ.
Иной документ (бланк строгой отчетности, содержащий следующие сведения – дату, номер, ИНН/КПП, название организации, адрес или односторонний акт), заменяющий кассовый чек и носящий признаки кассового чека. Чек должен содержать необходимую информацию в соответствии Налоговым кодексом РФ.
Платежное поручение должно содержать сведения о списании (исполнении) денежных средств.
|
13
|
Производство печатной, аудиовизуальной продукции печати и материалов
|
Платежное поручение
|
Расходно-кассовый ордер.
Кассовый чек.
Документ, носящий признаки кассового чека.
|
При оплате рекламных услуг в средствах массовой информации:
Экземпляры печатных изданий с публикацией (реклама в печатных изданиях), копии эфирных справок (реклама на телевидении), фотографии рекламных щитов, баннеров, растяжек (реклама на улицах).
При издании бесплатных брошюр и книг: тиражирование материалов, типографское издание брошюр, сборников документов, книг, почтовая рассылка:
при выполнении работ своими силами предоставляются:
Приказы об установлении доплаты сотруднику (-ам) за выполнение работ по тиражированию или копии договоров возмездного оказания услуг.
Акты по договорам возмездного оказания услуг.
Товарная накладная или универсальный передаточный документ.
Акт списания данных товаров на расходы, например, по проведению семинара, списки почтовой рассылки.
При выполнении работ сторонней организацией представляются:
Договор.
Акт сдачи-приемки работ.
Счет.
Товарная накладная или универсальный передаточный документ.
Акты списания.
Списки почтовой рассылки
Ведомость выдачи печатных материалов участникам семинара (можно совместить с Листом регистрации) или реестр рассылки с отметкой почты и квитанции о рассылке.
Образцы печатной продукции, а также список рассылки изданий предоставлять обязательно!
|
Договор должен быть оформлен согласно Гражданскому кодексу РФ.
Договор (неотъемлемой частью договора является протокол согласования цены и тех.задание), который должен отражать процесс формирования окончательной цены договора последовательно по всем базисным показателям, а также приложение с изображением макета продукции.
При издании брошюр и книг за счет средств гранта необходимо указать на брошюре (книге), что они изданы за счет средств гранта, конкурс на распределение которого проведен на основании соответствующего распоряжения Президента РФ (см. пункт 4.7.9. договора о предоставлении гранта), также указать, что распространение бесплатное, с обязательным указанием тиража, наименования издателя (изготовителя), места и года выхода в свет.
Иной документ (бланк строгой отчетности, содержащий следующие сведения – дату, номер, ИНН/КПП, название организации, адрес или односторонний акт), заменяющий кассовый чек и носящий признаки кассового чека. Чек должен содержать необходимую информацию в соответствии Налоговым кодексом РФ.
Платежное поручение должно содержать сведения о списании (исполнении) денежных средств
Образцы печатной продукции, а также список рассылки изданий предоставлять обязательно!
|
14
|
Консультационные услуги
|
Платежное поручение
|
Расходно-кассовый ордер.
Кассовый чек.
Документ, носящий признаки кассового чека.
|
Оплата консультационных и юридических услуг:
Договор с юридическим или физическим лицом-консультантом.
Акт сдачи-приемки консультационных услуг.
Счет.
Копия журнала-регистрации граждан, обращавшихся за бесплатной консультацией.
|
Копия журнала-регистрации граждан, обращавшихся за бесплатной консультацией. Документ должен содержать следующую информацию: дата, место проведения консультаций, кем и кому оказана (контактная информация - номер телефона, адрес), краткое описание проблемы и вашей помощи в ее решении. Журнал должен быть утвержден, прошит и пронумерован. При обработке персональных данных не забудьте получить согласие их владельцев.
При заключении контракта с физическим лицом подтверждение оплаты налога на доходы физических лиц и страховых взносов.
Иной документ (бланк строгой отчетности, содержащий следующие сведения – дату, номер, ИНН/КПП, название организации, адрес или односторонний акт), заменяющий кассовый чек и носящий признаки кассового чека. Чек должен содержать необходимую информацию в соответствии Налоговым кодексом РФ.
Платежное поручение должно содержать сведения о списании (исполнении) денежных средств
Специалисты, оказывающие те или иные консультации, должны предоставить копии документов (дипломов), подтверждающих специальность (квалификацию).
По этой статье учитываются расходы по договорам с юридическими лицами, ИП, а также адвокатами (расходы по договорам ГПХ с физическими лицами относятся на ст.5 и ст.6).
|
15
|
Проведение семинаров, круглых столов, пресс-конференций и иных публичных мероприятий, чтение лекций
|
Платежное поручение
|
Расходно-кассовый ордер.
Кассовый чек.
Документ, носящий признаки кассового чека.
|
Расходы на семинары, круглые столы, пресс-конференции и иные публичные мероприятия:
1.1. Аренда помещений
Договор.
Акт оказанных услуг по аренде помещения.
Счет.
Авансовый отчет (при наличном расчете).
1.2. Аренда оргтехники и демонстрационного оборудования
Договор.
Акт оказанных услуг.
Счет.
1.3. Возмещение расходов на проезд участников семинара к месту проведения семинара и обратно
Билеты, посадочный талон.
Письмо-приглашение с указанием финансовых условий проведения мероприятия.
Приказ о командировании и командировочное удостоверение.
Авансовый отчет (для сотрудников Исполнителя). Реестр билетов с указанием ФИО участника, пункта назначения и отправки, суммы билета
1.4. Проживание
Договор или счет гостиницы с указанием фамилий и сроков проживания.
При наличии договора – акт сдачи-приемки работ (с указанием фамилий и сроков проживания) .
Счет.
Авансовые отчеты, расходные кассовые ордера (при наличном расчете).
1.5. Питание
Счет.
Договор с организацией, обеспечивающей питание, с указанием сроков и количества человек, для которых организовано питание.
При наличии договора – акт сдачи-приемки работ, счет-меню, товарную накладную с перечнем и числом (выходом) блюд.
1.6. Гонорары лекторов, экспертов, научных редакторов, технического персонала.
Договоры возмездного оказания услуг.
Акт(ы) выполненных работ по договору.
1.7. Канцелярские и расходные материалы
Ведомость выдачи канцелярских товаров участникам семинара (можно совместить с Листом регистрации).
1.8. Волонтеры
Договор с добровольцем безвозмездной основе.
|
Расходы на семинаров, круглых столов, пресс-конференций и иных публичных мероприятий:
Во всех вариантах необходим лист регистрации участников семинара, встречи с подписями участников мероприятия (желательно с контактной информацией). В данный лист регистрации также рекомендуется включить столбцы, подтверждающие выдачу комплекта рабочих документов и канцелярских товаров (если это предусмотрено сметой договора). К данной статье также следует представить программу семинара, подтверждающие материалы (фото, видео, статьи в СМИ и т.д.).
1.1. Аренда помещений
См. ст. 1
1.2. Аренда оргтехники и демонстрационного оборудования
См. ст. 9
1.3. Возмещение расходов на проезд участников семинара к месту проведения семинара и обратно
При отчете проезд по ж/д и за авиаперелет необходимо приложить посадочный талон.
Письмо-приглашение с указанием финансовых условий проведения мероприятия.
Приказ о командировании, командировочное удостоверение для сотрудников организации-грантополучателя.
Авансовый отчет (для сотрудников Исполнителя).
Реестр билетов с указанием ФИО участника, пункта назначения и отправки, суммы билета.
Возмещение расходов на авиабилеты осуществляется в размерах, не превышающих стоимость билета экономического класса, возмещение расходов на железнодорожные билеты осуществляется в соответствии с тарифами, кроме СВ. Возмещение расходов на такси не производится.
1.4. Проживание
Договор или счет гостиницы с указанием фамилий и сроков проживания.
При наличии договора – акт сдачи-приемки работ, счет.
Платежное поручение (при безналичных расчетах) или квитанция к приходному кассовому ордеру, кассовый чек, авансовые отчеты, расходные кассовые ордера (при наличных расчетах).
1.5. Питание
Счет, договор с организацией, обеспечивающей питание, с указанием дат и количества человек, для которых организовано питание.
При наличии договора – акт сдачи-приемки работ, счет-меню, товарную накладную с перечнем и числом (выходом) блюд.
Платежное поручение (при безналичных расчетах) или квитанция к приходному кассовому ордеру, кассовый чек, авансовые отчеты, расходные кассовые ордера (при наличных расчетах).
1.6. Гонорары лекторов, экспертов, научных редакторов, технического персонала (включая социальные начисления), если они не отражены в разделе Бюджета «Оплата труда, вознаграждение, гонорары»
Договоры возмездного (безвозмездного) оказания услуг.
Акт (ы) выполненных работ по договору.
Расходные кассовые ордера , ведомости выплаты вознаграждения с подписью получателей или платежные поручения на перечисление суммы гонорара на счета в банке с приложением списка.
Расчетные ведомости, расчет начислений страховых взносов, подписанных бухгалтерией Исполнителя, и копии платежных поручений на перечисление страховых взносов и НДФЛ.
1.7. Канцелярские и расходные материалы
ведомость выдачи канцелярских товаров участникам семинара (можно совместить с Листом регистрации).
1.8. Волонтеры
Волонтерский договор или иной добровольческий договор.
В обязательном порядке к отчету прилагается видеосъемка публичного мероприятии на флэш-карте или дисках (если оно проходит в течение продолжительного времени, то представить следует самые значимые фрагменты).
|
16
|
Командировочные расходы
|
Платежное поручение
|
Расходно-кассовый ордер.
Кассовый чек.
Документ, носящий признаки кассового чека.
|
Расходы на командировки:
1. Суточные (командировки)
Приказ о командировании.
Командировочное удостоверение
Служебное задание на командировку
Авансовый отчет
2. Расходы на проезд (командировки)
3. Проживание (командировки)
Счета гостиницы с указанием фамилий проживающих и сроков проживания.
|
Расходы на командировки:
1. Суточные (командировки)
Приказ о командировании (форма N Т-9, или Т-9А "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку").
Командировочное удостоверение (форма N Т-10 "Командировочное удостоверение").
Служебное задание на командировку (форма N Т-10а "Служебное задание для направления в командировку ") и отчет о его выполнении.
Авансовый отчет с приложенными оправдательными документами (проездные билеты, счета за проживание). Авансовые отчеты должны быть представлены в бухгалтерию в течение 3 дней после окончания командировки).
Расходные кассовые ордера или ведомости на выдачу командировочных расходов.
Фотографии с мероприятий, поездок (лучше размещать в личном кабинете на сайте http://www.civildignity.ru/ru/organisation_catalog).
Выплата суточных и возмещение произведенных расходов по данной статье осуществляется по нормам Минфина РФ. Норма возмещения расходов на выплату суточных - в размере 700 руб. за каждый день нахождения работника в служебной командировке. Обратите внимание, что суточные могут выплачиваться только штатным сотрудникам, работающим по трудовым договорам. При привлечении работников по договорам гражданско-правового характера возможность их направления в командировку и оплата проезда и проживания (но не суточных) должна быть указана в таком договоре.
2. Расходы на проезд (командировки)
Билеты.
Счета авиакомпании (ж/д агентства).
Платежные поручения за билеты (при безналичных расчетах).
Возмещение расходов на авиабилеты осуществляется в размерах, не превышающих стоимость билета экономического класса, возмещение расходов на железнодорожные билеты осуществляется в соответствии с тарифами, кроме СВ, вагонов класса «Люкс». Возмещение расходов на такси не производится. Документами для отчёта за командировку, согласно письму Министерства финансов РФ от 17.07.2007 г.: № 03-03-06/4/99, (в случае покупки электронного билета) служат: маршрутная квитанция электронного билета (распечатка электронного билета) и копии оригиналов посадочных талонов.
3. Проживание (командировки)
Счета гостиницы с указанием фамилий проживающих и сроков проживания.
Платежное поручение (при безналичных расчетах) или (при наличных расчетах) кассовый чек и квитанция проживания в гостинице или квитанция на оплату проживания в гостинице (бланк строгой отчетности).
Размеры норм возмещения расходов по найму жилого помещения - по стоимости стандартного номера эконом класса (кроме номеров класса "Бизнес", "Люкс").
|
17
|
Банковские расходы
|
Банковский ордер
|
|
Подтверждением банковских расходов служат банковские ордера и банковские выписки.
|
|
18
|
Другое, в т.ч.
|
Платежное поручение
|
Расходно-кассовый ордер.
Кассовый чек.
Документ, носящий признаки кассового чека.
|
См. статьи предусмотренные сметой
|
Для благотворителей обязательное требование - списки с четкими описания передаваемого блага и контактами благополучателя и обязательной подписью в получении блага.
Иной документ (бланк строгой отчетности, содержащий следующие сведения – дату, номер, ИНН/КПП, название организации, адрес или односторонний акт), заменяющий кассовый чек и носящий признаки кассового чека. Чек должен содержать необходимую информацию в соответствии Налоговым кодексом РФ.
Платежное поручение должно содержать сведения о списании (исполнении) денежных средств
|
Обращаем ваше внимание на наиболее распространенные ошибки при подготовке документов:
Руководитель организации не имеет права подписывать трудовой договор и доп.соглашение к трудовому договору с самим собой. На заседании руководящего органа (конференции, Совета, Президиума и др.) необходимо избрать доверенное лицо и уполномочить его подписать трудовой договор с руководителем от имени организации. При сдаче документов следует приложить копию протокола или копию выписки из протокола об избрании такого лица.
При назначении зарплаты из средств гранта целесообразно заключить доп.соглашение к трудовому договору, в котором прописывается круг обязанностей работника и сумма ежемесячной заработной платы.
Договоры ГПХ со штатными сотрудниками заключаются только в том случае, когда они выполняют работу, выходящую за рамки их должностных обязанностей. Договоры ГПХ заключаются только с физическими лицами, но ни в коем случае не с ИП, адвокатами, юр.лицами.
Расчет наличными средствами осуществлять только в том случае, когда безналичная форма невозможна.
Изменения в смету (Приложение №2 к Договору) вносятся в исключительных случаях и только по ПРЕДВАРИТЕЛЬНОМУ согласованию с грантодателем.
При оплате мобильной связи приказом установить ограниченное число используемых номеров и лимит по оплате одного номера в пределах 600 руб. ежемесячно. Номера мобильных телефонов должны быть зарегистрированы на организацию-получателя гранта или сотрудника, выполняющего работу по проекту.
Аренда автомобиля оплачивается лишь в случаях, когда нет возможности добраться до места назначения общественным транспортом либо необходимо перевезти достаточно большое количество людей и тяжелый груз (например, в места заключения). Договор аренды заключается на РАЗОВЫЕ поездки, а не на месячный или больший срок.
В случае оплаты лектора на мероприятии необходимо приложить к отчету текст его выступления или тезисы лекции или доклада.
Обязательное требование – при оформлении платежного документа в назначении платежа УКАЗЫВАТЬ ФРАЗУ «ЗА СЧЕТ СРЕДСТВ по ДОГОВОРУ ГРАНТА № ________.»
Если в вашей организации нет главного бухгалтера, рекомендуем заложить в смету расходы на оплату бухгалтера на период осуществления проекта, заключить срочный договор с квалифицированным бухгалтером или фирмой, оказывающей услуги по составлению бухгалтерской отчетности. Это позволит своевременно представлять достоверные профессиональные финансовые отчеты, избежать нецелевого использования средств и, как следствие, санкций вплоть до взыскания в судебном порядке сумм, использованных не по назначению или не подтвержденных правильно составленными документами. Бухгалтер должен очень внимательно ознакомиться с требованиями, которые изложены в Инструкции по составлению финансового отчета ДО НАЧАЛА деятельности по проекту.
Те организации, которые представляют недостоверные отчеты с ненадлежащими документами и не в срок, не могут рассчитывать на последующее получение грантов не только в Движении «Гражданское достоинство», но и у других грантооператоров, проводящих конкурсы и выделение грантов ННО в соответствии с распоряжениями Президента Российской Федерации.
|
