Порядок записей о работе в трудовую книжку
«Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» (утверждены постановлением Правительства от 16.04.2003) и «Инструкция по заполнению трудовых книжек» (утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69) определяют порядок записей о работе.
С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить её владельца под расписку в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесённая в трудовую книжку. Форма личной карточки, как указано в Правилах, утверждается Государственным комитетом Российской Федерации по статистике. Обратите внимание, что таким образом ведение личной карточки по форме Т-2, утверждённой Государственным комитетом Российской Федерации по статистике является обязательным, что к сожалению не всегда понимают работники фирм и часто не заводят на работников личную карточку.
В Инструкции указывается, что «запись о наименовании должности, специальности, профессии, с указанием квалификации производится, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации. В случае, если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определённым должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиями и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками».
Порядок записи в трудовую книжку установления работнику второй и последующих профессий не изменился.
Сведения о работе по совместительству, как и прежде, вносятся по желанию работника.
Учитывая, что в настоящее время реорганизации и изменения названий фирм, предприятий, учреждений проходят достаточно часто, в трудовых книжках каждый раз необходимо делать записи в соответствии с п. 3.2. Инструкции: «Если за время работы работника наименование организации изменяется, то об этом отдельной строкой в графе 3 раздела «сведения о работе» трудовой книжки делается запись: «Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то», а в графе 4 проставляется основание переименования – приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.
Изменился и порядок внесения сведений о награждениях, так как изменились и сами виды награждений. В соответствии с Правилами в трудовую книжку вносятся сведения о награждении за трудовые заслуги (государственные награды, почётные грамоты, другие виды поощрений, предусмотренные законодательством Российской Федерации).
Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе не делаются.
Особое внимание Правила обращают на выдачу трудовой книжки при увольнении. Халатность работника оформляющего увольнение может привести к дополнительным денежным выплатам увольняемому.
«Работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении.
При задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя, внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника работодатель обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок. Днем увольнения (прекращения трудового договора) в этом случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения работника (прекращении трудового договора) издается приказ (распоряжение) работодателя, а также вносится запись в трудовую книжку. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной в порядке, установленном настоящими Правилами».
Таким образом, фиксация даты выдачи трудовой книжки на руки очень важна.
Порядок заполнения сведений об увольнении достаточно детально расписан в инструкции, и учитывая его важность, приводим его:
«Датой увольнения (прекращения трудового договора) считается последний день работы, если иное не установлено федеральным законом, трудовым договором или соглашением между работодателем и работником».
Например, при прекращении трудового договора с работником в связи с сокращением штата работников 10 октября 2003 г. определено последним днем его работы. В трудовой книжке работника должна быть произведена следующая запись: в графе 1 раздела «Сведения о работе» ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата увольнения (10.10.2003), в графе 3 делается запись: «Уволен по сокращению штата работников организации, пункт 2 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации», в графе 4 указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя об увольнении.
При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным статьей 77 Трудового кодекса Российской Федерации (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (пункты 4 и 10 этой статьи), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт указанной статьи.
Например: «Уволен по соглашению сторон, пункт 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации» или «Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации либо иные основания расторжения трудового договора по инициативе работодателя, предусмотренные законодательством.
Например: «Уволен в связи с ликвидацией организации, пункт 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации» или «Уволен в связи с прекращением допуска к государственной тайне, пункт 12 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».
При прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации.
Например: «Уволен в связи с неизбранием на должность, пункт 3 статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации» или «Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации».
При прекращении трудового договора по дополнительным основаниям, предусмотренным Трудовым кодексом Российской Федерации или иными федеральными законами, в трудовую книжку вносятся записи об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующую статью Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.
Например: «Уволен в связи с повторным в течение года грубым нарушением устава образовательного учреждения, пункт 1 статьи 336 Трудового кодекса Российской Федерации» или «Уволен в связи с достижением предельного возраста, установленного для замещения государственной должности государственной службы, пункт 2(1) статьи 25 Федерального закона от 31.07.1995 г. № 119-ФЗ «Об основах государственной службы Российской Федерации».
При расторжении трудового договора по инициативе работника по причинам, с которыми законодательство связывает предоставление определенных льгот и преимуществ, запись об увольнении (прекращении трудового договора) вносится в трудовую книжку с указанием этих причин. Например: «Уволена по собственному желанию в связи с переводом мужа на работу в другую местность, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации» или «Уволена по собственному желанию в связи с необходимостью осуществления ухода за ребенком в возрасте до 14 лет, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
Комментарий 5
Порядок выдачи дубликата при утере трудовой книжки
«Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» (утверждены постановлением Правительства от 16.04.2003) и «Инструкция по заполнению трудовых книжек» (утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69) достаточно детально расписывают порядок выдачи дубликата при утере трудовой книжки. Новым и актуальным сегодня является п. 34 Правил о массовой утере трудовых книжек, что, к сожалению, стало не редкостью. В Правилах указано: «при массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства) трудовой стаж этих работников устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. В Правилах дан состав комиссии и порядок установления факта работы и продолжительности стажа».
Отдельный раздел инструкции связан с заполнением дубликата трудовой книжки. Он расписан достаточно детально:
«Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.
После этого общий и/или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы.
В том случае, когда документы не содержат полностью сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.
Работодатель обязан оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на работу к данному работодателю».
В «Правилах ведения и хранения трудовых книжек…» в п. 30 указывается, что в разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачёркивание неточностей или неправильных записей не допускается, а изменение записи производится путём признания их недействительными и внесения правильных записей. В Инструкции этот пункт даётся с разъяснениями и примерами. «Например, при необходимости изменения конкретной записи о приёме на работу в разделе «сведения о работе» после соответствующей последней в данном разделе записи указывается последующий порядковый номер, дата внесения записи, в графе 3 делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна». После этого производится правильная запись: «Принято по такой-то профессии (должности)» и в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) и иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись».
К Инструкции, в виде приложения, даны:
форма приходо-расходной книги по учёту бланков трудовой книжки и вкладышей в неё;
форма книги учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Таким образом, на сегодняшний день имеется полный комплект документов, определяющих порядок ведения и заполнения трудовых книжек.
Комментарий 6
Унифицированные формы первичных учетных документов
В I половине 2004 г. вышла новая редакция «Альбома унифицированных форм первичных учётных документов по учёту труда и его оплаты». Альбом подготовлен НИПИ-статинформ Государственного комитета Российской Федерации по статистике и утверждён постановлением Госкомстата 5 января 2004 года.
Напомним, что функция разработки и утверждения унифицированных форм первичной учётной документации и их электронных версий Постановлением Правительства Российской Федерации от 08.07.1997 № 835 была возложена на Комитет по статистике. Состав и содержание унифицированных форм в соответствии с Постановлением согласовывается с заинтересованными министерствами. В Постановлении были перечислены альбомы унифицированных форм первичных учётных документов и указаны сроки введения этих форм.
Одним из первых был назван Альбом по учёту труда и его оплаты со сроком введения до 1 ноября 1997 года. Выполняя это Постановление, Госкомстат 30.10.1997 Постановлением № 71а утверждает первый Альбом унифицированных форм первичных учётных документов по учёту труда и его оплаты. В последующие годы, учитывая опыт, накапливаемый при внедрении, в формы и указания по их применению вносятся изменения:
Постановление Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 25.01.1999 № 05 «О внесении изменений в указания по применению и заполнению унифицированной формы первичной учётной документации № Т-2 «Личная карточка»;
Постановление Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 02.07.1999 № 51 «О внесении изменений в Указания по применению и заполнению унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты»;
Постановление Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 29.12.2000 № 136 «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты»;
Постановление Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 06.04.2001 № 26 «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты».
Развивающееся законодательство, практика работы организаций с формами, замечания и пожелания работников сферы делопроизводства позволяют совершенствовать формы документов, делают их более информативными и удобными в работе.
Альбомы выходили как в текстовом (бумажном), так и в электронном варианте.
Новая редакция Альбома унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты утверждена Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты», получившим заключение Министерства юстиции Российской Федерации 15 марта 2004 г. № 07/2732-ЮД. Постановление опубликовано в Международном финансовом еженедельнике «Финансовая газета» № 13 (641) за март 2004 г.:
«В целях реализации требований Трудового кодекса Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ Государственный комитет Российской Федерации по статистике постановляет:
1. Утвердить согласованные с Министерством финансов Российской Федерации, Министерством экономического развития и торговли Российской Федерации, Министерством труда и социального развития Российской Федерации унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты:
1.1. По учету кадров:
№ Т-1 "Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу", № Т-1а "Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу", № Т-2 "Личная карточка работника", № Т-2ГС(МС) "Личная карточка государственного (муниципального) служащего", № Т-3 "Штатное расписание", № Т-4 "Учетная карточка научного, научно-педагогического работника", № Т-5 "Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу", № Т-5а "Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу", № Т-6 "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику", № Т-6а "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам", № Т-7 "График отпусков", № Т-8 "Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)", № Т-8а "Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)", № Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку", № Т-9а "Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку", № Т-10 "Командировочное удостоверение", № Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении", № Т-11 "Приказ (распоряжение) о поощрении работника", № Т-11a "Приказ (распоряжение) о поощрении работников".
1.2. По учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда:
№ Т-12 "Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда", № Т-13 "Табель учета рабочего времени", № Т-49 "Расчетно-платежная ведомость", № Т-51 "Расчетная ведомость", № Т-53 "Платежная ведомость", № Т-53а "Журнал регистрации платежных ведомостей", № Т-54 "Лицевой счет", № Т-54а "Лицевой счет (свт)", № Т-60 "Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику", № Т-61 "Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)", № Т-73 "Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы".
2. Распространить унифицированные формы первичной учетной документации, указанные в п.1.1. настоящего постановления, на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации, в п.1.2. – на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации, кроме бюджетных учреждений.
3. С введением указанных в п.1 настоящего постановления унифицированных форм первичной учетной документации признать утратившими силу унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 № 26».
Комментарий 7
|
