Правилами по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Постановление Правительства Российской Федерации от 15. 06. 2009г. №477
Скачать 1.88 Mb.
|
2.4.9.8. Акт Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события. В некоторых случаях акты не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения (акты проверок, обследований, ревизий и т.п.). Акты отличаются широким разнообразием по своему назначению и содержанию: сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов); обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности; условий труда; результатов деятельности); испытаний (образцов, систем, технологий); выделения к уничтожению (материальных ценностей, документов); передачи (структурного подразделения из одной организации в другую); нарушения установленных правил; ревизии, инвентаризации; расследования аварий, несчастных случаев; ликвидации организации и т.д. Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Нередко акты составляются комиссиями, специально создаваемыми, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя организации. Акты могут составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе. Главное при составлении акта – установление фактического состояния дел и объективное отражение в акте. Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения. Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом "акт", например: Акт проверки финансово-хозяйственной деятельности университета, Акт списания материальных ценностей. Датой акта является дата события (проверки, обследования, экспертизы и т.п.). Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей). Вводная часть строится по схеме: основание – составлен комиссией – председатель – члены комиссии – присутствовали (если акт составлен в чьем-то присутствии). Основание для составления акта – договор, распорядительный документ, нормативный документ с указанием номера и даты. После слова "составлен" указываются наименование комиссии, должности, фамилии и инициалы лиц, составивших акт. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организации, фамилии и инициалов (в именительном падеже). Первым указывается председатель комиссии. В необходимых случаях допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова "Основание", "Председатель", "Члены комиссии", "Присутствовали" пишутся с прописной буквы. В основной части излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может быть разделено на пункты, материал может быть представлен в виде таблицы. При необходимости акт может иметь заключительную часть, которая представляет собой решения, выводы или заключения комиссии, составившей акт. В конце текста акта указываются количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами. Например: Составлен в 3 экземплярах: 1-й экземпляр – бухгалтерия, 2-й экземпляр – коммерческий отдел, 3-й экземпляр – покупатель. После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются). При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Подписи располагаются в той же последовательности, как и фамилии во вводной части, но без указания должности. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту. В необходимых случаях (если этого требуют нормативные документы) акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта. Например: акт о ликвидации учреждения, акт о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения. Акт оформляется на общем бланке организации или на специальном бланке акта (бланк конкретного вида документа). Для актов с постоянно повторяющейся информацией следует применять бланки с трафаретным текстом. Обязательными реквизитами акта являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления или издания, заголовок к тексту, подписи, в необходимых случаях – гриф утверждения (акты, требующие утверждения, должны быть включены в список документов, подлежащих утверждению). 2.4.9.9. Справка Справка: 1) документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. 2) документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера. Справки, отражающие основную (производственную) деятельность организации, могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую (как правило, вышестоящую) организацию, внутренние справки – для представления руководству университета или на рассмотрение коллегиального органа. Внешние справки оформляются на бланке университета аналогично внешним докладным запискам, внутренние – на стандартном листе бумаги аналогично внутренней докладной записке с теми же реквизитами. Заголовок к тексту справки должен отвечать на вопрос "О чем?" и может включать указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения. Например: Справка о комплектовании тематического комплекта "Информационно-справочная система архивной отрасли" (ИССАО) в 2009 г. Текст справки, как правило, состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. Текст справки может состоять только из одной (второй) части. Если справка содержит однородную систематизированную информацию, ее текст оформляется в виде таблицы. Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, ее текст может состоять из нескольких разделов. Внешние справки подписывает ректор университета. Справку, содержащую сведения финансового характера, подписывают ректор и главный бухгалтер и заверяют печатью. Внутренние справки подписываются руководителем структурного подразделения или специалистом-составителем. Справки, составляемые для подтверждения сведений биографического или служебного характера, подписываются двумя лицами: ректором и главным бухгалтером или ректором и начальником управления кадров, – и заверяются печатью. Справка, содержащая сведения о заинтересованном лице, должна иметь следующие данные: фамилию, имя, отчество лица, которому она выдана; указание, в удостоверении каких сведений выдана; для каких целей или в какую организацию выдана; подпись и указание должности лица, выдавшего справку; дату составления; оттиск печати. Текст справки личного характера следует начинать с фамилии, имени и отчества работника (в именительном падеже). Не рекомендуется использовать архаичные обороты типа: "Настоящая справка дана…", "Настоящим подтверждается, что … действительно работает…" и т.д. Обязательными реквизитами справки являются: наименование организации (для внутренней – наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления (для внешней справки), адресат, заголовок к тексту (для справки, оформленной на формате А4), подпись, оттиск печати (для справки биографического и финансового характера). 2.4.9.10. Сводка Сводка – документ, представляющий собой обобщенные данные по одному вопросу (сводка предложений, сводка замечаний, сводка требований и т.д.). В сводке допускается приводить сведения об источниках информации, перечислять и давать характеристику фактическому материалу по одному или нескольким показателям. Сводки могут быть внешними и внутренними. Внешние сводки составляются для представления в другую (как правило, вышестоящую) организацию, внутренние сводки представляются ректору или на рассмотрение коллегиального органа. Внешние сводки оформляются на общем бланке университета, внутренние – на стандартном листе бумаги. Сводка должна иметь заголовок к тексту, кратко раскрывающий ее содержание и указывающий дату или период времени, к которым относятся изложенные в ней сведения. Текст сводки допускается оформлять в виде таблицы. В целом сводка оформляется по тем же правилам, что и справка. Сводка подписывается составителем, при ее направлении в другой адрес – ректором. Обязательными реквизитами сводки являются: наименование организации (для внутренней – наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления (для внешней), адресат, заголовок к тексту, подпись. 2.4.9.11. Заключение Заключение – документ, содержащий мнение, вывод учреждения, комиссии, специалиста по какому-либо документу или вопросу. Заключения составляются на проекты положений, постановлений, инструкций, на научные работы (отчеты, статьи, диссертации, дипломные проекты) и др. Заключение должно иметь заголовок с указанием названия документа или вопроса, на который оно подготовлено, и текст, состоящий из двух частей. В первой части даются краткое изложение существа вопроса, анализ основных положений или предложений и общая оценка документа или вопроса. Во второй части должны излагаться конкретные замечания по существу рассматриваемого вопроса или документа. Данная часть текста заключения может состоять из нескольких пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами. При отсутствии замечаний и предложений по рассматриваемому вопросу или документу в заключении указывается: "С проектом ... согласны" или "По проекту ... замечаний нет". Сопроводительное письмо к заключению не прилагается. Заключение может быть оформлено на бланке университета (если оно подписывается ректором университета) или на стандартных листах бумаги (если заключение подписывается работником университета или группой работников). 2.4.9.12. Отзыв Отзыв – документ, содержащий мнение учреждения или работника по поводу какой-либо работы. Подготовка отзыва должна производиться в соответствии с порядком подготовки и оформления заключения. 2.4.9.13. Перечень Перечень – систематизированный список документов, предметов, объектов, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований. Оформляется на бланке. Форма перечня, как правило, табличная. Но в ряде случаев его составляют и не в табличной форме (в этом случае он может иметь разделы). Перечни подписываются должностными лицами, составившими их. Конкретные разновидности перечней требуют утверждения. Датой перечня является дата его составления, если он не имеет грифа утверждения, или дата утверждения, если он имеет этот реквизит. Обязательными реквизитами перечня являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, подпись. 2.4.9.14. Список Список – перечисление лиц или предметов в определенном порядке, составленное в целях информации или регистрации. Список является сопутствующим, пояснительным документом (к протоколам, распорядительным документам, отчетам, справкам и т.д.). Отдельные разновидности списков требуют утверждения (список приглашенных, список на рассылку и др.). Оформляется на бланке или стандартном листе бумаги. Датой списка является дата его подписания исполнителем или дата утверждения. В заголовке к тексту указывается разновидность списка. Текст списка, как правило, излагается в табличной форме. Список подписывается должностным лицом, составившим его, при необходимости – ректором. Обязательными реквизитами списка являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, подпись. 2.4.9.15. Переписка Переписка – обобщенное название различных по содержанию документов (служебное письмо, телеграмма, телекс, телефонограмма, факсограмма (факс), электронное сообщение и др.), использующихся в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями. К переписке прибегают для реализации информационных связей между организациями – как состоящими, так и не состоящими в отношениях соподчинения. 2.4.9.16. Письмо Письмо – обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами (приложение 10). 2.4.9.16.1. Служебное письмо Служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста, – пересылкой почтой. Письма, как правило, должны составляться в случае, когда невозможен или затруднен бездокументный способ обмена информацией (устные разъяснения, указания: личные или по телефону и др.). При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы, телефонограммы и др. Письма составляются на бланке университета. При подготовке писем рекомендуется применять текстовый процессор Microsoft Word (программный продукт корпорации Microsoft Corporation)* версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman размером № 14 через 1,5 межстрочный интервал - для отправляемой корреспонденции (писем). Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования. Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них. Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата. В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной-двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат вступление, основную часть (доказательство) и заключение. Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история; если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него. В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения; основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений. В заключении формулируется основная цель письма. В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, применяются и другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть иным. Текст простого письма не должен превышать одной-двух машинописных страниц, сложные письма могут содержать до пяти страниц текста. В письмах используют следующие формы изложения текста: от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение"); от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить"); от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным"). В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации. Изложение текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.), возможно в двух случаях: письмо оформляется на должностном бланке; письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату. Письмо, оформленное на бланке, должно иметь заголовок к тексту, отвечающий на вопрос "О чем?": "О нарушении договорных обязательств", "Об оказании научно-технической помощи". В практику деловой переписки прочно вошло обращение к адресату. Обычно используется либо обращение "господа", либо добавление к имени и отчеству определения "уважаемый". Письма визируются составителем, руководителем подразделения-автора, при необходимости – руководителями заинтересованных структурных подразделений, а также проректором, курирующим направление, если письмо подписывает ректор. Визируются письма на втором экземпляре. Письма подписываются ректором университета или проректором (по поручению ректора). Письмо должно иметь отметку об исполнителе, которая проставляется в нижней части листа, под подписью руководителя. Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не разрешается. Датой письма является дата его подписания. Обязательными реквизитами письма являются: дата, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату, адресат, заголовок к тексту, подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах – отметка о наличии приложений, в гарантийных письмах – оттиск печати. По характеру информации письма имеют много разновидностей: сопроводительное письмо; письмо-просьба; письмо-запрос; письмо-ответ; письмо-сообщение; письмо-подтверждение; информационное письмо; гарантийное письмо; письмо-извещение; письмо-приглашение; письмо-предложение; письмо-напоминание; письмо-требование; письмо-благодарность; письмо-поздравление. |
Похожие:
 | Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации... | | Ства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. №477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»... |
 | Во исполнение пункта 4 постановления Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства... | | Постановлениями Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных... |
| Правительства Российской Федерации от 15. 06. 2009 n 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной... | | Правительства Российской Федерации от 15. 06. 2009 n 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной... |
| Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов, с учетом положений Правил... | | Постановлением Правительства Российской Федерации от 15. 06. 2009 n 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах... |
| В соответствии с пунктом 3 Постановления Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства... | | Постановлением Правительства Российской Федерации от 19. 01. 2005г. №30 «О типовом регламенте взаимодействия федеральных органов... |