Правилами по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Постановление Правительства Российской Федерации от 15. 06. 2009г. №477
Скачать 1.88 Mb.
|
3.4. Порядок подготовки и прохождения исходящих документовПорядок подготовки исходящих документов включает в себя работу по составлению проекта документа, согласованию, подписанию (утверждению), тиражированию и отправке. До передачи документа на подпись исполнитель должен проверить его содержание, правильность оформления, наличие необходимых виз и приложений. Документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился. Исходящие документы, изготовленные на бланках, подписывают ректор, проректоры, главный бухгалтер и лица, которым право подписи дано приказом или доверенностью ректора университета. В необходимых случаях на таких письмах ставится гербовая печать. Исходящие документы на бланках регистрируются в отделе делопроизводства (приложение 17).Копии хранятся в соответствии с их видом: Переписка с Министерством образования и науки Российской Федерации; Переписка с Министерством спорта, туризма и молодежной политики Российской Федерации; Переписка с Олимпийским комитетом России; Переписка с судебными органами; Переписка с правоохранительными органами; Переписка с др. федеральными органами исполнительной власти; Переписка с гражданами; Переписка с другими организациями. Схема работы с исходящими документами – приложение 18. 3.5. Организация обработки и передачи отправляемых документов Документы, отправляемые университетом, передаются почтовой и электрической связью. Обработка телеграмм и документов для отправки почтовой связью осуществляется отделом делопроизводства Управления кадров и делопроизводства в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи. С помощью средств электрической связи осуществляется передача факсограмм (отдел делопроизводства), телефонограмм и электронных документов (структурными подразделениями). Порядок досылки адресатам бумажных оригиналов документов, информация о которых передается по каналам электрической связи, определяется настоящим разделом. Необходимость досылки адресатам бумажных оригиналов указанных документов определяется исполнителем, подготовившим документы. Документы для отправки передаются полностью оформленными: зарегистрированными, размноженными, запечатанными в конверты, с адресами отправителя и получателя, оформленных в соответствии с Правилами оказания услуг постовой связи, с отметкой о категории почтового отправления. Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день поступления их на отправку или не позднее следующего рабочего дня. Неоформленные или неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. Отправка документов на машинных носителях должна производиться в упаковке, соответствующей техническим требованиям и сохранности носителей и записанной на них информации. Ответственность за упаковку документов несет создатель документа. Документы для отправки в другие организации должны передаваться в отдел делопроизводства ответственными за делопроизводство структурных подразделений университета. Конвертирование писем, упаковка бандеролей производится в структурных подразделениях. Правилами оказания услуг почтовой связи (утверждены постановлением Правительства РФ от 26 сентября 2000 г. № 725) установлен порядок написания адреса на почтовых отправлениях: - наименование адресата (для юридического лица – полное или краткое наименование, для гражданина – фамилия, имя, отчество); - название улицы, номер дома, номер квартиры; - название населенного пункта (города, поселка и т.п.); - название района; - название области, края, автономного округа (области), республики; - страна (для международных почтовых отправлений); - почтовый индекс. На конверте должен быть указан вид отправки (заказное, международное, АВИА). Адрес получателя пишется в правой нижней части почтового конверта. Верхняя часть конверта остается свободной для нанесения штампа франкировальной машиной. Все адресные данные пишутся разборчиво или печатаются средствами печатающей техники. Почтовый индекс является неотъемлемой частью адресных данных. Пример заполнения адреса на внутренних почтовых отправлениях: Структурное подразделение ФГБОУ ВПО «РГУФКСМиТ» Сиреневый бульвар, д.4, г.Москва 105122 Начальнику УВД по городскому округу Балашиха полковнику милиции С.А. Васильеву, Ул.Лесная, д.21, г.Балашиха, Московская область, 143900 На международных почтовых отправлениях адрес пишется латинскими буквами и арабскими цифрами. Допускается написание адреса на языке страны назначения при условии повторения наименования страны назначения на русском языке. Обратный адрес можно указывать как на русском языке, так и латинскими буквами. Название страны отправления обязательно дублируется латинскими буквами. Пример заполнения адреса на международных почтовых отправлениях: Syrenevy bouievard,4, 105122, Moscow, Russia, Russian State University of Physical Education,Sport, Youth and Tourism ЭСТОНИЯ Ulni Maamees Credential Enalvator Tstonian ENIC/NARIC Academic Recognition information Centre Fovndation Archimedes L.Koidula 13A 10125 Tallin ESTONIA 3.6. Порядок прохождения внутренних документов Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения – поступающих. Проекты приказов университета после подготовки и согласования с заинтересованными управлениями и должностными лицами передаются в отдел делопроизводства, который осуществляет контроль за правильностью их оформления. Правильно оформленные приказы передаются на подпись ректору университета. После подписания приказы регистрируются. Размноженные экземпляры подписанных ректором университета и зарегистрированных приказов в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находится рассматриваемые вопросы. Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через лиц, ответственных за ведение делопроизводства в конкретном структурном подразделении. Также единый порядок ведения делопроизводства и усиление контроля за исполнением документов в процессе управления учебным процессом смотреть в «Табеле документооборота» и изменениях к нему. 3.7. Учет количества документов Учет количества документов за определенный период (год, месяц) проводится по месту регистрации документов. Результаты учета количества документов обобщаются отделом делопроизводства управления кадров и делопроизводства и представляются ректору университета. За единицу учета количества документов принимается сам документ, с учетом размноженных экземпляров. Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно. Учет количества документов по университету может проводиться в целом или по отдельному структурному подразделению. Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно. Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме (приложение 19). По каждой группе учитывается количество документов и отдельно их тираж (цифры проставляются через косую черту или в отдельных графах). 3.8. Работа исполнителей с документами 3.8.1. Исполнение документов предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) ректору университета, подготовку к пересылке адресатам. 3.8.2. Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа. На документ, рассылаемый более чем в четыре адресата, исполнитель готовит список на рассылку. 3.8.3. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметку на документе о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа в университет и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результате окончательного исполнения. Все отметки размещаются на свободном от текста документе. 3.8.4. Руководители структурных подразделений университета обеспечивают оперативное рассмотрение документов, передачу их исполнителю в день поступления, контроль за качественным исполнением документов. 3.8.5. Поступившие в структурные подразделения поручения и иные документы рассматриваются руководителями структурных подразделений в следующем порядке: поручения и документы, поступившие до 18 часов текущего рабочего дня, рассматриваются по мере их поступления; поручения и документы, поступившие после 18 часов текущего дня, рассматриваются до 10 часов следующего дня; поручения, содержащие указание «срочно», и оперативные поручения рассматриваются руководителями структурных подразделений в течение часа с момента их получения. Документы, присланные для согласования, рассматриваются в день их поступления. Исполнитель получает документы в день их регистрации или на следующий рабочий день в соответствии с резолюцией ректора, а срочные и оперативные – незамедлительно. 3.8.6. Если документ направляется нескольким исполнителям, то лицо, которое указанно в резолюции последним, является ответственным исполнителем. 3.8.7. Исполнитель, указанный в резолюции первым, получает подлинник документа, в оперативном порядке рассматривает ее и передает следующему (по списку) исполнителю. Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за недостоверность информации, использованной при подготовке документа. Исполнитель несет ответственность за несоблюдение требований исполнительной дисциплины, за неправильное использование нормативных документов в подготовке, оформлении и исполнении документов в срок. 3.8.8. Руководители структурных подразделений обязаны осуществлять контроль за состоянием исполнительной дисциплины по документам с поручениями руководства университета, а также за документами, поступающими в адрес структурного подразделения и требующие исполнения и подготовки ответа. 3.8.9. После решения поставленных в документе вопросов исполнитель внизу первой страницы документа должен сделать отметку об исполнении документа и направлении его в дело и предоставить ответ ректору. 3.8.10. Исполнитель имеет право пользоваться автоматизированным банком данных университета, справочно-информационными фондами и библиотеками для получения необходимой информации. 3.9. Печатание и тиражирование документов Печатание документов, направляемых в вышестоящие организации, осуществляется в структурных подразделениях, готовящих эти документы. Тиражирование документов производится в структурных подразделениях на множительных аппаратах для оперативного копирования. Тиражированию подлежат только документы, относящиеся к служебной деятельности университета. Контроль за тиражированием документов в структурных подразделениях возлагается на руководителей этих структурных подразделений. |
Похожие:
 | Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации... | | Ства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. №477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»... |
 | Во исполнение пункта 4 постановления Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства... | | Постановлениями Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных... |
| Правительства Российской Федерации от 15. 06. 2009 n 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной... | | Правительства Российской Федерации от 15. 06. 2009 n 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной... |
| Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов, с учетом положений Правил... | | Постановлением Правительства Российской Федерации от 15. 06. 2009 n 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах... |
| В соответствии с пунктом 3 Постановления Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства... | | Постановлением Правительства Российской Федерации от 19. 01. 2005г. №30 «О типовом регламенте взаимодействия федеральных органов... |