Правилами по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Постановление Правительства Российской Федерации от 15. 06. 2009г. №477
Скачать 1.88 Mb.
|
| Раздел "Общие положения" включает: наименование должности с обозначением структурного подразделения; должностное лицо, которому непосредственно подчиняется работник; порядок назначения на должность и освобождения от должности; перечень нормативных, методических и других документов, которыми руководствуется работник, занимающий данную должность; квалификационные требования (уровень образования, стаж работы); требования к специальным знаниям и навыкам. В разделе "Должностные обязанности" устанавливается конкретное содержание деятельности работника. В разделе указывают: участок работы, закрепленный за работником (группа решаемых вопросов, направлений работы или перечень курируемых объектов); виды работ, выполняемых работником (следует определять их не только по содержанию, но и по организационно-правовому характеру: "руководит", "готовит", "утверждает", "рассматривает", "исполняет", "обеспечивает" и т.п.). При перечислении обязанностей их следует разбить на группы: обязанности по разработке, подготовке или участию в составлении документов по конкретным вопросам, находящимся в компетенции работника (приказов, инструкций и т.п.); обязанности по своевременному и качественному сбору, обработке, анализу и использованию информации (сводок, отчетов, правок, устной информации и т.п.); обязанности по использованию работником организационных, методических, инструкторских, контрольно-инспекторских и других форм работы (выезды на места, созыв совещаний или участие в них, проведение семинаров, консультаций, инструктажей и т.п.); обязанности по соблюдению сроков выполнения конкретных действий. В разделе "Права" устанавливаются полномочия работника, обеспечивающие реализацию возложенных на него обязанностей: право принимать решения, давать указания по конкретным вопросам, самостоятельно подписывать документы в пределах компетенции; право обращаться с предложениями к вышестоящему руководителю; право представительствовать от имени подразделения или организации в других организациях и пределы представительства; право участвовать в совещаниях, на которых рассматриваются вопросы, относящиеся к деятельности работника; право требовать необходимую для выполнения возложенных функций информацию (статистическую, экономическую, управленческую и др.); право требовать определенных действий от других работников. В разделе "Ответственность" устанавливаются критерии оценки работы и мера персональной ответственности работника. Критериями оценки являются объективные показатели, характеризующие качество и своевременность выполнения работы. Ответственность работника определяется в соответствии с действующим законодательством и может быть дисциплинарной, административной или уголовной. В разделе "Взаимоотношения" указывается, от кого, в какие сроки и какую информацию получает работник; кому, какую и в какие сроки представляет; с кем согласовывает проекты подготавливаемых документов; с кем совместно подготавливает документы и рассматриваются другие вопросы информационных взаимосвязей работника с подразделениями, лицами, организациями. Должностную инструкцию подписывает руководитель структурного подразделения и утверждает ректор университета, согласовывает профсоюзный комитет. Визируют должностные инструкции руководители заинтересованных подразделений и юридической службы (юрист), а также другие должностные лица, от действий которых может зависеть ее выполнение. Датой должностной инструкции является дата ее утверждения. После утверждения должностная инструкция передается работнику, который проставляет на ней ознакомительную визу: С инструкцией ознакомлен, дата, подпись. Должностная инструкция оформляется на стандартных листах А4. 2.4.8. Распорядительные документы Распорядительные документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач. К распорядительным документам, издаваемым в условиях единоличного принятия решения, относятся приказы, распоряжения, указания. Процедура издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решений – приказов, указаний, распоряжений – включает следующие стадии: Инициирование решения (обоснование необходимости издания распорядительного документа). Сбор и анализ информации по вопросу. Подготовка проекта распорядительного документа. Согласование проекта документа. Доработка проекта распорядительного документа по замечаниям. Принятие решения (подписание документа). Доведение распорядительного документа до исполнителей. Проекты распорядительных документов готовятся руководителями структурных подразделений. Если проект документа затрагивает интересы различных подразделений, по решению ректора создается временная комиссия или назначается группа работников для подготовки проекта распорядительного документа. Сбор и анализ информации для выработки управленческого решения предусматривает сбор объективной, достаточной и своевременной информации. Для этого необходимо прежде всего определить источники такой информации – это могут быть законодательные акты и нормативная документация; текущая документация организации; документы, поступающие из вышестоящих и подведомственных организаций; архивные документы; публикации в периодической печати; научные материалы и др. Итогом сбора и анализа информации по вопросу является выработка управленческого решения, причем, как правило, в процессе анализа информации прорабатываются различные варианты решений и после всесторонней их оценки выбирается одно, наиболее приемлемое. Подготовка проекта распорядительного документа: оформление выработанного решения в виде проекта распорядительного документа осуществляется не на бланке, а на стандартном листе бумаги формата А4 по тем же правилам, что и окончательный документ. На верхнем поле справа проставляется слово "Проект". Текст документа оформляется так же, как если бы это был окончательный вариант документа. Согласование проекта документа подразумевает визирование (если для издания документа достаточно внутреннего согласования) и внешнее согласование (если необходимо провести экспертизу решения в других организациях). Обеспечение качественной подготовки проектов документов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые выносят проект. Проекты и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также начальником управления кадров и делопроизводства и юридическим управлением (визирует проекты нормативных правовых актов). Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта документа в верхней его части. В процессе согласования могут быть высказаны замечания и дополнения к проекту документа. Они могут быть внесены непосредственно в представленный проект документа или оформлены на отдельном листе как особое мнение или замечания. В последнем случае при визировании на проекте документа кроме подписи визирующего лица и даты проставляется отметка: "Особое мнение прилагается" или "Замечания прилагаются". Особое мнение, оформленное на отдельном листе, прикладывается к проекту документа и возвращается разработчикам проекта для доработки документа. При передаче окончательно оформленного документа руководителю на подписание все особые мнения и замечания должны будут поступить вместе с документом на рассмотрение руководителя. Однако, если в процессе согласования в проект вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию. При этом необходимо помнить, что повторное согласование не требуется, если при доработке в проект документа внесены только уточнения редакционного характера, не изменившие его содержания. Доработка проекта распорядительного документа по замечаниям предполагает внесение замечаний в проект документа по результатам согласования, окончательное оформление согласованного проекта документа на бланке организации и представление его руководителю на подписание. Контроль за правильностью оформления проектов документов осуществляет отдел делопроизводства управления кадров и делопроизводства. Если проект распорядительного документа готовился по поручению вышестоящей организации, проект документа оформляется не на бланке организации, а на стандартных листах бумаги и направляется в вышестоящую организацию с сопроводительным письмом и пояснительной запиской. Принятие решения, т.е. подписание распорядительного документа ректором, – решающая стадия подготовки распорядительного документа. Подпись ректора превращает проект документа в полноценный документ, обладающий юридической силой. После подписания отдел делопроизводства проводит регистрацию, с момента которой документ приобретает статус официально изданного. Проекты документов печатаются на стандартных бланках установленной формы и докладываются для подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути проекта, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Доведение распорядительного документа до исполнителей – это тиражирование документа, его рассылка (в возможно сжатые сроки) или передача исполнителям. К распорядительным документам, издаваемым в условиях коллегиального принятия решения, относятся постановления и решения. Эти распорядительные документы издаются на основе решений, принимаемых совместно группой работников (коллегией, собранием, советом, правлением и т.п.). Коллегиальность позволяет наиболее правильно и эффективно решать наиболее важные вопросы деятельности организации. На основе коллегиальности действуют комиссии и др. Решения совещательных органов носят не обязательный, а рекомендательный характер. Это означает, что ректор университета имеет право принять собственное решение, вопреки решению совещательного органа. Подготовка распорядительных документов при коллегиальном принятии решений включает следующие стадии: Подготовка материалов к заседанию коллегиального органа. Внесение материалов на рассмотрение коллегиального органа. Обсуждение вопроса (подготовленных материалов) на заседании коллегиального органа. Принятие решения по рассмотренным материалам. Оформление протокола заседания. Издание распорядительного документа. Доведение решения до исполнителей. Первая стадия предусматривает сбор информации по вопросу и ее анализ и завершается оформлением аналитической справки. Эту работу проводит в соответствии с планом работы коллегиального органа специалист или группа специалистов соответствующего структурного подразделения. Необходимая информация может запрашиваться из других подразделений, филиалов и иных организаций. Справка должна содержать исчерпывающую и всестороннюю информацию и конкретные предложения по решению проблемы. Она должна быть согласована со всеми заинтересованными в готовящемся решении специалистами и подписана руководителем подразделения, представляющим вопрос на рассмотрение. Наряду со справкой готовится проект решения коллегиального органа. Справка по вопросу и проект решения оформляются на стандартных листах бумаги. Проект решения содержит обоснование решения и распорядительную часть – поручения. На второй стадии подготовленные материалы – справка и проект решения – передаются секретарю коллегиального органа – как правило, за 10-15 дней до заседания. Это время необходимо для размножения представленных материалов и их рассылки членам коллегиального органа для предварительного изучения. Члены коллегиального органа до заседания должны иметь возможность изучить материалы, чтобы иметь представление о вопросе, который будет рассматриваться на заседании. На третьей и четвертой стадиях председатель коллегиального органа знакомится с представленными материалами, проводятся организационные мероприятия по подготовке заседания (членам коллегиального органа рассылаются приглашение, повестка дня, материалы к заседанию), на заседании обсуждаются представленные материалы, высказываются мнения по проекту решения и предложения по его изменению и дополнению. В результате дискуссии могут быть сделаны поправки к проекту, которые признаются принятыми, если за них проголосуют члены коллегиального органа. В итоге обсуждения большинством голосов или квалифицированным большинством (2/3 голосов) принимается решение. Пятая стадия отражает специфику деятельности коллегиальных органов: это фиксация хода заседания в протоколе. Во время заседания ведутся черновые рукописные записи хода заседания, стенографическая запись или звукозапись на магнитофонную ленту. После заседания на основе записей оформляется протокол заседания. Если протокол составляется на основе рукописных записей, желательно согласовать с выступавшими запись их выступлений. В этом случае выступивший визирует протокол на левом поле напротив записи выступления. После согласования протокол подписывают председатель коллегиального органа и ответственный секретарь. Шестая стадия – издание распорядительного документа по решению коллегиального органа. Решения коллегиальных органов оформляются постановлениями или решениями. Постановления издаются высшими органами государственной власти и управления (например, Правительством Российской Федерации), представительными и коллегиальными исполнительными органами власти субъектов Российской Федерации (например, Московской городской Думой, Правительством Москвы и т.п.). Коллегиальные органы учреждений, организаций, предприятий (например, общее Ученый совет, ректорат) издают решения. Решения информационного характера, как правило, не оформляются в виде распорядительного документа и фиксируются только в протоколе. В практике управления такие решения называют протокольными, доведение их до исполнителя осуществляется выписками из протокола заседания. Седьмая стадия – это тиражирование документа, его рассылка (в возможно сжатые сроки) или передача исполнителям. 2.4.8.1. Приказ Приказ – правой акт, издаваемый ректором университета или лицом исполняющим его обязанности, действующим на основании единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц, независимо от подчиненности. Приказы по основной деятельности издаются при реорганизации, ликвидации университета, структурных подразделений, утверждении и изменении структуры и штатов, в целях утверждения и (или) введения в действие документов (положений, инструкций, правил, регламентов и др.), при необходимости регулирования вопросов финансирования, материально-технического обеспечения, научно-технической политики, информационного и документационного обеспечения, социальной политики, учебной деятельности, учебно-вспомогательного процесса и др. Приказы по административно-хозяйственным вопросам (А) издаются в целях регулирования административно-хозяйственной деятельности университета. Приказы по личному составу: По всем категориям обучающихся (ЛС) – регулируют зачисление, перемещение, отчисление, предоставление академических отпусков, вынесение взысканий и поощрений и др. Кадровые приказы (к)- регулируют прием, перемещения, увольнения работников, перемена фамилии (имени, отчества), поощрение, объявление благодарности, награждении почетной грамотой, установление окладов, временное замещение должности, установление доплат, надбавок к окладу, премирование, заграничные командировки, присвоение разрядов, длительные внутри российские командировки, декретные отпуска, отпуска по уходу за ребенком. Кадровые приказы (О), имеющие срок хранения 5 лет регулируют предоставление очередных и учебных отпусков, предоставление отпуска без сохранения содержания, предоставление отгулов за неиспользованный отпуск и работу в выходные дни, дежурства, взыскания, краткосрочные внутри российские командировки. Проекты приказов, подготовленные для согласования, оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов и указанием на верхнем поле документа справа – "Проект". Проекты приказов составляются на основе тщательного и всестороннего изучения вопросов, требующих разрешения, с тем, чтобы содержащиеся в проектах поручения были конкретными и реальными, соответствовали действующему законодательству, обеспечивались достаточными материально-техническими и финансовыми средствами и исключали в дальнейшем необходимость корректировки принятых решений. Проекты приказов разрабатываются структурными подразделениями по поручению руководства. Приказы должны оформляться на бланке университета и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения в соответствии с ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (приложение 5). Употребление бланков произвольной формы не допускается. Заголовок является обязательным реквизитом приказа, он должен быть сформулирован четко, по возможности кратко, выражая основное содержание документа, и должен отвечать на вопрос "О чем?", например: "О создании «О поощрении студентов». Заголовок выравнивается по центру. При подготовке приказов рекомендуется применять текстовый процессор Microsoft Word (программный продукт корпорации Microsoft Corporation)* версии от 6.0 и выше. Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом Times New Roman размером № 12 через 1,0 интервал от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. В приказах текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю"). Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной. Преамбула может начинаться словами "В целях", "Во исполнение" и т.д. В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий. Если основанием для издания приказа послужил законодательный или нормативный правовой акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный данной организацией, в констатирующей части указываются его название, дата, номер. Если приказ издается в инициативном порядке, т.е. во исполнение возложенных на организацию функций и задач, в констатирующей части формулируются цели и задачи предписываемых действий, излагаются факты или события, послужившие причиной издания приказа. Констатирующая часть отделяется от распорядительной словом «п р и к а з ы в а ю», которое печатается в разрядку с новой строки от поля строчными буквами. После слова п р и к а з ы в а ю ставится двоеточие. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании. Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. При этом распорядительная часть делится на пункты, если исполнение приказа предполагает несколько исполнителей и выполнение различных по характеру действий. Пункты, которые включают управленческие действия, носящие распорядительный характер, начинаются с глагола в неопределенной форме. Например: "1. Создать рабочую группу в составе...". В том случае, если действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. В качестве исполнителей могут быть указаны организации или структурные подразделения. Сведения об управленческом действии передают глаголом в неопределенной форме и дополнением с обозначением объекта действия. Например: 1. Начальнику ……. обеспечить……..…". 2. Начальнику …………….. подготовить…………. Указание срока исполнения печатается отдельной строкой и оформляется как дата завершения исполнения. Например: Срок представления 15.04.2009. В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением распорядительного документа. Например: "5. Контроль за исполнением приказа возложить на проректора по " или «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой». Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...". В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа. Визируют проект руководитель структурного подразделения, вносящего приказ, начальники управлений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также начальник юридического управления. Проекты приказов, исполнение которых требует финансового обеспечения, визируют ответственные лица финансовой службы (Планово-финансовое управление и Управление бухгалтерского учета и отчетности). До представления на подпись проект приказа визируется всеми заинтересованными подразделениями и должностными лицами. Визы проставляются на первом экземпляре приказа в нижней части последнего листа документа или на обороте последнего листа. Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия – от правой границы текстового поля. Если к проекту приказа имеются приложения справочного или аналитического характера (графики, схемы, таблицы, списки), в тексте приказа в соответствующих пунктах распорядительной части даются отсылки: "(приложение 1)", "(приложение 2)". На самом приложении в правом верхнем углу первого листа печатается слово "Приложение" (если приложений несколько, они нумеруются) и указывается, к какому приказу или пункту приказа относится приложение: Приложение К приказу ректора университета от 01.01.2005г. №___ Если приложением к приказу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: "(прилагается)", а на приложении в верхнем правом углу оформляется гриф утверждения документа. Приложения к проектам приказов должны визироваться исполнителем, подготовившим их, руководителями структурных подразделений. Приказы подписывает ректор университета или лицо, официально исполняющий его обязанности во время его длительного отсутствия (командировка, отпуск, болезнь). Страницы приказа и приложения нумеруются как единый документ. Приказы оформляются на бланке приказа (бланк конкретного вида документа). Приказ имеет следующие реквизиты: Эмблема организации учредителя. Наименование организации учредителя. Наименование университета, в соответствии с Уставом – Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Российский государственный университет физической культуры, спорта, молодежи и туризма (ГЦОЛИФК)» ФГБОУ ВПО «РГУФКСМиТ». Сокращенное название университета, в соответствии с Уставом – ФГБОУ ВПО «РГУФКСМиТ». Наименование вида документа – приказ. Дата и номер приказа. Дата оформляется словесно-цифровым способом, номер состоит из знака «№» и порядкового номера приказа. Место составления – г. Москва. |
Похожие:
 | Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации... | | Ства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. №477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»... |
 | Во исполнение пункта 4 постановления Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства... | | Постановлениями Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных... |
| Правительства Российской Федерации от 15. 06. 2009 n 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной... | | Правительства Российской Федерации от 15. 06. 2009 n 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной... |
| Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов, с учетом положений Правил... | | Постановлением Правительства Российской Федерации от 15. 06. 2009 n 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах... |
| В соответствии с пунктом 3 Постановления Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства... | | Постановлением Правительства Российской Федерации от 19. 01. 2005г. №30 «О типовом регламенте взаимодействия федеральных органов... |